大都会岡山の両方備えたシステム会社で始まった、ストレスフリーなプロセス快善/BacklogWorld2020

2020年4月18日（土）に開催された、Backlog World 2020 re:Unionで発表した、
「大都会岡山の両方備えたシステム会社で始まった、ストレスフリーなプロセス快善」のスライドです。

発表の様子はYouTubeでも視聴できます（1:30:12頃から）
https://www.youtube.com/watch?v=z-QW-z-QQko&t=534s

Transcript

1. 大都会岡山の 両方備えたシステム会社で始まった、 ストレスフリーなプロセス快善 Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. 福田 利行・河内 一弘 [Backlog World 2020 re:Union] 2020年4月18日
2. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. 株式会社両備システムズ ビジネス戦略本部 技術開発統括部 統括部長 株式会社両備システムズ 経営推進本部 品質マネジメント室 品質推進グループ グループ長 福田 利行 河内 一弘 品質保証業務、ミドルウェア、組込みシステムなどの受託開発を経て現職。 社内の品質課題の解決やプロセス改善に従事。 最近、筋トレを始めたが体形が全然変わらないのが悩み。コーヒーと文具が好き。 地方公共団体向けの地図情報システムや、農地情報システムの開発を経て現職。 念願のスキー指導員資格(準)を取得したが、腰痛になってしまい、 思うように滑りに行けないのが悩み。 株式会社両備システムズ スピーカー紹介 1
3. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. 今日お話しすること 1. Backlog浸透の取り組み 水飲み場まで連れていく 2. ストレスフリーな業務改善 集める・生成する・見える化する 3. 現在の取り組み 2/29 Backlog World中止後に起きたこと 2
4. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. 第一部 Backlog浸透の取り組み ～水飲み場まで連れていく～ 3
5. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. 社内カンパニー（事業部門） 技術力でビジネスを牽引する 品質を守り経営を後押しする 支援部門 ・技術課題や品質課題の解決 ・技術・品質分野の施策、ツール推進 ビジネス戦略本部 技術開発統括部 経営推進本部 品質マネジメント室 株式会社両備システムズ 会社紹介 公共、医療、社会保障分野および民間企業向けの情報サービスの提供、 システム構築、アウトソーシング事業、ソフトウェア開発、 ハードウェア販売および保守サービス、ネットワーク構築サービス、 データセンター事業、クラウドサービス事業、セキュリティ事業 4
6. 社員数 1,556名 （2019年12月現在。グループ連結） 創立 1965年 グループ会社 3社 Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. 会社紹介 5
7. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. このぐらいの規模は、 意外とプロセス改善が難しい ⚫ 皆の顔が見えるわけではない。 部門や拠点もそこそこ多く、情報がなかなか伝わらない ⚫ 出回っている手法や事例は、大手さんのものが多く、 単純に参考にできるわけでもない。 ⚫ 歴史があるので、既に定着したやり方や文化があり、 事業ドメインも広がっている。 地方自治体向け、医療機関向け、民間向け、受託開発 など 社内の課題とは？ 6
8. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. 社内システムを内製 OSSの課題管理ツールの導入 市販パッケージの導入 弊社のプロセス改善の歴史 ? 社内の課題とは？ 7
9. このままでは、また同じことになる・・・ Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. Backlogの採用が決まり、大部屋で説明会をしたものの… 手ごたえはいまいち 社内の課題とは？ 8
10. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. 自信はあるのに、伝わらない 社内の課題とは？ 9
11. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. “水飲み場まで 連れて行かんといけんで” You can take a horse to the water, but you can’t make him drink. 社内の課題とは？ 10
12. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. トップダウンの方が楽なのでは？ 浸透の取り組みとは？ 11
13. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. ひとつの言葉で いちどに大勢に届ける それぞれの部門に 別々の言葉で語りかける 組織維持に必須なシステム （人事・経理システムなど） 現場が活用しないと 効果が出ないシステム （Backlog） 浸透の取り組みとは？ 12
14. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. あえて、 トップダウン指示は出さない 少し待ってもらいました。 浸透の取り組みとは？ 13
15. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. ⚫現場の関心事や課題はさまざま。 • 業務効率化とか品質向上とか収支改善とか • 「チケット管理ツールを入れます」だけでは刺さらない。 ⚫何が変わるのかを伝える • これまでは、「ツールを導入すること」がゴールだった。 • 「導入後の世界」が見えなければ人はついてこない。 “水飲み場に連れていく” 社内の課題とは？ 14
16. 改めて、課題を見つめ直す Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. 社内の課題とは？ 15
17. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. アプリケーション利用時間比率 （一部部門での調査結果） 最強 Excel メール Excel Excel Excel Excel Excel Excel 18.7% 17.9% 課題を見つめ直し、 働き方の現状を調べる。 16
18. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. データは拡散 課題を見つめ直し、 働き方の現状を調べる。 17
19. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. 転記や二重入力 Excel Excel Excel Excel メールを 探して Excelに 転記して 別の場所に 工数入力 コミュニケーション 進捗管理 品質管理 コスト管理 データは 沼に消える 課題を見つめ直し、 働き方の現状を調べる。 18
20. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. 誰が何をやっているのかわからない わかるのは、「みんな忙しそうなこと」だけ Ｑ＆Ａ ？？？ 課題を見つめ直し、 働き方の現状を調べる。 19
21. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. プロジェクトが うまく いかない 状況が 見えない データを 採るよう 指示 現場の 負担が 増える データを 採れない 対策を 打てない 課題を見つめ直し、 働き方の現状を調べる。 20
22. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. ⚫ 現場の課題を聞き、次の世界を見せる ⚫ 社内の情報が分散 • メールとExcel中心の働き方になっている。 • 情報をもっとオープンにしなければいけない。 ⚫ 社内のシステムがうまく連携できていない • 二重入力や転記が発生し、データが思うように集まらない • 集めたデータをうまく利活用できていない。 ⚫ これらを、現場に負担をかけることなく進める • 現場はとにかく忙しい。負担が増えたら使ってくれない。 解決すべき課題 課題を見つめ直し、 働き方の現状を調べる。 21
23. “一粒で、二度も三度もおいしい働き方” 単なる課題管理ツールではなく 働き方そのものを変える Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. コンセプト 22
24. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. まずは、自分たちで使う！ ドッグフーディング ✓ 推進部門内では、原則メール禁止。 もしメールが来たら「次からBacklogでお願いね！」 ✓ 重要なことは必ずBacklogに書く 「さっきBacklogに書いたんですけど・・・」が流行語大賞。 ✓ チケット運用は自分たちが実践 親子チケットとか更新のタイミングとか ✓ ツールを作ったら、自分たちでまず使う ✓ 一般論や理想論を言わない 説明会では、実践しているやり方を紹介。 浸透の取り組みとは？ 23
25. キャラバン隊を編成 部門単位・少人数で意見交換（20回開催） Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. 事業部門 事業部門 事業部門 営業部門 グループ会社 グループ会社 浸透の取り組みとは？ 24
26. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. Backlog教室を開催 ✓ 課題の追加／更新 ✓ メール設定方法 ✓ お知らせ機能 ✓ スター機能 ✓ 課題の検索方法 ✓ ガントチャートの見方 ✓ 状態や担当者の 更新タイミング ✓ 動画マニュアル提供 など 「興味を持ってくれた人」に徹底的に寄り添う 浸透の取り組みとは？ 25
27. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. そうしているうちに、 だんだん変化が起き始めました 浸透の取り組みとは？ 26
28. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. 部門を挙げて 使ってくれるところも 浸透の取り組みとは？ 27
29. 炎上プロジェクトで大活躍！ 夕会でタスクの棚卸し Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. これ、 今日やらんでもええから 優先順位下げよう！ おっ、これ忘れとった！ 追記しとくわ！ あと、どれぐらいで できる？ ヘルプがいるなら、 人増やすで！ 浸透の取り組みとは？ 28
30. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. 炎上中 背景色とアイコンで プロジェクトの状況を表現 鎮火済み 浸透の取り組みとは？ 29
31. 今回、自分も使ってみて「やっと、この利用価値が分かった」 今までは、メールが飛んできたりする程度のものかと思っていた。 是非、東京本社で説明会を行ってほしい。 「そのとき、効果あったことを話してくれる？」「喜んで」 Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. 東京からも連絡が 浸透の取り組みとは？ 30
32. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. 事務職の人からも相談が メールをあとから探すのが大変だったり して、Backlogで便利にならないかなぁ とぼんやり思ってるのですが、 実際どうなんでしょうか。 女子力高めな プロジェクトが完成！ 浸透の取り組みとは？ Backlog教室でのレクチャーで… 31
33. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. 社内コミュニティ 部門を超えた情報交換が始まった 「アクセシビリティに配慮した 開発事例はありませんか？」 「経験ありますので、 わかる範囲でコメントします」 浸透の取り組みとは？ 32
34. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. 勝手にプルリクエスト 使い始めるチームが出現 https://backlog.com/ja/git-tutorial/pull-request/pull-request1_3.html 浸透の取り組みとは？ 33
35. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. 833人 社内のBacklogユーザ数 （取引先・請負先含む） 1,617人 1,306人 2019年 ４月 2019年 ９月 2020年 ４月 浸透の取り組みとは？ 約 10人 2018年 1月 34
36. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. 第二部 ストレスフリーな業務”快”善 ～集める・生成する・見える化する～ 35
37. ツールを入れると、作業が増える問題 Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. https://backlog.com/ja/blog/pitfalls-you-want-to-know-to-make-a-new-approach/ ココをできるだけ 小さくするには？ Backlogブログ：新しい取り組みをするときに知っておきたい「落とし穴」とは 現場の負担を増やさずに 業務を”快”善するには？ 36
38. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. これまでの 作業 これまでの 作業 新しい 取り組み これまでの 作業 新しい 取り組み 慣れるまでの時間 慣れるまでの時間 コレが上乗せされると 現場はしんどい。 元の作業を置き換える 現場をサポート これまでの 作業 ストレスフリーなやり方はないか？ 現場の負担を増やさずに 業務を”快”善するには？ 37
39. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. 現場の負担を増やさずに 業務を”快”善するには？ ストレスフリーなプロセス快善 集める （データを一か所に集め、土台を作る） 生成する （必要な資料を生成し、余分な作業を増やさない） 見える化する （データを分析できる形に見える化し、改善に役立てる） 現場の課題を聴き、次の世界を見せる 38
40. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. Backlogに 足りない機能を どう補う？ 以下が不足ぎみ ⚫ 分析・レポート機能 ⚫ 大規模導入時のセットアップ ⚫ 運用監視機能 https://www.sbbit.jp/article/cont1/36166 Backlogの良いところ ⚫ わかりやすいUI ⚫ Gitの統合 ⚫ ユーザ増えても料金が固定 現場の負担を増やさずに 業務を”快”善するには？ 39
41. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. 自分で作るしかない… 40
42. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. 命名 BacklogPlus ストレスフリーなプロセス快善 を行うためにツールを開発 41
43. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. Backlogと社内既存システムへ連携しフロントエンドで動作し、 プロジェクト管理と業務改善をサポートするツール 工数予定・実績 プロジェクト DB Backlogに書かれた 日々の業務情報と連携 分析・見える化 日々のプロジェクト情報 を社内DBに蓄積 (PostgreSQL) 工数データはそのまま 経理システムへ連携し 労務費等で経理処理 ストレスフリーなプロセス快善 BacklogPlusとは？ BacklogPlus 42
44. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. Backlogに入力したデータから 議事録を生成 データから資料を生成し 現場の負担を増やさない 43
45. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. レビュー結果記録ツール WordへのコメントをBacklogに登録 ストレスフリーなプロセス快善 データを一か所に集めるには 44
46. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. そもそも、どうやって データを入れてもらうか？ 課題を起票しない「ヤミ作業」をなくすには？ ストレスフリーなプロセス快善 データを一か所に集めるには 45
47. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. 工数入力 ⚫ 作業実績工数は、労務費など計上のため必ず入力が必要。 ⚫ これまでは経理システムにそのまま入力していた。 ⚫ プロジェクト管理や業務改善データとして活用できていない。 ⚫ 入力値と実態のずれが起きやすい。 ⚫ ぶっちゃけ入れるの面倒。 ⚫ 経理システムだけでなくExcelにも入力しないといけない（WBSなど）。 ⚫ Backlogも、なかなか課題を登録してもらえない悩みがあった。 ならば、両者を結びつければよいのでは？ ストレスフリーなプロセス快善 データを一か所に集めるには 46
48. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. 47 Backlog更新履歴と紐づけて工数を入力 BacklogPlus 連動型工数入力ツール 工数入力をするために、 Backlogに課題を起票する 運用が自然とできるように なった！
49. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. ✓ メールでコミュニケーション ✓ Excelで課題管理 ✓ 工数管理システムでコスト管理 Excel Excel Before After Excel Excel DB メールを 探して Excelに 転記して 別の場所に 工数入力 ✓ Backlogでコミュニケーション ✓ Backlogで課題管理 ✓ BacklogPlusでコスト管理 工数管理 システム データが一か所に集まる ストレスフリーなプロセス快善 データを一か所に集めるには 48
50. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. 快善のポイントは QCDS+Mの見える化 設計 レビュー 設計 レビュー 工数 基準 NG 障害 対応 障害対応 設計・レビュー工数少なすぎ PG PG 0 100 200 300 9/2 9/9 9/9 9/23 9/30 工数配分 進捗とコストの関係 100 120 140 160 計画時要件数 追加要件数 ユーザ要求の変化 マネジメント状況 ？ 現場の負担を増やさずに 業務を”快”善するには？ 49 Q C・Ｄ Ｓ M
51. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. Backlogに入力したバグレポートから 品質傾向を分析 集めたデータを見える化し ”快”善につなげる 50 Q Quality
52. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. 入力した予実工数と進捗率から EVMを生成 予定時間と進捗率を入力 実績工数を入力 PV AC EV 集めたデータを見える化し ”快”善に役立てる 51 CD Cost Delivery データ入力が習慣化し、タイムリーにEVMを見ることができる。
53. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. 予定工数と実績工数をBIツールで比較 人単位の状況など、軸を変えながら見れる 集めたデータを見える化し ”快”善に役立てる 工程別 1705 690 270 190 190 16 16 90 52 C Cost
54. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. 入力した工数をもとに 週報を出力 データから資料を生成し 現場の負担を増やさない 53 M Management
55. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. 週報から詳細を調べる ここをダブルクリックすると Backlogが開く 集めたデータを見える化し ”快”善につなげる 54 M Management
56. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. 働き方の傾向も見える化 福田さん、 部長だけど コードいっぱい書いてる！ 集めたデータを見える化し ”快”善につなげる 55
57. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. コメント量ヒートマップ Backlogのコメント履歴から メンバー間のコミュニケーション密度を見える化 集めたデータを見える化し ”快”善につなげる 56
58. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. プロジェクトを量産できるように キッティングツールを開発 種別・カスタム属性を Excelに設定して… Click! キッティング完了！ ストレスフリーなプロセス快善 取り組みを広げるために 57
59. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. 第三部 現在の取り組み 2/29 Backlog World中止後に起きたこと 58
60. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. 招かれざる客 新型コロナウィルス （望まない形で） 次の世界が やってきてしまった… 新型コロナウィルスに対し 我々ができることは？ 59
61. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. 東京本社・大阪支社・九州支店 事業所一次閉鎖 テレワークへ移行 新型コロナウィルスに対し 我々ができることは？ 60
62. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. みんなの仕事が見えなくなる 61
63. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. 何事も 見える化が必要 https://www.j-cast.com/2020/03/05381403.html?p=all 新型コロナウィルスに対し 我々ができることは？ 62
64. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. ストレスフリーなプロセス快善 これを徹底するしかない 集める （データを一か所に集め、土台を作る） 生成する （必要な資料を生成し、余分な作業を増やさない） 見える化する （データを分析できる形に見える化し、改善に役立てる） 新型コロナウィルスに対し 我々ができることは？ 63
65. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. • テレワークの仕事を見える化する • 作業者の負担を増やさない • 「単一情報源」を守る • Backlogに慣れていない管理者に配慮 新型コロナウィルスに対し 我々ができることは？ 64
66. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. 65 命名 Backlog在宅勤務ソリューション 新型コロナウィルスに対し 我々ができることは？
67. 課題作成 指摘・アドバイス 管理者 自宅 作業者 自宅 課題更新 質問・相談 工数入力 オンライン会議 Backlogとツールを組み合わせた 在宅勤務ガイドライン Backlog在宅勤務 ソリューションとは？ 日報作成 朝会 進捗会議 朝会 進捗会議 生成・見える化したデータ 進捗確認 Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. 66
68. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. Backlog&工数入力 日報生成 ツール 日報 新型コロナウィルスを 契機に業務を見える化 67 ボタン一発で出力！ 在宅勤務日報作成ツール
69. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. リンクをクリックしてBacklog 新型コロナウィルスを 契機に業務を見える化 68
70. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. Backlogに書き込まれた情報 ワードクラウドで傾向をつかむ 新型コロナウィルスを 契機に業務を見える化 69
71. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. まとめ 70
72. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. まとめ ツール導入とプロセス改善のコツ ⚫ 水飲み場まで連れていけば、勝手に水を飲んでくれる。 導入後の世界を見せる＋セグメント・マーケティング ⚫ まずは自分たちで使ってみる。 ドッグフーディングすれば、ジブンゴトになる。 ⚫ 一粒で、二度も三度もおいしくなるよう工夫する。 足りないものは自分たちで作り、導入時のマイナスを減らす。 データを一か所に集めて利活用。 ⚫ ストレスフリーのポイントは「集める」「生成する」「見える化する」 ストレスフリーな プロセス改善とは（まとめ） 71
73. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. ツールを活動量計のように使い ストレスフリーにデータ活用 Excel Excel Excel Excel ストレスフリーな プロセス改善とは（まとめ） 72
74. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. 日々の仕事を 快適に 日々の仕事を 分析・改善 Backlogで BacklogPlusで 快適も、改善も、 両方 備えた システム会社へ ストレスフリーな プロセス改善とは（まとめ） 73
75. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. いずれはこのページへ… BacklogPlus Backlogの使い勝手を向上させ、 ストレスフリーなプロセス快善を 行うことができます。 詳しくはこちら。 ストレスフリーな プロセス改善とは（まとめ） 74 Backlog在宅勤務ソリューション BacklogとBacklogPlusを 組み合わせた在宅勤務の新しい形 をご提案します。詳しくはこちら。
76. Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. ご清聴ありがとうございました。 75