大型活動流程簡述

製作by SSInRC 25th 美宣兼教學
2015/5/23 04：27 AM

Transcript

1. 大型活動 流程 簡述
2. HELLO! 我是蔡宏文 我是SSInRC百五級(25屆)的美宣兼任教學，關於此次簡 報如果有任何問題請直接舉手或是直接寄信給我吧！ E-mail:bill3129066@gmail.com 。
3. 開始前你應該知道
4. 關於活動準備時間長度 ▸ 超大型活動 – 四至六個月 ▸ 大型活動及第一次活動 – 兩個月以上 ▸ 一般活動 - 至少一個月
5. 活動類型 茶會 各社交接以及互相認識的重 要活動，基本上北部為各大 重要社團分開來舉辦，然後 中南部則是由有號召力的社 團集中在一個週末舉辦，方 便北部人下去玩。北部的茶 會基本上也會有不少中南部 的人上來玩（只要不要衝到 他們的時間），而且一來就 是一整團。 成發 各社團依照自身實力及需求 辦理，北部只有建資和成電 會定期舉辦，重申一次，強 烈推薦去參加建資的成發。 寒訓 由兩社或以上共同舉辦，總 共3～6天，內容類似暑訓， 不過會比暑訓更偏重於學術 方面一些，也很喜歡辦舞會 以及玩煙火光跡梗。
6. 動/靜態展及示範社課 - 我們會找來友社幫忙站 台宣傳，並以印製傳單、製 作動態展影片等方式宣傳社 團，招募新生。 - 在動態展之後、選社前自 行舉辦的一堂示範社課，用 來告訴有興趣的人我們的上 課內容，除了招募正常社員 外，亦為招募第社成員的重 要管道。 連課 由兩社或以上找一個假日在 學校舉辦或半天或一天的活 動，內容以有趣的學術活動 為主，有時也會輔佐以大地 遊戲。 （聯合）社遊 由一社或或兩社或以上在秋、 冬正當風雅之時，一起出遊， 有時會在晚上利用煙火來玩 光跡。
7. 活動類型（TXREA） 北部聯合迎新 北部最大的活動，基本上會 有10社以上參加，所以一般 會分成兩次舉辦，而內容則 是大學校係參觀以及大地遊 戲，是學習和大家一起處理 活動的好時機。 北部聯合春遊 依照慣例每年由建電和北一 舉辦，非常直得參加，要舉 辦此類行活動並且成功需要 有強大的規劃能力以及號召 力。 暑訓 基本上北部只有北一建電/ 建資中山/成功景美才有能 力辦暑訓，寒訓為3～5天的 活動，包括大地遊戲、舞會、 上課等等，需要高度的事前 準備以及經驗傳承。
8. 1. 第一步 讓我們來談談第 一次籌會該討論 些什麼?
9. “ 我們討論了該次活動的基本資料、活 動當日的大致行程及下次籌會預定的 工作分配等。
10. 關於基本資料 ▸ 活動名稱及情境主題 ▸ 活動日期 ▸ 活動地點
11. 關於下次籌會的工作分配 ▸ 檢查各校行事曆 ▸ 調查各社可動用人力 ▸ 確認場地 ▸ 起草企劃書 ▸ 準備大地遊戲提案 ▸ …
12. 關於 開會的 兩三件事
13. 開會地點 北車附近 - 怡客咖啡、麥當勞 附中對面 - 漢堡王 統一阪急 - 誠品地下美食街 松高附近 - 7-11旗艦店 …
14. 紙本 自古以來最簡單的方法，但 是要考慮開會記錄可能分散 在特定人的手中導致資料查 詢不易，以及沒有備份可能 導致資料永久遺失。 記錄方式 網絡 （1）Hackpad -學習相對困難（你們都不 懂Hackpad的好QAQ） （2）Office系列 -版本問題
15. 往後的開會型態 上週檢討 關於上次工作分配的執 行狀態的確實檢討，可 以找出缺點並改進之。 這是規劃/執行活動中 非常重要的一步，切勿 輕視！ 本週討論事項 先把這次開會要討論的 東西條列出來以免開會 失焦或忘了討論什麼。 Solution 關於本週討論事項的確 實討論記錄。 可以先條列各個方案並 逐條討論，此方法會有 助於選擇備案。 下次開會相關資訊 調列出下次開會前要做 的事、下次討論事項及 開會資訊。
16. 當然，以上開會方式只是個簡化 過的例子，不需要完全照上面的 進行，畢竟找到適合自己兼顧效 率的開會方式才是最重要。
17. 2. 第二步 第一次籌會後還 有什麼要準備?
18. 可能要準備的事 ▸ 活動報名表/家長同意書 ▸ 器材準備 ▸ 工作人員分組 ▸ 公關函/宣傳文宣 ▸ 拉讚事宜 ▸ 寒訓製品（EX：寒訓服、社刊…） ▸ 財政預算規劃 ▸ 詳細活動日程表 ▸ 大地遊戲規劃/情境設定 ▸ 活動隊輔 ▸ 場勘 ▸ …
19. 工作人員分組範例 ▸活動規劃組 - 監督各組狀況 - 文書工作 - 製作企劃書 ▸活動組 - 負責大地遊戲的內容規劃 - 社交舞活動安排 - 公司參訪規劃 ▸記錄組 - 活動紀錄（拍照及攝影） - 粉專活動照片之更新 ▸美宣組 - 活動之美術宣傳作業 - 寒訓服的製作 - 粉絲專頁之管理（講師、隊輔漢課程介紹） ▸活動總務組 - 預算之管理與規劃 - 金額支出核對 - 器材使用記錄 ▸場務組 - 負責每堂課之前置作業準備（器材準備等） - 活動進行期間之雜物處理 - 場地租借和事後維護 ▸場控組 - 負責聯絡人員以及此活動之流程規劃 - 流程控制 - 維持活動秩序 - 活動人員發生緊急醫療狀況時進行緊急處理並連絡 相關醫療人員
20. 財政預算收支表範例
21. 詳細活動日程表範例
22. 3. 第三步 正式開始活動有 什麼該注意？
23. “ 一定要在活動前跟所有人確認清楚活 動流程，並切記勿忘了做小抄！
24. 電話/無線電 最簡單也最及時的聯絡方式。 聯絡方式 場控 可以處理許多在電話上無法 講清楚的事情（EX：迷路）。 控制各項活動進度，避免過 快或過慢。
25. MAPS Location
26. 別外了還要準備一份地圖 ▸在不熟悉的場所舉行活動，地圖可是不可缺少的 ▸而且緊張或工作人員準備不足也容易會搞錯地點
27. 最後…
28. 真的不行就臨機應變吧！
29. 成功的活動要具備 團隊默契 臨場表現 事前規劃
30. 4. 終局 活動結束了就完 了嗎？
31. 89,526,124 你還要收集參與者的反饋(意見）
32. 準備一場事後檢討會
33. 也別忘了…
34. 89,526,124$ 詳細記錄最終的財務收支 100% Success 自己對這場活動打個分數吧！ 185,244 users 把整場活動做成一份報告，供以後的人參考
35. 簡而言之舉辦活動就 是這麼簡單！XD 事前規劃 執行＆Success 檢討
36. THANKS! Any questions? 以後想找我就直接寄信給我吧！ E-mail:bill3129066@gmail.com
37. 附註 ▸ Hackpad使用介紹 ▸ 日程表範例詳細 ▸ 範例企劃書