PAUTES REUNIONS EFECTIVES

Transcript

1. NORMATIVES PER A LES REUNIONS CORPORATIVES A continuació segueixen una sèrie d’instruccions que aspiren a ser trets característics de les reunions a la Diputació de Lleida. Fase prèvia 1. Verifica la disponibilitat dels/de les participants abans de convocar la reunió. 2. Defineix clarament l'objectiu de la reunió quan facis la convocatòria perquè tothom sàpiga què s'espera assolir. 3. Convoca amb almenys 48 hores d'antelació per permetre la preparació dels assistents. 4. Estableix un dia fixe per a reunions periòdiques si és possible, per facilitar la planificació a les agendes de cadascú. 5. Utilitza eines corporatives com Outlook o Teams per gestionar la convocatòria de la reunió. 6. Convoca tant sols a aquelles persones implicades amb el propòsit de la reunió. 7. Comunica quines són les persones que assistiran, abans de cada reunió. Inici de la reunió 1. Comença la reunió a l'hora prevista sense retards ni temps de cortesia. 2. Considera les ubicacions dels participants ,si alguns s'han de desplaçar, organitza la reunió en conseqüència. 3. Limita la durada de la reunió a un màxim de 2 hores per mantenir l'atenció i la productivitat. Desenvolupament de la reunió 1. Assegura que hi hagi una persona moderant, que controli el temps i el desenvolupament de la reunió. 2. Promou la participació activa de tots els/les assistents perquè tothom pugui expressar-se. 3. Fomenta un clima de confiança i col·laboració perquè els/les participants es sentin còmodes per compartir idees. 4. Promou l'escolta activa valorant les aportacions dels altres i evitant crítiques destructives. 5. Estimula les aportacions constructives que afegeixin valor a les idees dels altres. Cloenda de la reunió
2. 1. Defineix clarament els compromisos i conclusions abans d'acabar la reunió. 2. Revisa l'estat dels compromisos adquirits en la reunió anterior per assegurar el seguiment. 3. Assigna tasques clares als membres i garanteix el seu seguiment posterior. 4. Deixa un temps per a preguntes i observacions finals per aclarir possibles dubtes o detalls. 5. Avalua la qualitat de la reunió al final, demanant als participants una valoració ràpida sobre la claredat dels objectius, l'eficiència del temps, la interacció respectuosa entre les persones i l'eficàcia de la moderació. 6. Acaba la reunió a l’hora prevista o abans. Mai més tard. Fase posterior 1. Envia un resum de la reunió a tots/totes les participants amb els punts tractats, conclusions, tasques assignades i terminis.