PRO-PROJ-001_rev.08_Planejamento_e_Controle_dos_Serviços_Prestados_-_Projetos.pdf

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1. Sistema de Gestão Integrada Título: Planejamento e Controle dos Serviços Prestados - Projetos Código: PRO-PROJ-001 Data de Emissão: 09/11/2018 Revisão: 08 Área de Aplicação: Operacional Projetos Data de Revisão: 29/09/2023 Folha: 1 de 13 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI Planejamento e Controle dos Serviço Prestados - Projetos CONTROLE DE APROVAÇÃO ELABORAÇÃO ANÁLISE CRÍTICA / APROVAÇÃO CLIENTE | FISCALIZAÇÃO Anilton Silva (Coordenador de Operacional) Matheus Ribeiro (Gerente de Operacional) N/A (--------------) C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
2. Sistema de Gestão Integrada Título: Planejamento e Controle dos Serviços Prestados - Projetos Código: PRO-PROJ-001 Data de Emissão: 09/11/2018 Revisão: 08 Área de Aplicação: Operacional Projetos Data de Revisão: 29/09/2023 Folha: 2 de 13 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI ESTRUTURA 1. Escopo; 2. Objetivo; 3. Aplicação; 4. Responsabilidade; 5. Termos e definições; 6. Detalhamento; 7. Documentos de Referência; 8. Formulários; 9. Controle de Alterações. 1 - ESCOPO Manter o foco, entender e atender as necessidades do cliente de maneira eficaz, neutralizando entregas que não correspondem às expectativas do cliente e da Vertical Group. Estabelecer metodologia a ser utilizada no planejamento e controle dos projetos início, meio e fim. 2 - OBJETIVO Este procedimento tem como objetivo estabelecer as condições para planejar todas as etapas do projeto a ser executado e realizar a prestação de serviço com excelência, por profissionais devidamente qualificados, qualidade do serviço, respeitando a segurança, saúde do colaborador e meio ambiente. 3 - APLICAÇÃO Este procedimento se aplica a todos os processos principais e de apoio. Desde o início, meio e fim do projeto que se dá com a entrega e Satisfação total do cliente com relação aos serviços oferecidos pela Vertical Group. C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
3. Sistema de Gestão Integrada Título: Planejamento e Controle dos Serviços Prestados - Projetos Código: PRO-PROJ-001 Data de Emissão: 09/11/2018 Revisão: 08 Área de Aplicação: Operacional Projetos Data de Revisão: 29/09/2023 Folha: 3 de 13 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI 4 - RESPONSABILIDADE 4.1 - SETOR DE SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA (SGI) O setor de SGI é responsável por: • Divulgar e disponibilizar este procedimento a todos da Vertical Group, via Intranet; • Cumprir e fazer cumprir as ações estabelecidas para Controle da Informação Documentada; • Avaliar se as informações documentadas das tarefas desenvolvidas, estão de acordo; • Dar suporte ao gestor responsável para revisar este procedimento sempre que necessário; • Avaliar se todas as etapas do processo estão sendo executadas conforme procedimento. 4.2 - COORDENADORES DE PROJETOS Os Coordenadores de Projetos são responsáveis por: • Manter todas as informações documentadas aplicáveis às suas atividades, devidamente controladas; • Emitir os registros necessários das atividades que necessitam ser evidenciadas; • Sempre conferir se a informação documentada utilizada está na sua revisão vigente; • Comunicar ao SGI caso verifique alguma oportunidade de melhoria na informação documentada utilizada ou até mesmo no processo; • Realizar e evidenciar as reuniões de abertura com os envolvidos assim que se concretizar a sua necessidade, evidenciar todas as revisões e encerramentos dos projetos; • A coordenação deve acompanhar de perto todas as etapas do seu projeto para garantir que os requisitos do cliente serão atendidos com eficácia. Sua responsabilidade começa quando recebe a demanda do setor Comercial e só termina quando recebe a satisfação do cliente sobre nosso desempenho e atendimento; • Realizar os Briefing Pré-Embarque com os envolvidos para repassar as atividades a serem executadas e abordar sobre questões de hierarquia, liderança, ações comportamentais, segurança e meio ambiente; • Garantir que toda equipe esteja com os EPIs adequados e treinamentos atualizados; • Realizar reuniões com os colaboradores e liderança que estejam sob sua coordenação com a finalidade de nivelar todas as comunicações necessárias para o projeto; C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
4. Sistema de Gestão Integrada Título: Planejamento e Controle dos Serviços Prestados - Projetos Código: PRO-PROJ-001 Data de Emissão: 09/11/2018 Revisão: 08 Área de Aplicação: Operacional Projetos Data de Revisão: 29/09/2023 Folha: 4 de 13 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI • Orientar quanto ao direito de recusa, sem prejuízo e/ou represália. Conforme a “NR 01 da Secretaria Especial de Previdência e Trabalho - cuida do gerenciamento de riscos ocupacionais - fala sobre o direito de recusa, conforme a Convenção nº 155 da OIT (Organização Internacional do Trabalho). O colaborador pode interromper o trabalho se constatar risco alto e iminente à sua vida e saúde”; • Garantir a consulta e participação dos colaboradores para que possam contribuir para o processo de tomadas de decisão nas medidas de requisição de mudanças que possam melhorar as questões de qualidade, segurança, saúde e meio ambiente. Incentivar a sua equipe a identificar e apresentar medidas preventivas e ações corretivas. 4.3 - LIDERANÇA IMEDIATA OFFSHORE A Liderança offshore é responsável por: • Conhecer e atender os procedimentos internos da Vertical Group; • Orientar as equipes para o acesso e atendimento aos procedimentos internos da empresa; • Manter todas as informações documentadas aplicáveis à suas atividades, devidamente controladas; • Emitir e controlar os registros necessários para as atividades que necessitam ser evidenciadas e entregues à Coordenação de Projeto; • Sempre conferir se a informação documentada utilizada está na sua revisão vigente; • Manter a comunicação com a Coordenação de Projetos caso verifique alguma oportunidade de melhoria; • Orientar quanto ao direito de recusa, sem prejuízo e/ou represália. Conforme a “NR 01 da Secretaria Especial de Previdência e Trabalho - cuida do gerenciamento de riscos ocupacionais - fala sobre o direito de recusa, conforme a Convenção nº 155 da OIT (Organização Internacional do Trabalho). O colaborador pode interromper o trabalho se constatar risco alto e iminente à sua vida e saúde”; • Contribuir e garantir a consulta e participação dos colaboradores para o processo de tomadas de decisão nas medidas de requisição de mudanças que possam melhorar as questões de qualidade, segurança, saúde e meio ambiente. Incentivar a sua equipe a identificar e apresentar medidas preventivas e ações corretivas. C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
5. Sistema de Gestão Integrada Título: Planejamento e Controle dos Serviços Prestados - Projetos Código: PRO-PROJ-001 Data de Emissão: 09/11/2018 Revisão: 08 Área de Aplicação: Operacional Projetos Data de Revisão: 29/09/2023 Folha: 5 de 13 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI • Suportar e orientar os colaboradores tanto no desenvolvimento dos serviços prestados quanto em questões comportamentais, quando estiverem representando a empresa. • Conferir e enviar para a coordenação os romaneios de materiais e equipamentos. 4.4 - COLABORADORES OFFSHORE Os colaboradores offshore são responsáveis por: • Conhecer e atender os procedimentos internos da Vertical Group; • Manter todas as informações documentadas resultantes de seus treinamentos, devidamente atualizados e informar ao setor de SMS qualquer irregularidade encontrada; • Manter-se atualizado quanto aos vencimentos e atualizações necessárias para seus embarques e informar à Coordenação de Projeto qualquer dificuldade para sua atualização; • Manter-se munido de seus EPIs e Kit’s de acesso (quando aplicável) e garantir que todos estão sendo utilizados e cuidados de maneira adequada; • Zelar pelos equipamentos e EPIs recebidos para a execução das suas atividades. • Informar toda e qualquer dificuldade sobre o bom e seguro desempenho de suas atividades, incluindo ferramentas irregulares ou inadequadas; • Informar ao seu líder imediato, ao seu coordenador de projeto e ao setor de SMS qualquer irregularidade sobre sua saúde e/ou condição psicológica, que possa pôr em risco sua segurança e a de terceiros; • Fazer uso do direito de recusa, sabendo que pode interromper o trabalho se constatar risco alto e iminente à sua vida e saúde, incluindo a de outrem”. Nestes casos, devem comunicar imediatamente ao seu líder imediato, ao seu coordenador de projeto e ao setor de SMS; • Contribuir e participar de processos de tomadas de decisão nas medidas de requisição de mudanças que possam melhorar as questões de qualidade, segurança, saúde e meio ambiente. Identificar e apresentar medidas preventivas e ações corretivas, sempre que possível. Visando a melhoria contínua no desempenho das atividades. 5 - TERMOS E DEFINIÇÕES WORK PACK: Book do projeto. RDO: Relatório Diário de Obras; Time Sheet: Controle de embarque de profissionais offshore. C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
6. Sistema de Gestão Integrada Título: Planejamento e Controle dos Serviços Prestados - Projetos Código: PRO-PROJ-001 Data de Emissão: 09/11/2018 Revisão: 08 Área de Aplicação: Operacional Projetos Data de Revisão: 29/09/2023 Folha: 6 de 13 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI 6 - DETALHAMENTO 6.1 - INÍCIO E ABERTURA DO PROJETO Após registrada uma solicitação de serviços/oportunidade, o setor Comercial, de posse das informações fornecidas pelo cliente realiza uma análise crítica, em conjunto com os setores apoio, com o objetivo de verificar a capacidade da Vertical Group em atender a demanda do cliente, conforme descrito no procedimento PRO-DNG-001 Desenvolvimento de Negócios. Para atendimento aos prazos estabelecidos pelo Cliente, os setores apoio devem sempre respeitar o prazo de retorno das informações que é passado pelo Comercial por e-mail. Ao receber as instruções descritas no 54-FOR-COM Ordem de serviço, disponibilizado pelo setor Comercial, os Coordenadores de Projetos realizam a reunião de abertura de Projetos conforme 95- FOR-PROJ_Abertura e Acompanhamento de Projeto. A reunião de abertura de projetos deve ser formalizada em conjunto com as equipes de apoio. A convocação para participação das reuniões de abertura de projeto deve ser enviada via e-mail inserindo grupos para que seja escolhido pelo próprio setor quem será o representante de sua área. Nesta convocação a coordenação deve descrever o motivo, nº do projeto e cliente. Em casos de Abertura de Projetos de curto prazo, rotineiros e sem demanda especial que possa envolver alguma orientação específica e emergencial aos processos de apoio, pode ser formalizada em conjunto com outros Projetos de mesmo perfil de criticidade em no máximo 1 vez por semana, não sendo admissível Abertura de Projetos com mais tempo que o estabelecido neste procedimento. Projetos novos e de maior complexidade, que demandam ações das equipes de apoio, devem ser realizadas em no máximo 48h após a coordenação ter recebido a demanda. Normalmente, devem participar destas reuniões 01 (um) representante dos setores listados abaixo: a. Recursos Humanos; b. Suprimentos; c. Logística de Pessoal; d. Controle de Qualidade; e. SMS; f. SGI; g. Comercial. C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
7. Sistema de Gestão Integrada Título: Planejamento e Controle dos Serviços Prestados - Projetos Código: PRO-PROJ-001 Data de Emissão: 09/11/2018 Revisão: 08 Área de Aplicação: Operacional Projetos Data de Revisão: 29/09/2023 Folha: 7 de 13 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI Nota 1: Os convocados a participar das reuniões de abertura de Projetos podem ser alteradas conforme necessidade e complexidade do Projeto a ser desenvolvido. Devem ser considerados, principalmente o escopo do trabalho e questões técnicas necessárias para definição da participação adicional. Nota 2: Ações emergenciais que precisam ser imediatas, cabe a coordenação tratar pessoalmente com a equipe de apoio para agilizar atendimento e evitar falhas junto ao cliente e formalizar posteriormente, seguindo os critérios estabelecidos anteriormente. Não é permitido deixar de formalizar as reuniões conforme procedimento. Nesta reunião são abordados os tópicos referentes a operação a ser desenvolvida e detalhes tais como: a. Prazos; b. Custos; c. Local (Unidade); d. Efetivo (Mão de Obra); e. Treinamentos específicos para atividade (cliente ou externo); f. Treinamentos habituais atualizados; g. Qualificações específicas para as atividades; h. Informação documentada para a execução das atividades (APR, procedimentos, especificação técnica etc.) i. Informações sobre materiais necessários e logística dos mesmos; j. Consumíveis necessários para a atividade; k. Logística dos colaboradores para atender ao Projeto; l. Levantamento de necessidade de possíveis contratações. Após a abertura do projeto (se as mudanças do cliente forem recebidas pelo setor de projetos) Identificação da mudança: O responsável pelo projeto deve identificar a mudança no requisito do cliente junto ao requisitante, seja por meio de uma conversa direta, por e-mail ou por outro meio de comunicação. Análise da mudança: Uma vez identificada a mudança, o responsável pelo projeto deve analisá- la, verificando se ela é viável e se não prejudicará o projeto ou a entrega do serviço. Comunicação da mudança ao requisitante/cliente: O responsável pelo projeto deve comunicar ao requisitante/cliente os impactos que a mudança terá. Comunicação da mudança a outros setores: Caso a mudança nos requisitos afete as condições comerciais estabelecidas em proposta/contrato e/ ou ordem de serviço/projeto, é necessária uma análise C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
8. Sistema de Gestão Integrada Título: Planejamento e Controle dos Serviços Prestados - Projetos Código: PRO-PROJ-001 Data de Emissão: 09/11/2018 Revisão: 08 Área de Aplicação: Operacional Projetos Data de Revisão: 29/09/2023 Folha: 8 de 13 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI do Comercial, e as mudanças de requisitos devem ser encaminhadas por e-mail ao setor Comercial e aguardar nova negociação para seguir com o atendimento dos novos requisitos. Após a negociação com o cliente, e comunicação formal (por e-mail) do setor Comercial, o responsável pelo projeto deve comunicar a mudança através de uma breve reunião com os outros setores envolvidos (e registrar em ATA), como por exemplo, os setores de suprimentos, e logística, para que possam preparar atividades necessárias para atender à nova demanda. Execução da mudança: Por fim, a mudança deve ser executada, e acompanhada. Nota As atas das reuniões de abertura, mudança de requisito e encerramento de Projetos devem ser encaminhadas ao setor Operacional para arquivo e controle. 6.2 - DEFINIÇÃO DE EQUIPE PARA O PROJETO Com a equipe definida, o Coordenador de Projeto com a ajuda da Logística de Pessoal e SMS deve seguir o fluxo definido no FLX-VG-013_Processo de Cadastro SISPAT e posteriormente realizar o Briefing pré-embarque com a equipe, que deve ser formalizada no formulário 296-FOR-SMS - Briefing Pré Embarque para registro das orientações e obrigações operacionais que a equipe deve cumprir durante o período de embarque. Assim como informações pertinentes ao projeto a ser executado (escopo). Antes do embarque das equipes, quando aplicável, deve agregar todos os documentos necessários e disponíveis (projetos, desenhos, fotos, RDO, Time Sheet, Avaliação da Percepção do Cliente, DDS e demais formulários e/ou informações referentes as atividades a serem realizadas) e consolidá-lo em uma WORK PACK e enviar ao líder para análise e execução do estabelecido em reunião. Durante a realização e evolução das atividades, o Coordenador de Projetos acompanha diariamente, através da informação documentada 28-Relatório Diário de Obras (RDO) recebidos eletronicamente (sem valor legal, apenas para verificação das atividades que estão sendo executadas), fotos e contato com os líderes de equipe. Quando se faz necessário registro fotográfico e qualquer serviço de inspeção que gere relatórios, é realizado semanalmente o acompanhamento da evolução do projeto e informado por e-mail ao setor de Controle da Qualidade para elaboração do relatório de serviço e data book. Caso tenha troca de turma para a equipe embarcada, é dada continuidade ao processo tendo como ponto de partida a definição dos nomes que atendem ao projeto e elaboração de pedido de materiais, C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
9. Sistema de Gestão Integrada Título: Planejamento e Controle dos Serviços Prestados - Projetos Código: PRO-PROJ-001 Data de Emissão: 09/11/2018 Revisão: 08 Área de Aplicação: Operacional Projetos Data de Revisão: 29/09/2023 Folha: 9 de 13 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI caso seja necessário, com posterior formalização aos setores de apoio. Uma nova reunião de Abertura e Acompanhamento de Projeto (Pré-embarque) é realizada com a nova equipe e é feito o envio de uma nova WORK PACK, quando aplicável. 6.3 - CONCLUSÃO DO EMBARQUE DA EQUIPE - MEDIÇÃO Após a conclusão do embarque das equipes, os líderes encaminham as documentações devidamente assinadas pelos próprios colaboradores e pelo cliente para que o Coordenador de Projetos elabore a medição referente ao período embarcado através do formulário 110-FOR-PROJ_Proforma Invoice ou pode ser utilizado formulário próprio do cliente, conforme exigência. Ao final de cada embarque, os documentos são entregues ao setor Operacional, seguindo critérios estabelecidos na instrução de trabalho IT-PROJ-001_Entrega de Documentação Pós-embarque. Nota1: Nos serviços de inspeção, os inspetores responsáveis pela execução dos serviços devem preencher os relatórios de campo, enviar para a aprovação do CQ e após o retorno do Controle de Qualidade com a aprovação, deve assinar e submeter a assinatura do cliente. Em caso de não aprovação do controle de qualidade, os relatórios devem ser revisados conforme orientação do Controle de Qualidade e reenviados para análise do mesmo’ até que estejam em conformidade. Nota2: Algumas medições são realizadas mensalmente conforme acordado entre as partes (acordo/contrato) Vertical x Cliente. Nota3: O cronograma disponibilizado na segunda aba do formulário 110-FOR-PROJ_Proforma Invoice é preenchido obrigatoriamente conforme solicitação do cliente. 6.4 - ENVIO DAS MEDIÇÃO PARA APROVAÇÃO Após a elaboração das medições, é realizada a conferência pelo Coordenador de Projetos. Caso seja necessário algum ajuste, o mesmo é realizado e a medição é submetida a análise e aprovação do cliente via e-mail ou via portal (neste caso, o cliente nos dá acesso ao portal onde temos um login e senha para que possamos inserir todas as informações para análise dos dados das medições). Após o envio das medições, em caso de não aprovação dentro de 03(três) dias úteis, o Coordenador de Projetos inicia o processo de cobranças com 03(três), 05(cinco) e 07(sete) dias até que se tenha um retorno do cliente. Caso o cliente não aprove dentro de um período de 03(três) cobranças, a responsabilidade de cobrança passa a ser do setor Operacional e Gerência Operacional. Após a C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
10. Sistema de Gestão Integrada Título: Planejamento e Controle dos Serviços Prestados - Projetos Código: PRO-PROJ-001 Data de Emissão: 09/11/2018 Revisão: 08 Área de Aplicação: Operacional Projetos Data de Revisão: 29/09/2023 Folha: 10 de 13 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI aprovação da medição, o setor operacional (Coordenador de Projetos) reúne a documentação suporte (RDO, Time Sheet....) juntamente ao formulário 110_Proforma Invoice e/ou documentos de suporte do cliente e encaminha ao setor financeiro através de e-mail corporativo para que se dê início ao processo de faturamento. Em caso de recusa da medição enviada, o Coordenador de Projetos fica responsável por reavaliar e adequar a mesma conforme solicitação do cliente caso o ajuste seja devido, subindo a revisão da Proforma Invoice e submetendo-a a uma nova avaliação do cliente. 6.5 - COMPROVANTE DE HORAS TRABALHADAS - TIME SHEET O documento legal para realização do pagamento do salário dos colaboradores é o formulário 30-FOR-PROJ_Time Sheet. Onde, são preenchidos pelas equipes embarcadas e enviados ao setor Operacional para consolidação das informações e seguir com o processo. Em todo fechamento de folha de pagamento, o Coordenador de Projetos dispara as informações das considerações do período para que o setor Operacional fique ciente e considere as informações para a folha de pagamento. 6.6 - CRITÉRIOS PARA ENVIO DA AVALIAÇÃO: PERCEPÇÃO DO CLIENTE E/OU ATESTADO DE CAPACIDADE TÉCNICA Para mensurar a Percepção dos Clientes em relação a nossa Mão de Obra e Prestação de nossos Serviços, deve ser seguida a metodologia definida no PRO-SGI-009 Avaliação da Percepção do Cliente, ao término de cada serviço prestado. É de responsabilidade dos Coordenadores de Projeto (@Inspeção, @Pintura, @Resgate, @MPW e @Reparo) o envio e acompanhamento do feedback junto ao cliente com relação as avaliações da percepção e/ou Atestados de Capacidade Técnica. Após o recebimento das respostas do cliente (em meio físico), a Coordenação deve avaliar e corrigir onde necessário, tomar as ações necessárias, assinar a avaliação recebida e encaminhar ao setor de SGI (meio físico), que compila os dados para o indicador, orienta nos casos de necessidade de gerar a não conformidade, esta é de responsabilidade dos Coordenadores. As Avaliações, após o SGI receber da Coordenação, deve finalizar o indicador e deve devolver em (meio físico) ao setor Operacional que deve ser o responsável pelo arquivamento (em meio físico e digital). Os Atestados de Capacidade Técnica devem ser entregues pela Coordenação ao SGI que fica responsável por manter o arquivamento (meio físico e digital). A solicitação destes Atestados de Capacidade Técnica é de responsabilidade da coordenação de projetos. C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
11. Sistema de Gestão Integrada Título: Planejamento e Controle dos Serviços Prestados - Projetos Código: PRO-PROJ-001 Data de Emissão: 09/11/2018 Revisão: 08 Área de Aplicação: Operacional Projetos Data de Revisão: 29/09/2023 Folha: 11 de 13 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI Ao desmobilizar a equipe, o coordenador deve informar ao setor comercial do término do projeto para que o mesmo busque realizar o pós-venda junto ao cliente. 6.7 - ENCERRAMENTO DO PROJETO Deve ser realizada pelo Coordenador uma reunião para encerramento do projeto, no máximo 48horas após o recebimento dos documentos de bordo, em no máximo 1 vez por semana, não sendo admissível encerramento de Projetos com mais tempo que o estabelecido neste procedimento, podendo ser formalizado o encerramento em conjunto com a reunião de abertura de novos projetos da mesma semana. Onde são levantados pontos positivos e/ou negativos (caso exista), se tiveram revisões durante o Projeto e se foram devidamente registrados/considerados para as medições e se foram gerados relatórios de Não Conformidades durante as atividades e se ainda necessita de ação. Neste caso, deve ser envolvido o setor de SGI e Comercial para as orientações e direcionamentos necessários. Deve ser considerada principalmente se há necessidade de feedback ao cliente sobre as ações propostas e/ou já implementadas. Esta reunião é formalizada conforme formulário de 05-FOR-SGI_Ata de Reunião. O setor comercial deve ser sempre informado do encerramento de cada projeto em no máximo 03 (três) dias após o último desembarque. Neste caso, deve ser enviado obrigatoriamente um e-mail ao setor comercial informando a finalização do Projeto pelos Coordenadores de Projetos (@Inspeção, @Pintura, @Resgate, @MPW e @Reparo), para que o setor comercial possa enviar a avaliação Pós- Vendas ao cliente, para que possamos mensurar sua Percepção quanto ao nosso desempenho. Os critérios de envio de avaliação Pós-Vendas é estabelecido pelo setor comercial conforme procedimento PRO- DNG-001_Desenvolvimento de Negócios. 6.8 - NÃO CONFORMIDADES DURANTE PROJETO As coordenações de Projetos (@Inspeção, @Pintura, @Resgate, @MPW e Reparo) são responsáveis diretos pelo registro das não conformidades, em conjunto com o setor envolvido no desvio e com o suporte do SGI, também pela avaliação da causa raiz, estabelecimento das ações e acompanhamento dos prazos sobre as não conformidades geradas em seus projetos. É de responsabilidade da coordenação apresentar ao cliente os resultados e encerramento da não conformidade gerada em seu projeto. Projetos que tiveram não conformidades registradas, na reunião de encerramento deve ser apresentado o relatório e as ações implementadas como lições aprendidas. C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
12. Sistema de Gestão Integrada Título: Planejamento e Controle dos Serviços Prestados - Projetos Código: PRO-PROJ-001 Data de Emissão: 09/11/2018 Revisão: 08 Área de Aplicação: Operacional Projetos Data de Revisão: 29/09/2023 Folha: 12 de 13 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI Toda coordenação de projetos deve garantir que as equipes de apoio atendam as demandas de maneira assertiva e eficaz, para que a Vertical Group mantenha sua performance positiva junto ao cliente. 7 - DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Documentos Código/Item/Revisão Manual do Sistema de Gestão Integrada MSGI-VG-001 Sistemas de Gestão da Qualidade - Requisitos ISO 9001 Sistemas de Gestão Ambiental - Requisitos com Orientações para uso ISO 14001 Sistemas de Gestão de Segurança e Saúde do Trabalho - Requisitos para uso ISO 45001 Avaliação da Percepção do Cliente PRO-SGI-009 8 - FORMULÁRIOS Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Retenção Disposição Local Forma 05-FOR-SGI_Ata de Reunião. Projetos Digital / Físico Backup / Arquivo Físico Pasta / Projeto / Cliente / Ano 5 anos Arquivo Morto 28-FOR-PROJ_Relatório Diário de Obra-Daily Work Report (Inglês e Português) Projetos Digital / Físico Backup / Arquivo Físico Pasta / Projeto / Cliente / Ano 5 anos Arquivo Morto 29-FOR-PROJ_Termo de Abertura de Projetos Projetos Digital / Físico Backup / Arquivo Físico Pasta / Projeto / Cliente / Ano 5 anos Arquivo Morto 30-FOR-PROJ_Time Sheet (Inglês e Português) Projetos Digital / Físico Backup / Arquivo Físico Pasta / Projeto / Cliente / Ano 5 anos Arquivo Morto 31-FOR-PROJ_Avaliação da Percepção do Cliente Projetos Digital / Físico Backup / Arquivo Físico Pasta / Projeto / Cliente / Ano 5 anos Arquivo Morto 57-FOR-SGI_Relatório de Não Conformidade-Melhoria SGI Digital / Físico Backup / Arquivo Físico Pasta / Projeto / Cliente / Ano 5 anos Arquivo Morto 95-FOR-PROJ_Abertura e Acompanhamento de Projeto Projetos Digital / Físico Backup / Arquivo Físico Pasta / Projeto / Cliente / Ano 5 anos Arquivo Morto 110-FOR-PROJ_Proforma Invoice Projetos Digital / Físico Backup / Arquivo Físico Pasta / Projeto / Cliente / Ano 5 anos Arquivo Morto 296-FOR-SMS_Briefing Pré Embarque Projetos Digital / Físico Backup / Arquivo Físico Pasta / Projeto / Cliente / Ano 5 anos Arquivo Morto C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
13. Sistema de Gestão Integrada Título: Planejamento e Controle dos Serviços Prestados - Projetos Código: PRO-PROJ-001 Data de Emissão: 09/11/2018 Revisão: 08 Área de Aplicação: Operacional Projetos Data de Revisão: 29/09/2023 Folha: 13 de 13 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI 9 - CONTROLE DE ALTERAÇÕES Revisão Data da última revisão Descrição da Revisão Data da última análise crítica Responsável pela aprovação 00 09/11/2018 Emissão Inicial NA Matheus Ribeiro 01 28/10/2019 Mudança de Layout NA Matheus Ribeiro 02 03/03/2022 Revisão geral do documento NA Julio Rodrigues 03 14/03/2023 Revisão do item 6 DETALHAMENTO em atendimento a RNC 008/2023 Reestruturação e readequação das atividades principais entre os processos. Definição clara das autoridades e responsabilidades nesta etapa do processo, adequação de Título e Mudança de Layout. NA Matheus Ribeiro 04 14/06/2023 Revisão do item 6.6 - Avaliação da Percepção do Cliente NA Matheus Ribeiro 05 21/07/2023 Revisão do item 6.6 - Avaliação da Percepção do Cliente - Inclusão do processo de Atestado de Capacidade Técnica NA Matheus Ribeiro 06 24/08/2023 Revisão do item 6.1 prazo para realização da reunião de abertura de projetos e item 6.6 Meios de arquivo da avaliação da Percepção do Cliente NA Matheus Ribeiro 07 31/08/2023 Revisão geral do documento com a alteração da metodologia para acompanhamento do projeto NA Matheus Ribeiro 08 29/09/2023 Inclusão da nota 3 no item 6.3 e adequação geral do documento em atendimento a gestão de mudanças GM-022-2023 NA Matheus Ribeiro C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P