Appel d’offres ERP en 12 mois : méthode en 2 temps (éditeur, intégrateur), check-lists & SLA

Objectif : Réussir un appel d’offres ERP et passer en production en 12 mois, avec une méthode en 2 temps (éditeur = quoi, intégrateur = comment), des check-lists opérationnelles (expression du besoin, démos, migration de données), une gouvernance claire, des SLA réalistes (P1 ≤ 4h) et une appropriation rapide par les métiers.

Au programme : scénario de démos éditeur, architecture & intégrations , migration de données, rôles & disponibilité des key users (40–60%), réversibilité testée (dry-run), budget & phasage 80/20, risques fréquents & parades.

Cas Énergie : TURPE, multi-entités, saisonnalité des sites, télémétrie IoT, reporting régulé — adapté grands groupes & ETI.

Ressources :
Guide complet Appel d’offres ERP (méthode, RFP, grilles de démo, SLA) —
Bonnes pratiques Contract Management (gouvernance, risques, réversibilité).
URLs en clair : https://www.abrennis.com/blog/guide-ao-erp — https://www.abrennis.com/blog/contract-management

Mots-clés : appel d’offres ERP, RFP ERP, intégrateur ERP, SLA ERP, réversibilité ERP, core model, contrat, SCADA/IoT, multi-entités.

Transcript

1. Mener un projet ERP en 12 Mois Une Méthodologie éprouvée de l’appel d’offres à la mise en production Site Web : https://www.abrennis.com
2. Vue d’ensemble • L’histoire d’Abrennis • Contexte • Le défi des projets ERP dans un planning contraint • Les 3 erreurs fatales à éviter • La méthode • Planning • L’expression de besoin accélérée • La méthode séquentielle en 2 phases • Gouvernance et ressources • La contractualisation sécurisée • Les points structurants : • Forfait ou Agile ? • Stratégie de mise en production • Migration de données • Rôle du Contract Manager • Facteur clés de succès • Passez à l’action 2 © 2025 Abrennis. Tous droits réservés. Diffusion ou usage commercial interdits sans autorisation écrite.
3. L’HISTOIRE D’ABRENNIS 3 Abrennis tire son nom du bouclier de Brennus, symbole de protection et de victoire, qui incarne parfaitement notre mission : sécuriser la performance des projets et protéger la valeur créée par les entreprises. Notre logo représente ainsi un bouclier, orné d'une boussole qui symbolise notre volonté de fixer et garder le cap dans les situations difficiles. 3 © 2025 Abrennis. Tous droits réservés. Diffusion ou usage commercial interdits sans autorisation écrite.
4. LE DÉFI DES PROJETS ERP DANS UN PLANNING CONTRAINT Le constat :  60% des projets ERP dépassent leur budget initial.  40% accusent des retards significatifs. Objectif réaliste : Passer de 18-24 mois traditionnels à 12 mois maximum avec une approche méthodique et sécurisée Principe clé : Mieux vaut 80% des fonctionnalités critiques en 12 mois que l'exhaustivité en 24 mois 4 © 2025 Abrennis. Tous droits réservés. Diffusion ou usage commercial interdits sans autorisation écrite.
5. Les 3 erreurs fatales à éviter Confondre "quoi" et "comment". Éditeur ≠ Intégrateur. L'éditeur vous explique ce que vous aurez, l'intégrateur comment le faire. Cette confusion génère souvent des appels d'offres bancals. Négliger la phase de préparation 1€ investi en préparation = 5 à 10€ économisés en réalisation. La pression temporelle pousse à bâcler cette étape cruciale. Sous-estimer l'impact organisationnel Changer d'ERP = changer la façon de travailler. Formation outil ≠ Formation métier sur vos processus spécifiques. 5 © 2025 Abrennis. Tous droits réservés. Diffusion ou usage commercial interdits sans autorisation écrite.
6. La méthode Abrennis 6
7. PLANNING : PREPARATION ET PROJET Cartographie processus, contraintes techniques, gouvernance Expression du besoin Démonstrations sur cas d'usage complexes, choix de la solution Sélection Editeur Méthodologie, Maitrise de la solution, expertise sectorielle, mobilisation des consultants Sélection intégrateur Signature du contrat Cadrage et validation des pré- requis techniques et fonctionnels Jalon Démarrage du projet Prototypage, ateliers de conception, rédaction et validation des spécifications fonctionnelles Fin de conception Paramétrage, développements, tests, formation Fin de réalisation Migration de données, recette sur données fictives et réelles, validation de la solution livrée, passage en production. Mise en Production 7 Préparation : 6 mois Projet : 12 mois © 2025 Abrennis. Tous droits réservés. Diffusion ou usage commercial interdits sans autorisation écrite.
8. EXPRESSION DU BESOIN ACCÉLÉRÉE (2-3 MOIS) Cartographie des processus critiques vs optimisables Distinguer processus à conserver, optimiser, créer Impliquer les utilisateurs opérationnels Identification des contraintes techniques réelles Architecture actuelle, flux inter-applicatifs Contraintes de performance temps réel Priorisation drastique du périmètre initial Focus sur 80% des fonctionnalités critiques / limitation à un périmètre prioritaire (ex : Finance et Achats) Limiter le recours aux fonctionnalités spécifiques; autant que possible limiter les interfaces sur le premier lot Faire une planification de roadmap post go-live Gouvernance et ressources Prévoir 40-60% du temps des utilisateurs clés pendant phases critiques Anticiper des compétences manquantes dès la préparation 8 © 2025 Abrennis. Tous droits réservés. Diffusion ou usage commercial interdits sans autorisation écrite.
9. Sélection : La méthode séquentielle en 2 phases • L’intérêt : verrouiller d’abord l’outil qui couvre le besoin, puis sécuriser l’exécution avec le bon partenaire. • Le gain : moins de biais lors de la décision, meilleure comparabilité, clauses adaptées à chaque contrat. L’éditeur répond à la question « quoi » de votre besoin : couverture fonctionnelle, roadmap, performances L’intégrateur répond à la question « comment » : la méthodologie projet, le planning, la gouvernance, les accélérateurs possibles 9 © 2025 Abrennis. Tous droits réservés. Diffusion ou usage commercial interdits sans autorisation écrite.
10. Gouvernance et ressources • Quelques points clés : • Exiger une engagement nominatif des profils critiques ; pas de substitution sans accord. • Mettre en place des SLA standards Editeur et Intégrateur dès la recette avec des pénalités plafonnées : • Pannes bloquantes résolues sous 4 h ; • Anomalies Majeures résolues en 2 jours • Anomalies mineures résolues en 5 j ours 10 Définir les rôles clés client : Sponsor, Référent SI, MOA (process), Contract Manager, PMO, Référents métier. Définir les rôles clés intégrateur : Chef de projet, Architecte, Leads fonctionnels, Lead data, QA. Instances : COMOP hebdo, COPIL mensuel, comité risques/contractuels bimensuel. Définir des KPI projet : taux de couverture 80/20 du besoin, nombre d’ateliers prévus/réalisés, nombre de SFD rédigées/validées Estimer les Charges des contributeurs sur chacune des phases projet ; exiger un planning mois par mois de l’intégrateur Hypercare : Demander une équipe dédiée sur 3 mois, avec SLA renforcés, et mise en place d’un backlog de “stabilisation”. © 2025 Abrennis. Tous droits réservés. Diffusion ou usage commercial interdits sans autorisation écrite.
11. CONTRACTUALISATION SÉCURISÉE Audit technique /de faisabilité obligatoire • Réalisé par les vrais profils techniques du projet • Engage la responsabilité de l'intégrateur sur toute complexité non identifiée SLA sur anomalies avec pénalités • Maximum 5 anomalies critiques à la livraison • Pénalités par anomalie critique non traitée Engagement nominatif des consultants clés • Chef de projet, architecte technique, consultants seniors Budget complémentaire de 15 à 20% • Pour gérer les aléas techniques inévitables • Évolutions ou nouveaux besoins en cours de projet 11 © 2025 Abrennis. Tous droits réservés. Diffusion ou usage commercial interdits sans autorisation écrite.
12. Les points structurants 12 © 2025 Abrennis. Tous droits réservés. Diffusion ou usage commercial interdits sans autorisation écrite.
13. FORFAIT VS AGILE : BIEN CHOISIR Le mode de contractualisation avec l’intégrateur est structurant pour l’ensemble du projet et dépend de votre contexte FORFAIT : Besoin stable + Budget maîtrisé • Spécifications figées, responsabilité forte du prestataire • Provisionnez +15-25% pour les aléas AGILE : Besoin évolutif + Collaboration renforcée • Livraisons rapides, innovation continue • Mais EXIGE 20-30% du temps client EN PERMANENCE RÈGLES D’OR : "Vos équipes peuvent libérer 2-3 jours/semaine pendant TOUT le projet ?" • NON → FORFAIT • OUI → AGILE possible REPERES : Forfait mal préparé = +40% surcoût | Agile mal encadré = dérive incontrôlée AGILE ≠ "ON VERRA BIEN" → Flexibilité OUI, improvisation NON ! 43% 32% 25% Projet en Cycle en V Projet en Agile Hydride 13 Source PMI 2024 © 2025 Abrennis. Tous droits réservés. Diffusion ou usage commercial interdits sans autorisation écrite.
14. Formation Calendrier Support Des projets ont une appropriation optimale de la solution avec formation au plus près du go-live (maximum 2 semaines avant). ➔ Sessions enregistrées, tutoriels vidéos consultables. 60 % Des projets qui réussissent évitent la période de clôture comptable. ➔ Privilégier les périodes de faible activité avec équipes support renforcées. 90 % De temps d'accompagnement supplémentaire est à prévoir pendant les 3 premiers mois critiques (« Hypercare ») ➔ Réussite de l'adoption utilisateurs cruciale 30 % STRATÉGIE DE MISE EN PRODUCTION 14 © 2025 Abrennis. Tous droits réservés. Diffusion ou usage commercial interdits sans autorisation écrite.
15. 15 RÉCOLTE DE DONNÉES REPRÉSENTATIVES (Dès M+6) 12 mois d'historique minimum pour capturer la saisonnalité Données maîtres complètes : clients/fournisseurs/articles actifs ET inactifs Objectif : Tester la migration sur un échantillon réel, pas sur 3 lignes de démo •Interdiction absolue : Migration manuelle via exports Excel •Obligation contractuelle : L'intégrateur doit disposer d'outils de données professionnels et configures pour l’ERP. REPRISE DE DONNEE INDUSTRIALISÉE •Suppression des doublons •Purge des nomenclatures obsolètes •Standardisation des formats (dates, devises, codes) Nettoyage préalable obligatoire : •Durée de conservation par type de données •Mapping détaillé ancien système → nouveau système •Règles de transformation et d'enrichissement Définition du périmètre : •Rapport de migration signé (durées, volumétries, erreurs) •Liste exhaustive des écarts détectés •Plan d'actions correctives avec planning de bascule Livrables exigés : Migration de données La migration de données représente 15 à 25% du risque projet mais n'est souvent traitée qu'en fin de parcours. Erreur fatale : découvrir les problèmes à J-15 du go-live quand il est trop tard pour corriger. © 2025 Abrennis. Tous droits réservés. Diffusion ou usage commercial interdits sans autorisation écrite.
16. LE RÔLE CLÉ DU CONTRACT MANAGER •15-30% d'évitement de surcoût par cadrage des évolutions • ROI de 6 à 12 fois l'investissement sur des projets complexes • 2 à 6 semaines gagnées sur le planning par clarification des livrables/du périmètre/priorisation 16 Impact financier Prévention : Anticiper et neutraliser les dérives avant qu'elles n'impactent le projet. Pilotage : Assurer un suivi contractuel rigoureux de chaque jalon du projet. Protection : Cadrer les évolutions avant leur exécution pour éviter les dérives. Reporting : Fournir une vision contractuelle claire pour faciliter les arbitrages des sponsors. Missions clés © 2025 Abrennis. Tous droits réservés. Diffusion ou usage commercial interdits sans autorisation écrite.
17. Facteurs clés de succès • Pragmatisme vs perfection : • Démarrer avec les fonctionnalités critiques • Ajuster en continu selon les retours utilisateurs • Transformer une contrainte temporelle en avantage concurrentiel • Approche méthodologique : • Distinction claire "quoi" (éditeur) vs "comment" (intégrateur) • Préparation rigoureuse = économies en réalisation • Contract Manager pour sécuriser l'investissement • Résultat : Un ERP déployé en 12 mois et bien utilisée qui devient un véritable levier de performance durable 17 © 2025 Abrennis. Tous droits réservés. Diffusion ou usage commercial interdits sans autorisation écrite.
18. Passez à l’action ! 18 • Accompagnement individualisé et livrables professionnels (modèle RFP, grilles de démo scorées, SLA, check-lists). • Gagnez 4–6 semaines de préparation et sécurisez vos choix. ➔Guide Appel d’Offres ERP © 2025 Abrennis. Tous droits réservés. Reproduction, distribution, représentation et usage commercial interdits sans autorisation écrite préalable d’Abrennis. https://www.abrennis.com https://medium.com/@Abrennis Site Web https://www.abrennis.com Medium https://medium.com/@Abrennis E-mail contact@abrennis.com