PRO-TI-005_Rev.01_Fornecimento_de_Equipamentos_de_TI.pdf

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1. Sistema de Gestão Integrada Título: Fornecimento de equipamentos de TI Código: PRO-TI-005 Data de Emissão: 05/09/2023 Revisão: 01 Área de Aplicação: Setor de TI Data de Revisão: 08/11/2023 Folha: 1 de 7 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI Fornecimento de Equipamentos de TI CONTROLE DE APROVAÇÃO ELABORAÇÃO ANÁLISE CRÍTICA / APROVAÇÃO CLIENTE | FISCALIZAÇÃO Marcel Ferreiro (Analista de TI) Débora Montenário (Gerente Administrativo) N/A (--------------) C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
2. Sistema de Gestão Integrada Título: Fornecimento de equipamentos de TI Código: PRO-TI-005 Data de Emissão: 05/09/2023 Revisão: 01 Área de Aplicação: Setor de TI Data de Revisão: 08/11/2023 Folha: 2 de 7 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI ESTRUTURA 1. Escopo; 2. Objetivo; 3. Aplicação; 4. Responsabilidade; 5. Termos e definições; 6. Detalhamento; 7. Documentos de Referência; 8. Formulários; 9. Controle de Alterações. 1 - ESCOPO Esse procedimento define a metodologia ser utilizada pelo departamento de Tecnologia da Informação, para fornecimento de eletrônicos dentro do fluxo administrativo e offshore. 2 - OBJETIVO Este procedimento tem por objetivo descrever, delinear, assegurar e mapear o fluxo da requisição de equipamentos do início da solicitação até a entrega final. 3 - APLICAÇÃO Este procedimento abrange a todo tipo de requisição ou solicitação de materiais que necessitem fornecimento pelo TI. 4 - RESPONSABILIDADE 4.1 - SETOR DE SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA (SGI) O setor de SGI possui as seguintes responsabilidades: • Divulgar este procedimento aos responsáveis por cada processo; • Cumprir e fazer cumprir as ações estabelecidas para Controle da Informação Documentada; • Manter informação documentada das tarefas desenvolvidas, onde aplicável; • Padronizar, divulgar e disponibilizar no Intranet para todos os usuários da Vertical Group; • Dar suporte ao gestor responsável para revisar este procedimento sempre que necessário. C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
3. Sistema de Gestão Integrada Título: Fornecimento de equipamentos de TI Código: PRO-TI-005 Data de Emissão: 05/09/2023 Revisão: 01 Área de Aplicação: Setor de TI Data de Revisão: 08/11/2023 Folha: 3 de 7 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI 4.2 - SETOR REQUISITANTE O Setor requisitante possui as seguintes responsabilidades: • Solicitar os equipamentos para atendimento ao projeto através de requisição Bimer e chamado Karoo. 4.3 - GERÊNCIA A Gerência possui as seguintes responsabilidades: • Analisar aprovação da requisição através do Bimer. 4.4 - SETOR DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO O setor de TI possui as seguintes responsabilidades: • Fornecer os equipamentos solicitados pela coordenação, após aprovação gerencial, e entregar ao almoxarifado, juntamente com o termo de responsabilidade. • Enviar através de e-mail a descrição completa dos equipamentos fornecidos para o setor requisitante e para o almoxarifado para critério de conferência. 4.5 - SETOR DE SUPRIMENTOS O setor de Suprimentos possui as seguintes responsabilidades: • Garantir a emissão do Romaneio no envio de notebook para bordo e manter o controle dos equipamentos disponibilizados em conjunto com o TI • Realizar a logística de envio e de devolução dos equipamentos disponibilizados pelo TI para atendimento aos projetos do Operacional 5 - TERMOS E DEFINIÇÕES Equipamentos de TI: Entende-se como, equipamentos de TI, todos os ativos eletrônicos fornecidos pelo departamento de TI ou que fazem parte da estrutura de TI (Notebook, desktop, câmera, celular, mouse, teclado, impressoras, monitores, roteadores, etc.). Karoo: Sistema de Gestão de Chamados utilizados pelo TI e para solicitações dos colabores (suporte técnico, dúvidas e requisições). Bimer: Sistema Alterdata utilizado pelos colaboradores para fazer requisições ao TI, ao almoxarifado e/ou departamento de compras. Setor requisitante: Entende-se como setor requisitante todos os subsetores da equipe operacional (Reparo, MPW, Pintura, Inspeção). C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
4. Sistema de Gestão Integrada Título: Fornecimento de equipamentos de TI Código: PRO-TI-005 Data de Emissão: 05/09/2023 Revisão: 01 Área de Aplicação: Setor de TI Data de Revisão: 08/11/2023 Folha: 4 de 7 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI Termo de Responsabilidade: É o documento onde consta toda a descrição do equipamento entregue, o mesmo é entregue em meio impresso e virtual a todo colaborador que receber um equipamento de TI. Todos os dados do colaborador responsável, todas as responsabilidades de uso e guarda do equipamento descrito, todos os deveres do colaborador para com o equipamento descrito, bem como as medidas relacionadas a punições e descontos em caso de dano, uso inadequado, negligência e/ou extravio. 6 - DETALHAMENTO 6.1 - FLUXO DE SOLICITAÇÃO DE EQUIPAMENTOS PARA USO ADMINISTRATIVO O fluxo para a solicitação de equipamentos para uso administrativo segue a seguinte ordem: 1. Coordenação - Verifica os equipamentos necessários, informado ao TI via e-mail e chamado karoo e solicita e aprovação gerencial via Bimer. 2. Gerência - Analisa a possibilidade da aprovação e responde no mesmo loop. 3. TI – Após aprovação gerencial, fornece os equipamentos solicitados pela coordenação para o colaborador, elabora o termo de responsabilidade e entrega ao colaborador, mediante assinatura do termo. 6.2 - FLUXO DE SOLICITAÇÃO DE EQUIPAMENTOS PARA USO OFFSHORE 6.2.1 - Embarque dos equipamentos O processo de solicitação pré-embarque é realizado pela Coordenação de Projetos através da requisição via sistema Bimer e do recurso utilizado pelo TI para atendimento interno "Chamado Karoo" assim que recebe a demanda. Esta requisição é submetida à aprovação da Gerência de Operações. Após aprovação da Gerência, o setor TI verifica a disponibilidade, prepara o equipamento solicitado e entrega ao Almoxarifado com o respectivo Termo de Responsabilidade (meio físico). O TI deve enviar e-mail detalhando a descrição do equipamento liberado, mantendo em cópia à Coordenação de Projetos e o setor de Almoxarifado para efeitos de conferência e rastreabilidade e para que o Almoxarifado siga com a inclusão do equipamento em Romaneio e outros meios que utilizarem para registro da liberação, identificação e rastreabilidade que está sendo embarcado. 6.2.2 - Controle dos equipamentos embarcados Após liberação dos equipamentos e recebimento do termo de responsabilidade assinado, o setor de TI deve de centralizar os seguintes dados na planilha de controle 85-FOR-TI-Controle de Ativos; C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
5. Sistema de Gestão Integrada Título: Fornecimento de equipamentos de TI Código: PRO-TI-005 Data de Emissão: 05/09/2023 Revisão: 01 Área de Aplicação: Setor de TI Data de Revisão: 08/11/2023 Folha: 5 de 7 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI Dados do equipamento: • Descrição do equipamento; • Código/nº de patrimônio; Dados do funcionário • Nº Pedido; • Termos de Responsabilidade (Matrícula; CPF; Função; Telefone). Outros Dados • Projeto / Unidade que o equipamento foi disponibilizado; • Solicitante • Data da liberação do equipamento; • Data de embarque do equipamento; • Nº do Romaneio do envio; • Status; • Data da devolução do equipamento; • Observações. 6.2.3 - Desembarque dos equipamentos: Ao término de um projeto/serviço o setor operacional deve formalizar a necessidade do desembarque dos equipamentos para o setor de almoxarifado através do formulário 243-FOR-SUP Solicitação de Desembarque de Materiais, conforme determina o PRO-SUP-002 Recebimento, Manuseio e Gestão de Estoque. O processo de desembarque dos equipamentos, necessita de uma ação colaborativa entre os setores do operacional, (que atuam diretamente em contato com as equipes a bordo, o que permite monitorar o andamento dos projetos e verificar se os equipamentos necessitam permanecer a bordo ou ser desembarcado) e do almoxarifado (que atua diretamente em contato com os motoristas e com os responsáveis das bases de coleta). Após o recebimento do equipamento na base, os mesmos devem ser entregues pelo setor de suprimentos ao setor de TI para que seja dado baixa no controle de rastreabilidade. Os equipamentos a bordo podem permanecer nas unidades sob responsabilidade de um novo colaborador, desde que, comunicado previamente a coordenação do projeto e ao departamento de TI, para emissão de um novo termo de responsabilidade em nome do colaborador que irá utilizá-lo. Salvo essa exceção, todo e qualquer equipamento de TI deverá ser devolvido ao setor sempre que um serviço/projeto for finalizado. C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
6. Sistema de Gestão Integrada Título: Fornecimento de equipamentos de TI Código: PRO-TI-005 Data de Emissão: 05/09/2023 Revisão: 01 Área de Aplicação: Setor de TI Data de Revisão: 08/11/2023 Folha: 6 de 7 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI 6.2.4 - Status das cautelas Quinzenalmente o setor de TI envia o 85-FOR-TI-Controle de Ativos com os dados dos equipamentos disponibilizados para utilização nos serviços offshore para os subsetores do operacional, para a logística de materiais, para as gerencias e diretoria. Os setores operacional e logística de materiais devem realizar as edições, conforme o equipamento mudar de projeto/responsável de bordo, desembarque do equipamento e a previsão de devolução, se apresentou algum defeito ou relatar quaisquer observações referente aquele equipamento. 6.3 - DESCARTES DE EQUIPAMENTOS: Para evidenciar o descarte dos equipamentos danificados e/ou obsoletos, deve ser emitido um relatório de descarte, através do formulário 91-FOR-OPE Relatório de descarte, posteriormente os itens são descartados através do descarte seletivo de materiais eletrônicos. Os equipamentos descartados são triturados de forma a não manter nenhum registro que possa ser resgatado por terceiros de má fé. Quando evidenciado situações de perda ou dano por mau uso, o setor de TI deverá comunicar a gerência e ao coordenador do projeto/setor que o equipamento estava em uso, para devidas tratativas. 7 - DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Documentos Código/Item/Revisão Manual do Sistema de Gestão Integrada MSGI-VG-001 Sistemas de Gestão da Qualidade - Requisitos ISO 9001 Sistemas de Gestão Ambiental - Requisitos com Orientações para uso ISO 14001 Sistemas de Gestão de Segurança e Saúde do Trabalho - Requisitos para uso ISO 45001 Tecnologia da informação - Técnicas de segurança Código de prática para a gestão de segurança da informação ISO/IEC NBR 27002 Recebimento, Manuseio e Gestão de Estoque PRO-SUP-002 8 - FORMULÁRIOS Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Retenção Disposição Local Forma 85-FOR-TI-Controle de Ativos TI Eletrônico Arquivo Eletrônico Por nome do arquivo Tempo Indeterminado Controle C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
7. Sistema de Gestão Integrada Título: Fornecimento de equipamentos de TI Código: PRO-TI-005 Data de Emissão: 05/09/2023 Revisão: 01 Área de Aplicação: Setor de TI Data de Revisão: 08/11/2023 Folha: 7 de 7 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI 86-FOR-TI -Termo de Responsabilidade Guarda e Uso TI Físico / Eletrônico Arquivo Físico / Eletrônico Por nome do arquivo Tempo Indeterminado Guarda 91-FOR-OPE Relatório de descarte TI Físico / Eletrônico Arquivo Físico / Eletrônico Por nome do arquivo Tempo Indeterminado Controle 9 - CONTROLE DE ALTERAÇÕES Revisão Data da última revisão Descrição da Revisão Data da última análise crítica Responsável pela aprovação 00 05/09/2023 Emissão inicial N/A Debora Montenário 01 08/11/2023 Alteração da nomenclatura do controle de ativos N/A Debora Montenário C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P