コミュニケーションツールの使い分けと工夫

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1. 現代におけるコミュニケーションの整理と
   人間が感じる不安、そして弊社での取り組みや意識について
   

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2. コミュニケーションの種類
   同期
   (リアルタイム)
   非同期
   👂聴覚 視覚👀
   対 面
   音声通話
   チャット
   メール
   ビデオ通話
   ボイス
   メッセージ
   同期 / 半同期 / 非同期
   コミュニケーションには、完全にリアルタイムである「同期的コ
   ミュニケーション」と、非リアルタイムである「非同期コミュニ
   ケーション」がある。
   音声通話やビデオ通話もリアルタイムのコミュニケーションのよう
   に感じられるが、通信環境によるタイムラグが必ず生じる。
   また、チャットは非同期だと思われるが、リアルタイム性の問われ
   るコミュニケーション形式のため、半同期となる。
   聴覚 / 視覚
   ビデオ通話は視覚的ではあるが、全ての非言語的手がかり（表情や
   ジェスチャー、声のトーンなど）を受け取ることはできない。
   チャットとメールは視覚と言っても、文字だけである。
   

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3. 非言語的手がかりによる影響と矛盾
   「非言語的手がかり」とは、文字通りコミュニケーションにおいて手がかりとなる表情・視線・ジェスチャー・声のトーンなどの非言語的要素である。
   　多い
   正確に
   伝わる
   対 面
   音声通話
   ビデオ通話
   　非言語的手がかり
   内
   容
   伝
   達
   の
   正
   確
   度
   対面の方が伝わりやすい、はウソ？！
   左図は実験に基づいた結果なのだが、人間は実際「非言語的手がか
   り」が多い対面の方が、自分が伝えたいことが相手に正確に伝わりや
   すいと思い込んでいる。
   対面以外だと伝わった感覚がない
   対面の方が伝わりやすいと思い込んでしまう理由は、対面以外だと
   非言語的手がかりが少ないため、「伝わった」感覚が持てないから
   である。目が合わないのも一つの原因。
   非言語的手がかりは、伝わった感覚に有用
   実際に物事を正確に伝えることに関しては、非言語的手がかりはむし
   ろ障壁になりうるが、「伝わった」感覚を抱くためには有用である。
   チャット
   

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4. 雰囲気の共有は、対面が一番
   「雰囲気」は、一人の感情を他者が次々と感じ取って「模倣」し、「伝染」していくことにより醸成される。タイムラグがあると感情が寸断され、共有が困難になる。
   対 面
   ⚡ ⚡
   オンライン
   「楽しさ」や「幸せ」を共有でき、他者との壁が壊れ、一体
   感を味わうことのできる「集団的沸騰」を感じられる状況。
   また「笑い」を共有することもできる。笑いには、人間に
   とって「同じ文化を共有した仲間であること」を証明する機
   能があるのだ！
   雰囲気を共有できないオンラインでは、一人の感情が盛り上
   がってもタイムラグにより寸断されてしまう。
   笑いを共有することができないので、どうしても「白けた
   ムード」になってしまい、仲間意識を生むこともできない。
   

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5. 対面の方が安心できる人が多い
   弊社のアンケート結果でも明らかなように、「オンライン」よりも感情の共有が可能な「対面」の方が安心できる人が多い。
   n=17
   7
   8
   1
   1
   

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6. コミュニケーションの目的によって使い分けよう！
   対面も非対面もそれぞれメリットとデメリットがあるので、どんなコミュニケーションをしたいかで使い分けていくのが良い。
   正確に内容を伝えたい
   音声通話
   チャット
   心のつながりを大事にしたい
   対 面
   心のつながりを大事にしたいけど
   物理的に集まれない
   ビデオ通話
   

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7. パートナーが不安に思うことランキング - ビデオ通話編
   「伝わった」感覚がないことにより不安を覚える人や、話し出すタイミングが掴めない人が多い。
   1位 話し終えた後、パートナーの反応が読めない
   2位
   自分の意見が伝わったか分からない ・ 話し出すタイミングが分からない ・
   話しづらいので、発言するのを諦めてしまう
   5位 会議が長引く
   

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8. 意識すること - ビデオ通話編
   ビデオ通話では、対面の「擬似体験」となるように意識していきましょう！
   タイムラグを小さくする
   ● 少人数の会議であれば、ミュートをしない
   ○ 発言前のミュートの解除の動作を省く
   ○ 非言語的手がかりが伝わりやすいようにする
   ● イヤホンマイクを使う
   ○ パソコンに喋りかけるより、早く届く
   ● チャットを活用する
   ○ 参加者は全員チャット画面を常に開いておく
   ○ 発言するタイミングが掴めない場合は、
   チャットで発言する
   「伝わった」ことを伝える
   ● 話の途中では積極的に相槌を打つ
   ○ よそ見をしない
   ○ 頷くジェスチャーをする（やや大げさに）
   ○ 邪魔にならない程度に声を出して相槌を打つ
   ● 話し終わったら、賛成 / 反対 にかかわらず、理解
   したことをまず伝える
   ○ なるほど / そうですね / 理解しました etc...
   

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9. 意識すること - ビデオ通話編 - カレンダーの設定
   会議が長引くことや、全員集まったのか確認できないことに不安を抱えているパートナーもいます。
   会議を早く終える
   ● 会議の時間を5分〜10分短縮して設定する
   ○ 予定の設定で「会議の迅速化」を設定する
   ○ ビューの設定を「30分未満の予定を30分間の予
   定と同じサイズで表示
   しない」のもおすすめ
   会議に遅れずに参加する
   ● スヌーズの設定をする
   ○ 2021/3/22に実装された新機能
   ● 予定の通知を設定をする
   ○ いくつでも追加できる
   

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10. パートナーが不安に思うことランキング - チャット編
    文章の細かな印象からパートナーとの心理的距離感まで、不安を抱えている人が多い。
    1位 細かなニュアンスが伝えられない ・ 冷たく感じる/感じさせてしまう
    3位 文章を作るのに時間がかかる
    4位 反応がない/遅い ・ パートナーと仲良くなるきっかけがない ・ 雑談ができない
    

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11. 意識すること - チャット編
    リアルタイム性が求められつつも、正確に物事を伝えることに適したチャットでは、感情の誤解を招かないようにしましょう！
    リアルタイム性をなるべく担保する
    ● 自分宛（@channel含む）のメッセージは、なるべく早
    く何かしらの反応をする
    ○ 遅いと何か問題があるのではと感じてしまう
    ○ 最低でもスタンプを押す
    ○ スレッドでの返信の方が通知が行くので分かりやすい
    ○ まとめてチャットをチェックする時間を設けている人
    はそれでもOK
    ● 送信者が先にスタンプを押しておく
    ○ ほしい反応に該当するスタンプを先に押しておくこと
    で、他の人が反応しやすくする
    ○ 複数人宛てに送る場合に効果的
    「細かなニュアンスが伝えられない」不安は、本当に課題なのか考えてみましょう🤔
    感情を伝えたいのであればチャットは不適切ですし、業務の内容であれば全て言語化するべきです。
    冷たく感じさせない文章を作る
    ● 短文の場合は「。」を使わない
    ○ 理由は次のページで！
    ● 語尾に何かをつける
    ○ 「！」、「ー」や絵文字など何かしらついているだけ
    で、冷たく感じづらくなります
    ● 普段から雑談をして信頼関係を築く
    ○ 冷たく感じる理由の一つは、相手のことをよく知らな
    いからかも
    ○ 理由は次の次のページで！
    

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12. 短文に「。」があると冷たく感じるワケ
    チャット
    チャットは、「文章で話す」ツール
    チャットは、メールや手紙などの長い文章でのやりと
    りと、会って話す会話の中間のコミュニケーション
    ツールと言えます。
    「。」は、文章を区切る機能しかない
    「。」（句点）は、本来は文章と文章を区切る役割しか
    ありませんし、もちろん実際の会話には存在しません。
    本来の用途とは異なる句点に、意味づけをして
    しまう
    短文で話しているにもかかわらず句点が使われると、
    受け取り側は違和感を覚え、句点に何かしらの意味が
    あるのではないかと解釈してしまう。
    例えば、以下の3つでも受け取り方が異なりますよね。
    ● 「ねえ！」（感嘆符は喜びや楽しさが伝わる）
    ● 「ねえ」（感情が乗っておらず中立的）
    ● 「ねえ。」（神妙な感じを醸し出す）
    文章を区切る必要のない場面で「。」を使うと、不要な意味
    づけをされてしまうので、使わないようにしましょう！
    ・・・・・
    

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13. 雑談をしよう！
    パートナーと仲良くなるきっかけがない、雑談ができないことで、心理的安全性が保たれないことがあります。
    研究者が発見した雑談の効果
    ● 従業員の前向きな気持ち に貢献する(contributes
    to employees’ positive emotions)
    ● 幸福感を促進する
    (promotes well-being)
    ● 職場での良好な仲間意識 を醸成する
    (fosters good workplace citizenship)
    噂話や上司の愚痴、センシティブな個人の話ではなく、
    ありきたりで表面的な会話こそ、これらの利益をもた
    らすのだそう。オンライン/オフライン関係なく有効で
    す。
    信頼関係が築かれることで、創造的なアイディアが生ま
    れやすく、生産性も向上するとのこと！
    雑談は本当にあなどれないのだ…！
    1.分報の運用
    ● パートナーに1日1回ランダムに質問をしてくれる
    slack連携アプリ
    ○ 会えば「週末何した？」など何かしら気軽に話しかけ
    られるかもしれないが、離れていては話題のきっか
    けがない…を解決してくれる
    2.Collaさん の導入
    ツールや人の性格によって雑談量に差が出るのは必然的
    だが、そこに問題はない。ただ大事なことは「雑談をす
    る」ことなのだ。
    ● 自分だけの空間として気軽につぶやき、雑談の
    きっかけになる
    ○ 人によってつぶやく量にはかなりの差が出る
    

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14. まとめ
    会議の目的を振り返り、最適なコミュニケーション方法を採用する🤗 - p.5
    それぞれにおいて「伝わった」ことを特に積極的に伝える💡 - p.8、p.11
    パートナーの不安を認識し、良好な関係を築こう！🤝
    1
    2
    3
    

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15. 参考文献
    KAYAKURA.「ビデオ通話の社会学-疑問解決・ストレス解消 知って得するビデオ通話の豆知識-」.https://kayakura.me/video-chat/,（2021/04/15）
    FASTCOMPANY.「2 science-backed benefits of making small talk with
    coworkers」.https://www.fastcompany.com/90537949/2-science-backed-benefits-of-making-small-talk-with-coworkers,（2021/04/15）
    lifehacker.「文の終わりの｢。｣はなぜ冷たく感じるのか？」.https://www.lifehacker.jp/2020/06/214187dont-use-periods-in-texts.html,（2021/04/02）
    

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