Aportacions quantitat

Transcript

1. Orientacions per equilibrar la quantitat i la durada de les reunions Per gestionar les reunions imposades Per dur a terme aquestes orientacions de manera eficient, és fonamental disposar d’una bona capacitat comunicativa. Això implica saber traslladar les teves necessitats de manera clara i assertiva, alhora que generes un entorn receptiu perquè les teves propostes siguin escoltades i tingudes en compte. Tant en les reunions imposades com en les pròpies, la manera com comuniques marcarà la diferència en la seva utilitat i efectivitat. 1. Aclareix sempre el propòsit de la reunió i el teu paper dins d’ella. 2. Intervé de manera estratègica per millorar l’eficiència de la reunió i evitar que es converteixi en un simple tràmit. 3. Quan vegis que una reunió no és el millor format per assolir un objectiu, proposa alternatives com documents compartits o comunicacions asíncrones per evitar trobades innecessàries. 4. Accepta i adapta’t a les reunions imposades si no pots canviar-ho. Identifica quins elements poden aportar valor i busca maneres de treure’n profit per minimitzar la sensació de pèrdua de temps. Per optimitzar les reunions amb el pròpi equip 5. Estableix un ritme eficient per a les reunions que organitzes. Opta per reunions diàries breus (màxim 15’) per al seguiment operatiu i àgil, reunions setmanals més extenses (60’-90’) per a la coordinació i la presa de decisions, i reunions estratègiques mensuals o trimestrals [2 o 3 h.] per revisar objectius i alinear esforços. 6. Respecta els horaris. Comença i acaba puntualment sense concedir minuts de cortesia, i evita repetir informació per a les persones que arriben tard. 7. Deixa espai entre reunions per facilitar transicions i descansos. 8. Fes reunions per àmbits sols amb les persones implicades per optimitzar el temps i l’eficàcia. 9. Planifica bé cada reunió. Defineix l’ordre del dia i comunica’l amb antelació perquè tothom pugui saber a què bé. 10. Clarifica els objectius de cada reunió per evitar discussions innecessàries i centrar-te en aconseguir resultats concrets.
2. 11. Limita el temps d’intervenció de cada persona per garantir l’horari programat. Si cal, designa una figura moderadora que ajudi a gestionar el ritme de la reunió. 12. Posa temps màxims per a cada punt de l'ordre del dia per evitar dilacions i assegurar que la reunió avanci de manera eficient. 13. Evita les reunions telemàtiques excessivament llargues. Si cal, divideix-les en blocs amb pauses per mantenir l’atenció. 14. Fes un ús eficient de les eines digitals. Utilitza documents coŀlaboratius, enquestes en directe o xats paraŀlels per dinamitzar la interacció i millorar la productivitat. 15. Avalua periòdicament el sistema de reunions i actua en conseqüència per millorar-ne l'eficàcia i eliminar aquelles que ja no tenen un propòsit clar. 16. Si t’és possible, blinda espais de temps “sense reunions”, alguns dies de la setmana o alguns moments de la jornada.