Asanaをチームに浸透させよう

本資料はAsana コミュニティ Advent Calendar 2024のために作成したものです。
Asanaをチームに浸透させるために考えることやポイント、助けになるAsanaの機能の紹介を簡単にまとめています。

Transcript

1. Asanaをチームに 浸透させよう 2024/12/13 Morio
2. Who？ Morio • 都内某所で働くPM • Asanaアンバサダー(1年半) • 美味しいもの⼤好き
3. はじめに • 本資料はAsana コミュニティ Advent Calendar 2024のために作成したものです。 • 資料の内容は個⼈的な⾒解に基づいて作成したものであり、所属先や団体等とは関 係ありません。 • 利⽤シーンの関係上、開発プロジェクトにおけるAsanaの使い⽅がベースにありま すが、様々な業界‧職種の⽅にも通じるポイントをまとめています。 • 本資料は2024年12⽉上旬時点の情報をもとに記載しています。 Asanaの仕様変更等により、閲覧時点で不正確な情報‧古い情報が含まれる可能性 があります。
4. 下準備 まず最初に何を考えよう？ 2024/12/15 4
5. 運⽤ルールは先に決める 「みんなで話し合って、全員が満⾜する最⾼の運⽤ルールを決めよう」 と思ってはいけません。あなたが想像する倍以上の時間がかかります。 誰かが使っている運⽤ルールがあればそれを踏襲するのも良いですし、 ない場合は勇気をもって⾃分で決めてしまいましょう。 完璧でなくても問題ありません。その運⽤ルールは使いながら、⾒つ かった課題に合わせて、より良いものに変えていくことができます。 5
6. 参考情報 • Asanaのテンプレート機能も運⽤ルールを考える助けとなります。 • Asanaの運⽤ルールが複雑、あるいはメンバーの⼊れ替わりが多い場合は、「プロ ジェクトの要旨」機能を使って、誰にでもわかるように記載をしておきましょう。 • この時、新しく⼊ったメンバーが正しい運⽤を⼀⽬で理解できるように、運⽤ルー ルの変更や⾒直しを⾏う際は、プロジェクトの要旨も忘れずに更新するようにしま しょう。
7. Asana利⽤の窓⼝は集約する 皆さんの職場ではどんなコミュニケーションツールを使っていますか？ メール、Teams、Slackなどなど、⽇常的に使っているものがあると思い ますが、そこにAsanaを加えようとするのはちょっと待った⽅が良いで しょう。 こまめにチェックしなければいけない対象が増えるのは、ストレスを感 じるもの。⽇常的に使っているツールからAsanaを使えるように、設定⽅ 法や使い⽅をアナウンスしましょう。 7
8. 参考情報 • Outlookアドインを使えば、メールをタスクに変換することが可能になります。ま た、メールを送ってAsanaにタスクを登録する⽅法もあります。 • Slackとの連携機能を使えば、ほぼ全ての操作をSlack上で完結させることができま す。 • 同様にTeamsとの連携機能もありますが、こちらはTeams側も有料プランを利⽤し ていることが条件となるので注意してください。
9. 意識付け 及び 習慣化 誰も更新しない、哀れなAsanaプロジェクトを⽣み出さないために 2024/12/15 9
10. あなたがやってみせる Asanaのチェック、タスク登録、運⽤ルールに沿った各項⽬の設定‧定期 的な更新などなど。タスク管理を続けるために様々な作業があります。 しかし、最初から完璧にできるとは限りません。登録漏れがあれば、更新 忘れもあり、Asanaを⾒ること⾃体を意識できないこともあるでしょう。 メンバーにやってほしいことは、まず⾃分がやってみせましょう。 特にサブタスクへのブレイクダウンは苦⼿な⼈も多いため、メンバーの様 ⼦を⾒ながらサポートできると良いかもしれません。 2024/12/15 10
11. 丁寧に、かつ、必要最低限に 使っていくと、運⽤ルールについて⾊々な意⾒が出てくると思います。 Asanaで管理するタスクの粒度をどうするか、どこまで説明を書くか、ど んな頻度でコメントを残すのか……。 タスク管理は仕事を捗らせる助けになるものであって、仕事を増やしたり 負担を感じさせるものであってはいけません。 実⾏するのは難しいですが、「タスク管理によってどういう状態を実現し たいのか？」を考えながら、丁寧さと簡潔さのバランスを探りましょう。 11
12. 参考情報 • タスクテンプレートを使うことで、管理するタスクの体裁を揃えることができま す。必須の記載事項といった説明をテンプレートに含めることで、タスク登録の ハードルを下げることに繋がります。 • ルール機能で運⽤ルール上発⽣する様々なアクションを⾃動化し、⼈が⼿で⾏う作 業を減らしましょう。
13. Asanaベースの進捗会議 Asanaを導⼊しているにも関わらず、あなたの参加する進捗会議で⼝ 頭での報告や相談が⾏われていませんか？ 打ち合わせでの会話内容とAsanaの状態が乖離していませんか？ Asanaを⾒て、タスクにコメントを⼊れながら会議することで、そう なることを防げます。 また、全員で確認することで、更新を忘れずやるようになったり、 各々の仕事について相互で把握できるようになるといった効果も…？ 13
14. ポイント タスク管理をしたいあなたが覚えておくべきこと 2024/12/15 14
15. どうすれば全員の役に⽴つのか？ タスク管理の運⽤を回すためには、その必要性をメンバーにわかって もらわなければなりません。 あなたが楽をするためとか、あなたが知りたいことを知るために”や らせている”と思われてしまっては、タスク管理はうまく浸透してい かないでしょう。 きちんとタスク管理ができていれば、忙しさが⾒えたり、誰かがサ ポートに⼊る際の引継ぎが楽だったり、作業の優先順位を考える助け になったりします。 タスク管理のメリットを実感できるように運⽤していきたいですね。 15
16. Thank You! 皆様のより良いタスク管理ライフの参考になりますように！ 2024/12/15 16