２０１４年９月より全社的にフルリモートで組織運営しているキャスターは、この６年間、フルリモート前提で業務構築していることから、ごく一部の業務以外は場所にとらわれることなく滞りなく行なうことができています。
「リモートワークを当り前にする」というミッションを実現するためには、当社だけではなく、他の企業様においても再現できる手法をお伝えする必要があると考え、このたび、各職種のリモート化についてまとめました。
リモートワーク仕事図鑑株式会社キャスターキャスターリモートワーク仕事図鑑
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目次2● キャスター仕事図鑑について● オンライン化できる職種のポイント● オンライン化できる職種・できない職種● 秘書● 経理● 労務● 電話● 営業● PR● 採用● 研修● 情報システム● キャスターがリモート化できていない職種● キャスター使用オンラインツールまとめ● 会社概要… 3… 4… 5… 6… 7… 8… 9… 10… 11… 12… 13… 14… 15… 16… 17Designed by Freepik, macrovector / Freepik and katemangostar / Freepik.Designed by Freepik, macrovector / Freepik and katemangostar / Freepik.
内閣府が５月２５日 〜 ６月５日にかけて、インターネットを通じて全国１万人余りの男女を対象に、生活や行動の変化などの意識調査を行ったところ、就業している人のうち、３割以上がリモートワークを経験したことが分かりました。リモートワークは普及してきているものの、まだまだ当り前になっているとは言えません。リモートワークを拡大するための課題については、「社内の打ち合わせや意思決定の改善」「書類の電子化やペーパーレス化」「社内システムへのアクセス改善」という調査結果が出ております。２０１４年９月より全社的にフルリモートで組織運営しているキャスターは、この６年間、これらの課題を未然に防げるように業務構築していることから、ごく一部の業務以外は場所にとらわれることなく滞りなく行なうことができています。リモートワークが当り前の社会を実現するためには、当社だけではなく、他の企業様においても再現できる手法をお伝えする必要があると考え、このたび、各職種のリモート化についてまとめました。２０２０年７月 株式会社キャスターキャスター仕事図鑑について3※参照：https://www5.cao.go.jp/keizai2/manzoku/pdf/shiryo2.pdf４４ . ２％４２ . ３％３７ . ０％
オンライン化できる職種のポイント4①業務フローがオンライン上で完結でき、 場所を問わずに同じ仕事をすることができる ②社内外とのコミュニケーションがオンラインで完結でき、 場所を問わずに同じ会話をすることができる クラウドツールを使って業務に対応できる物や機械などを使うことが基本的になくても良いチャットやWeb会議ツールを通してコミュニケーションが可能
オンライン化できる職種・できない職種5全てオンライン化可能 下記以外の全バッオフィス職種一部業務でオンライン化が難しい職種●総務・労務・法務- PC等、貸与品の送付・保管- 印鑑での捺印- 郵送物の受取、書類の発送 など●PR- 撮影- キャラバン など現状オンライン化が難しい職種バックオフィス以外の職種●医療従事者●警備、清掃、ビル管理者●美理容師●配送・倉庫管理・物流●販売職 など
個人や会社、団体などの要職にある人に直属して、機密の事務や文書を扱い、本来の役割を果たせるよう支える秘書の仕事。担当する上司の所属や役職により、業務内容は多岐に渡り、求められるレベルも変わってきます。リモートであれば、依頼業務に合うスキルを持つ人を世界中から見つけることができます。 2014年に「CASTER BIZ」が登場し、リモートアシスタントが日本にも普及しはじめました。●コミュニケーションツールSlackZoom Google Meet秘書●社内がペーパーレス化されていないためオフラインで対応する必要がある。●来客時のアテンドが必要だと考えられている。●そばにいて、いつでもすぐに対応してくれる安心感を求めている。リモート化されない理由●随時発生する、さまざまな業務に対応できる人材を全国から探せる。●業務をオンラインで行うこととなり、業務改善・ペーパーレス化につながる。●チャット等で依頼されるため、認識違いが起こりにくい。リモート化するメリットリモートアシスタント従来の秘書 vs リモートアシスタント6キャスターが利用している代表的ツール従来の秘書●スケジュール管理●電話・メール対応●経費精算●出張手配●社内外との各種調整●会議資料作成●来客アテンド●必要に応じて様々な業務を対応業務依頼作業者が対応アシスタントがディレクション日常業務から突発的な業務まで、さまざまな業務を依頼。依頼された業務のスキルがあり、対応可能な作業者を全国からマッチング作業者は一人ではないので、さまざまな業務を同時並行で対応可能。得意な人に依頼できるため、一人のスキルにとらわれる必要がない。日常業務突発的な対応業務随時対応する業務© 2020 Caster Co.Ltd.●パスワード管理LastPass
●支払請求書はメールや Webで受け取り、インターネットバンキングで支払う。●クラウド経理ツールを導入し、請求書を発行、インターネットバンキングを通して入金確認する。●小口現金をやめる。詳しくは、こちら → https://resonacollaborare.com/finance/20051401/経理●経理処理フローが複雑になっていて、直接対面で確認したい事項が定期的に発生する。●紙・ハンコが必要な経費処理を行っている。●銀行窓口で支払いを行っていたり、小口現金がある。リモート化されない理由●経費申請者、経理担当者共に業務の効率化につながる。●ペーパレス化につながる。●書類の管理スペースが不要になる。●オンラインツールの利用でミスがなくなる。●リモートでアウトソースもすると、経営の透明化にも。リモート化するメリット従来の経理 リモート経理現金の出納管理、立替経費の精算、伝票の記帳、整理業務は領収書や紙の書類で作業。●クラウドツールで処理●クラウド上でデータ管理●全て、クラウド上で管理従来の経理 vs リモート経理経理のお仕事は人と対面して仕事を行う場面が多くはなく、リモートワーク化しやすい部門です。自社に最適なクラウド経理ツールを導入し、リモートワーク化することで業務の効率化、ペーパレス化、書類を管理していたオフィススペースの削減など大きな効果が見込まれます。7●全てデータ管理●立替精算する人はスマホで領収書を撮影し、クラウドツールで経費精算日常業務年次処理●請求業務では、請求書を印刷し郵送●支払い業務も各部署の上長が紙に押印●予実管理表は印刷してファイリング年次決算、税務申告、会計監査対応、決算短信、有価証券報告書など印刷してファイリングリモート化するために必要なこと月次処理 キャスター利用ツール：freee
従来の労務 vs リモート労務労務●クラウドシステムが導入されていない。●行政のリモート化が進んでいない。リモート化されない理由●労務担当者のみならず、会社全体のリモート化が進む。●ペーパーレス化が進む。●システムの利用により、差し戻しやミスなど、ムダな手間が省け、業務の効率化が進む。●従業員の情報管理もクラウドツールにより、適正かつ容易に管理できるようになる。リモート化するメリット●入社・退職手続き●産休・育休対応●給与計算●人事異動対応●人事評価対応●残業・有給時間管理●社会保険料納付●住民税納付●健康診断実施（年１回）●有給休暇付与（年１回）現在、さまざまな労務管理システムが提供されていますので、労務業務のリモート化は比較的しやすい分野と言えます。例えば就業規則を見直した上で、クラウドツールを導入すれば、従業員もどこからでも勤怠の申請が可能です。また、その管理者も勤怠実績の把握が容易になります。ただし、自治体への提出物等、郵送が必要な業務もあり、完全なリモートワーク化は現時点ではできません。8定例業務 ４月〜６月従来の労務業務●定期昇給●健康介護雇用保険料率変更●住民税変更●労働保険料の申告書提出７月〜９月●算定基礎届●賞与計算●賞与支払届提出●被扶養者状況再確認リスト提出●高齢者・障害者雇用状況報告書提出１０月〜１２月●新標準報酬へ変更●厚生年金料率変更●最低賃金変更●年末調整・賞与計算および賞与支払届提出１月〜３月●給与支払報告書の提出●これらの作業にはペーパーワークや押印、郵送がつきまとっていた。●従業員の履歴書などの個人情報記載書類をオフィスのキャビネットに保管している企業も。●雇用保険手続きに関しては、ほぼ電子申請で済ませられているが、健康保険、年金手続きは、健康保険組合によっては、電子申請を受付ていないため、紙で郵送対応（オフライン対応）となるケースもある。リモ｜ト労務●クラウド人事労務ツールを利用すれば、オンラインでほぼ完結●自治体などに提出する書類は、郵送等が発生する●政府全体で行政手続きコスト削減のため、電子申請の利用促進が図られている。キャスター利用ツール：・従業員情報の管理 ：SmartHR ・雇用契約書 ：クラウドサイン・・勤怠管理 ：KING OF TIME ・給与計算(給与明細) ：freeeIEYASU ・評価制度 ：人事評価ナビゲーター・契約書の作成 ：Hubble保育園の入園手続き等で必要となる「就労証明書」当社には子育て中の従業員が多いため、労務では、「就労証明書」の提出がペーパーワークが一番多い業務です。対応は、本社（西都市）のオフラインチームが行なっています。フルリモートのキャスターが労務業務において紙での提出を求められるケース １位は？
従来の電話業務 vs リモートコール業務電話●リモート対応可能な電話システムを導入しておらず、転送などができない。●顧客との契約や個人情報の管理などが壁となっている。リモート化されない理由●業務をリモート化することで、チャット等でのコミュニケーションが主流となり、電話でのやり取りが減り、作業に集中でき、生産性が高まる。●コールセンターでは、リモート化することで、人材が確保しやすくなり、オフィスのコストカットにもつながる。リモート化するメリット●自分宛でない電話を取った場合、転送したり、メッセージを残したりする必要があり、業務を中断する必要がある。●コールセンター拠点に通勤。●大勢がいる部屋の1室で電話対応コールセンターは、システムとセキュリティ対策を万全に行えば、 リモートワークを導入することができます。 人材を採用しやすくなり、 オフィスコストの削減や 特定の地方に大災害が発生しても、リスクを分散させることが可能となることから、リモート導入効果の高い職種です。また、コールセンターでなく、普通の社内の電話取次業務についてもリモート化で、コミュニケーション手段が電話からチャット等に移行され、生産性向上につながります。9電話対応リモート化するために必要なこと従来の電話業務 リモートコール業務コールセンター●基本的には、メール・チャットを利用●ツールを利用し、代表電話は電話担当者が対応●電話メッセージは、チャットで連絡●在宅で業務を行うキャスターが利用しているブラウザ電話システムCallConnect●対応品質向上のための運用マニュアル、評価制度作り●セキュリティ対策とセキュリティに関する教育カラクリ株式会社、株式会社 RevComm、株式会社キャスターの３社で コールセンター向け「リモートワーク導入支援サービス」を提供しています。https://caster.co.jp/3128リモートワーク導入支援サービス
営業●オンラインで営業活動を完結させるためのフローやツールが分からない。●オンラインでの商談に不慣れ。●案件情報や営業活動状況を社内にオンライン共有できる体制ができていない。リモート化されない理由●移動時間が無くなるので、営業１人当たりの生産性が上がる。●効率化が進み、人件費・交通費等のコスト削減につながる。●MAツール等を導入することで商談アポ獲得や成約率が向上。リモート化するメリット新規顧客の獲得営業・商談見積書作成従来の営業活動 リモート営業●架電●飛び込み営業●セミナーで名刺獲得●折り込みチラシ、DM＜マーケティング活動＞●ウェビナー●MAツールを活用したメールマーケティング●訪問●Web/電話商談●紙の見積書を提出●紙の契約書を交わす●オンラインで送信●紙の請求書を郵送・FAX●請求書作成ソフトで送信キャスター利用ツール：ZOOM、Google Meetキャスター利用ツール：見積：freee、misoca契約：Workforce ※受注🙌・納品請求書発行キャスター利用ツール：Robot Payment従来の営業 vs リモート営業 リモート営業の１日例移動時間がないため、効率的にスケジュールを組める。この日は４件商談従来、「営業は足で稼ぐべき」という風潮がありました。しかしながら、リモートワークを導入する企業が増えてくると、テレアポをしてもつながらず、飛び込み営業をしてもオフィスに担当者が不在ということが増えています。また現在は、名刺獲得の機会であったオフラインセミナーも開催が少なくなってきています。10１日のスケジュール※Workforceは、キャスターが独自開発したシステムです。
PR●メディアの人と会い、関係構築をすることが重要な仕事のため。●現場での取材対応が発生する。●プロダクトを扱っている場合、現物を見てもらい、良さを理解してもらいたいから。リモート化されない理由●移動がなくなるため、多忙なメディアの方にもアポを取りやすい。●取材してもらいたい場所が遠方でも対応してもらえる。●メディア勉強会、記者発表会などはオンライン開催することにより、参加率が高くなる。リモート化するメリット従来のPR活動 リモートPR●メディアキャラバン●プレスリリース配信●電話/メールアプローチ●オフライン対応●WEB会議ツールを利用●オンライン開催従来のPR vs リモートPR リモートPRの１日例アポイントが増える！ メディアや社内の人と良好なコミュニケーションを取ることが重要な PRのお仕事は、対面で会うことが重要視されています。全てをリモートワーク化して気づくのはやはり、会うことで得られることもあるということ。 PRのようにコミュニケーションが大事な職種は、対面する機会も定期的に取り入れつつ、基本はオンライン対応することで、効率的に有益な情報発信ができます。11１日のスケジュール※PR業務は多岐に渡り、この他にも業務内容はあります。従来、オフラインで行なっていた業務を中心に記載しています。メディアリレーション取材対応●メディアキャラバン●プレスリリース配信●メッセンジャー、メール、電話等●オンライン開催忙しいメディアの方へのコンタクトも相手が使用しやすいツールをお聞きすることで、負担をかけることなくコンタクトができます。キャスター利用ツール：PRTIMESキャスター利用ツール：ZOOMメディア勉強会記者発表会●オフライン対応●オフライン対応ZOOMZOOM、PR TIMES LIVE
採用●会わないと人柄が分からないと考えているため。●オンライン面談・説明会に慣れていないため。リモート化されない理由●遠方に住んでいる人材にも応募してもらいやすくなる。●交通費補助のコスト削減。●採用スピードが上がる。リモート化するメリット従来の採用活動 リモート採用従来もやろうと思えば、リモートでできる内容であったが、オフィスで行なっていた。従来の採用活動 vs リモート採用会社説明会や面接は、これまでオフラインで行われてきました。企業にとって大事な人材を採用する際、会わずに重要な意思決定をすることは、会社側、応募者側にとってリスクが大きいと考えられていました。しかしながら、リモートワークの人気が高まり、リモートワークを導入しているかどうかが応募者側の一つの指標になってきています。オンライン採用は、コツやノウハウが必要ですが、取り入れることで、採用力も高まっていくでしょう。12戦略立案求人媒体運用・エージェント対応会うことが重要視されており、オフィスで行なっていた。●ウェビナーZoom●オンライン面談キャスター利用ツール：面接：Google Meetリファレンスチェック：ASHIATO適性検査：スカウター採用・求職者管理：HERP、PORTERS累計２００社の採用支援を行なってきたCASTER BIZ recruiting が行なっていることをまとめたnoteはこちら → https://note.com/yyyuki/n/n7b77ea4521ca会社説明会選考・面接●スプレッドシート●自社HP●社員からのリファラル●ハローワーク●地域に強い媒体
2020年は新入社員研修の規模を縮小した企業や、研修をオンラインで行った企業など、例年とは異なる研修対応に追われた担当者の方も多いことと思われます。しかし、一度オンライン研修のフローを固めてしまえば、その後は効率的に研修をすることが可能です。入社時から顔を合わせたことがない中で業務をスムーズに進めるためには、研修後に、社員間でコミュニケーションを取りやすくする工夫も重要です。13●インターネット環境が整っていない参加者もいる。●PCやツールへの知識に格差がある。●参加者の集中具合や理解度など、状況を把握しにくい。●グループワークでは、発言者に偏りが出やすい。リモート化されない理由●複数の事業所を持つ大手企業では、同じ時間に同一内容の研修を実施することができる。●交通費、宿泊費等のコスト削減につながる。●録画しておけば、欠席者が後から見たり、参加者が復習することができる。リモート化するメリット研修従来の研修 リモート研修●日程調整●会場手配●講師調整●資料準備従来の研修 vs リモート研修研修準備フォロー●会場セッティング●資料配布●研修●会場片付け●OJT研修当日●日程調整研修日に参加できない場合は録画データの視聴が可能●資料は画面共有、実際に以後も使用するweb業務マニュアルを使用●理解度の確認はwebテストにて実施●人事オリエンテーションをweb会議で実施●チャットツールやweb会議ツールを使用して、隣にいるかのようなきめ細やかなフォローリモートワークの基礎を学べる研修従業員がリモートで生産性高く業務を行えるよう、リモートワークの基礎を学べる研修を取り入れるのも効果的です。ヒューマンアカデミー「リモートワーク講座」https://haa.athuman.com/lpo/remotework/キャスター利用ツール：●研修Zoom●webマニュアルbacklog、Googlesite、esa●コミュニケーションslack、Google Meet●WebテストGoogleフォーム
14●支給するPCのセットアップ時にオフライン対応が必要。●トラブル時など、オフラインで対応しなくては解決が難しいことがある。●社内にアナログな感覚の人が多く、新しいシステム導入が進まない。リモート化されない理由●情報システム担当者の負担が減る。●丸投げ状態がちな従業員のITリテラシーが高くなる。リモート化するメリットシステム企画インフラ構築運用・保守従来の情報システム リモート情報システム●システム範囲を定義する際に各部門から対面でヒアリング。●RFPを作成し、外部に委託時に対面で打合せ。●外部にシステム構築を委託している場合など、定期的に対面で打合せ。●監視作業やシステムメンテナンスなどリモートで作業することが増えていた。従来の情報システム vs リモート情報システムヘルプデスク●従業員のパソコンの環境設定を行い配布。●ハードウェアのトラブルは、オフラインで対応。情報システム従業員の ITリテラシーにはバラつきがあるのが一般的です。初期設定時やトラブル時に情報システム担当者が対応してくれるなら、安心感もあり、スピーディに解決されることが多いです。しかし、オンライン対応や FAQの作成、チャットボットの利用などでリモート化が可能な職種でもあります。従業員が自分で解決でき、リモートワークしやすい環境になるよう社内システムを見直していくと、全社的にもリモートワーク化が進みやすくなります。●オンラインで社内外とミーティング●オンライン会議●システムをクラウドに移行し、オンラインでシステム構築、社内インフラ構築。●社員が独力で解決できる環境づくり。-パソコンの初期設定などFAQを作成する。-チャットボットを活用リモートワークで押さえるべきセキュリティリスクと対策（キャスター監修） https://speakerdeck.com/caster/remoteworkerassociation-security●システムメンテナンスはリモートで可能。●監視作業をアウトソーシングすることも。リモート化のポイント① 利用ツール選定SaaSツールをうまく活用し、利用ツール導入妥当性の判断を明確にする。② 利用しているツールやアカウント等の管理を徹底③閲覧権限などの権限付与の階層構築、付与の徹底④ 入退職者のアカウント管理の徹底それぞれのツールや機能、閲覧自体の制限をもたせ、誰が操作をしたのか、などを把握出来るようにしておくことが管理上では重要！
キャスターがリモート化できていない職種キャスターでも 総務・労務の一部業務は リモートワーク化できておらず、本社がある西都市で行なっています。しかしながら、PC等の貸与品対応以外は、クライアントや行政のリモートワーク化が進むことで解決できると考えております。15❶ 郵便物対応❷ 行政への提出書類の作成・郵送❸ PC等、貸与品の発送・退職時の返送物受取り❹ 取締役会議事録等保管❺ 契約書等への捺印 基本的にはクラウドサイン利用しているが、捺印が必要な時がある。
キャスター使用オンラインツールまとめキャスターで使用している主なオンラインツールをご紹介します。16
ご利用企業様 累計 3,000 社以上！ 特定非営利活動法人こどもコミュニティケア様 日比谷 尚武様 ベースフード株式会社様 17会社概要会社名 株式会社キャスター 設立 2014年9月 代表取締役 中川 祥太 本社所在地 宮崎県西都市鹿野田11365-1 神楽酒造内 アグリ館2階 事業内容 リモートアシスタントをはじめとした人材事業 株式会社CAMPFIRE様
caster
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