La Gestión de Proyectos en nuestra vida profesional

Se rescata la importancia de la gestión de proyectos en nuestra vida profesional, así mismo revisamos los estándares actuales como los recomendados por PMI.

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1. La Importancia de la Gestión de Proyectos en nuestra vida profesional twitter: @antonio_galvez facebook.com/coseingroup
2. ¿COSEIN? Es una comunidad de Seguridad Informática Es un foro Cuenta con profesionales multidisciplinarios Es una radio Online
3. Yo Antonio Gálvez Horna • Ing. de Sistemas y Lic. en Educación • Especialista en Seguridad Informática • Especialista en Networking • +15 años de experiencia • TUX I <3 U …y otras cosas http://antoniogalvezhorna.blogspot.com
4. Agenda  ¿Proyecto?  Entonces ¿Porqué Gestionar Proyectos?  Entender las fases de un proyecto y sus principales características  Metodología existente  ¿Cuál es el rol de la tecnología en la administración de proyectos?  Toda organización tiene proyectos
5. INTRODUCCIÓN
7. DEFINICIÓN
8. ¿Qué es un Proyecto?
9. ¿Qué es un Proyecto? PROYECTO PROBLEMA SITUACIÓN ACTUAL SITUACIÓN ESPERADA
10. ¿Qué es un Proyecto? Conjunto de acciones que se planifican a fin de conseguir una meta previamente establecida, y que cuenta con una determinada cantidad de recursos. Un esfuerzo temporal emprendido para crear un único producto o servicio
11. Características:  Desarrollado por personas  Construido por limitados recursos  Planeado, ejecutado y controlado  Definido con fechas de inicio y fin  Único - se distingue en alguna forma en particular de similares proyectos o servicios ¿Qué es un Proyecto?
12. Visión de un Proyecto La Administración de Proyectos es vista como: La administración de proyectos envuelve un balanceo entre: Administración de tareas, tiempo, costos y calidad Necesidades y expectativas de la Organización Expectativas del cliente y eventos inesperados Un enfoque estándar, repetible y medible para manejar y entregar soluciones
13. Habilidades Clave  Liderazgo  Comunicación  Negociación  Resolución de Problemas  Generación de Influencias  Organización  Toma de Decisiones
14. Nueve Habilidades Integración  Integración entre las áreas core del proyecto  Creación de un plan de trabajo cohesivo comprensible y bien diseñado  Supervisión de los cambios del proceso Administración del Alcance  Definición del trabajo que necesita realizarse  Control de que esta incluido y que no esta incluido Administración del Tiempo  Crucial mantenerse en el horario  Crear o redefinir los requerimientos de estructura
15. Administración de Resultados  Desarrollo, ejecución y monitoreo del servicio Administración del Recurso Humano  Determinación de habilidades necesarias, roles y responsabilidades Administración de la Comunicación  Decisión de “Quién” necesita que información, nivel y detalle de la misma Administración de la Calidad  Planeación, Aseguramiento y Control de la Calidad Nueve Habilidades
16. Administración del Costo  Estimación del uso de los recursos Costos y categorías  Presupuesto de todos los costos y luego controlarlos Administración del Riesgo  Identificación de riesgos potenciales, determinación de probabilidades e impacto Nueve Habilidades
17. El Trabajo del Líder del Proyecto Responsabilidades  Definir alcance y esfuerzos  Planear el proyecto  Controlar el proyecto  Concluir el proyecto a través de revisión y firma de la evaluación y entrega de los productos Documentos  Plan de trabajo  Reporte del Estado del proyecto  Requerimientos de cambios y nuevos temas  Fase de cierre
18. Presiones del Líder del Proyecto ADMINISTRACION TIEMPO LIDERAZGO PRESUPUESTO MANEJO CON EL CLIENTE
19. Quality Resources Desplazamiento del alcance Tiempo Costo Alcance Recursos Medidas de un Proyecto Calidad Tiempo Costo Alcance
20. Por qué fallan los proyectos? Liderazgo 42% Culturales y Organizacionales 27% Gente 23% Tecnología 4% Otros 4% ¿Por qué fallan los proyectos?
21. Malas especificaciones:  Descuido en ciertos requerimientos  Desfase en el cronograma  Rebasar los presupuestos  Pasar por alto algunas tareas  No considerar algunos aspectos del alcance  No conocer los requerimientos de la Alta Gerencia ¿Por qué fallan los proyectos?
22. Control pobre o malo:  “Blanco movible”  Falta de control de cambios  Desfase del alcance  Fracaso para cumplir / controlar plazos  Demoras en la toma de decisiones  No cumplir con los objetivos claves ¿Por qué fallan los proyectos?
23. Fallas de recursos:  Estimativos originales pueden estar errados  Los recursos pueden ser insuficientes  La calidad de los recursos puede no ser la adecuada  Los recursos se administran o asignan mal  El personal clave puede irse ¿Por qué fallan los proyectos?
24. Problemas de personal:  Personal suficiente?  Personal suficientemente competente y experimentado?  Mala Comunicación  Falta de trabajo en equipo  Motivación pobre  Pérdida de personal clave ¿Por qué fallan los proyectos?
25. Mala planeación:  Falta de Gerencia de la Calidad  Falta de Gerencia de Riego y Planeación de contingencias  Mala estimación y mal costeo  Mala programación  Todos los anteriores – todos estos y mas se pueden colocar bajo el título de mala planeación ¿Por qué fallan los proyectos?
26. Proyecto equivocado:  Falta de compromiso de los usuarios  Solucionamos el problema – pero era el problema equivocado  La mejor gerencia del mundo no va salvar el proyecto equivocado – la habilidad gerencial está en reconocer el problema y “desconectar el enchufe” ¿Por qué fallan los proyectos?
27. Administrar un Proyecto Un proyecto exitoso tiene cuatro fases: 1. Definición de Metas y Objetivos 2. Construcción de un Plan de Trabajo 3. Administración del Proyecto 4. Cierre del Proyecto
28. Fases de un Proyecto Concepción  Proceso de Concepción del proyecto - Idea  Completa: Acuerdo con el cliente Inicio  Planeación del proyecto  Completa: kickoff Desarrollo  Hacer el trabajo  Completa: Finalización de los entregables Cierre  Finalización formal con el cliente
29. Procesos de un Proyecto FASE INICIAL FASE DE DESARROLLO FASE FINAL PROCESO INICIAL PROCESO DE PLANEACION PROCESO DE CONTROL PROCESO DE EJECUCION PROCESO DE CIERRE
30. FASE 1 - Concepción
31. Fase 1 - Concepción Propuesta:  Empieza con la identificación de la oportunidad de generar valor al cliente  Definición de las necesidades del cliente  Preparación y entrega de la propuesta  Finaliza con la aceptación del cliente Durante esta fase un equipo de preparación de la propuesta deberá trabajar en:  Desarrollar el alcance del proyecto, incluyendo premisas, principales riesgos y responsabilidades del cliente  Desarrollar un plan de trabajo general  Determinar el equipo de trabajo  Desarrollar el presupuesto estimado a alto nivel
32. Elementos de una buena propuesta  Entender las necesidades de los clientes  Enfoque y Alcance de los servicios  Entregables del proyecto  Equipo de trabajo  Cronograma y estimado de honorarios
33. Alcance del Proyecto  Procesos requeridos para asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido y solamente lo requerido, para completar el proyecto exitosamente  Concerniente a definir y controlar lo que esta o no esta incluido en el proyecto  El Acuerdo de Servicio debe concordar con el alcance
34. Identificar los requerimientos de recurso humano, sus habilidades y disponibilidad Estimación de Honorarios Definición del Equipo de trabajo Identificación de gastos adicionales (viajes, capacitación, etc) Estimación de hora hombre Estimación de tiempo de acuerdo a cronograma Estimación gastos adicionales Revisión de Precios
35. Estimación Hora Hombre: Estimación de Honorarios  Factor Prestacional: Nominal o integral.  Indirectos: se calcula de acuerdo al total de gastos  Ganancia: 20%  Horas al mes: 160 horas PERSONAS Costo Cargo Salario + Prestaciones Costos Indirectos Costo con indirectos Ganancia Costos Total Valor Hora Hombre ($) Hora hombre (USD) Gerente del Proyecto 1,000,000 1,850,000 555,000 2,405,000 481,000 2,886,000 18,038 7.8 Especialista en Finanzas 700,000 1,295,000 388,500 1,683,500 336,700 2,020,200 12,626 5.5 Especialista en Rec. Humanos 700,000 1,295,000 388,500 1,683,500 336,700 2,020,200 12,626 5.5 Especialista Logistica 700,000 1,295,000 388,500 1,683,500 336,700 2,020,200 12,626 5.5 Especialista Sistemas 700,000 1,295,000 388,500 1,683,500 336,700 2,020,200 12,626 5.5 Especialista en cambio 600,000 1,110,000 333,000 1,443,000 288,600 1,731,600 10,823 4.7 Modelo de costos 500,000 925,000 277,500 1,202,500 240,500 1,443,000 9,019 3.9 TOTAL 4,900,000 9,065,000 2,719,500 11,784,500 2,356,900 14,141,400
36. Estimación Tiempo: Estimación de Honorarios  Número de meses: 6  Horas por mes: 160  Horas total del proyecto por 1 fte: 960 PERSONAS Estructura Requerida No. Personas FTE´S Horas Gerente del Proyecto 1.00 960 Especialista en Finanzas 2.00 1,920 Especialista en Rec. Humanos 1.00 960 Especialista Logistica 1.00 960 Especialista Sistemas 1.00 960 Especialista en cambio 0.40 384 Modelo de costos 0.50 480 TOTAL 6.9 6,624 FTE: Equivalente de Jornada Completa
37. Honorarios del proyecto: Estimación de Honorarios PERSONAS No. Personas FTE´S (1) Horas Valor Hora (USD) Sub total Tiquetes Viaticos Hotel Subtotal Gerente del Proyecto 1.00 960 7.8 7,529 159 28 48 235 1,042 8,805 Especialista en Finanzas 2.00 1,920 5.5 10,540 957 142 256 1,355 1,417 13,311 Especialista en Rec. Humanos 1.00 960 5.5 5,270 957 142 256 1,355 1,042 7,666 Especialista Logistica 1.00 960 5.5 5,270 769 113 206 1,089 1,042 7,401 Especialista Sistemas 1.00 960 5.5 5,270 769 113 206 1,089 1,417 7,776 Especialista en cambio 0.40 384 4.7 1,807 159 28 48 235 1,042 3,083 Modelo de costos 0.50 480 3.9 1,882 - 800 2,682 TOTAL 6.9 6,624 37,568 3,769 567 1,021 5,357 7,800 50,725 COSTOS DIRECTOS COSTOS INDIRECTOS TOTAL INVERSION
38. Principios del Precio  Al cambiar el alcance cambia el precio  Determinar el precio con tranquilidad en el estimado (Contingencia)  Recordar incluir el cargo de administración
39. Programa de Calidad  Proactividad en el proceso de Administración del Riesgo para asegurar el alto nivel de satisfacción del cliente  Focalizarse en los temas de personas, tecnología y procesos  Resaltar los aspectos que requieren rápida atención
40. FASE 2 - Inicio
41. Refinar el Proyecto Expectativas  Validar las metas y objetivos del proyecto  Validar el alcance  Acordar el proceso de administración del proyecto  Obtener la aprobación del cliente Desarrollar Plan de Comunicación Redefinir el plan de trabajo  Desarrollar plan de trabajo detallado  Identificar requerimientos de recursos  Finalizar presupuesto Identificar y orientar al equipo del proyecto Esta fase provee una importante transición entre convertir una oportunidad en un nuevo servicio y conduce al acuerdo del servicio con el cliente. Fase 2 - Inicio
42. Alcance del Proyecto Enfoque del Proyecto Organización Supuestos Plan de Trabajo Alto Nivel Presupuesto Alto Nivel 1 • Definir un Acuerdo del Servicio • Definir metas y objetivos • Establecer entregables 2 3 • Definir la organización del equipo de trabajo • Definir la organización de la gerencia y la relación con el cliente 4 • Definir supuestos y asociarlos con los riesgos • Estimar el trabajo • Desarrollar plan de trabajo general • Realizar un seguimiento al presupuesto • Definir metodología • Definir enfoque de la gerencia • Definir coordinación de conocimientos • Definir transferencia de conocimiento • Definir administración del riesgo • Definir administración del alcance • Definir enfoque de entrenamiento 5 6 ¿Como Estructurar el Proyecto?
43. Los controles en un proyecto son procesos usados para mantener un proyecto dentro de los tiempos estimados y dentro del presupuesto  Presupuesto – control de costos  Plan de trabajo – tiempo y control de horarios  Plan de comunicaciones – Controles de la información  Plan de Calidad – Control de Calidad  Plan de los recursos – control de recursos  Control de cambios en el proyecto – control de alcance  Proceso de administración de riesgos – control de riesgos  Proceso de resolución de problemas – Control de temas sin resolver Controles de un Proyecto
44.  Los controles del proyecto deben ser implementados en la Fase de Inicio.  Es necesario un acuerdo con todas las partes para usar los controles del proyecto para que estos sean efectivos  Los controles del proyecto no aseguran el éxito del mismo, pero no usarlos adecuadamente garantizará el fracaso del proyecto Controles de un Proyecto
45. Un Acuerdo del Servicio establece un común acuerdo del entendimiento del proyecto y sirve como acuerdo entre las partes Acuerdo del Servicio
46. Deberá responder las siguientes preguntas:  Por qué el proyecto se necesita  Qué logrará el proyecto  Que debe ser entregado  Que existe actualmente  Como los productos serán finalizados  Quien desarrollará los productos  Cuando el trabajo ocurrirá Acuerdo del Servicio
47. Mitos:  El rol del patrocinador del proyecto termina cuando el proyecto empieza  El acuerdo es un contrato rígido y nunca debería cambiar Mitos y Verdades
48. Verdades:  Si el líder del proyecto esta haciendo trabajo operacional, nadie esta liderando el proyecto  Los líderes del proyecto deben ser proactivos  El patrocinador del proyecto debe estar enterado y entender los detalles del proyecto  El acuerdo es un documento vivo Mitos y Verdades
49.  Definir Metas y Objetivos del proyecto  Seleccionar una metodología  Administración del Riesgo  Establecer el alcance  Supuestos  Definir la Organización del proyecto  Estimar el trabajo  Desarrollar el Plan de Trabajo  Desarrollar el Acuerdo de Servicio Técnicas de la Estructura Proyecto
50.  Aspiraciones / propósitos del cliente focalizados al esfuerzo de su misión  El fin hacia el cual el esfuerzo esta dirigido  Las metas deben ser expresadas en frases de verbos.  Cuando una meta este definido a alto nivel, la redacción debe limitar adecuadamente potenciales soluciones Metas
51.  Un fin o propósito medible que la compañía desea alcanzar. Los Objetivos son de corto plazo (usualmente de 12 a 24 meses o menos) con definidos y medibles logros e hitos intermedios  Los objetivos deben ser medibles S - Especifico al proyecto Medible Alcanzable Realista Tiempo límite Objetivos
52.  Definir Metas y Objetivos del proyecto  Seleccionar una metodología  Administración del Riesgo  Establecer el alcance  Supuestos  Definir la Organización del proyecto  Estimar el trabajo  Desarrollar el Plan de Trabajo  Desarrollar el Acuerdo de Servicio Técnicas de la Estructura Proyecto
53. Metodología 1 Definir • Definir el estado actual • Desarrollar la visión futura • Definir brechas e iniciativas • Establecer la justificación del negocio 2 Analizar • Analizar: Gente, procesos y tecnología • Desarrollar modelo de Gente, proceso y tecnología • Desarrollar requerimientos • Analizar alternativas de solución • Validar solución y finalizar caso de negocios 4 Implantar • Preparar el ambiente para la implantación • Ejecutar el plan de implantación • Implementar la estrategia de soporte • Ejecutar las pruebas • Medir los indicadores de éxito 3 Diseñar • Crear un modelo • Desarrollar un diseño detallado de gente, procesos y tecnología • Construir y probar el modelo • Desarrollar el entrenamiento • Desarrollar la estrategia de soporte • Desarrollar el plan de implantación
54.  Definir la visión  Analizar las actividades y métricas actuales  Establecer las premisas para la operación del CSC  Definir la localización del CSC  Preparar el Caso de negocios Fase 1 Análisis de Factibilidad  Medición de la performance interna  Medición de la satisfacción de clietnes  Mejora contínua Fase 4 Optimización  Diseño detallado de los procesos  Definir requerimientos tecnológicos  Definir estructura organizacional  Establecer indicadores de performance  Costeo y Pricing de los servicios  Definir Acuerdos de Nivel de Servicios  Capacitar al personal  Migración y Puesta en marcha Fase 2 Diseño Detallado Fase 3 Implementación Metodología
55.  Definir Metas y Objetivos del proyecto  Seleccionar una metodología  Administración del Riesgo  Establecer el alcance  Supuestos  Definir la Organización del proyecto  Estimar el trabajo  Desarrollar el Plan de Trabajo  Desarrollar el Acuerdo de Servicio Técnicas de la Estructura Proyecto
56.  Un riesgo es cualquier evento potencial que puede retrasar un proyecto, incrementar su costo o de alguna manera dañar el proyecto  Principales procesos de la administración de riesgos de un proyecto: Identificación del riesgo Cuantificación del riesgo Desarrollo de alternativas para solucionar el riesgo Control del riesgo Administración del Riesgo
57.  Determinar cuales riesgos pueden afectar el proyecto y documentar sus características  Desarrollar una revisión regular  Establecer riesgos internos y externos  Entender la cultura del cliente Identificación del Riesgo
58.  Riesgos asociados con el proyecto frecuentemente están relacionados con impacto en costo y tiempo del proyecto  Salidas de otros procesos son posibles entradas de riesgos para el proyecto Interrupción de un trabajo Costos y duración estimados  Información histórica: Documentos del proyecto Conocimiento del equipo del proyecto Inputs para identificar los Riesgos
59.  Cambios en requerimientos  Errores, omisiones, y malentendidos  Débilmente definidos o entendidos los roles y responsabilidades  Estimaciones débiles  Habilidades insuficientes del equipo del proyecto Outputs para identificar los Riesgos
60.  Evaluar el riesgo y sus interacciones para accesar el rango de posibles resultados del proyecto  Determinar que riesgos requieren respuestas  Herramientas y Técnicas:  Valor Monetario previsto (probabilidad y valor)  Opinión de un experto Cuantificación del Riesgo
61. Técnica: Admon del Riesgo • Riesgos del proyecto • Metodología de la fase de riesgos • Enfoque de la administración de riesgos • Desarrollo de Estrategias • Planes de Contingencia • Issue Log • Cambio en los requerimientos • Revisión de la Calidad ORGANIZACION CONTROL PLAN Determinar los Riesgos del Proyecto Monitorear / Revisar Riesgos Desarrollar un Plan de Admon de Riesgos
62.  Definir Metas y Objetivos del proyecto  Seleccionar una metodología  Administración del Riesgo  Establecer el alcance  Supuestos  Definir la Organización del proyecto  Estimar el trabajo  Desarrollar el Plan de Trabajo  Desarrollar el Acuerdo de Servicio Técnicas de la Estructura Proyecto
63.  Procesos requeridos para asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido, y solamente lo requerido, para completar el trabajo exitosamente  Preocupación por definir y controlar lo que esta y lo que no esta incluido en el proyecto Alcance del Proyecto
64. ORGANIZACIONAL TEMPORAL FINANCIERO ENTREGABLES LOGICO Dimensiones del Alcance
65. Servicios Financieros Servicios Logísticos Servicios de Gestión Humana Servicios de Sistemas e Infraestructura Servicios Generales Alcance: Lógico
66. Las siguientes áreas están consideradas dentro del alcance: Alcance Organizacional Director Regional Sudeste Director Regional Centro-Oeste PRESIDENTE Directora Recursos Humanos Venina B Amorim Director Financiero Luiz Roberto Coradin Director Tecnologia y Producción Fernando Melo GER. AUDITORIA Director Jurídico y Com. Institucional Director Regional Norte Nordeste Directora Recursos Humanos Director Financiero Director Tecnologia y Producción Director Marketing
67. Alcance: Entregables Fase 3 Implementación Estandarización de los sistemas actuales Plan de implementación definido y ejecutado Acuerdos de Nivel de Servicio (ANS) GC2 operando para Listel con ANS definidos e implementados Caso de Negocio Análisis general del impacto en procesos, gente y tecnología Plan General Fase II y III Fase 1 Dsiseño Alto Nivel Fase 2 Diseño Detallado Lista de servicios y corte de procesos Modelo operativo de GC2 en Brasil (Procesos, estructura, y tecnología) Modelo de costos
68. Límites de tiempo del proyecto Tiempo transcurrido requerido Hitos Externos Relacionado con el proyecto Plazos de la Organización Resumen del Plan de trabajo a alto nivel (Ruta Crítica) Alcance: Temporal
69.  Eventos claves del proyecto que significan la finalización de una significativa porción del trabajo  Los Hitos ayudan a medir el progreso y pueden incrementar la motivación y productividad a través de dar al equipo de proyecto metas intermedias  Hitos pueden ser externos o internos en el proyecto.  Internos: Kickoff, Pruebas Finalizadas  Externos: Tiempo de Entregas de máquinas, instalación de la red Termino Hito
70. Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Sept. Octubre Organización del proyecto Selección de las soluciones de seguridad Topología de red Firewall Detección de intrusos Servicios de directorio Control de contenido Autenticación fuerte Cifrado Gestión de seguridad Diseño e Implementación de las soluciones Topología de red Firewall Detección de intrusos Servicios de directorio Control de contenido Autenticación fuerte Cifrado Gestión de seguridad Comunicaciones PROYECTO DE SEGURIDAD DE INFORMACIÓN 2005 Selección del proveedor 15 de Mayo Selección del proveedor 28 de Febrero Diseño de la Gestión de Seguridad 16 de Mayo Selección del proveedor 18 de Marzo Instalación para usuarios críticos 30de Junio Arguitectura Propuesta 22 de Febrero Selección del proveedor 18 de Marzo Selección del proveedor 30 de Abril Selección del proveedor 15 Abril HOY 01/04/05 Ampliación de canales, instalación de Switches, cableado estructurado Implementación salida internet: Colombia, Brasil, Estados Unidos Otros: Santa Monica, Publicar, Mexico, Ofixpres y Tecimpre Implementación de Filtro de Contenido 30 de Junio Diseño del Directorio 20 de Mayo Implementación 30 de Agosto Implementación de Detección de intrusos 30 de Junio Implementación Global de Directorio Políticas y lineamientos generales 30 de Junio Ruta Crítica
71.  Definir Metas y Objetivos del proyecto  Seleccionar una metodología  Administración del Riesgo  Establecer el alcance  Supuestos  Definir la Organización del proyecto  Estimar el trabajo  Desarrollar el Plan de Trabajo  Desarrollar el Acuerdo de Servicio Técnicas de la Estructura Proyecto
72.  Cuando estimamos el alcance del proyecto (presupuestos, tiempos…) nos basamos en ciertos supuestos  Solamente listo los principales supuestos que pueden impactar fuertemente el éxito del proyecto  No se llene de supuestos pero asegúrese que cubre la mayor parte de los riesgos Supuestos
73.  Definir Metas y Objetivos del proyecto  Seleccionar una metodología  Administración del Riesgo  Establecer el alcance  Supuestos  Definir la Organización del proyecto  Estimar el trabajo  Desarrollar el Plan de Trabajo  Desarrollar el Acuerdo de Servicio Técnicas de la Estructura Proyecto
74. Organización del Proyecto Patrocinador del proyecto Comité Directivo Comité Ejecutivo Gerente del Proyecto Usuario Clave Usuario Aprobador Equipo del Proyecto • No. personas dependiendo de la dimensión del proyecto • Reportan directamente al gerente • Algunos son tiempo completo otros tiempo parcial • Dedicados a desarrollar los entregables Usuario Clave
75.  Comité Directivo  Comité Ejecutivo  Gerente del Proyecto  Equipo del Proyecto  Usuarios Aprobadores  Usuarios Clave Roles y Responsabilidades
76. Equipo de implementación Colaboradores de las empresas/países involucrados en los procesos de sistemas Dirección del proyecto Comité Directivo Gustavo Montoya Invitados: Presidente - Alfredo Narvaez Comité Ejecutivo Héctor Briones Juan Torres Antonio Horna Gerencia del Proyecto Federico Villareal Equipo Directo del Proyecto de Seguridad Luz Otero David Vendesú Carlos Lara Jesus Mondragón Rafael Gálvez Grupos de Apoyo Detección de intrusos Control de Contenido Firewall Topología de Red Cifrado Normas y Procedimientos Autenticación Fuerte Servicio Directorio Equipo de Manejo de Proyectos y Comunicaciones Proyecto de Seguridad
77. Cualquier grupo de personas que:  Se relacionan significativamente entre ellos para lograr objetivos comunes  Disfrutan trabajar juntos y ayudarse entre ellos  Comparten compromiso para alcanzar las metas y objetivos del proyecto  Tienen gran lealtad con el proyecto y con su líder  Muestran al equipo un gran espíritu y alta moral Equipos Efectivos
78. Organización del Proyecto FORMACION EJECUCIÓN LIDER LIDER Miembro del Equipo Miembro del Equipo Miembro del Equipo Miembro del Equipo Miembro del Equipo Miembro del Equipo Miembro del Equipo
79.  Usado para organizar, planear y controlar las comunicaciones. Este plan define que debe ser comunicado, a quien y cuando  Considera:  Tipos de comunicación (reportes, resúmenes ejecutivos, anuncios de hitos)  Frecuencia de la comunicación (Diario, semanal, etc.)  Audiencia (Cuanto detalle incluye?)  Propósito (Que se quiere que la comunicación cumpla? Expectativa de la gerencia? Control de rumores? Actualización del avance?) Plan de Comunicaciones
80.  Definir Metas y Objetivos del proyecto  Seleccionar una metodología  Administración del Riesgo  Establecer el alcance  Supuestos  Definir la Organización del proyecto  Estimar el trabajo  Desarrollar el Plan de Trabajo  Desarrollar el Acuerdo de Servicio Técnicas de la Estructura Proyecto
81.  Una estimación del esfuerzo del trabajo en horas o días que se requiere para completar el proyecto  Estándares basados en la históricos son preferibles  Los riesgos identificables deben ser considerados dentro del estimado  Se debe distinguir entre el esfuerzo de trabajo y su real duración, por ejemplo considerar, vacaciones, reuniones, etc. Estimación de tareas
82. Costos del Proyecto: Salario $$$$$$$$$$$ Entrenamiento $$$ Instalaciones $$ Tecnología $$$$ Ayudas $$ Viajes / Comunicaciones $$$$ Desarrollar un Presupuesto
83.  Definir Metas y Objetivos del proyecto  Seleccionar una metodología  Administración del Riesgo  Establecer el alcance  Supuestos  Definir la Organización del proyecto  Estimar el trabajo  Desarrollar el Plan de Trabajo  Desarrollar el Acuerdo de Servicio Técnicas de la Estructura Proyecto
84. Objetivos -D Entregables-W Plan de Trabajo - Recursos Identificar entregables y plan de trabajo basados en los objetivos del proyecto Desarrollar el Plan de Trabajo
85. WBS: Desagregación del Trabajo Nombre del Proyecto Subsistema 1 Subsistema 2 Tarea 1 Tarea 1 Tarea 1 Tarea 1 Tarea 1 Tarea 1
86. WBS: Desagregación del Trabajo Diseño Detallado Diseño de los Procesos Tarea 1 Tarea 2 Tarea 3 Diseño de Estructura Tarea 1 Tarea 2 Tarea 3 Req. de Tecnología Tarea 1 Tarea 2 Tarea 3 Costeo de los servicios Tarea 1 Tarea 2 Tarea 3
87. WBS: Desagregación del Trabajo Diseño Detallado Diseño de los Procesos Definición de Estructura Conocimiento de Situación Actual Identificación de zonas grises Identificación de Particulari- dades Identificación de tiempos de dedicación Análisis de Drivers y tramos de control Evaluación de Personas
88. Una aplicación que ayuda a:  Organizar y definir tiempos de las actividades  Asignar recursos  Administrar recursos contra el tiempo  Desarrollar una línea de tiempo basado en la finalización de las actividades Microsoft Project
89. Beneficios de usar MS Project:  Chequea el progreso comparando actividades previstas con qué está sucediendo realmente en el proyecto  Comunica actualizaciones a todos los que están involucrados  Administra una gran foto administrando los detalles del proyecto  Provee información para administrar y llevar a cabo exitosamente el proyecto  Simplifica el análisis del proyecto cuando este se cierra Microsoft Project
90. Microsoft Project
91.  Definir Metas y Objetivos del proyecto  Seleccionar una metodología  Administración del Riesgo  Establecer el alcance  Supuestos  Definir la Organización del proyecto  Estimar el trabajo  Desarrollar el Plan de Trabajo  Desarrollar el Acuerdo de Servicio Técnicas de la Estructura Proyecto
92.  Hacer el proyecto visible desde el inicio  Ayuda a establecer relaciones desde el inicio  Establece reglas y medios para cambiarlas si es necesario  Provee suficiente detalle inicial para que la gerencia revise y apruebe  Establece de forma clara y comprensiva que será realizado y que no será realizado por el proyecto Acuerdo de Servicio
93.  Desarrollar un resumen de la información:  Procesos  Requerimientos técnico  Organización del cliente Materiales  Plan de Trabajo  Acuerdos con el cliente  Estándares y Procedimientos  Entregables  Entendimiento General  Entendimiento del negocio  Misión y Estrategia del Negocio Reunión de Inicio “Kickoff”
94. FASE 3 - Desarrollo
95. Desarrollo:  Administración del Alcance  Administración del Equipo de Proyecto  Monitoreo del Reporte de Alcance  Facturación  Administración del Cambio  Seguimiento de Resolución de problemas  Administrar Riesgos y Control de Calidad La finalización de la etapa anterior y el inicio del trabajo en el proyecto corresponde al comienzo de esta fase. Al principio de esta fase el equipo de trabajo es organizado y orientado, se finalizan los planes de trabajo y se inicia la ejecución de los entregables. Durante esta fase el principal objetivo del equipo y del líder es controlar el proyecto. El proceso de control es definido previamente y depende de la colaboración del equipo de trabajo para informar a tiempo. Fase 3 - Desarrollo
96. Que hace el Líder del Proyecto?  Seguimiento de Entregables  Ajustes al Plan de Trabajo  Dirige Asignaciones  Reportes de Avance  Revisión de Productos  Administración de Manejo de Cambio  Preparar Reuniones de Equipo  Desempeño de Comunicaciones  Administración de Problemas  Coordinación de Conocimientos
97. Control del Proyecto Plan del Proyecto Registro de seguimiento Cambios al alcance ESTADO DEL PROYECTO Acuerdo de Servicio Situación actual del proyecto (equipo de trabajo) Temas de seguimientos y cambios RETROALIMENTACION AL EQUIPO Que hace el Líder del Proyecto?
98.  Administrar Alcance  Reporte de Avance  Facturación  Mantenimiento del Plan de Trabajo  Plan vs. actual Monitorear el Proyecto
99. Donde varia el plan vs. actual esta medido en: Tiempo  Horas Actuales  Valor del Tiempo Gastos Productos Completos Debe ser continuo y consistente Monitoreo
100. ORGANIZACIONAL TEMPORAL FINANCIERO ENTREGABLES LOGICO Algún incremento o profundidad del alcance organizacional? Cual es el siguiente hito? Monitorear el Alcance Cualquier cambio en el alcance de los procesos? Algún cambio de incremento o profundidad de los entregables? Los gastos a la fecha están dentro de lo planeado?
101. Cualquier cambio del Modelo de Negocios que determina el alcance lógico Adicional a los procesos que están siendo investigados Adicional a los datos que están siendo revisados Monitoreo: Alcance Lógico
102.  Están los recursos asignados actualmente haciendo el trabajo, o se esta delegando?  Están los roles identificados apropiadamente y las asignaciones por la personas correctas?  Están los recursos del proyecto participando con en los niveles acordados? Monitoreo: Alcance Organizacional
103.  Monitoree quien atiende las sesiones de trabajo y las revisiones de productos  Documente requerimientos adicionales  Documente las no participaciones Monitoreo: Alcance Organizacional
104.  Están los adecuados entregables siendo producidos y con un apropiado nivel de detalle?  Están los componentes del entregable expresados en términos de algo que puede ser contado? Monitoreo: Alcance Entregables
105.  Están cumpliéndose los hitos?  Se ha requerido de contingencias?  Existen en el corto plazo tareas traslapadas? Monitoreo: Alcance Temporal
106.  Lista de tareas  Tareas basadas en tiempos estimados  Supuestos de Recursos  Supuestos de actividades  Seguimiento al plan general  Cumplimiento de Hitos  Actividades de Corto plazo Monitoreo: Plan de Trabajo
107.  A la fecha la situación actual soporta los estimados?  Existen nuevos productos o trabajos identificados?  A la fecha las horas del equipo de trabajo cruzan con el plan de trabajo?  A la fecha los entregables completos cruzan con lo establecido en el plan de trabajo?  Existe alguna contingencia usada?  Existen grandes diferencias en el trabajo que será replicado? Monitoreo: Plan de Trabajo
108. Administración del Presupuesto Costos Laborales Costos de Entrenamiento Costos Indirectos Costos de Tecnología Seguimiento a la facturación a los clientes
109.  Anticipar el impacto de NO aceptación de los cambios  Establecer tiempo dentro del proyecto para investigaciones del cambio  Establecer desde el inicio procedimientos de administración del alcance  Estar preparado para rechazar cambios  Administrar Expectativas—NO prometer lo que NO se pueda cumplir Administración de Cambios
110.  Administración del Alcance = administrar cambios del alcance  Los cambios pueden ser temporales financieros, temporales, entregables, lógicos, organizacionales Administración de Cambios
111.  El nuevo presupuesto congela una compra importante  El negocio sufre una reestructuración  Demanda de procedimientos detallados  El director asigna de nuevo a un miembro de equipo a otro proyecto Cual es la dimensión del cambio?
112.  Requerimientos del Cambio  Validar como es el cambio  Considerar  Que tan importante es el cambio?  Por qué es este cambio tan importante?  Cuales son los beneficios?  Cuales son los costos?  Que opina el patrocinador del proyecto?  Cual es el impacto de NO hacer el cambio?  Desarrollar recomendación con base en los hechos identificados Requerimiento del Cambio
113. Desde el punto de vista:  Empresarial  Operacional  Proyecto  Contractual  Político Evaluar el Impacto del Cambio
114.  Confirme alternativas de evaluación  Repase la recomendación del investigador  Determine su recomendación  Dispóngase para la presentación al patrocinador, si fuera necesario Aprobación / Rechazo del Cambio
115. Un determinado asunto que probablemente impida el progreso del proyecto y ningún acuerdo aun ha sido alcanzado Resolución de Problemas
116.  Los temas están siendo identificados?  Los temas están siendo asignados a las personas apropiadas para su solución?  Todos los temas aceptados tienen una fecha razonable de solución?  Existe algún tema que necesita escalar otra instancia?  Existe alguna preocupación con implementar la solución aprobada? Monitoreo de Problemas
117.  Mitiga el plan de administración de riesgos, los riesgos identificados?  Algún riesgo ha cambiado significativamente?  Ha sido descubierto algún nuevo riesgo?  Nuevas estrategias están siendo propuestas o ejecutadas?  Nuevas acciones de contingencia son viables en este momento? Monitoreo de Riesgos
118. • Riesgos del Contrato • Riesgos del Proyecto • Ruta crítica – riesgos fases del proyecto • Log de Problemas • Requerimientos de cambios • Revisión de Calidad • Estrategias de administración del riesgo • Acciones de Contingencia ORGANIZACIONAL EVALUACION RIESGOS DEL PROYECTO CONTROL PLAN MONITOREAR / REVISAR LOS RIESGOS DESARROLLAR PLAN DE ADMINISTRACION DE RIESGOS Monitoreo de Riesgos
119. Tiene dos partes:  Prevención Qué se realiza durante un proceso de aseguramiento de calidad  Inspección Que se realiza al final de un proceso de aseguramiento de calidad Monitoreo de Calidad
120.  El entrenamiento, coaching y transferencia de conocimiento ha sido preparado para los miembros del equipo para su trabajo?  Están los estándares y procedimientos siendo aplicados?  Están los estimados de esfuerzo y duración planeados adecuadamente para producir un trabajo con calidad aceptable?  Hay evidencia de sinergias en el desempeño del equipo del proyecto?  Los criterios de corrección han sido finalizados con anterioridad a la asignación del trabajo? Monitoreo de Calidad: Prevención
121.  Están funcionando las revisiones del equipo?  Se tiene un líder asignado para el control de calidad?  Las aprobaciones de los entregables se están realizando?  Han existido requerimientos de cambios en cuanto a defectos en los productos aprobados?  Existe en el proyecto auditores o terceros que auditen los procesos y los entregables? Monitoreo de Calidad: Inspección
122. Control de Calidad
123. Reporte del Estado del Proyecto Donde estamos? Que tan lejos estamos?
124.  Estandarizar tanto como sea posible  Balancear requerimientos de información  Utilizar herramientas automáticas cuando sea posible  Focalizarse en identificar y resolver los problemas detrás de los números  Anticipar preguntas y reacciones de los patrocinadores Consideraciones para el Reporte
125. Ejemplo Brasil Descripción Acciones Requeridas Status Responsable Fecha Evaluar y definir la continuidad de la asesoría externa • Realizar un análisis de los productos entregados hasta el momento, evaluando las ventajas y desventajas, e informar a Deloitte las inconformidades con los mismos y la decisión tomada al respecto NN 12-Nov-2004 Elaborar la propuesta de los beneficios laborales con su cuantificación para la nueva empresa • Evaluación de los servicios médicos y unificar actividades de fin de año y presupuesto • Presentar en el Consejo Directivo de Gestión Humana las propuestas realizadas para su aprobación • Cuantificar las bonificaciones de gerentes y directores y consultar jurídicamente en Brasil y enviar propuesta en Colombia NN NN NN 22-Oct-2004 (Atrasado) Estructurar modelo de negocio Comercial, Marketing y Facturación • Concluir el levantamiento de información y unficación de políticas y procesos: – Comerciales, – Marketing, – Facturación, Crédito y Cartera • Levantamiento de la situación actual con la metodología road map de la integración tecnológica NN 8-Nov-2004 8-Nov-2004
126. QUE? CUANDO? PARA QUIEN? QUE TIENE? Reporte de Progreso Semanal Mensual Patrocinador del proyecto Comité Directivo Resumen de actividades Resumen de todos los aspectos del proyecto Reporte de Estado Semanal Cuando se necesite Gerencia Comité Ejecutivo Resumen de la actividad mensual Temas relevantes del status, impactos y posibles soluciones Finalización del proyecto / Aprobación Final del proyecto Patrocinador del proyecto Comité Directivo Aprobación del cierre del proyecto Frecuencia de Reportes
127.  Validar el proyecto a la fecha vs. plan  Validar entregables  Actualizar Plan de Trabajo  Actualizar presupuesto  Actualizar Plan de Control  Revisar el log de cambios y problemas  Actualizar estadísticas del proyecto / Desempeño  Determinar Estado del proyecto  Preparar el informe semana del estado del proyecto  Pronostico de la finalización del proyecto basado en estado  Iniciar acciones para Mantener / Traer el proyecto de regreso al plan  Mantener reuniones con el equipo de trabajo  Reuniones con el Patrocinador Checklist del Proyecto
128. FASE 4 - Cierre
129. Cierre:  Concluir el proyecto y recolectar conocimientos  Transferir conocimiento  Cerrar el trabajo  Evaluar la satisfacción del proyecto con el cliente  Evaluar nuestro desempeño Esta etapa es la oportunidad de confirmar con el cliente si el trabajo del equipo de trabajo fue satisfactorio y cumplió con sus necesidades. El esfuerzo del equipo en focalizarse en los requerimientos del cliente debió reflejarse en cada uno de los entregables. Fase 4 - Cierre
130. “Como yo sé cuando estoy listo?” Muchos proyectos fallan debido a la perdida de las expectativas! Criterios de Finalización:  Defina claramente los atributos de las características y calidad  Son usadas como guía de los estimados  Son usadas como guía para el trabajo  Actúa como una medida de finalización  Deberían estar establecidas para todos los entregables y productos Criterios de Finalización
131. Empezar fuerte, terminar fuerte; no muchas personas recuerdan la mitad
132. Medir el resultado del plan vs. real:  Supuestos de los estimados  Esfuerzos estimados  Roles y responsabilidades  Supuestos de recursos  Cumplimiento de tiempos  …y revisar estos lecciones para futuros proyectos  Medir la satisfacción del cliente a través del cliente Información Clave para Evaluar
133.  Retroalimentación del Cliente  Presentación inicial  Plan de Trabajo  Equipo de trabajo  Oportunidades de mejora Encuesta Satisfacción del Cliente
134. ORGANIZACIONAL TEMPORAL FINANCIERO ENTREGABLES LOGICO Evaluar Dimensiones del Proyecto
135.  Compartir y documentar las lecciones aprendidas y mejores prácticas  Aprender del proyecto:  Repetir lo que estuvo bien  Evitar lo que estuvo mal  Folizarse en las necesidades del cliente.  Focalizarse en los procesos que producen los entregables  Continuamente mejorar estos procesos Consideraciones para finalizar
136. Finalizando el Proyecto Evaluación del Proyecto Comparta Conocimiento Encuesta de Satisfacción del cliente EVALUACION DEL PROYECTO Valoración Formal al equipo PROYECTO REAL ESTADO DEL PROYECTO
137.  Transferir el conocimiento al cliente.  Completar evaluaciones con todo el equipo del proyecto  Entregar los productos finales y concluir la base de datos con la información del proyecto  Realizar el informe de cierre del proyecto Finalizando el Proyecto