pla d'acollida 2

Transcript

1. Manual d’ Acollida Destinataris: A. Personal de nova incorporació a l’ACC B. Personal que canvia d’unitat a l’ACC C. Proveïdors de l’ACC D. Visites o estades Desembre 2021
2. Benvinguts i benvingudes a l’Agència Catalana del Consum (ACC). Som un organisme autònom de la Generalitat de Catalunya adscrit al Departament d'Empresa i Treball, creat mitjançant la Llei 9/2004, de 24 de desembre i estructurat pel Decret 242/2005, de 8 de novembre. Com a tal, tenim personalitat jurídica pròpia, autonomia administrativa i plena capacitat per acomplir totes les competències en matèria de consum que té assignades la Generalitat de Catalunya L’ACC té la seu central a Barcelona, al Districte Administratiu, i quatre serveis territorials a Girona, Lleida, Tarragona, i Terres de l’Ebre: − A Girona i Tortosa, també estan en edificis corporatius, redefinits per tal de reforçar la imatge única de l’administració de la Generalitat de Catalunya i amb l’objectiu d’oferir el millor servei als administrats. − A Lleida i Tarragona, estan ubicats en seus del Departament al qual estem adscrits. L’ACC té com a principis bàsics la proximitat, simplicitat, accessibilitat, innovació, professionalitat i unitat. Fes-los teus, també són els teus principis. Amb aquest manual ens agradaria facilitar-te la teva primera adaptació a l’ACC, al nou funcionament de l’administració que et pot suposar i, en la nova dinàmica interna de funcionament. El procediment d’acollida i integració dels treballadors i treballadores permet:  Acompanyar i donar suport a la persona en els primers moments d’inici a l’ACC i/o presa de contacte amb el seu lloc de treball.  Transmetre la cultura i els valors de l'ACC i donar a conèixer els diferents procediments i sistemes que regulen el seu funcionament intern.  Implicar i crear un sentiment de pertinença a l’Organització.  Informar, formar i avaluar aquelles capacitats bàsiques per desenvolupar, amb un mínim d’eficàcia i eficiència, aquelles funcions de les que és responsable.
3. IMPLEMENTACIÓ. Aquest Manual d’acollida s’implementarà un cop es faci una sessió informativa a tota l’organització, per compartir la importància de l’acollida i s’hagi presentat aquest manual. Es pot implementar en la primera incorporació i s’anirà ajustant el procediment a mida que es vegi que podem fer alguna millora. La proposta és que comenci a aplicar-se a primers d’any 2022, que possiblement s’incorporarà nou personal. ORGANIGRAMA
4. A) Personal de nova incorporació Ordre Actuacions / Agents responsables 1 Trucada de contacte per a informar de que comença. Indicar-li la persona de contacte, dia, hora i lloc. Abans de la incorporació saber qui farà l’acollida i fer-li la formació si és necessari. Lliurar-li per correu electrònic documentació clau de l’ACC explicativa i derivar-lo al web de l’ACC per a que faci una primera pressa de contacte. Demanar-li breu biografia de com vol ser presentat als companys, i una fotografia de carnet en suport digital i format jpg, i resta de documentació que es necessita per la seva incorporació. Iniciar l’alta dels permisos i eines corresponents per treballar electrònicament, segons el perfil d’usuari (SIC, TAIS, EACAT, T-CAT, configuració ordinador portàtil, etc.) Fer una relació de materials per l’acollida per veure que no ens falta cap i fer el que ens falti. Personal de RRHH Cap de la unitat 2 Com l’acollida té diferents parts, cadascuna tindrà una durada diferent. Per tant, ens hem de prendre el temps necessari. Arribada al lloc de trobada. La persona de contacte ha d’estar esperant-lo 5 minuts abans de l’hora prevista al punt de trobada, per facilitar-li l’entrada. Personal de RRHH Cap de la unitat 3 Acompanyament a la recollida d’acreditació, informació del funcionament d’entrada i sortida 4 Acompanyament al lloc de feina. Acomodament al mateix i lliurament de l’armariet (en cas que sigui necessari) 5 Presentació del seu tutor o acompanyant (pot ser diferent la persona que li explica les tasques que la persona que el tutoritza) 6 Presentació del personal de la unitat. I de la persona de RRHH que estarà amb ell. Presentació de l’equip directiu i breu trobada
5. 7 Trobada amb l’equip informàtic, lliurament del equipament informàtic i posada en marxa 8 Acompanyament a esmorzar i visita de les instal·lacions comunes Presentació a la resta d’unitats i companys 9 Sessió d’explicació de l’ACC 10 Sessió d’explicació dels diferents aplicatius que ha d’utilitzar (a nivell de RRHH i formació tipus ATRI, treball operatiu tipus SIC, aul@, GIP-SIP...) Sessió d’explicació de la Intranet de l’ACC, de la Intranet del Departament i de la Intranet de la gerència (depenent del territori), del web de Gencat (organigrama de la Generalitat) 11 Sessió d’explicació del funcionament de les polítiques de personal: vacances, permisos, visites mèdiques, teletreball, baixes... (RRHH) 12 Llistat de persones clau i de procediment de resolució de les incidències més comunes (RRHH, Formació, incidències informàtiques, reserva de sales...) 13 Prevenció de riscos: − Sessió d’explicació de les polítiques de prevenció de riscos i del Pla d’emergència (RRHH). Explicació sobre funcionament de la Mútua dels treballadors − Correu del Departament amb tota la documentació i explicacions sobre la prevenció de riscos 14 Als 15 dies, entrevista centrada en el desenvolupament de la persona [no de l'organització] El tema principal ha de ser com està la persona respecte el desenvolupament de la seva feina [fortaleses, dificultats en el desenvolupament de funcions, càrregues de treball, treball en equip, expectatives de creixement, etc.] 15 Als dos mesos nova entrevista de seguiment És molt important que es parteixi d'una autoavaluació de la persona, el comandament ha de fer la funció de contrast, no d'avaluador [la persona ha de sentir-se propietària dels resultats de l'avaluació] S’ha de concloure amb un seguit de compromisos [pocs...2 o tres] a assolir l'any següent i que es desprenguin d'aquells aspectes que cal millorar. És recomanable que el/la comandament també es comprometi a alguna cosa. Per això, a l'entrevista es pot introduir la pregunta: "Què puc fer jo perquè tu puguis desenvolupar millor la teva feina i assolir els teus compromisos?" 16 Formació: curs sobre aspectes bàsics del consum, curs sobre teletreball, cursos temàtics i sectorials. Detecció de mancances formatives per part del tutor. L'equip de formació intentarà donar resposta.
6. B) Personal que canvia d’unitat Ordre Actuacions / Agents responsables 1 Iniciar l’alta o revisar els permisos i eines corresponents per treballar electrònicament, segons el perfil d’usuari (SIC, TAIS, EACAT, T-CAT, configuració ordinador portàtil, etc.) 2 Si hi ha canvi de localitat o d’edifici: arribada al lloc de trobada. La persona de contacte ha d’estar esperant-lo 5 minuts abans de l’hora prevista al punt de trobada, per facilitar-li l’entrada. o Personal de RRHH o Cap de la unitat 3 Si no hi ha canvi, recepció per part del cap de la nova unitat 4 Acompanyament al lloc de feina. Acomodament al mateix 5 Presentació del seu tutor o acompanyant (pot ser diferent la persona que li explica les tasques que la persona que el tutoritza) 6 Presentació del personal de la unitat. Presentació de l’equip directiu i breu trobada 7 Trobada amb l’equip informàtic, posada en marxa dels nous aplicatius que farà servir 8 Acompanyament a esmorzar 9 Llistat de persones clau i de procediment de resolució de les incidències més comunes (RRHH, Formació, incidències informàtiques, reserva de sales...) 10 Prevenció de riscos (si hi ha canvi de seu): Sessió d’explicació de les polítiques de prevenció de riscos i del Pla d’emergència (RRHH). Explicació sobre funcionament de la Mútua dels treballadors Correu del Departament amb tota la documentació i explicacions sobre la prevenció de riscos 11 Als 15 dies, entrevista centrada en el desenvolupament de la persona [no de l'organització] El tema principal ha de ser com està la persona respecte el desenvolupament de la seva feina [fortaleses, dificultats en el desenvolupament de funcions, càrregues de treball, treball en equip, expectatives de creixement, etc.]
7. 12 Als dos mesos nova entrevista de seguiment És molt important que es parteixi d'una autoavaluació de la persona, el comandament ha de fer la funció de contrast, no d'avaluador [la persona ha de sentir-se propietària dels resultats de l'avaluació] S’ha de concloure amb un seguit de compromisos [pocs...2 o tres] a assolir l'any següent i que es desprenguin d'aquells aspectes que cal millorar. És recomanable que el/la comandament també es comprometi a alguna cosa. Per això, a l'entrevista es pot introduir la pregunta: "Què puc fer jo perquè tu puguis desenvolupar millor la teva feina i assolir els teus compromisos?" 13 Detecció de mancances formatives per part del tutor. L'equip de formació intentarà donar resposta.
8. C) Proveïdors de l’ACC 1. Quan la persona sigui d’una empresa externa a la Generalitat i hagi d’efectuar tasques al complex, la unitat amfitriona haurà de posar-se en contacte amb el servei de prevenció de riscos laborals del seu Departament per gestionar la Coordinació d’Activitats Empresarials. 2. Cal comunicar a recepció o a seguretat (depèn de la SEU) el nom i cognom de les persones, el nombre de persones, dia i hora i motiu. 3. Esperar als proveïdors a recepció. 4. Lliurament de la targeta identificaitva. 5. Portar al lloc on han de fer reunió o feines. 6. Fer una breu introducció de què és i què fa l’ACC (si no la coneix). Contextualitzar l’ACC dintre de la Generalitat de Catalunya (si cal) 7. Acompanyar-la en tot moment i saber que s’ha de fer en cas d’incident (simulacre o no). 8. En el cas que hagin de fer tasques a l’ACC i no es pugui estar amb ells tota l’estona se’ls hauria d’explicar (per una persona de l’equip d’emergència) on són les sortides d’emergència. 9. En acabar la reunió acompanyar-la a la sortida, lliurar la targeta identificativa a seguretat. 10. Acomiadar-se
9. D) Visites o estades 1. Cal comunicar a recepció o a seguretat (depèn de la SEU) el nom i cognom de les persones, el nombre de persones, dia i hora i motiu. 2. Lliurament de la targeta identificaitva. 3. Cal preveure que, quan sigui necessari, a més de la comunicació de la visita que aquí expliquem, la unitat amfitriona ha de fer la reserva de sala. 4. Esperar la visita a recepció. 5. Portar-la a la sala. 6. Fer una breu introducció de què és i què fa l’ACC (si no la coneix). Contextualitzar l’ACC dintre de la Generalitat de Catalunya . 7. Acompanyar-la en tot moment i saber que s’ha de fer en cas d’incident (simulacre o no). 8. En acabar la reunió acompanyar-la a la sortida, lliurar la targeta identificativa a seguretat. 9. Acomiadar-se.