「分かりやすい文章」を言語化してみた

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1. 「分かりやすい文章」を言語化してみた クラウド事業推進部 越川徹也
2. 1 Copyright（C） NRI Netcom, Ltd. All rights reserved. 本日の概要 ▪ 発表内容 ▪ 分かりやすい文章とは？という観点で、どのような文章が分かりやすいのかを言語化してみます。 ▪ 細かい日本語の文法的な話をするというよりかは、ドキュメントを作る上でどのようなことを気を付けて書くと良 いのか？という観点で深堀をします。 ▪ 想定受講者 • 普段からドキュメント作成に携わることがある方 ▪ 何が分かりやすい文章で、何が分かりにくい文章なのかあんまりピンときてない方。
3. 2 Copyright（C） NRI Netcom, Ltd. All rights reserved. 分かりやすい文章とは？ ▪ 分かりやすい文章とは、読み進める上で？が起きない文章と定義します。 ▪ 文章を読み進める上で、これどういう意味？、ん？何が言いたいんだろう？といった疑問が生じない文章を作成する ことが重要です。 ▪ こういった疑問が生じると、読み手は立ち止まって思考するか、何か見落としたのではないか？と読み戻すことになり ます。こういった作業は読み手にとっては非常にハイカロリーな作業になり、最悪、離脱されます。 ▪ なので、極力、？が起きないように配慮した文章作成が重要になります。 ▪ 私が文章作成をする上で、意識していることを３つほどご紹介します。 ？ ???
4. 3 Copyright（C） NRI Netcom, Ltd. All rights reserved. 個人的に意識している三原則 ▪ 私が文章を書く上で意識している三原則は以下のとおり。 1. ペルソナ設定 • ペルソナを設定して、そのペルソナになったつもりで書いた文章を読み返す 2. 徹底した構造化 • 作成した文章が構造体になっているかを細かくチェックする 3. 宣言と定義 • 言葉の定義を揃えて、これから何を話そうとしてるのか冒頭に宣言する
5. 4 Copyright（C） NRI Netcom, Ltd. All rights reserved. 自己紹介 入社 所属 業務内用 2022年9月 クラウド事業推進部 主にクラウドを利用した内製化支援 氏名 越川徹也
6. 5 Copyright（C） NRI Netcom, Ltd. All rights reserved. ペルソナ設定 01 構造化の徹底 02 宣言と定義 03
7. 6 Copyright（C） NRI Netcom, Ltd. All rights reserved. 1. ペルソナ設定
8. 7 Copyright（C） NRI Netcom, Ltd. All rights reserved. なぜペルソナ設定が大事なのか？ ▪ 誰に向けた資料なのか？これを明確にすることが、資料作成をする上で先ず実施する作業です。 ▪ 自分しか理解できない文章であればそもそも作成する必要はありません。 ▪ ペルソナを設定し文章を作成したら、相手の靴を履く（主観を捨ててペルソナ目線でチェックする）ことが大事です。 作ろうとしている文章は 新卒向け？ ある程度、知見がある人 向け？ ITあんまり詳しくない人 向け？
9. 8 Copyright（C） NRI Netcom, Ltd. All rights reserved. 相手の靴を履くことの重要性 ▪ 例えば、生成AIの仕組みを初学者向けに説明する際、以下の文章だと、どのような印象を受けるでしょうか？ ▪ 生成AIは、トランスフォーマーなどの深層学習モデルが、大規模なデータセットから複雑な確率分布を学習します。これにより、 入力されたプロンプトに基づき、学習した潜在空間からサンプリングすることで、高品質なテキストや画像を生成する技術です。 ▪ 初見の単語や概念の説明が一切ないため、この文章を初学者が読むと、少しハイカロリーな印象を与えてしまいま す。では以下の文章だと、どうでしょうか？ ▪ 生成AIは、インターネット上の膨大な情報からパターンを学習し、まるで人間が作ったかのように新しい文章や画像を自動で 生み出す技術です。例えば、たくさんの絵を見て描き方を学んだ画家が、新しい絵を描くようなものです。 ▪ 読み手の立場に立って読んだ時に内容が理解できるか？を厳しくチェックすることが重要です。 ??? 生成AIは、トランスフォーマーなどの深層学習モデルが、大規模なデータセットから複雑な確率分布を学習します。 これにより、入力されたプロンプトに基づき、学習した潜在空間からサンプリングすることで、 高品質なテキストや画像を生成する技術です。
10. 9 Copyright（C） NRI Netcom, Ltd. All rights reserved. 相手の靴を履くことの重要性 ▪ その文章を読んだ人が最終的にどうなって欲しいのか？ゴールから逆算することも非常に重要です。 ▪ 概念レベルで理解して欲しいのか？それとも具体的な使い方まで知って欲しいのか？最終的なゴールを明確に定め ることでブレの少ないドキュメントを作ることができます。 このシステムの目的や背景、 全体イメージが掴めた 読者 作成者 細かい設定値とかより、 先ずは全体概要を理解して欲しい 話がゴチャゴチャでよくワカラ ナイ。。 読者 作成者 取り合えず、一つにまとめてしまおう。。 読者がそのドキュメントを読み終わった時にどうなって欲しいのか？の設計が大事
11. 10 Copyright（C） NRI Netcom, Ltd. All rights reserved. 読み返す時のポイント ▪ 読み返す際のポイントは、先述のとおり先ずは相手の靴を履くこと。その上で、読んでいく際に、どこがポーズポイント になるか？に注意を払って読み返すことが重要です。 ▪ ポーズポイントとは、読者が読む上で、一時停止するポイントがないか？という観点です。 ▪ ポーズポイントはペルソナによって異なるため、相手の靴を履くということが重要になってくるわけです。 ？ ??? 読者が読み進める上で？となる箇所がないかをチェック
12. 11 Copyright（C） NRI Netcom, Ltd. All rights reserved. アンチパターン ▪ ここでのアンチパターンはペルソナ設定をせずに、自分向けの読み物を作ってしまうこと。 ▪ ペルソナ設定と、ペルソナの目線で読み返すことが重要。 生成AIは、トランスフォーマーなどの深層学習モデルが、大規模なデータセットから複雑な 確率分布を学習します。これにより、入力されたプロンプトに基づき、学習した潜在空間か らサンプリングすることで、高品質なテキストや画像を生成する技術です。 初学者 生成AIは、インターネット上の膨大な情報からパターンを学習し、まるで人間が作ったかのように新しい文章や画像を 自動で生み出す技術です。例えば、たくさんの絵を見て描き方を学んだ画家が、新しい絵を描くようなものです。 この「AIの賢い学習方法」のことを「深層学習（ディープラーニング）」と呼びます。先ほどの例で言えば、画家がたくさ んの絵を見て「こういうタッチがいいな」「この色の組み合わせが綺麗だな」と、数えきれないほどのポイントを頭の中で整 理して描き方を覚えるのに似ています。 AIも、人間の脳の神経回路を真似た複雑な仕組みを使って、膨大な情報の中から法則性や関連性を自ら学んでい くのです。 そして、近年の生成AIが特に優れているのは、「トランスフォーマー」という、いわば“画期的な学習テクニック”を使ってい るからです。これは、画家でいえば「文章や絵のどこが一番重要で、どこに注目すれば全体の意味が通るか」を瞬時に 見抜く特別なコツのようなもの。この技術のおかげで、文章の文脈を正確に理解したり、画像の細部までこだわって生 成したりすることが非常に得意になりました。まとめると、生成AIは、深層学習という、人間の脳を真似た方法で大量 の情報を学び、特にトランスフォーマーという、情報の重要部分を見抜くのが得意な技術を使うことで、まるで人間が作 ったような、自然で質の高い文章や画像を生み出しているのです。 ✕ この内容では初学者は理解できない 〇 上と同じ密度で理解してもらうにはこれくらいの量が必要
13. 12 Copyright（C） NRI Netcom, Ltd. All rights reserved. 2. 構造化の徹底
14. 13 Copyright（C） NRI Netcom, Ltd. All rights reserved. なぜ構造化が重要なのか ▪ 構造化された文章とは、地図のように全体を俯瞰させ、読者を目的地へ誘導する文章です。 ▪ 一行一行の文章が分かりやすくても、全体で見た時に構造化されていないと、読者にとってはハイカロリーな読み物 になってしまいます。 ▪ 構造化された文章を作る上で個人的に意識しているポイントは３つです。 1. メンタルモデルの構築 • 何をこれから述べるのか、どういった目的を帯びているのか、読者とシンク（同期） 2. 親子関係を意識 • パラグラフ内 or パラグラフ間のそれぞれが親子関係になっているかをチェック 3. ストーリー構成のチェック • 全体を読み返した時にストーリー構成になっているかをチェック
15. 14 Copyright（C） NRI Netcom, Ltd. All rights reserved. 1.メンタルモデルの構築 ▪ メンタルモデルの構築とは、冒頭にこれから〇〇について話します！と読者に宣言すること。 ▪ そうすることで、読者は「こういうことについて書かれてるんだな」と予測を立てることができ、それ以降の内容が理解し やすくなります。 ▪ 言わば、筆者と読者間で同期をかけるような作業です。この初期同期をかけておくことで、それ以降の情報が負荷 なく読者に入ってきます。 ブログを書く際は冒頭にメンタルモデルを構築するようにしている
16. 15 Copyright（C） NRI Netcom, Ltd. All rights reserved. 2.親子関係を意識 ▪ 読み物は基本的に幾つかのパラグラフ（文章の塊）で構成されているかと思います。 ▪ パラグラフ内、もしくはパラグラフ間の関係性をチェックすることが重要です。基本的には、親子関係になっていることが 望ましいです。 ▪ これは換言すると、抽象⇒具体の流れになっているか？という見方もできます。 構成図を描く際に意識している３つのこと、という 親要素の下に３つの子要素がある。 2.引き算思考の下にも２つの子要素がある。 ブログを書く際は親子関係も意識
17. 16 Copyright（C） NRI Netcom, Ltd. All rights reserved. 3.ストーリー構成のチェック ▪ 完成したら最後に上から下まで全体を通して、自分で読み返してみることが重要です。 ▪ その際のチェックポイントとしては、全体を通してストーリー構成になっているか？です。 ▪ ストーリー構成とは、ストーリー構成になっているか、論理展開に無理が無いか？という観点 ▪ ストーリー構成は、Why⇒How⇒What（※ゴールデンサークル）がゴールデンテンプレート 最後のチェックポイントはストーリー構成 はじめに「なぜ構成図を描くのか」というWhy、 次に「導線」や「引き算思考」といった具体的な描き方(How)を解説。 最後に実例(What)を見せる 「なぜ戦略が必要か(Why)」をVUCA時代という背景から説き起こし、 次に「専門性を高め・広げ・活かす(How)」という生存戦略を提示。
18. 17 Copyright（C） NRI Netcom, Ltd. All rights reserved. ※ゴールデンサークルとは ▪ ゴールデンサークルとは、Why（なぜ）→How（どうやって）→What（何が）の順番で伝えることで共感を得られる、という理論 ▪ 人間の脳は2つの構造でできており、1つ目が感情や欲求をつかさどる大脳辺縁系、2つ目が冷静に物事を考える大脳新皮質 ▪ 説明を「Why（なぜ）」から始めると、他者の感情や信念の部分に触れられる（大脳辺縁系を刺激する）ため、行動を促しやすく なる。 ▪ 「How」「What」は大脳新皮質の領域で処理する情報であり、感情の部分を刺激しない可能性がある。 ▪ まずは「Why」の説明で感情を刺激し、次に「How」「What」で具体的な情報を伝えると、脳全体が意思決定しやすい状態になる と言われている。 引用元:ゴールデンサークル理論とは ゴールデンサークルの概念 ゴールデンサークルは脳科学的にも合理的
19. 18 Copyright（C） NRI Netcom, Ltd. All rights reserved. ストーリー構成のチェック ▪ ストーリー構成になっていない資料とは、言わば順番がグチャグチャな紙芝居みたいなもの。 ▪ ただ、気を抜くと意外とやりがちなので、シビアな構造化のチェックが重要になる。 本来の紙芝居はこうだけど ん？なんか順番おかしくね？
20. 19 Copyright（C） NRI Netcom, Ltd. All rights reserved. アンチパターン ▪ ここでのアンチパターンは、階層構造を無視した文章の寄せ集めを作ってしまうこと。 ▪ 論理展開に無理があるため、読者は各パラグラフ内・間の再構成をする必要があり、非常に負荷が高い作業になる。 〇 ✕ 〇 ✕ 具体論が先に来て、抽象 論が後から来てるので、論 理展開に少し無理がある。 抽象論の後に具体論が 来て、また抽象論が来てる ので、ん？何か順番変じゃ ね？ってなる。
21. 20 Copyright（C） NRI Netcom, Ltd. All rights reserved. 3. 宣言と定義
22. 21 Copyright（C） NRI Netcom, Ltd. All rights reserved. なぜ宣言と定義が重要なのか ▪ 誰に向けた文章なのかペルソナ設定を行い、文章全体が構造体になるように意識する、ここまでお話をしました。 ▪ 最後のトピックは、各パラグラフ（文章の塊）の中でのコツを紹介します。 ▪ 宣言とは、冒頭でも紹介したメンタルモデルと同義です。各パラグラフの中でも何を話そうとしているのか？この宣言 が重要です。先述のとおり、読者は以降、どのような論理展開がされるのか予測を立てることができます。 ▪ また、定義とは、文章の中で出てくる言葉の定義をするということです。言葉の定義を揃えることで、読者の理解が 深まる、筆者と読者間の認識齟齬を防ぐことができます。 ➀ペルソナ設定をする ➁構造化の徹底 ➂宣言と定義
23. 22 Copyright（C） NRI Netcom, Ltd. All rights reserved. 宣言の具体例 ▪ 構造化の徹底で記載した、メンタルモデルの構築と同じです。 ▪ 子要素の各パラグラフでも、この宣言を入れることで、全体を通して読みやすいドキュメントになります。 ブログの例
24. 23 Copyright（C） NRI Netcom, Ltd. All rights reserved. 定義の具体例 ▪ 分からない、知らないという箇所は特に読者の脳内メモリを喰う箇所です。とりわけ、単語周りの概念は説明がないと、それ以降の説 明が頭に入ってきません。ですから、新出単語は基本的に定義するパートを入れることが重要です。 概要 具体 ブログの例 そもそもの言葉の意味と、 それがビジネス界隈では どのような意味で使われているのか？ という解説を入れている、
25. 24 Copyright（C） NRI Netcom, Ltd. All rights reserved. 定義の具体例 ▪ 世の中的にそこまでメジャーじゃない単語についてはもちろんですが、日本語的にみんな知ってるよね？という単語でも場合によっては 再定義することが良いケースもあります。 ▪ 例えば、この発表資料でも。冒頭に分かりやすい文章という言葉について再定義をしたかと思います。 ▪ 日本語的には、「分かりやすい文章」という言葉の意味は理解できると思います。ただし、ここで「分かりやすい文章＝読み進める上 で？が起きない文章」と再定義をすることで、私が伝えたい意図や、この勉強会の趣旨がより鮮明になったと思います。 ▪ そもそも、言葉の定義に筆者と読者間でズレが生じると、そこからボタンの掛け違いが起きて、全体を通して読者が誤解してしまうケー スがあります。なので、この定義を筆者と読者間で揃えるという工程は非常に重要です。 ▪ 定義をする時は、だいたい以下の３パターンに分類できる。 1. 専門的な単語 2. 読者によって解釈が異なる場合 3. 再定義をすることで、より深い同期（筆者-読者）ができる場合 1.専門的な単語 2.読者によって解釈が異なる場合
26. 25 Copyright（C） NRI Netcom, Ltd. All rights reserved. スキルの種類 スキルは、専門技術の「ハードスキル」と、業務の土台となる「ソフトスキル」に大別 されます。プログラミングのようなハードスキルは特定の訓練で得られ、業種によっ て求められるものが変わります。一方、コミュニケーション力などのソフトスキルは汎 用性が高く、業界を問わず応用できるのが特徴です。 ソフトスキルとハードスキルの双方をバランス良く身に着けることが重要です。 ハードスキルはソフトスキルと比較すると体系化しやすく、その分、可視化しやすい 物です。一方でソフトスキルは体系化はある程度、されてはいるものの、実際に 習得しようと思うと取得の基準も曖昧ですし、できてるのかできていないのかの判 別も難しいという点があります。 アンチパターン ▪ ここでのアンチパターンは、新出単語についての解説がない、冒頭に何について説明をするのか宣言がない文章を作 ってしまうこと。 ▪ タイトル設定にも注意を払いつつ、新出単語は基本的に説明を入れて、各パラグラフでもメンタルモデルの構築を意 識する。 スキルについて ソフトスキルとハードスキルの双方をバランス良く身に着けることが重要です。 ハードスキルはソフトスキルと比較すると体系化しやすく、その分、可視化しやすい 物です。一方でソフトスキルは体系化はある程度、されてはいるものの、実際に 習得しようと思うと取得の基準も曖昧ですし、できてるのかできていないのかの判 別も難しいという点があります。 〇 ✕ タイトル設定が広義すぎる。これでは何 の説明をしようとしてるのか何も伝わらな い。また、新出単語の解説が一切なく、 論理展開が始まっているため、読者は何 の話をしてるのか良く分からない スキルが2つに大別される⇒これから２つの スキルについて話すという宣言をしている。 その上で２つのスキルの定義をして、論理 展開をしているので、読者は前提知識を持 った上で読み進めることができる。
27. 26 Copyright（C） NRI Netcom, Ltd. All rights reserved. おススメ書籍 ▪ 書く技術・伝える技術 ▪ 分かりやすい文章が体系化されており、良いパターンと悪いパターンがセットで記載されているためおススメ。 ▪ 取り合えず、文章作成はこれだけ読んでおけばOKと思ってます。
28. 27 Copyright（C） NRI Netcom, Ltd. All rights reserved. まとめ ▪ 以下の原則を守ることが重要です。（再掲） 1. ペルソナ設定 2. 構造化の徹底 1. メンタルモデルの構築 2. 親子関係を意識 3. ストーリー構成のチェック 3. 宣言と定義 ▪ 大事なことは型を知ることです。この型に沿って文章作成をすれば、少なくとも？という文章にはなりません。 ▪ 思考アルゴリズムを学んだら、後は実践あるのみです。