46, et en France à l’AFNOR, dès 1997, la Commission de normalisation 11 (CN 11, rattachée à la Commission Générale 46) ont travaillé sur la notion de « record » La norme ISO 15489 fut validée en 2001 en anglais puis traduite en français et publiée par l’AFNOR en avril 2002. Les records sont alors définis comme l’ensemble des « documents créés, reçus et préservés à titre de preuve et d’information par une personne physique ou morale dans l’exercice de ses obligations légales ou la conduite de son activité ». Record management - Définition Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
: Archivage : ensemble des activités qui transforment les traces de l’activité d’une entreprise ou d’un organisme en un corpus cohérent d’objets documentaires fiables dont la non-disponibilité présenterait un risque. Le processus d’archivage croise les processus métier au moment de la déclaration des documents engageants et de leur entrée dans le système d’archivage, avec le contrôle de la qualité des documents archivés et la prise en charge de leur conservation matérielle. Le cadre législatif et réglementaire des archives L'état a construit un cadre législatif pour les archives papier qui demeure pertinent pour la gestion du cycle de vie des données numériques même si des adaptations sont nécessaires afin de mieux prendre en compte la spécificité des SI. Les données et documents numériques produits par l'administration, ont le statut d' « archives publiques » dès leur création, et à ce titre elles doivent être gérées conformément au cadre juridique et réglementaire. Les services publics d'archives sont le service interministériel des archives de France (SIAF) et les missions des archives implantées au sein de la plupart des départements ministériels, les directions des archives relevant des ministères des Affaires étrangères et de la Défense, ainsi que les services opérationnels comme les Archives nationales ou les Archives départementales. Ils exercent un contrôle scientifique et technique sur les archives qui sont conservées au sein des administrations. Archivage - Définition
le cadre des travaux sur la norme ISO 30300 la définition incluse dans la norme ISO 15489 pour définir la gestion des opérations permettant de contrôler les processus de production documentaire devient La « gestion des documents d’activité » Gestion des documents d’activité Cela permet notamment d’inclure d’autres aspects liés notamment la gestion de la qualité : • l’efficacité de toutes les activités « métier » d’une organisation, • la responsabilisation de tous les acteurs, • la gestion des risques, • la continuité des opérations. et d’inclure d’autres normes
pour la gestion des « Records » Les normes publiées à ce jour ISO 15489-1:2001 Information et documentation - «Records management» Partie 1: Principes directeurs ISO/TR 15489-2:2001 Information et documentation - «Records management» Partie 2: Guide pratique ISO 23081-1:2006 Information et documentation -- Processus de gestion des enregistrements – Métadonnées pour les enregistrements - Partie 1: Principes ISO 23081-2:2009 Information et documentation -- Gestion des métadonnées pour l'information et les documents Partie 2: Concepts et mise en œuvre ISO 22310:2006 Information et documentation -- Lignes directrices pour les «Records» rédacteurs de normes pour les exigences de « Records management » dans les Information et documentation ISO/TR 26122:2008 Information et documentation Analyse du processus des « records » ISO/TR 13028:2010 Information et documentation Mise en œuvre des lignes directrices pour la numérisation des enregistrements
qui délivre un produite et/ou un service, à un "client" interne ou externe, lui apporte de la valeur, répond à ses besoins exprimés ou implicites et nécessite d'être maîtrisé/piloté processus métier : ensemble des activités qui s’enchaînent pour créer un produit ou un service à partir d’éléments de base. Un processus se décompose en sous-processus. (MAC, glossaire de l'archivage)
nouveaux processus : • Gestion des droits : la mise à jour de l'annuaire devient critique • Gestion des circuits / processus dématérialisés dans la GED maintenance, nouveaux processus, adaptation vs réorganisation, ... • Gestion des référentiels de métadonnées : outils et correspondants métiers sont essentiels • Architecture de l'information : un nouveau métier, une fonction dédiée ?
nouveaux processus : • Gestion de l'enrichissement des documents grâce aux référentiels : comment les utilisateurs enrichissent leurs documents, à quelle dose, comment ? • Gestion de la contribution des utilisateurs aux référentiels : comment les retours des utilisateurs peuvent aider à améliorer les référentiels ? • Gestion documentaire : les basiques de la GED et des fonctionnalités associées. • La recherche d'information : c'est un processus qui doit être clair pour les utilisateurs. • Le travail collaboratif : méthodologie à mettre en place.
sein d’un même processus de traçabilité et de description ? Proposer de passer d'une logique de gestion individuelle inconsistante, éphémère et isolée à une logique de gestion collective organisée, contrôlée et partagée Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
en compte du contexte de production Critère de pertinence Appartenance à un fonds RECORDS documents d'activité Architecture de l’information et de ses usages Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
valeur primaire Prouver un droit: - administratif - judiciaire - propriété valeur secondaire Fournir une information: - modèle - documentaire - patrimoniale Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
âge définitif Création, diffusion et usages gestion et maintenance tri élimination conservation Prise en compte de l'information dans sa continuité Métadonnées de description Métadonnées de gestion Métadonnées de pérennisation production trace connaissance Systématisation d’un contrôle scientifique et technique sur la production documentaire Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
•ceux des outils de conservation/logistique Production des données T0 T2 T1 Stockage éloigné Elimination ou conservation illimitée ou des données Validation Echéance légale ou fonctionnelle Archives courantes Archives intermédiaires Archives historiques Documents Records current non current Archives SAE SAE @ Aurélien Conraux 2012 BNF La gestion parallèle des activités Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
paramétrage et outils de contrôle de la chaîne d’acquisition LAD/OCR stockage contrôle pilotage développement de l’entrepôt documentaire, des index et des interfaces métiers recherche gestion diffusion workflow assistance mise en œuvre d’une gouvernance transverse des documents d’activité Les processus de l’organisation documentaire Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
documentaire comme un processus global au service des activités de gestion ? Considérer le document comme un cycle d’activité dès sa création Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
gestion pour l’organisation ? Mettre en place une gestion de la production orientée processus par la mise en place d’un pilotage transverse de l’information Les bénéfices Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
les informations critiques et y accéder rapidement Le capital immatériel de la collectivité est un levier majeur de la chaîne de valeur Il répond à un besoin croissant de collaboration et de communication Il faut mettre en place les moyens pour exploiter avec efficience ces contenus Etablir les règles de gestion et de partage de l’information de la collectivité Se conformer à la règlementation Enjeux Risques juridiques et financiers Coût global de stockage qui s’élève Coûts passé à rechercher et à extraire les données Un éparpillement dans des outils différents Pas de « référentiels » Une gestion désordonnée entraîne des pertes de temps et d’informations Pas de capitalisation de la connaissance commune Perte d’identité et contentieux Risques Enjeux et risques Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
connaissance Délivrer un meilleur service automatisation de certains traitements contrôle des processus de production normaliser la description optimiser la mise en œuvre des processus métier acquérir, gérer, partager l’information de manière centralisée Garantir la qualité de l’information présentée Satisfaire aux obligations de conformité archivistique Faciliter la collaboration et l’utilisation de l’information Favoriser l’élaboration conjointe émanant de différentes entités Gérer et coordonner les efforts autour de projets, de fonds de dossiers Recherche contextualisée Administration électronique sécurisée Communication des documents administratifs Valorisation du patrimoine documentaire Cycle de vie de l’information et archivage/Records management Qualité et accessibilité
de documents de considérer le document, quel que soit son support, dès sa création, en fonction des différentes valeurs qu’il peut avoir et des fonctions qu’il remplit. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
est de lier un document à l'activité qui l'a produit et au contexte dans lequel il a été créé avec des moyens suffisants pour qu'il puisse ultérieurement être accepté comme authentique et représentatif de l'information d'origine. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
permettre (selon art. 1316-1 du Code civil) : • d’identifier / authentifier l’auteur d’un document (traçabilité) • de garantir que l’auteur a bien émis ce document et pas un autre (intégrité : le document n’a pas été altéré entre l‘émission et le moment où le lecteur le consulte) La signature numérique nécessite l’utilisation de certificats électroniques Délivrés par des autorités de certification (tiers certificateurs) +/- 50 € par an et par personne 3 niveaux de confiance Classe 1 : Ne garantit pas l'identité du titulaire du certificat mais seulement l'existence de son adresse e-mail Classe 2 : Garantit les informations du titulaire et de son entreprise (contrôlées par l'autorité de certification sur pièces justificatives transmises par voie postale) Classe 3 : Idem à la Classe 2, assure un contrôle supplémentaire de l’identité du titulaire (présentation physique auprès de l’organisme de certification) Classe 3+ : Idem à la Classe 3 et remise du certificat sur un support physique Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
civil et cadre de la preuve Depuis 2000, la validité comme preuve juridique d'un document numérique est reconnue, au même titre que la preuve écrite sur papier, mais sous certaines conditions : pouvoir justifier de l'identité de la personne dont il émane et de son intégrité, en vertu de la loi n°2000-230 du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l’information et relatif à la signature électronique, modifiant le Code civil. Les conditions pour créer un environnement de confiance propice à la conservation électronique sont ainsi énoncées : • le maintien d’une neutralité technologique et organisationnelle ; • le fait que la mise en place d’un processus de conservation ne doit pas modifier le statut juridique d’un document Intégrité : le respect cumulé de trois critères Dans la mesure où devant le juge, se posent les questions de recevabilité et de force probante des documents électroniques archivés, les critères de l’intégrité doivent impérativement être édictés afin de permettre de définir les conditions dans lesquelles un document conservé pourra avoir valeur probante. C’est ainsi que cette exigence d'intégrité est assurée par le respect cumulé des trois critères que sont : • la lisibilité du document • la stabilité du contenu informationnel • la traçabilité des opérations sur le document :
Une GED ! Une GED ! Une gestion documentaire liée à mon activité métier ou me permettant de partager des documents Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Gestion des processus Gestion de l’entrepôt documentaire Gestion de la valeur probante Gestion de la diffusion Service de la documentation générale Services de documentation métier Direction des relations avec le public Direction des archives départementales Service juridique Services des marchés publics Service des assemblées Direction des archives départementales Direction qualité gestion Direction systèmes d’information Direction des archives départementales Directions métier Direction systèmes d’information Référents NAS Direction des archives départementales Direction des archives départementales Direction des systèmes d’information Direction des archives départementales Direction la communication interne Direction de la communication externe Pas de pratiques communes, pas de vision d’ensemble, pas de maîtrise des processus critiques Les activités (et les acteurs) de l’organisation Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
et diffuser en respectant les accréditations Processus critique Dématérialisation et télé-services Normaliser la qualité Partager et diffuser en respectant les accréditation Administrer l’entrepôt Maintenir les référentiels Conserver la production Composants de gestion transverse Gestion du cycle de vie de l’info numérique Contrôle scientifique et technique Gestion des versements (dossiers hybrides) Modèles de document Règles de nommage Administration Portails de gestion Indexation Gestion des métadonnées Veille sur les supports informatiques Profils Chef de mission record management Architecte de l’information Profils Administrateur technique stockage Architecte fonctionnel / qualiticien Qualiticien Archiviste Profils Administrateur fonctionnel Archivistes électroniques Archivistes et gestionnaires d’activité Réseau d’infomédiaires Réseau d’archivistes Moyens transverses Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
respect des principes de production MISSION GAD : appui, contrôle et suivi de la production par le biais de l’administration des référentiels et l’animation de l’entrepôt des documents d’activité Direction des systèmes d’information : sécurité et évolution des systèmes informatiques Direction des Affaires juridiques : veille juridique, participation à la constitution et à la mise à jour du référentiel de conservation Direction de la communication : responsable de l’accès aux documents administratifs et de la diffusion sélective d’informations Direction des Archives : responsable de la pérennisation de l’information et de sa valorisation Préserver et transmettre Créer, décrire, classer Valider, conserver Rôles et responsabilités: exemple du département de la Gironde Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
La définition de la responsabilité des données tout au long de leur cycle de vie : • A qui appartiennent les données ? • Qui est le garant de leur authenticité ? • Qui est le garant de leur conservation ? • Qui est responsable de préserver leur intégrité dans le temps ? • Qui est responsable de leur confidentialité ? Il convient de définir la répartition des rôles entre maîtrise d'ouvrage et producteurs des données, maîtrise d’oeuvre (services des systèmes d'information) et services d'archives.
• L'identification, parmi la masse des données produites, de celles à forte valeur juridique, stratégique et/ou patrimoniale et dont la durée de conservation peut être très longue. • La définition d'une politique d'accès à l'information conforme aux dispositions prévues par la législation en vigueur. • La destruction de façon contrôlée des données devenues inutiles afin de réduire les coûts de stockage et de garantir le retrait de service des applications qui ne sont plus utilisées. • Un stockage et une sauvegarde des données importantes dans un environnement sécurisé avec des moyens adéquats.
L’AA (autorité d’archivage) est responsable de l'ensemble des prestations rendues par le service d’archivage électronique conformément à la politique d’archivage dont elle est à l’origine. L’ensemble des prestations peut être décliné en plusieurs niveaux de sécurité et de service. L’OA (opérateur d’archivage) est quant à lui responsable des moyens mis en œuvre pour satisfaire les exigences définies dans la PA. L’AA doit posséder un droit de contrôle sur l’OA.
Définition du cycle de vie de l'information -> une analyse des processus de travail + règlementation + besoin de gestion Identification des documents liés à la continuité de l’activité Définition des durées de conservation (combien de temps les documents seront-ils nécessaires) ? À partir de quel moment peut-on les détruire ?) Définition des règles de communicabilité (quel est le délai pour rendre une information librement accessible à tous ?)
professionnels de l’information 52 Levier pour un meilleur pilotage des politiques publiques Des métiers (archiviste, record manager, documentaliste, bibliothécaire) avec des compétences et des réflexions sur : • La qualité de l'information et la provenance des données et documents • Leur cycle de vie • Les référentiels structurés • Les identifiants à la convergence des politiques liées aux données publiques, à leur diffusion (ouverture) et à leur conservation (sécurité)
la culture pour le web 3.0 56 Action 1 Mettre en place un dispositif d’identifiants pérennes pour les ressources culturelles Action 2 Développer un dispositif d'identification des auteurs de ressources culturelles Action 3 Créer et maintenir une interconnexion sémantique des grands référentiels culturels Le « Graphe Culture » Action 4 Expérimenter l’interconnexion inter-institutionnelle des données culturelles Action 5 Explorer des modes d’interaction avec les publics utilisant les potentialités du Web 3.0 Action 6 Mettre en place un dispositif global de R&D destiné au soutien de l’innovation du Web 3.0 culturel Action 7 Appliquer les technologies 3.0 à la description des événements culturels Action 8 Positionner le Ministère de la Culture et de la Communication en tant qu’expert sur la traçabilité des données numériques Action 9 Mettre en place un programme de sensibilisation et de formation interne pour le Ministère de la Culture et de la Communication
données, de référentiels (référentiel de conservation, référentiels de description, règles d'écriture et de présentation des documents) qui doivent être mis en usage en amont de la production des documents. Ces éléments structurants pour la qualité des données sont également communs aux données des SI dites données «structurées» et aux données bureautiques «non structurées». Processus d’archivage : gestion des référentiels
akakeronos
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