PRO-SUP-005_Rev.00_Locação_de_Equipamentos.pdf

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1. Sistema de Gestão Integrada Título: Locação de Equipamentos Código: PRO-SUP-005 Data de Emissão: 17/04/2023 Revisão: 00 Área de Aplicação: SUPRIMENTOS Data de Revisão: Folha: 1 de 5 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI Locação de Equipamentos CONTROLE DE APROVAÇÃO ELABORAÇÃO ANÁLISE CRÍTICA / APROVAÇÃO CLIENTE | FISCALIZAÇÃO Marcio Brayner (Coordenador de Suprimentos – Suprimentos) Décio Vieira (Gerente de Suprimentos – Suprimentos) N/A (--------------) C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
2. Sistema de Gestão Integrada Título: Locação de Equipamentos Código: PRO-SUP-005 Data de Emissão: 17/04/2023 Revisão: 00 Área de Aplicação: SUPRIMENTOS Data de Revisão: Folha: 2 de 5 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI ESTRUTURA 1. Escopo; 2. Objetivo; 3. Aplicação; 4. Responsabilidade; 5. Termos e definições; 6. Detalhamento; 7. Documentos de Referência; 8. Formulários; 9. Controle de Alterações. 1 – ESCOPO Este procedimento tem por objetivo estabelecer o procedimento para locação de equipamentos/contentores. 2 - OBJETIVO Este documento visa definir orientações básicas para otimização dos processos. 3 - APLICAÇÃO Aplica-se à todas as áreas que constituem o Sistema de Gestão Integrado da Vertical Group. 4 - RESPONSABILIDADE 4.1 - SETOR DE SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA (SGI) O setor de SGI é responsável por: • Divulgar este procedimento aos responsáveis por cada processo; • Cumprir e fazer cumprir as ações estabelecidas para Controle da Informação Documentada; • Manter informação documentada das tarefas desenvolvidas, onde aplicável; • Dar suporte ao gestor responsável para revisar este procedimento sempre que necessário. 4.2 – SETOR DE SUPRIMENTOS O Setor de Suprimentos é responsável por: C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
3. Sistema de Gestão Integrada Título: Locação de Equipamentos Código: PRO-SUP-005 Data de Emissão: 17/04/2023 Revisão: 00 Área de Aplicação: SUPRIMENTOS Data de Revisão: Folha: 3 de 5 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI • Receber as demandas e iniciar tratativa; • Otimizar os processos a fim de reduzir custos; 5 - TERMOS E DEFINIÇÕES NF’s: Nota Fiscal; BM: Boletim de Medição. 6 – DETALHAMENTO 6.1 – SOLICITAÇÃO DE LOCAÇÃO O processo começa com o surgimento da demanda por parte do setor operacional, seja de equipamentos ou contentores, que deve ser passada dentro do pedido criado para o envio de materiais. 6.1.1 Após aprovação gerencial do pedido via sistema, o setor de logística de materiais faz a cotação para análise de disponibilidade e preço, formalizando por e-mail e solicitando aprovação para o solicitante/requisitante (responsável pelo projeto) para que analisem o custo e a viabilidade da locação em seus respectivos projetos. 6.1.2 Após aprovação e sinalização por e-mail (Coordenador/responsável do projeto), a Logística de materiais faz programação de frete (caso necessário) para a coleta do material junto ao fornecedor. Em caso de frete terceirizado, faz o processo de cotação e solicita aprovação do coordenador responsável pelo projeto antes de seguir com o atendimento. 6.2 – CONTROLE DOS EQUIPAMENTOS ALUGADOS 6.2.1 Com a disponibilização das NF’s e certificados dos equipamentos, deve-se lançar na 323-FOR- SUP Planilha de controle de locação VBA disponível na rede (G:\Drives compartilhados\SUPRIMENTOS\SISTEMAS\CONTROLE DE LOCAÇÃO) e cadastrar os mesmos dentro do sistema 323-FOR-SUP VBA A partir daqui, será controlado e conferido de acordo com os boletins de medição que serão enviados pelos fornecedores. 6.2.2 A 323-FOR-SUP Planilha de locação VBA controla todos os equipamentos locados. Ou seja, é nesse controle que saberemos os status e localização de cada equipamento. Veja alguns status que temos, por exemplo: C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
4. Sistema de Gestão Integrada Título: Locação de Equipamentos Código: PRO-SUP-005 Data de Emissão: 17/04/2023 Revisão: 00 Área de Aplicação: SUPRIMENTOS Data de Revisão: Folha: 4 de 5 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI STATUS DEVOLVIDO DISPONIVEL NA BASE Todo equipamento locado só estará liberado para atendimento com toda sua documentação em conformidade e disponível para consulta. LOCAL: G:\Drives compartilhados\SUPRIMENTOS\EXPEDIÇÃO 6.2.3 Acompanhamento das aprovações Assim que os BMs são recebidos dos fornecedores, o setor de logística de materiais insere as informações na Plataforma de gerenciamento de trabalho, para acompanhamento e tratativa. É feita a análise pela equipe de logística de materiais confrontando as informações contidas no boletim de medição enviado pelo fornecedor com o controle interno no Sistema de Locação VBA. Tudo estando de acordo, esse processo é enviado via e-mail para a coordenação do projeto, conforme item 6.3 desse procedimento. 6.3 – Controle, conferência e aprovação dos Boletins de Medição 6.3.1 Mensalmente os fornecedores enviam os boletins de medição referente as locações para o setor de logística de materiais. A partir do recebimento, o setor deve fazer a análise do boletim de medição enviado pelo fornecedor vs o controle interno no Sistema de Locação 323-FOR-SUP Planilha VBA. Se tudo estiver de acordo, esse processo é enviado via e-mail para a coordenação responsável do projeto analisar e aprovar para o seguimento do processo. Caso haja alguma divergência na conferência, o setor de logística marítima irá verificar e solicitar o ajuste junto ao fornecedor. 6.3.2 O prazo para análise e aprovação dos Boletins de Medição será de 48 horas. Nesse prazo o coordenador (responsável pelo projeto) deverá aprovar via e-mail ou informar quaisquer divergências existentes para a devida tratativa. 6.3.3 Todo acompanhamento é feito essa fase do processo é feita via Plataforma de gerenciamento de trabalho. Nele conseguimos mapear e inserir as aprovações enviadas por e-mail, dessa forma, mapeando de ponta a ponta todos os processos e fases das aprovações até que a nota fiscal do fornecedor seja enviada ao financeiro. C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
5. Sistema de Gestão Integrada Título: Locação de Equipamentos Código: PRO-SUP-005 Data de Emissão: 17/04/2023 Revisão: 00 Área de Aplicação: SUPRIMENTOS Data de Revisão: Folha: 5 de 5 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI 6.4– Devolução de equipamentos 6.4.1 Quando recebidos de desembarque, os equipamentos são recebidos e conferidos pelo setor de logística de materiais. Após a conferência, os equipamentos são segregados para devolução aos fornecedores no prazo máximo de 72h. 6.4.2 Caso haja necessidade de envio dos equipamentos para outra unidade/projeto, após recebimento da solicitação conforme item 6.1 desse procedimento. O setor de logística de materiais faz a atualização das informações na planilha de controle de locações, para que nas próximas medições, o custo da locação seja alocado no projeto onde o equipamento de fato está. 6.4.3 Todos os equipamentos alugados que tiverem prazos de devolução pelo fornecedor, terá que ser devolvido com urgência para evitarmos multas. NOTA: Os cilindros de gases em geral, devem obrigatoriamente desembarcar com o prazo máximo de 60 dias após a saída da base. Dessa forma evitando multa contratual pela permanência dos cilindros. O setor responsável irá enviar um e-mail semanalmente com os prazos ao departamento operacional. 7 - DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Documentos Código/Item/Revisão Manual do Sistema de Gestão Integrada MSGI-VG-001 Sistemas de Gestão da Qualidade - Requisitos ISO 9001 Sistemas de Gestão Ambiental - Requisitos com Orientações para uso ISO 14001 Sistemas de Gestão de Segurança e Saúde do Trabalho - Requisitos para uso ISO 45001 8 - FORMULÁRIOS Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Retenção Disposição Local Forma 323-FOR-SUP Planilha VBA Almoxarifado Digital Backup Data Tempo indeterminado Arquivo Morto 9 - CONTROLE DE ALTERAÇÕES Revisão Data da última revisão Descrição da Revisão Data da última análise crítica Responsável pela aprovação 00 17/04/2023 Elaboração inicial NA Décio Rodrigues C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P