Gestión del tiempo y GTD

Gestión del tiempo y GTD
Seminario interno presentado por Nacho Herranz en Paradigma Tecnológico
http://www.paradigmatecnologico.com

Transcript

1. Gestión del tiempo y GTD por Nacho Herranz (@nacho_herranz)
2. El valor del tiempo y la productividad personal GTD (Getting Things Done) 10 principales pérdidas de tiempo en la oficina Herramientas y Referencias
3. SI NO Falsos mitos sobre la gestión del tiempo y la productividad Trabajar mejor Aprovechar mejor el tiempo centrándote en lo importante Solo afecta a tu trabajo Afecta a toda tu vida Genera estrés Ir corriendo de un sitio a otro Reduce el estrés Te ayuda a anticiparte y tener más tiempo libre Planificar y medir todo Aplicar el sentido común para invertir tu tiempo de forma inteligente Hacer varias cosas a la vez Priorizar de forma inteligente y centrarse en una sola cosa hasta terminarla Trabajar más Explotar a la gente
4. Todos tenemos el mismo tiempo: 7 días a la semana, 24 horas al día y 60 minutos cada hora ... ... la única diferencia es cómo lo utilizamos.
5. El tiempo es dinerodad personal Somos reacios a derrochar nuestro dinero pero no nos importa derrochar nuestro tiempo. Lo podemos emplear en lo que queramos, pero hemos de ser conscientes de en que elegimos usarlo y del coste que ello conlleva.
6. Gestión de tiempo + Productividad personal Un sistema de gestión de tiempo te va a ayudar a emplear menos tiempo en hacer tus tareas pero ¿Y si tus tareas no son las correctas? Nuestro problema es que atacamos las tareas según nos van llegando, según nos apetece o según cualquier otro motivo. Necesitas marcarte unos objetivos y planificar tus tareas de acuerdo con su importancia para alcanzar estos objetivos. Objetivos ambiciosos, realistas, alcanzables, medibles y con un tiempo fijado.
7. ¿Qué es lo importante? Lo importante es todo aquello que es esencial para mis objetivos o los de mi empresa. "I don't want to make decisions about what I'm eating or wearing because I have too many other decisions to make". Barack Obama
8. Importante No Importante Urgente No urgente Crisis Proyectos de última hora Tareas clave de tu trabajo Formación Deporte Interrupciones Llamadas e-mail Distracciones Prensa deportiva Cómo priorizar tus tareas
9. Además de la importancia, ten en cuenta al priorizar Contexto Tiempo disponible Energía disponible
10. GTD (Getting Things Done) Se basa en el principio de que toda persona necesita borrar de su mente todas la tareas que tiene pendientes, liberar la mente del trabajo de recordar todo lo que hay que hacer y centrarse en "hacer". 4 pasos: Recopilar - Procesar - Organizar - Revisar
11. 1. Recopilar Capturar ideas, tareas, recordatorios, cosas-para-hacer... Todo va directo a un lugar o lista llamada Inbox. En cuanto aparezca la idea-tarea... directa al Inbox. No hagas nada más, sólo asegúrate de enviarla ahí. Recopilar - Procesar - Organizar - Revisar
12. 2. Procesar Sacar las tareas del inbox. ¿Requiere acción? Delégala o asígnala a lista correspondiente. ¿No requiere una acción? Archívala o elimínala. Aplica la regla de los 2 minutos. Si puedes hacer una tarea en menos de 2 minutos, hazla ahora mismo. Recopilar - Procesar - Organizar - Revisar
13. 3. Organizar Organizamos en listas lo procesado anteriormente. Calendario. Aquí van las tareas, citas o reuniones con fecha. Listas de tareas: Inbox. Anotar todo lo que va surgiendo durante el día. Next Actions. Próximos tareas a realizar de un proyecto, objetivo, etc. Projects. Conjunto abierto de tareas. Su revisión periódica genera acciones próximas. Waiting on. Acciones delegadas o que estas a la espera de un retorno. Someday Maybe. Cosas que te interesan pero para las que ahora mismo no tienes tiempo. Recopilar - Procesar - Organizar - Revisar
14. 4. Revisar Chequear el estado de tus tareas y proyectos. Reasigna estado... o mueve de un sitio a otro. Revisa al menos una vez al día. Prepara al final del día lo que vas ha hacer el día siguiente, planteate 1,2 o 3 objetivos para ese día. Revisión semanal de que lo que has hecho esa semana es realmente lo que querías hacer (revisar objetivos). Revisión anual donde te marcas los objetivos para ese año. Recopilar - Procesar - Organizar - Revisar
15. Trucos para que GTD funcione Si dedicas más tiempo organizar que a "hacer" es que algo va mal. Crea tu propio GTD, cada persona y cada trabajo es distinto. Utiliza una aplicación lo más simple posible y preferiblemente online. Ten siempre una herramienta de captura a mano, lo anotas y sigues con lo que estabas haciendo.
16. Ejemplo práctico con GTD Recopilar - Procesar - Organizar - Revisar
17. Trucos para crear listas de tareas Crear listas de acciones, con construcción nombre-verbo. No solo lo qué tienes que hacer, sino cómo hacerlo. Incluir el cuando si la tarea tiene una fecha límite o bien utilizar un calendario. Apuntar si la tarea depende de alguien o si estas esperando algo de alguien. Las listas de tareas deben ser cortas, sino divídelo en varias listas, mejor por contexto que por importancia.
18. Las 10 principales pérdidas de tiempo en la oficina y cómo combatirlas
19. e-mail Es una herramienta de comunicación, no es un trabajo. Trucos para gestionar mejor el e-mail: Etiquetas. Filtros automáticos. Subject descriptivos. No mezclar temas distintos en un mismo e-mail. Respuestas cortas y directas, evitar preguntas abiertas. No poner en copia a gente innecesaria. Checkear a horas determinadas.
20. Reuniones Deben tener un objetivo concreto, de una línea ¿Qué deberías conseguir al final de la reunión? Elegir participantes que aporten y que estén interesados en el tema, evitar mucha gente. Elegir bien la hora. Hora de inicio y hora de fin claramente definidas. Evitar reuniones de más de una hora. Preparar la reunión con antelación. Facilitador con dotes de liderazgo y educación. Acuerdos y conclusiones al final de la reunión: qué, quién, cuándo y cómo de cada uno de los temas tratados.
21. Interrupciones No las aceptes como algo normal. Es importante que todos los días te reserves 1 o 2 horas de trabajo ininterrumpido. Dile a la persona educadamente que dentro de un rato. Comunica tus rutinas. Respeto a los demás, no es sólo aprovechar tu tiempo sino no hacer perder el tiempo a la gente.
22. Notificaciones Evitalas, son una distracción para lo que estás haciendo. Tu decides cuando miras tu e-mail, tu twitter, facebook, grupo de whatsApp, etc. Desconecta el chat o ponte "no disponible" en los momentos de concentración.
23. Internet y Redes Sociales Elige muy bien la información que lees. Limpiezas periódicas de blogs, feeds, gente a la que sigues en twitter, etc. Momentos fijos e inamovibles para tu actividad online.
24. Multitarea Se soluciona con enfoque. Si coges una tarea, quítate todo lo demás de la cabeza hasta que la termines. Invierte más energías en Terminar que en abrir nuevos frentes. Saber decir NO.
25. Tecnología Simplifica al máximo los programas que utilizas. Domina las aplicaciones que más utilizas. Atajos de teclado. Mantén tu escritorio limpio y tu disco duro organizado.
26. Tómate un descanso Hacer las cosas rápido y mal no es ser productivo. Descansos frecuentes. No comas en la mesa, aprovecha la comida para desconectar. Aprovecha los tiempos muertos pero sin obsesionarte con estar siempre haciendo cosas.
27. Procrastinación Lo que cuesta es empezar, luego seguir es más fácil. Si es una tarea muy grande, partela en tareas más pequeñas.
28. Teléfono Ronda de llamadas, tratando de concentrarlas todas en un momento del día. Ponlo en silencio en reuniones y momentos de concentración.
29. Herramientas y referencias que te ayudarán a ser más productivo
30. Capturar notas, marcadores y organizar información Evernote (Web, Extensión Chrome, Windows, Mac, Linux*, Android, iOS) SpringPad (Web, Android, iOS)
31. Listas de tareas y GTD Google Task (Web) Team Tasks (Android) Trello (Web) Tracks (Web) Evernote (Web, Windows, Mac, Linux*, Android, iOS) producteev (Web, Android, iPhone, Blackberry)
32. Pomodoro Add-on para Gnome3 Pomodoro.me (Web) Pomodroido (Android) Promodoro (iOS)
33. Medir donde empleas tu tiempo Harvest (Web, Android, iOS) Web Timer (Google Chrome)
34. Atajos de teclado shortcutworld (Web)
35. Música para desconectar SimplyNoise (Web y mp3)
36. Referencias Libros Getting Things Done. David Allen How to Lead. Jo Owen ("Making the most of your time", páginas 59-65) Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva. Stephen R. Covey ("Tercer Hábito. Establezca primero lo primero", páginas 193-240) Webs Blog ThinkWashabi GTD en la Wikipedia