202203_Slack User Awards_GMOPB

Transcript

1. 入社決定時から入社当日受入までの
 担当部門の対応を自動化した話
 渡辺　悟 / GMO PEPABO inc. Slack 活用アワード/Slack User Awards(SUA) 1
2. 2 こんな課題がありました 入社時に必要な対応は担当部門が手動で対応しており、入社対応があ る度に担当部門の時間が取られてしまっている状況でした。入社者が 増えるとその分より時間が・・・（嬉しい悲鳴 😂）
 
 また案内など記憶に頼る作業も多かったので入社まで注意しないといけ ないことが多く、ワーキングメモリーを消費しないといけなく、それ故にメ モリーミス、アテンションミス、コミュニケーションミスが起こっている課題 がありました。
 
 

3. 3 これらの課題を
 Slack ワークフロー
 Slack ボット（Slack API）
 Google Workspace（Google Apps Script）
 などを駆使して一気に解決しちゃいました✨

4. これまでの内定決定から入社当日までのフロー
 • 入社者をslackへゲスト招待
 • 希望アカウントチェック
 • 配属先関係者のチャンネルへ招待 
 • 入社者へウェルカム案内
 • 入社者へ入社までリマインドなどフォローアップ 
 • 入社当日の案内
 • 入社当日のPCセットアップフォロー 
 • 配属先へ受け渡し
 
 取り組み内容
 4 4 これらすべて手動でSlackへポストしたり、Meetで案内したり、す べて人の手がかかっていました

5. 取り組み内容 これらのフローをすべて自動化しちゃいました
 5 • 希望アカウントチェック
 • 配属先関係者のチャンネルへ招待
 • 入社者へウェルカム案内
 • 入社者へ入社までリマインドなどフォロー アップ
 • 入社当日の案内
 • 入社当日のPCセットアップフォロー
 • 配属先へ受け渡し

6. フローごとの取組・工夫
 6
7. フローの詳細 7 これまでは、入社者より業務で利用したい希望ア カウントを伺い、手動で利用ツールにアクセスして 重複アカウトチェックを行っていました。 
 （１つづつアクセスして目視確認するのが面倒）
 
 
 希望アカウントチェック
 今は、入社者が希望アカウントをフォームより回答 すると回答をトリガーとして、 自動で重複アカウント チェックが走り、その結果がSlackに通知されます 
 
 
 ▼関係者チャンネルへ通知
8. フローの詳細 8 これまでは、入社者配属先の上長を手動で入社 者用のチャンネルへ招待していました。 
 （上長誰だっけ？アカウント何だっけ？って調べて招待する のが手間）
 
 
 配属先上長のチャンネルへ招待 
 今は、入社者を招待したタイミングで配属先よりそ の部門の上長を抽出し、自動で入社者用のチャン ネルへ招待し、Botで案内をします。 
 ▼関係者チャンネルへ通知 ▼入社者用チャンネルへ通知
9. フローの詳細 9 これまでは、入社者が入社者用のチャンネルへ参 加したことを目視で確認してウェルカムの案内を 手動で送ってました。 
 （参加したかどうかを気にしておかないといけないのが面 倒）
 
 入社者へウェルカム案内
 今は、チャンネルに参加したことを 自動で検知し、 入社者へウェルカムの案内をBotで通知します。 
 ▼入社者用チャンネルへ通知
10. フローの詳細 10 これまでは、入社まで手動で提出物のリマインド や、入社当日の案内などを手動でチャンネルへポ ストしていました。
 （忘れると必要書類が揃わず手続きが遅れたり、入社者も 不安になったり、気にしておかないといけないのが大変）
 
 入社者へ入社までリマインドなどフォロー案内 
 今は、案内したい入社までの日数、案内文を入力 したシートより、入社日ごとに 自動で投稿予約し て、必要な日に必要な案内が自動でポストします 
 
 
 ▼送信予約の完了通知（関係者チャンネル） ▼予約した案内の通知（入社者用チャンネル）
11. フローの詳細 11 これまでは、入社当日の流れを手動で案内し、入 社者とやりとりを行ない、PCセットアップへ進んで いた
 （入社当日人事は朝からslackに張り付いていないのがもっ たいない）
 
 
 入社当日の案内
 今は、事前予約していた案内が時間になったら 自 動で通知され、入社者へ確実に案内を行い、PC セットアップへ進むようになった 
 
 ▼送信予約の完了通知（関係者チャンネル） ▼予約した案内の通知（入社者用チャンネル）
12. フローの詳細 12 これまでは、時間になったらMeetに入ってもらい、 Slackのスレッドで手順書をお渡しし、案内しながら セットアップを進めていた。 
 （Meetで繋がっていると、入社者も見られている感じになり 沈黙の時間もあったりすることがプレッシャーに感じたり、ご 自身のペースで進めにくかった）
 
 
 入社当日のPCセットアップのフォロー 
 今は、時間になったらBotで案内された通りに内定 自身でワークフローを立ち上げてもらい、ワークフ ローに沿って入社者自身でセットアップを進めても らっています。
 ▼予約した案内の通知（入社者用チャンネル）
13. フローの詳細 13 入社者自身でPCセットアップのワークフローを起 動して、ポストされるBotの案内に沿ってセットアッ プを入社者に進めてもらいます。 
 
 1つ完了するごとに完了ボタンを押してもらうと、次 の手順がスレッドに通知され、別のチャンネルにロ グも通知されセットアップの進捗がスレを見ておか なくても関係者は進捗具合を確認できます。 
 29ステップもある力作ワークフロー 😁
 入社当日のPCセットアップフロー 
 ▼セットアップ用ワークフロー（入社者用チャンネル）
14. フローの詳細 14 これまでは、セットアップ完了すると手動で終わっ た旨を所属上長へメンション案内していました。 
 （タイミングを注視しておいて手動でメンションが手間）
 配属先へ受け渡し
 
 今は、セットアップのワークフローで最後のステップ が完了すると自動で検知して所属上長へメンション が通知され、配属先へ受け渡しされます。 
 
 ▼ワークフロー完了ステップ ▼セットアップ完了を配属先上長へ連絡
15. 15 このような成果がありました✨
 
 • 入社当日、人事が直接関与する必要が一切なくなった
 ◦ 入社日だからと意識したり、緊張したりする必要がなくなった
 • 入社者の提出必要書類の提出漏れがなくなった
 ◦ 入社者と不必要なやり取りがなくなった
 ◦ 入社者へ直接リマインドする申し訳なさがなくなった
 ◦ 入社者に返事の気を使わせなくてよくなった
 • いつでもどこ（在宅・出社）でも勤務地を意識しなくてよくなった
 ◦ 関係部門との事前の調整・確認がなくなった
 • 入社者一人で資料がなくてもPCセットアップを迷わず進められるようになった
 ◦ セットアップしている間、付きっきりになる必要がなくなった
 ◦ 質問はslackのスレ上でいただくので、複数人で気にかけておく程度でよくなった
 • エンジニア不在の管理部門でもメッセージ編集対応できるようになった
 ◦ エンジニアの調整が不要になり、管理部門のタイミングで編集できるようになった
 

16. 16 まとめ
 入社フローをほぼ自動化した事により、受入れ側の手間がなくなり、ワーキングメ モリーを消費することがなく、生産性はかなり向上しました。 
 
 案内をすべてBotにすることはホスピタリティへの懸念もありましたが、入社者を 放っておく訳ではなく必要な時に居ることを伝えておく事で、双方余計な気遣いが なくなり、ストレスなく必要なコミュニケーションを取ることができることは、ホスピタ リティおいてマイナスでなくプラスになったかと思います。 
 
 

17. 17 Thank You! Thank You!