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人が集まる場のつくり方講座3回目(打合せ・ミーティング編)

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August 01, 2018
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 人が集まる場のつくり方講座3回目(打合せ・ミーティング編)

藤本遼さんのセミナー第3回「打合せ・ミーティング編」の受講レポートです。
イベント詳細:https://www.facebook.com/events/353300095179078/
藤本さんのセミナーを受けて、
筧が個人的にまとめなおしています。
(非公式で勝手にまとめたものです)
※下記すべての回において、藤本さんに一旦おみせして、
公開の許可はいただいています。
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1回目(企画編)の受講スライドはこちらhttps://speakerdeck.com/asacok/ren-gaji-maruchang-falsetukurifang-jiang-zuo-1hui-mu-qi-hua-bian

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2回目(協働編)の受講スライドはこちらhttps://speakerdeck.com/asacok/ren-gaji-maruchang-falsetukurifang-jiang-zuo-2hui-mu-xie-dong-bian
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加藤哲夫さん Wikipedia https://ja.wikipedia.org/wiki/%E5%8A%A0%E8%97%A4%E5%93%B2%E5%A4%AB
「市民のネットワーキング」
https://amzn.to/2KgDUo0
 加藤さんのモットー:「 「独占するより分かち合う」

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asacok

August 01, 2018
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Transcript

  1. 人が集まる場のつくり方講座 第3回「打ち合わせ・ミーティング」編 by藤本遼さん 受講レポート 20180726 筧

  2. 今回のねらい 今回は3回目。「打ち合わせ・ミーティング 編」。いろんな会議・打ち合わせがあるけれど も、藤本さんがどうやって場や人をまとめて いってるかを聴きたい→コツを知って、活かせ るように 1回目(企画編)の受講スライドはこちら https://speakerdeck.com/asacok/ren-gaji- maruchang-falsetukurifang-jiang-zuo-1hui-mu-qi- hua-bian

    2回目(協働編)の受講スライドはこちら https://speakerdeck.com/asacok/ren-gaji- maruchang-falsetukurifang-jiang-zuo-2hui-mu- xie-dong-bian 2
  3. ミーティング・会議・ファシリテーションで どんなことが知りたい? 困ってることってある? ファシリテーションって どんなこと? 終わらない 議事録どうしてる? 自分ひとりが しゃべりすぎてしまう おもしろくない会議って

    どうしたらいいんだろう? ミーティング中はみんなだまってるのに 休憩中はみんな話している すすめかたとか 自分が思っているより 長くなってしまう ホワイトボードを使うと ぐちゃぐちゃになる 一人が話しすぎる けっこうある 3
  4. 本日のおはなし ◇前半は、はじめに出たQに答えるQA形式。 出た質問を榊原さんが選び、藤本さんが答えていきます (つっこみオッケー) ◇後半はロールプレイング会議 ・ファシリテートする人(実際にその会議をする、した人) ・参加する人(会議に参加していた人、参加する予定の人になりきって 参加する) ・参加者を観察する人 にわかれて、会議をやってみる。

    4
  5. 最初のアドバイス 最初にチェックインをするとよいですよ チェックインすると場があたたまる 最初に、自己紹介と 今日持って帰りたいことを 全員、すこしづつでも話す。 具体的には 5

  6. Q:藤本さんのファシリテーションのこころがまえ を教えてください。 藤本さんのこころがまえ: 率直にその場所に存在する。 参加する人にもそうしてもらう その状況を作るようにがんばる そもそもファシリテーションって? はじめて おわらせる 参加している人の情報量の差を

    どうやってならすか 安心感(自分がここにいてよいと いう感覚)をどうつくるか 例えば:ひとりひとりの目をみて話す 6
  7. Q:会議にはどんな役割があるとよいですか ? 例えば:一人で全部仕切るんじゃなくて役割分担できる 、とか・・ 状況にはよるけど ホワイトボードを使うと参加してる人みんなが全体がみえる 全員でまとめが見えるのがよい。 しゃべる人とホワイトボードを書く人をわけることが多い (一緒にすることもある) タイムキープは自分自身でしている。

    藤本さんが進めるときは 参加者の人に話しをしてもらうことも多い。 自分で全部背負わずに、場になげてしゃべってもらうことが多い。 自分から手放して、だれかに話しをふる。 何度か来ている人に聞いたりする まとめを書いたりする 7
  8. Q:会議のゴールや議題について ・会議のゴールを決めるか ・議題を作るか ・議題をどこまで作るか プロジェクト、メンバーの雰囲気によりけり。 ・今日何話すっけ?という話を集まってから話すことも多い ・議題を先につくることもある。 議題はみんなに出してもらう。問いかけにする。 仕切る側で全部議題を作る場合もある。 最終的にまとめて事前に出す場合もある。

    8
  9. Q:会議のゴールを全員が楽しく共有することはで きますか? 会社の会議とかで、意義の大きな会議・小さな会議とかいろいろあるのだけれども、 熱量をみんなでうまく持つ・共有できるのだろうか? 会議と自分をどうつなげるかが大事 会議・プロジェクト・達成したい状況と 自分とがつながるような問いかけをする その会議の中で問いかけや話しをする時間をとったりする なんで参加してますか?とか、参加することでどんな メリットがあるか考えてもらう

    「自分はこういう意義で参加してる」と自分も発信して よびかける。 運営側、その場を作っている人が 参加者にエンジンをかけるような問いかけをすることを大事にしている。 共有できるようにはたらきかける 9
  10. Q:よくやってる事前準備とかありますか? ワーク ショップ 会議 会議のとき 日々コミュニケーションするように意識する。 進捗・情報共有 など ワークショップのとき 情報提供(プレゼン)を最初にして、インプットする時間

    をとって、その場で立ち上がってくるものを大事にする。 どれだけ大事にできるか。 事前準備は大事だけれども、 あんまり意識しないことも大事。 その場を大切に。 あります。 グ ラ デ ー シ ョ ン に な っ て る 10
  11. Q:ミーティングのスケジュールの型はありますか? あります。 まず、チェックイン 最後にはまとめ 参加してた人が何を感じるかシェアしたり ミーティングに関係ない情報を話すこともあり という雰囲気を作る 人間性が見えたほうがファシリテーター的な 場を作るのにはよい 11

  12. Q:どうみんなの意見を聞きだしていますか? 自分だけが話してしまったり・・とか・・・みんなの意見をうまくききたい。 藤本さんはあんまし話過ぎるということはない。 例えば:チェックインとか人をグルーピングして話してもらうとかしてる となりの人としゃべるのが一番楽 次が3人~4人で話す みんなの前で話すのはハードル高い 12

  13. 場を作る人はつながっていない人同士が どうやったらつながれるかを意識する必要がある。 随所で話しをふっていってる。 なげかけをしている。 あまり意図がない、 場をひっぱろうという感覚がない。 13

  14. Q:ミーティング中はみんなだまっているのに、休 憩中にみんな話している。 もっと意見がききたい ・・・ ミーティング中 休憩中 1.ミーティングせずに休憩だけ をずっとするのは? 2.グルーピングして発表しても らうとうまくいくかも

    休憩中に 本音が出るもの。 事前準備でレジュメ送っても 反応なし メッセンジャーの レスポンスもない がんがんしゃべれない人に、 目線をあわせていくというところから、 考えて場を作っていくの大事。 14
  15. ミーティングする人数 8にんとか10人とかだと、どうやってグルーピングして る?やり方ってある? 3人とかだとずーっとしゃべったりできる 全員でしゃべったほうがいい場もある。これは感覚 いろんな意見を出してもらった方がよい場合は グルーピングして時間をとったほうがよい。 15

  16. 藤本さんが大事にしてること ミーティングと飲み会に行くセットが大事 ・活発な意見交換ができる ・飲み会の場でも藤本さんは ミーティングの内容を質問したりもする。 ・たまに質問でくさびをいれたりする 16

  17. Q:一人が長く話してしまって困った! 一人が長く話してしまう 脱線、結論が出ない 話が長くなっちゃう人がいる。→説明が長くなる人あるある 「今それ話す時間じゃないよ」 「今、その話まだする?」って言える関係性を 作っておく ちょっと話し ながすぎひん? その話し、

    後でもええんちゃう? つっこめる関係 17
  18. 後でまたききますね 今、この話ししてもいいで すか?(話題を元に戻す) それってなんの話しですか? 藤本さんが教えてくれた まほうの棚上げワード 実は会議を始める前に 言えるかどうかは、もう決 まっちゃってる いっても大丈夫な雰囲気

    距離・関係性 意識して作る 周りの人が「ひらかれたコミュニケーション」を どうやって作っていくかが大事 18
  19. Q:会議がおもったより長くなっちゃう スイッチを切り替える 意見をだしてもらいたいとき 2時間でここまで今日は決めたいとき ・やらないこと、切ること、やることを決める ・場の居心地と、 「決めていくために切り捨てたりする部分もある」 ・場で立ちあがったものを見て、 「着地点はここか!」とおもって決めにかかる 19

  20. 決めるときって? 多数決はつかわない 場の納得感 を大事にする。 ミーティングだったら顔色をみて、なんか不満そうかな、 しゃべりたそうかな?と確認する。 →しゃべりたそうなら話しをする。 「これでいこか」といって、「顔を見渡しながら、話す」 いつもいつも全員が納得できるわけではないので、 責任をもって誰がやるのか。。。。?

    責任をもつ人が決めたらよい。 プロジェクトなら、プロジェクト担当の人が決めたらよい。 20
  21. ほんとは・・ 決めたい人がいて・・ いろんな意見を聞いて 最初は思ってもなかった 誰も思ってなかった 落としどころが出てくると 会議の意味があって いいんだけどね。 関係性が浅いとなかなかむつかしい。 相手のことを思いながら話すことが必要。

    21
  22. Q:ホワイトボードの使い方のコツ シンプルにまとめる。 ・まず、議題・日時 意見などはシンプルに箇条書き ・1枚のホワイトボードでも4等分して 使ったりもする。 ・基本、ホワイトボードがあるところで ミーティングはする。 22

  23. 藤本さんのホワイトボード例1 月1回集まる これは藤本さんが板書、役割分担とかもしてる。 23

  24. 藤本さんのホワイトボード例2 わりと年齢層高い(70代) 藤本さん司会と板書 チェックイン(話し長いとか切りながら) みんな必ず発言する。 今日はなんですかねって確認しながら決めるスタイル 24

  25. Q:議事録について 議事録はホワイトボードの板書だけ 議事録がプロセスの共有になる。 決まったところを赤でまとめる。 手間をかけない。 できるだけ後でやらなきゃいけないことを後に残さない。 25

  26. Q:会議そのものを楽しむヒントを教えてください おもしろがれるところ、大事なところだけ 時間をきって伝えるスタイルにする。 例えば:7分でこれやってください!とか時間で切ると、楽しさが出る。 ということで、みんなで考えてみよう! 26

  27. グループで話してみたこと発表 香りがあったらいいんじゃない? コーヒー、アロマ、いいお菓子 小さな音でノラ・ジョーン ズかけてみたら? 無音な状態が緊張をより高まらせる 発言したらみんながぱっと見るのが苦手 話す人をみないルールにする いいこといわないと、とか しょうもないことも言いやすい雰囲気

    ゴールが見えないからおもしろくないんじゃない? 場を和ます努力 どこで会議するかも大事 自分が言った意見が受け止められているか?というのが 会議のおもしろさにつながる。 どういう話題をしゃべるの か時間とか区切る 会議の目的を明確にしておく 何を話すか心構えができるよ うにしておく 去年のイベントの映像(子供達 の笑顔)を流しっぱなしにする おやつを食べながら 会議の時はロの字のテーブ ル配置しないとか ファシリテータにつっこめ る形のほうがおもしろい パイプ椅子の会議じゃないほ うがいいかなぁ 27
  28. Q:いろんな意見との向き合い方 できるだけ充実感のある会議をやるには、 どうしたらいいんだろうかと 意識をもつことは大事 万人が納得いく会議はない 28

  29. やってみよう、ロールプレイング会議 あなたの会議を再現してみましょう。 ファシリテーター:ぬんさん 参加者のロール: ・のんびり脱線してしまう人 ・すごく遠慮してる。みんな割と遠慮してる感じ。 ・わりと静か ・沈黙は長くない ・意見は特に出ない 遠慮して積極的ではない

    そろっとしてる ◇わたしの参加したロールプレイング会議―わに会議◇ + 観察者の人(会議には参加せず観察だけする) わに会議 & イベント企画会議 29
  30. ロールプレイ前に 【ファシリテータの悩み】 ・わりといつも時間切れ ・「自分がやっておきます」といって終わることが多い ・自分ひとりがしゃべっている 【会議の流れ】 ・チェックインはいつもしてる (しかし長い) ・毎月やってる ・みんな協力的

    30
  31. ロールプレイ1回目後の感想 ファシリテーター:いつもの感じの会議が再現できてた 観察者より:きっといつもこうなんだろうな~ すごく平和な会議。こんな会議もありやなぁ どんどんと「ぬんさん」の色に参加者が染 まっていってた 決まらないって焦ってる感じが伝わってこな かった。良くも悪くも「決めなきゃ感」が見 えない。 いつものように時間切れに

    なってたんだろうなー 31
  32. 参加者より: 会議の前に、今日何決めたいです、って周知 しておいて、考えてきてほしいことを伝えた ら、当日いきなり議題をみて考えるより、映 画を調査したりする時間をもてるかも。 連絡事項を先に伝えてもらうと、事前情報が あってよい 一人ひとりの得意分野を頼めたらいいよね ファシリテータぬんさんより: やっぱり自分が一番しゃべってる

    もっと、ひとにまかせられたらいいなぁ 32
  33. 感想を聞いて2回目ロールプレイ 33

  34. ロールプレイ後の感想 参加者のわたしの感想: ファシリテータさんが、人にふるときにゼロ イチで無茶ぶりな感じがでてしまって戸惑う でも振ろうとする努力はしてる! すっごく和む。何言ってもよい感あふれる ミーティング。 やっぱり、焦ってる感がない。 観察者の方の感想: 実は焦ってるとき、ファシリテータさんは

    三角座りになっている。(気づかなかった!) 視線が一定方向になりがちになっていた 34
  35. 総評 ロールプレイ:ファシリテータのおふたりとも、 めっちゃまじめにいろんなこと背負ってる。 もっと、ファシリテータは手放すことを 増やしていったほうがよいよ! 35

  36. おまけ:藤本さんによるロールプレイ ファシリテーター:藤本さん 参加者のロール: ・のんびり脱線してしまう人 ・すごく遠慮してる。みんな割と遠慮してる感じ。 ・わりと静か ・沈黙は長くない ・意見は特に出ない 遠慮して積極的ではない そろっとしてる

    ◇わに会議◇ + 観察者の人(会議には参加せず観察だけする) さっきのわに会議を もう一度再現してみましょう。 ファシリテータが変わる以外は同じ。 36
  37. さーて、どうなったでしょうか? 先ほどのファシリテータぬんさんも今回は観察者。 37

  38. すすめかた 1.チェックイン 最近気になった映画ってなにかある? メンバーに問いかけ 2.前回イベントの振り返りを問いかけな がらする、次回日程を確認 3.次回イベント内容の確認 38

  39. なんか、前回より すっきりした感じあるよ、 なんでだろ? 39

  40. いろんな工夫がある 1.チェックイン ・話を聞く姿勢がみえる ・共感する言葉「そうだよねー」「そうなんや」 ・相手がおもしろいことをいったら小さく拍手 ・うなずく ・多少脱線してもOK、場の満足と個人の満足のバランスを 見る ・「あとできくから」「いま、その話そこまでする?」と いう言葉で話しをきりあげる。

    →いやな気持ちがしない切り上げ方 ・笑いを入れていく ・個人的な話=わたしが主語の話をしてもらう →その人の価値観にふれる 40
  41. 2.前回イベントの振り返りを問いかけな がらする、次回日程を確認 ・知ってても聞いていく、日付や前回の体験シェア ・ゴール設定をここで行う ・前回の改善ポイントをみんなで話す ・オープンクエスチョン「上映できるかどうかは別と して見たい映画を聞く」でも具体的。 ・沈黙を恐れない(これ本当にすごぃ恐れてなかっ た) ・しらない映画の時も、ちゃんと反応する

    41
  42. 3.次回イベント内容の確認 ・頼むときに「手伝うから」「サポートするから」と いう一言をいうことで安心感 ・「ぼくたち」「わたしたち」という呼びかけ 一緒にやっている感を出す ・よいときは積極的に「いいね~」 ・締め切りを決める 後でメールやグループチャットを使ってさらに共有す るよ、という安心感もある。 42

  43. 藤本さんは積極的に問うてるけど・・・ どうしたらできるやろ? 意識して問わないといけない。 意識して物事とかかわっていく 自分自身のフィルターを通す その時感じた違和感を言語化する 違和感を表現する 43

  44. マイノリティと呼ばれている人のほうが問いを持っている 自分もどこかでマイノリティ マイノリティとしての感覚を思うこと なんで違和感を感じるんだろう? 気づいてるけど気づかないふりして ることあるんじゃない? 正しさって誰が決めるの? 自分と社会を照らし合わせることで 感じる違和感に気付く 目をむける

    44
  45. 主体性は、問われてはじめて気づける 加藤哲夫さんの言葉 せんだい・みやぎNPOセンター 藤本さんが23歳くらいの時に出会った 加藤哲夫さん Wikipedia https://ja.wikipedia.org/wiki/%E5%8A%A0%E8%97%A4%E5%93%B2%E5%A4 %AB 「市民のネットワーキング」 https://amzn.to/2KgDUo0

    加藤さんのモットー:「 「独占するより分かち合う」 主体性は問われてはじめて立ち上がる 主体的に受動的になる 他者から問われたり、話しをされることで 「やりたい」、「何か動きたい」と思う 「自分とつながることがネットワークです。 気づいているんだけど隠しているとかいう 自分の中にある自分と出会うことなしに他 者とつながることはできないな。」 45
  46. 問いをどうやって言語化するか 他者に話さないと、 聞かれないと言語化できない。 46

  47. それぞれがどんな問いをもって ここにきてるのか? そもそも他の人の問いをききたいと 見たいと思ってるか? それがないと 全部小手先の話になっちゃう 47

  48. 問いを聞く 問うということは、話す人の人生が 反映されている。 それを、話していいんだよ。という話。 問いの受け方。 「へー」「ふーん」「そうか」「なるほど」 アドバイスはしない 少人数(2~3人)で聞く まず自分の話をする。「こちらはフルオープンで すよ~あなたもフルオープンにしていいよー、し

    なくてもいいよー」というメッセージを伝える 48
  49. すぐにできること、 いろいろありそう! 49

  50. 筧メモ 「小手先ではない意識すること」が出てきて、 「なるほど」「なるほどなるほど」がたくさんあ りました。 藤本さんの「絶妙な問い」をするセンスを見てい て、自分にどこまでできるかなという思いも今は あります。ただ、人間が好きなところは藤本さん と近いところがあるので、少しづつでも「自分に も問い」「周りの人にも問い」をなげかけていく と、「問いのセンス」が少しづつでも磨けるのか

    なと。明日から使える気づきもたくさんいただき ました。 50
  51. 筧の気づいた明日から使える気づき ・問いに対して「ふーん」「そうなんか」など ありのままを受け止める。いったん受ける。 ・まず、自分の話をする。でもしすぎない。 ・マイノリティとしての意識はあるけど、 どこまで意識できてるかというと微妙。 反対にマイノリティとしての意識が強すぎる ときがある。これを言語化してみる。 ・心理的安全性の確保をどうするとより確保で きるのか。どの場でも意識する。

    51
  52. 3回とも、とても楽しくて、気づきのある会 であと1回くらいあってものいいのにな!っ て思っています。 この会の中でお会いして、実は「ちょっと 連絡しよかと思ってた、気になってた」と いう方は、FBで気軽に友達申請ください! 52