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1. Convention Cloud 学会・研究会・講演会をクラウドで管理 Convention Cloud ～イベント管理者ご利用マニュアル～
2. Convention Cloud 2 はじめに • ご利用をご検討いただきありがとうございま す。 • 本マニュアルは「Convention Cloud」のご利用 をご検討、ご利用中のイベント主催者の方に 向けたご利用マニュアルです。 • 目次以降手順に沿っておすすめください。 質問/お問い合わせ メールでのお問い合わせ:info@c-cloud.co.jp https://c-cloud.co.jp/inquiries/new
3. Convention Cloud 3 目次 1. 初期設定 ・・・・・・・・p.4-5 • 初期設定 p.4 • 銀行口座登録 p.5 2. ホームページ ・・・・・・・・p.6 3. グループ管理 ・・・・・・・・p.7 4. プログラム ・・・・・・・・p.8-9 • プログラム管理 p.8 • 登壇者管理 p.9 5. 協賛/オプション管理・・・・・・・p.10-12 • 協賛管理 p.10 • オプション管理 p.11 • 見積書/請求書発行 p.12 6. 演題募集 ・・・・・・・・p.13 7. オンライン査読 ・・・・・・・・p.14 8. 参加登録管理 ・・・・・・・・p.15 9. QRチェックイン ・・・・・・・・p.16
4. Convention Cloud 手順/説明 画像 ※「イベント固有ID 」はホームページのURL にも使用されます。〇〇〇下記部分 →https://c-cloud.co.jp/〇〇〇 【学術集会登録】 【アカウント登録】 ・ページからヘッダーから登録「新規登録」へ ※登録には受信できるメールアドレスが必要です ※IDは一度設定すると変更できませんのでご注意 ください 4 1-1. 初期設定 ・アカウント登録後、ログイン →「ホーム」 →「学術集会登録(無料)」 から情報を登録してください。 ※イベント固有ID は一度設定すると変更できま せんのでご注意ください Point 必須 必須 無料 無料 【30日間トライアル】 ・ホームから →「ホーム」→「管理中学術集会」 →「管理メニュー」 →「30日間トライアル」 から有料メニューを30日間お試しいただけます。 ※1ユーザー1度のみ 無料 【有料メニュー登録】 ・ホームから →「ホーム」→「管理中学術集会」 →「管理メニュー」 →「有料メニュー登録」
5. Convention Cloud 手順/説明 画像 5 1-2. 初期設定(銀行口座) 【利用スタート】 ・アカウント登録後、ログイン →「ホーム」→「管理中学術集会」 →「管理メニュー」 →「銀行口座登録」 から設定を開始できます。 ・前ページのアカウント登録、学術集会登録、 30日間トライアルは済ませてください。 ・p.4 「1-1. 初期設定」がお済みの方 ・イベントに使用する銀行口座を開設済みの方 前提 【設定】 ・口座情報をフォームに沿って入力してくださ い ・問い合わせ先/角印データは任意ですが、以 後請求書、領収書を本サービスで発行する際に 必要ですのでご登録をおすすめしております。 ※サイズは2MBまでjpg,jpeg,png,gif形式のみ アップロード可能 角印・社印のデータについて ・サイズは2MBまで ・jpg,jpeg,png,gif形式のみアップロード可能 請求書、領収書に使用する用途上背景を透過さ せたデータをおすすめしております。 ※WindowsPPT、MacOSのKeynoteでも 簡単にスキャンデータなどを透過加工できます Point
6. Convention Cloud 手順/説明 画像 6 2. ホームページ設定 【利用スタート】 ・アカウント登録後、ログイン →「ホーム」→「管理中学術集会」 →「管理メニュー」 →「ホームページを始める」 から設定を開始できます。 【よくある初期設定】 ①・Home（お知らせページ） ・ご挨拶ページ ・開催概要ページ をすぐに公開 ・テーマカラーデザイン設定 ②その他のページは準備完了次第、随時公開 プレビュー画面で内容を確認した上で、 公開準備が完了したページはそれぞれのページ につき「公開/非公開」設定 を行い、参加者へ公開してください。 Point 参加者用のURLは https://c-cloud.co.jp/イベントID で自動で割り当てられます Point ①ヘッダーロゴ ②Home画面=ポスター画像など ③挨拶者写真 は画像データを載せることができますが データはpng, jpg,jpeg,png,gif形式のみ 受付可能です。※PDF、AIなど不可 Point ・p.4 「1-1. 初期設定」がお済みの方 ・会場/開催日程などお決まりの方 前提
7. Convention Cloud 手順/説明 画像 7 3. グループ管理 【利用スタート】 ・アカウント登録後、ログイン →「ホーム」→「管理中学術集会」 →「管理メニュー」 →「グループ管理」 から設定を開始できます。 【よくある使用例】 ①「査読委員会」 ②「実行委員会」 など ・p.4 「1-1. 初期設定」がお済みの方 前提 【利用手順】 ①「グループ新規登録」から グループ立ち上げ ②「質問追加」でグループのメンバーに 質問を設定 例1）査読委員会の場合は査読可能な領域アン ケート 例2）委員会のプログラム委員会の場合は希望プ ログラムの推薦 など ③「参加URL」（パスワードを設定する場合はパ スワードも）を参加予定者へ案内 ④必要に応じて -参加者一覧をCSVで出力可能 -参加者のメールアドレスにメッセージ配信 も可能です。 ・設定できる質問は 「二者択一」 「自由記載」 「複数選択肢」 「数字」 での回答を求めることが可能です。 Point
8. Convention Cloud 手順/説明 画像 8 4-1. プログラム管理 【利用スタート】 ・アカウント登録後、ログイン →「ホーム」→「管理中学術集会」 →「管理メニュー」 →「プログラム管理」 から設定を開始できます。 【①日程・会場登録】 メニューバー「日程」「会場登録(施設)」 「会場 登録(部屋)」を進めてください。手順を進めると 順番に次のメニューがメニューバーに追加されま す。 日程/会場ともに実際には参加者へ表示したく ない日程/会場（例えば準備日、控室、限られ た参加者の委員会など）を設定し、スケジュー ル管理に使用することが可能です。 ※その場合は「一般参加者用の日程表へ表示」 を「非表示」に設定してください。 Point ① 【②プログラム登録】 ・p.4 「1-1. 初期設定」がお済みの方 ・会場/日程などお決まりの方 前提 ② 2通りで登録可能です。 A:日程表から設定 B:フォームから登録 ・プログラムは何度でも修正可能です。 詳細は決まってなくとも、大まかにまずは登 録されることをおすすめしております。 ・協賛管理でも共催セミナーを設定する場合 にはプログラムがとの連携が必要ですのであ らかじめ設定してください。 Point
9. Convention Cloud 手順/説明 画像 9 4-2. 登壇者管理 【利用スタート】 ・「プログラム管理」 →「登壇者登録」 →「登録済プログラム一覧」 から登壇者を登録したいプログラムを選択して ください。 【登壇者登録】 ①「座長/司会」 ②「演者/発表者」 ③「その他シンポジスト/パネラー/討論者など」 から近い分類で登録してください。 いわゆる指定演題、イベントとして演題投稿を 依頼する場合はこちらから追加 Point 【メールで登壇依頼】 ・p.4 「1-1. 初期設定」がお済みの方 ・p.7 「2-1.プログラム管理」で最低1件プログ ラム登録がお済の方 前提 登壇者登録でE-mailアドレスを入力してある場 合、一斉配信が可能です。 「メールで依頼」から送信先をメール本文をご 確認の上、一斉送信をしてください。 依頼内容をカスタマイズしたい場合、 「登壇者CSV出力」からデータをダウンロード し、独自にご連絡を行ってください。 Point 募集済の公募演題などから割り 当てる場合はこちら
10. Convention Cloud 手順/説明 画像 10 5-1. 協賛管理 【利用スタート】 ・アカウント登録後、ログイン →「ホーム」→「管理中学術集会」 →「管理メニュー」 →「協賛/オプション管理」 から設定を開始できます。 【申込画面セットアップ】 ①協賛メニュー設定 ・「共催セミナー」「広告」「展示」「寄付」 「その他」分類で協賛を設定してください。 ②申込テスト ・意図した内容になっているか申込のテストを 行ってください。何度テストしても問題ございま せん。 ③申込一覧 ・テストで申し込みした内容が一覧に表示されて いるかご確認ください。 ・1-1. 初期設定がお済みの方 ・プログラム共催セミナープログラムを設定済 前提 ・共催セミナーを設定する場合、「プログラム 選択」が必要です。p.7のプログラムで登録を あらかじめ完了してください。 Point ① ② ③ 【申込確定】 ①申込に対して確定処理を行ってください。 「申込一覧」から「確定する」か「お断りする」 か処理を行えます。 ②「確定」か「お断りする」を問わず、①の確定 処理を行うことにより、申込各社へ通知メールが 自動配信されます。内容は確定されたかどうかの みなので、より詳細のメール配信が必要な場合、 独自に連絡を行ってください。
11. Convention Cloud 手順/説明 画像 11 5-2. オプション管理 【利用手順】 ・OPメニューを登録 →登録したメニューを確認 →問題なければ、協賛社へ連絡 →申込データは「OP申込一覧」からCSV出力が 可能です ・1-1. 初期設定がお済みの方 ・3-1. 協賛申込確定までお済みの方 ※協賛社へのオプション斡旋を行う場合にのみご利用ください 例えばランチョンセミナーのお弁当、会場前看板、スタッフ手配など 前提 ・主催者アカウントでも申込が可能ですので、 あらかじめ申込をテストしてください。 Point
12. Convention Cloud 手順/説明 画像 12 5-3. 協賛電子請求・見積り 【利用手順】 2通りの利用が可能です。 ①自動作成された電子請求書/見積書を発行 ②独自に作成された請求書/見積書PDFを登録 【パターン①】 ・パターン①を選択 ・請求書番号/銀行口座/支払条件/備考を入力 し、「この内容で登録」で保存 ・登録後「Ⅰ内容確認」でPDFの内容が問題な いかご確認ください ・問題なければ「Ⅱ確定/保存」 【パターン②】 ・パターン②を選択 ・「この内容で登録」を押してで保存 ・登録後「ファイルを選択」でアップロードす るファイルを選択 ・ 再度「この内容で登録」を押して保存してく ださい ・1-1. 初期設定がお済みの方 ・1-2. 初期設定（銀行口座）登録がお済の方 ・3-1. 協賛申込確定までお済みの方 →①協賛費の請求書を自動作成可能 ・3-2. オプション申し込み締切済みの方 →オプション費の②見積書③請求書を自動作成可能 前提 ①協賛費の電子請求書発行/入金管理 ②OP費の電子見積書発行 ③OP請求書発行/入金管理 が可能です。 ・青枠に入力すると一度に入力できます Point
13. Convention Cloud 手順/説明 画像 13 6. 演題募集管理 【利用スタート】 ・アカウント登録後、ログイン →「ホーム」→「管理中学術集会」 →「管理メニュー」 →「演題募集管理」 から設定を開始できます。 ・1-1. 初期設定がお済みの方 前提 ・パスワードは必要な場合にのみ入力してく ださい。設定すると投稿する全員にパスワー ドを周知する必要があります。 ・最大値取得登録数の上限はお申込み内容が 上限です Point ①フォーム登録から必要項目を入力 【利用手順】 ②質問項目を追加 例) 演題名、抄録本文、会員ID など必要な項目を追加してください。 ③②が完了したら「本番画面」から 登録テストをお願いします。 ④「投稿一覧」から内容をご確認いただけます。 もしくはCSV出力も可能です。
14. Convention Cloud 手順/説明 画像 14 7. オンライン査読管理 【利用スタート】 ・アカウント登録後、ログイン →「ホーム」→「管理中学術集会」 →「管理メニュー」 →「オンライン査読管理」 から設定を開始できます。 ・1-1. 初期設定がお済みの方 ・3. グループ管理で査読委員会を組織済の方 前提 ①ホームに登録済のフォーム一覧が表示されま す。査読を進めるフォームの「査読設定開始」 をクリックしてください。 ②「公開項目設定」で収集した演題のうちどの 質問に対する回答を公開するか設定してくださ い。 例）演題、抄録は公開、所属は非公開など ③「査読依頼/結果」から査読担当者を割り 振ってください ④割り振った査読担当者に一斉に依頼メールを 送信することができます。 ⑤査読結果は必要に応じてCSV出力が可能です 【利用手順】 ・採択通知を出す必要がある場合、CSV出力し た内容をご活用いただけますが、 p.9 4-2 登壇者管理の機能をご活用いただき プログラムへの登壇依頼として通知することが 可能です。 Point
15. Convention Cloud 手順/説明 画像 15 8. 参加登録管理 【利用スタート】 ・アカウント登録後、ログイン →「ホーム」→「管理中学術集会」 →「管理メニュー」 →「参加登録管理」 から設定を開始できます。 ・1-1. 初期設定がお済みの方 ・1-2. 初期設定（銀行口座）登録がお済の方 前提 ・「電子領収書」を「利用する」に設定すると 入金確認されると領収書を自動で発行すること ができます。電子領収書は参加登録者の「ホー ム」「参加登録一覧」からダウンロード可能に なります。あらかじめ内容をご確認の上導入を お願いします。 Point ①「新規登録」から設定を開始してください ②区分追加から参加登録の区分を追加してくだ さい 例）会員（国内）/非会員（国内）/学生 など ③「本番画面」からテスト登録を行い問題なけ ればURLを公開してください ④銀行振込の入金処理は「登録一覧」から入力 可能です。 ※クレジット決済は自動的に入金確認が行われ ます。 ⑤必要に応じて「CSV出力」が可能です 【利用手順】
16. Convention Cloud 手順/説明 画像 16 9. QRコード受付 【利用スタート】 ・アカウント登録後、ログイン →「ホーム」→「管理中学術集会」 →「管理メニュー」 →「QRコード受付」 から設定を開始できます。 ・1-1. 初期設定がお済みの方 ・1-2. 初期設定（銀行口座）登録がお済の方 ・8. 参加登録管理を利用されている方 前提 ・未入金、もしくは複数回目の受付の場合はア ラートが出現します。 Point ①「QRコード受付」から設定を開始してくださ い ②受付端末準備 条件 ①スマホ、タブレットなどQRコードが読み 取り機能 条件②インターネットブラウザにでアクセス可能 な端末 ※その他特別な機能は必要ございません ③同画面から「QRコード受付端末用PW」を設定 ④受付をする端末で表示されているURLへアクセ ス。③で設定した「QRコード受付端末用PW」を 入力。 ⑤QRコードを受付することが可能になります。 QRコードを読み取るとURLが表示されますので そこから登録内容の確認、入退場記録が可能です。 【利用手順】 【参加者手順】 ・ログイン後→「ホーム」→「参加登録一覧」 →「登録確認画面」からQRコードを表示でき ます。