Le facilitateur, un rôle encore méconnu

Si les DSI ont la culture de l’audit, peu s’appuient sur un facilitateur. L’auditeur pose des questions, en tire des constats et propose des améliorations. Le facilitateur, lui, s’assure que les équipes prennent des décisions de groupe, en explorant ensemble les problèmes, leurs causes et les actions correctives.

Le facilitateur met en place un cadre propice à la communication, s’assure que les impacts de chaque option seront explorés et que des décisions seront prises. Il est tantôt animateur, tantôt modérateur, il est à l’écoute et cherche à faire sortir des idées qui n’auraient pu émerger individuellement.

Un exemple de facilitation est apporté par la méthode Scrum. Au sein d’un projet, le Scrum Master s’assure que l’équipe est de plus en plus performante. La pratique mise en place est la “rétrospective d’équipe” qui permet d’améliorer le travail collectif, de résoudre les conflits et de mettre en place de nouvelles pratiques.
Nous explorerons un panel de techniques : Analyse “Plus/Delta”, “Is/Is Not”, “Timeline Mad/Sad/Glad”. Nous verrons que ces mêmes pratiques peuvent être utilisées pour rendre un classique audit plus efficace.

Au delà de Scrum, le facilitateur utilise des outils comme les brainstormings, les jeux de rôle ou encore les formations. Nous aborderons le principe du Forum Ouvert à travers un retour d’expérience de forum regroupant 200 personnes et qui permit de mettre en oeuvre des techniques comme le “dot-voting” ou le brainstorming avec des cartes hexagonales. Nous verrons que ces mêmes pratiques peuvent être utilisées lors d’un steering commity pour s’assurer que choix business et contraintes terrain sont alignées.

Par sa créativité et son expertise, le facilitateur pousse une organisation à être plus innovante et plus efficace. Il travaille autant avec les “boss” qu’avec les “geeks” et s’assure souvent que les “boss” et les “geeks” se parlent et se comprennent.

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1. Le facilitateur, un rôle encore méconnu David Gageot Directeur Technique de Valtech Technology
2. Petite histoire… © OCTO Technology – Université du Système d’information 2  
3. •  David Gageot, directeur technique de Valtech Technology –  Certified Scrum Master –  Coach et Formateur Scrum –  10 ans au cœur d’équipes de développement –  En recherche constante d’amélioration –  Blog depuis 2004 : http://sunchic.free.fr –  Modeste participation à « Gestion de projets, vers les méthodes Agiles » Pourquoi je m’intéresse à la facilitation © OCTO Technology – Université du Système d’information 3  
4. •  Aide une équipe à prendre des décisions de groupe, en explorant collectivement les problèmes, leurs causes et les actions correctives •  Met en place un cadre propice à la communication et s’assure que chacun peut exprimer son opinion sans crainte •  Tantôt animateur, tantôt modérateur, il est à l'écoute et cherche à faire sortir des idées qui n'auraient pu émerger individuellement Le facilitateur en bref © OCTO Technology – Université du Système d’information 4  
5. •  Êtes-vous ou ? •  Avez-vous déjà fait appel à un facilitateur ? •  Êtes-vous un facilitateur ? Sondage © OCTO Technology – Université du Système d’information 5   GEEK BOSS
6. •  Les DSI ( ) font souvent appel à des auditeurs •  Les équipes Agiles ( ) font appel à des facilitateurs •  Un même objectif : améliorer l’existant à travers la mise en œuvre de plans d’action •  Des méthodes différentes Parallèle entre auditeur et facilitateur © OCTO Technology – Université du Système d’information 6   BOSS GEEK
7. Auditeur : •  Expert du domaine (technique, fonctionnel, méthodes…) •  Plutôt externe •  Mène des interviews •  Observe les équipes •  Rédige un bilan d’audit •  Présente une synthèse à l’équipe, à la fin Comparaison entre auditeur et facilitateur © OCTO Technology – Université du Système d’information 7   ? Facilitateur : •  Expert en facilitation •  Externe ou interne •  Anime des ateliers de groupe •  Intègre toute l’équipe dans la démarche dès le début
8. Auditeur : •  Expert du domaine (technique, fonctionnel, méthodes…) •  Plutôt externe •  Mène des interviews •  Observe les équipes •  Rédige un bilan d’audit •  Présente une synthèse à l’équipe, à la fin Pour ceux au fond de la salle © OCTO Technology – Université du Système d’information 8   ? Facilitateur : •  Expert en facilitation •  Externe ou interne •  Anime des ateliers de groupe •  Intègre toute l’équipe dans la démarche dès le début
9. •  Intègre toute l’équipe dans la démarche dès le début •  Intègre toute l’équipe dans la démarche dès le début •  Intègre toute l’équipe dans la démarche dès le début •  Intègre toute l’équipe dans la démarche dès le début Si je n’ai pas été clair © OCTO Technology – Université du Système d’information 9   ?
10. •  Rétrospective de groupe sur un thème imposé : « Les tests dans l’équipe R&D » –  Dans le cadre d’un audit classique –  6 à 8 personnes de profils très différents tous seniors et expérimentés –  Travaillent tous sur les mêmes projets depuis plusieurs années •  « Porter à ébullition puis laisser mijoter dans une même pièce, 4 heures avec un facilitateur » Premier exemple: rétrospective de groupe © OCTO Technology – Université du Système d’information 10   ?
11. Photos © OCTO Technology – Université du Système d’information 11   ?
12. •  Chaque membre de l’équipe liste sur des post-its les points positifs ou négatifs sur le projet •  L’équipe partage et priorise les problèmes par un simple vote avec des points sur les post-its •  L’équipe tente de trouver les causes des problèmes •  L’équipe cherche un plan d’action qui agisse sur les causes des problèmes les plus prioritaires Démarche © OCTO Technology – Université du Système d’information 12   ?
13. •  « C’est bien de prendre le temps de confronter nos points de vues quand on sait qu’on essaye, avec Intel de se bloquer une heure ensemble depuis près d’un an » •  Plan d’action mis en œuvre en seulement quelques jours Plan d’action © OCTO Technology – Université du Système d’information 13   ?
14. •  Un facilitateur intervient à priori dans un contexte difficile donc le travail d’équipe sera d’autant plus dur –  Peur de « mettre tout le monde dans la même pièce » –  Crainte de ne pas obtenir de résultats dans des délais courts •  Plus rassurant pour un DSI de s’appuyer sur un expert du domaine –  Méconnaissance du rôle et de ses techniques –  L’expert pourra comparer l’équipe à l’état de l’art •  L’état de l’art, c’est la facilitation ! Difficultés © OCTO Technology – Université du Système d’information 14   ?
15. •  Mettre en place un climat de confiance demande à la fois de l’expérience et du charisme •  Des conflits vont apparaître lors de la facilitation. Il va falloir les modérer •  Les techniques de facilitation utilisent souvent des outils à caractères régressifs : post-its, tableau blanc, gommettes, crayons de couleur… •  Cela intrigue, effraie, amuse… Autres difficultés © OCTO Technology – Université du Système d’information 15   ?
16. Gommettes et crayons de couleur ! © OCTO Technology – Université du Système d’information 16   ?
17. •  A huit, ça fonctionne bien •  Mais pour une équipe plus importante, on fait quoi ? Et pour une équipe plus grande ? © OCTO Technology – Université du Système d’information 17   ?
18. •  150 personnes par exemple ? Deuxième exemple : Open Space © OCTO Technology – Université du Système d’information 18   ?
19. Agenda © OCTO Technology – Université du Système d’information 19   ?
20. •  Trop nombreux pour récolter à priori les avis de chacun •  Même les axes de discussions sont flous, voire complètement inconnus •  Un seul facilitateur ne suffit pas •  Il faut diviser le groupe en sous groupes par centre d’intérêt •  Du sur-mesure, en live Dans quel contexte ? © OCTO Technology – Université du Système d’information 20   ?
21. Lancement de l’Open Space © OCTO Technology – Université du Système d’information 21   ?
22. Petits groupes de travail © OCTO Technology – Université du Système d’information 22   ?
23. Auto-organisation © OCTO Technology – Université du Système d’information 23   ?
24. •  Avec une équipe si grande, tout le monde ne sera pas satisfait à 100% à la fin •  La méthode parvient toutefois à satisfaire le plus grand nombre •  Les groupes de travail ont besoin d’un facilitateur souvent improvisé. Les effets sont donc variables •  Il faut insister sur la retranscriptions de notes des sessions Toujours des difficultés © OCTO Technology – Université du Système d’information 24   ?
25. •  Scrum est une méthode agile qui prône l’introspection et l’amélioration continue •  Chaque itération se termine par une rétrospective d’équipe •  Le travail d’équipe est facilité par un Scrum Master Troisième exemple : Rétrospective Scrum © OCTO Technology – Université du Système d’information 25   ?
26. Mad / Sad / Glad © OCTO Technology – Université du Système d’information 26   ?
27. Radar d’équipe © OCTO Technology – Université du Système d’information 27   ?
28. •  Rétro Bistrot •  Is / Is Not •  Cartes hexagonales •  Rétrospective projet sur 2 jours •  Core protocols… Autres techniques © OCTO Technology – Université du Système d’information 28   ?
29. •  Le facilitateur aide les équipes à s’améliorer •  Il a une boîte à outils à sa disposition •  C’est un rôle méconnu •  Et qui demande de l’expérience terrain Synthèse © OCTO Technology – Université du Système d’information 29   ?
30. •  Comment puis-je aller plus loin ? •  Je vais utiliser une de ces techniques –  Lors d’un audit –  A ma prochaine réunion –  Lors de ma prochaine rétrospective d’équipe Scrum ou XP –  A la fin de mon projet pour améliorer les prochains –  Participer à un Open Space des praticiens XP Après cette présentation ? © OCTO Technology – Université du Système d’information 30   ?
31. Livres © OCTO Technology – Université du Système d’information 31   ? •  Je vais en apprendre plus
32. Questions et peut être réponses © OCTO Technology – Université du Système d’information 32   ?