PRO-SGI-004_rev.04_Gestão_de_Mudanças.pdf

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1. Sistema de Gestão Integrada Título: Gestão de Mudanças Código: PRO-SGI-004 Data de Emissão: 18/06/2019 Revisão: 04 Área de Aplicação: SGI Data de Revisão: 16/11/2023 Folha: 1 de 7 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI Gestão de Mudanças CONTROLE DE APROVAÇÃO ELABORAÇÃO ANÁLISE CRÍTICA / APROVAÇÃO CLIENTE | FISCALIZAÇÃO Jackeline Oliveira (Analista da Qualidade - SGI) Solange Marques (Coordenadora da Qualidade - SGI) N/A (--------------) C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
2. Sistema de Gestão Integrada Título: Gestão de Mudanças Código: PRO-SGI-004 Data de Emissão: 18/06/2019 Revisão: 04 Área de Aplicação: SGI Data de Revisão: 16/11/2023 Folha: 2 de 7 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI ESTRUTURA 1. Escopo; 2. Objetivo; 3. Aplicação; 4. Responsabilidade; 5. Termos e definições; 6. Detalhamento; 7. Documentos de Referência; 8. Formulários; 9. Controle de Alterações. 1 - ESCOPO Este procedimento estabelece as diretrizes para implementar e manter um processo de gestão de mudanças na Vertical Group. 2 - OBJETIVO Este procedimento tem como objetivo conduzir sistematizar a gestão de mudanças, temporárias ou permanentes, visando a eliminação ou a diminuição dos riscos presentes nas atividades da Vertical Group. Esta gestão serve para melhorar o desempenho da empresa na sua área de atuação. 3 - APLICAÇÃO Aplica-se à gestão dos riscos associados a mudanças de pessoas, instalações ou implementação de serviços. Não se aplica a substituições de mesma natureza. Caso no processo de análise da mudança seja identificado que a mesma acarretará em mudanças nas instalações onde o serviço será executado, o representante desta deve participar da análise da mesma e, a partir das informações obtidas, gerenciar as mudanças necessárias em suas próprias instalações. 4 - RESPONSABILIDADE 4.1 - SETOR DE SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA (SGI) C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
3. Sistema de Gestão Integrada Título: Gestão de Mudanças Código: PRO-SGI-004 Data de Emissão: 18/06/2019 Revisão: 04 Área de Aplicação: SGI Data de Revisão: 16/11/2023 Folha: 3 de 7 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI O setor de SGI é responsável por: • Acompanhar periodicamente, as ações para avaliar a eficácia da mudança. 4.2 - TODOS OS COLABORADORES ONSHORE E OFFSHORE Os colaboradores são responsáveis por: • Identificar e registrar as mudanças no formulário pertinente, • Realizar as ações necessárias conforme plano de ação. 5 - TERMOS E DEFINIÇÕES Mudança: Qualquer alteração permanente ou temporária, que possa impactar a execução de um serviço e/ou que modifique riscos e/ou altere a confiabilidade de equipamentos ou sistemas. As mudanças abordadas nesse procedimento podem estar relacionadas à tecnologia, instalações, operações, especificações/aplicações originais de equipamentos, estrutura organizacional, funcionários (força de trabalho própria ou contratada), fornecedores críticos, procedimentos do sistema de gestão, projeto de realização de serviços; SGTotal: Software de Gestão do SGI. 6 - DETALHAMENTO 6.1 - ABRANGÊNCIA DOS PROCESSOS DE MUDANÇA a) Mudanças nas instalações - Mudança ou inclusão de itens nas instalações, edificações, sistemas, equipamentos e componentes, durante todo o seu ciclo de vida, sem modificação da tecnologia. b) Mudanças nas pessoas - Mudança advinda de admissão, transferência, substituição temporária ou permanente, redução ou aumento do contingente, promoção com mudança de função ou retorno às atividades após afastamento, que possa caracterizar alteração no risco, ou no modo de operação, ou na forma de intervenção no processo, inclusive em emergências. c) Mudança no serviço – Qualquer mudança nos requisitos do cliente, nas metodologias de trabalho, no produto final ou no planejamento do serviço. d) Mudanças na tecnologia – Mudança nas características de insumos e produtos (inclusive resíduos) de um processo e nas condições em que o processo é desenvolvido (incluindo software). C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
4. Sistema de Gestão Integrada Título: Gestão de Mudanças Código: PRO-SGI-004 Data de Emissão: 18/06/2019 Revisão: 04 Área de Aplicação: SGI Data de Revisão: 16/11/2023 Folha: 4 de 7 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI e) Mudanças na Informação Documentada - Uma mudança na informação documentada deve ser aprovada pela gerência pertinente e quando aplicável, divulgada os profissionais envolvidos. Nota: As mudanças nas instalações ou equipamentos dos clientes deverão ser gerenciadas por eles. Quando percebida por profissional da Vertical Group, serão informadas aos representantes dos clientes nas unidades marítimas para que possam atuar conforme seu procedimento de gestão de mudanças. 6.2 - IDENTIFICAÇÃO DA MUDANÇA A necessidade de mudança pode ser identificada durante a execução das atividades, nas auditorias, pela reclamação do cliente ou mesmo por uma sugestão de melhoria através do cartão alerta. Qualquer funcionário pode identificar e propor uma mudança, porém esta será submetida à análise da gerência e diretoria envolvida. 6.3 - ANÁLISE DO RISCO DA MUDANÇA A mudança deverá ser analisada criticamente pela pessoa responsável da área que sofrerá a implementação. Durante a análise da mudança devem ser consideradas as condições impeditivas que podem determinar ou não a sua implementação. Nesta etapa, os responsáveis pela mudança devem avaliar as áreas, processos, atividades, equipamentos, o risco da mudança, bem como os aspectos de QSMS associados à modificação, que podem ocasionar condições impeditivas. Esta análise, mais abrangente, será documentada pelos responsáveis através do Sistema SGTotal seguindo os passos abaixo: 6.3.1 - Cadastro de Mudança no Sistema SGTotal 1° Passo: Adicionar nova Mudança. C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
5. Sistema de Gestão Integrada Título: Gestão de Mudanças Código: PRO-SGI-004 Data de Emissão: 18/06/2019 Revisão: 04 Área de Aplicação: SGI Data de Revisão: 16/11/2023 Folha: 5 de 7 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI 2° Passo: Adicionar informações e salvar. 3° Passo: Inserir ações, atualizações e anexos. C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
6. Sistema de Gestão Integrada Título: Gestão de Mudanças Código: PRO-SGI-004 Data de Emissão: 18/06/2019 Revisão: 04 Área de Aplicação: SGI Data de Revisão: 16/11/2023 Folha: 6 de 7 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI 6.4 - IMPLEMENTAÇÃO DA MUDANÇA Após análise do risco, não havendo nada que impeça a mudança, deve ser definido o plano de ação para implementação, estabelecendo o prazo necessário e as responsabilidades do pessoal envolvido. O plano de ação deve ser estabelecido pela área responsável pela mudança, considerando os requisitos legais, a continuidade das operações e a integridade dos trabalhadores e das instalações. As mudanças ocorridas nas instalações devem contemplar também, alterações na documentação de projeto (as built) com a finalidade de mantê-la atualizada. 6.5 - MEDIÇÃO E MONITORAMENTO DO PROCESSO As ações que implementarão as mudanças devem ser acompanhadas periodicamente pelo SGI, em conjunto com as Gerências e demais Diretorias quando aplicável, para avaliar a eficácia da mudança. O plano de ação só deve ser concluído após a constatação da eficiência de todas as ações definidas. É importante verificar se as mudanças relacionadas à mudança de tecnologias foram incluídas nas informações de processo e se estão devidamente documentadas. Todos os arquivos relativos a esta mudança, deverá ser anexada no processo e mantido para consulta junto ao setor de SGI. 7 - DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Documentos Código/Item/Revisão Manual do Sistema de Gestão Integrada MSGI-VG-001 Sistemas de Gestão da Qualidade - Requisitos ISO 9001 Sistemas de Gestão Ambiental - Requisitos com Orientações para uso ISO 14001 Sistemas de Gestão de Segurança e Saúde do Trabalho - Requisitos para uso ISO 45001 8 - FORMULÁRIOS Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Retenção Disposição Local Forma N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
7. Sistema de Gestão Integrada Título: Gestão de Mudanças Código: PRO-SGI-004 Data de Emissão: 18/06/2019 Revisão: 04 Área de Aplicação: SGI Data de Revisão: 16/11/2023 Folha: 7 de 7 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI 9 - CONTROLE DE ALTERAÇÕES Revisão Data da última revisão Descrição da Revisão Data da última análise crítica Responsável pela aprovação 00 24/10/2018 Emissão Inicial NA Matheus Ribeiro 01 28/10/2019 Mudança de Layout NA Matheus Ribeiro 02 03/02/2021 Revisão para adequação ao SGI NA Matheus Ribeiro 03 22/06/2023 Mudança de Layout NA Solange Marques 04 16/11/2023 Inserção do item 6.3.1 NA Solange Marques C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P