Winter Gathering 2015 - Kunden forteller: Effektiv organisasjon med informasjonsflyt

Transcript

1. Informasjonsbehandling i Stange Energi 2015-02-06 Tormod Sveen, administrerende direktør Fra KAOS til god FLYT – med EVRY på laget Slide 1 24. februar 2015
2. Tema  Bakgrunn  Prosjektorganisering  Løsningen  Gjennomføring av prosjektet Slide 2 24. februar 2015
3. Bakgrunn  Ståa i 2013 (og i lengre tid før det) - Gammelt papirarkiv med ok struktur, men så kom EDB….. - Personlig pregede rutiner (i liten grad overordnede krav) - Katalogstruktur som (ikke) lignet grisen - Mye informasjon som lå i «personlig» e-post - Postliste i Excel - Til dels tilfeldig journalføring - Økende bevissthet – «Vi MÅ gjøre noe»  Mange leverandører var «på» for å selge inn sine løsninger - Canon Norge, Xerox, Contesto og Evry - I tillegg kontaktet vi selv Software Innovation og ATEA - Liten bevissthet om våre behov - Bidrog til kjennskap om hva som fantes  Leverandørene ble «parkert» – vi ville selv definere hva vi trengte Slide 3 24. februar 2015
4. Prosjektorganisering  Prosjektgruppe bredt sammensatt - Fra Daglig leder til postmottak - Fra alle virksomhetsområder - Funksjonelt fokus (mer enn teknologiprosjekt) - Sikret god forankring (KSF) på mange nivå  Styringsgruppe = ledergruppe - Konsultert ved behov – lite byråkratisk - Mandat - Beslutningsnotat  Fast bestemt på å bruke nødvendige ressurser! Prioritering av prosjektet (KSF) Slide 4 24. februar 2015
5. Vi ville ha… - behovet  Brukte mye tid på å definere hvordan vi ville jobbe – god kravspesifikasjon - KSF  Verktøy som gir oss: - Enkel lagring og gjenfinning av dokumenter - Lett å avgjøre hva som er siste/gjeldende versjon - Deling og tilgjengelighet på informasjon - Automatisk postliste - Gode arbeidsprosesser og et verktøy som støtter arbeidsprosessene Slide 5 24. februar 2015
6. Eller det vi kaller ELDAR Og vi fikk FLYT gjennom Sharepoint 2013 Slide 6 24. februar 2015
7. God oversikt Slide 7 24. februar 2015
8. Flat struktur – filtrering og gode søk Slide 8 24. februar 2015
9. Kjente arbeidsflater  Web + Outlook = kjente arbeidsflater (KSF) Slide 9 24. februar 2015
10. Vurdering av leverandører  Vurderingskriterier - Funksjonell dekning av krav - Brukervennlighet/brukskvalitet - Kostnader i 5-årsperspektiv, herunder driftskostnader - Leverandørens organisasjon/kompetanse og evne til å forstå våre behov - (Løsning som kan bygges videre på)  4 leverandører leverte tilbud - Evry og en til i finalerunde  EVRY/FLYT kom godt ut på alle vurderingskriterier Slide 10 24. februar 2015
11. Analysefasen  Workshops  Gode diskusjoner ledet av prosjektleder/Evry, med god støtte av sharepointspesialist Ivar Windjusveen  Diskusjoner om - Våre prosesser - Hvordan våre behov best løses i sharepoint/FLYT  Kontraktsmessig mulighet for å stoppe arbeidet etter analysefasen  Omforent kravspesifikasjon til grunn for konfigurering - Bevisst ønske om å benytte «out of the box» funksjonalitet i Sharepoint - KSF Slide 11 24. februar 2015
12. Testing  Trodde vi kunne teste alene (felle) - Ut fra testplan med realistiske case og beskrevne forventninger om utfall - Stoppet opp da ting ikke gikk som forventet eller det var ting vi ikke skjønte  Testet på nytt med Evry til stede, og satte av godt med tid til det (KSF) - Fikk direkte svar på ting vi ikke skjønte - Små «showstoppere» ble umiddelbart gjort noe med, og vi kom videre  Grundig testing fungerte som super opplæring av prosjektgruppa (som hadde bestemt seg for å kjøre opplæring sjøl) Slide 12 24. februar 2015
13. Informasjon og opplæring  Informasjon - Fokus på å skape nysgjerrighet og forventninger til løsningen (KSF) - Nyhetsdrypp sendt ut med jevne mellomrom, særlig siste perioden  Opplæring - Alle ansatte (KSF) gjennomførte 1 dags klasseromsundervisning - Opplæring med egen PC - Konfigurering/oppsett av PC som del av opplæringen (KSF) - Opplæring på både løsning og rutiner (KSF)  Noen valg - Gammel dokumentløsning løftet til Sharepoint for oppslag - Gammelt papirarkiv «urørt» - Felleskatalogen sperret for skriving (KSF) Slide 13 24. februar 2015
14. Kritiske suksessfaktorer - oppsummert  God forankring i hele organisasjonen - Bredt sammensatt prosjektgruppe - Prioritet på ressurser til prosjektet  Grundig jobb med kravspesifikasjon – tydelig på behovet  Vilje til å bruke standardfunksjonalitet i Sharepoint (minst mulig skreddersøm)  Kjente arbeidsflater (web + outlook)  Informasjon til alle ansatte under veis i prosjektet  Testing med utvikler til stede  Obligatorisk opplæring for alle ansatte  Opplæring som inkluderer arbeidsprosesser/rutiner  Sperre gamle arbeidsmåter (felleskatalogen) Slide 14 24. februar 2015
15. Tormod Sveen tormod.sveen@stangeenergi.no - 90987366 Takk for meg – vi deler gjerne informasjon ………….om du skulle gå i tanker om å anskaffe nytt dokumentsystem Slide 15 24. februar 2015