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キャンセル対策ガイド

 キャンセル対策ガイド

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  1. 01 はじめに P03 CONTENTS ©MEDLEY, INC. 2 02 キャンセル傾向と対策 •

    キャンセルによる医院への影響 • 主なキャンセルの傾向 • キャンセルを防ぐための4つの対策 • キャンセルを削減した医院事例 P05 03 Dentisのご案内 • Dentisの概要 • 歯科診療所経営においてDentisが選ばれる4つの理由 • • ①ALL in One連動 • ②ペーパーレス設計 • ③安心立ち上げサポート • ④リーズナブルな価格設計 P14
  2. 無断キャンセルによる歯科医院への経営圧迫を考える 5 ©MEDLEY, INC. 前提条件から考えると 1日の売上は 200,000円、 1日あたり4件のキャンセルが発生し、 売上は20,000円/日減少します。これ を年間に換算すると、

    520万円もの損 失が発生します。 診療時間を1時間と仮定すると1日に 4件のキャンセルが発生し、 4時間分 の空き時間が生まれることになりま す。 診療予約に併せて歯科医師や歯科 衛生士を配置していても、患者が来 ないと人件費が無駄になってしまい ます。 <前提条件 > • 1日の来院患者が40名、治療費が平均5,000円 • キャンセル率が10%と仮定した場合
  3. 無断キャンセルの主な傾向 6 ©MEDLEY, INC. 医院の独自フォームで患者に希望日を入れさせ、後から 確定させるタイプのWEB予約は患者からすると体験が良 くないです。 確定させるまで自分の予定が決まらないストレスがあり、 結果的にキャンセルになりやすい傾向があります。 初回から数回の治療を受けて来院しなくなる患者は、一定

    数存在します。痛みがなくなったことから治療の必要性を 感じなくなり、そのまま離脱してしまうケースが多いです。 特にう蝕や歯周病治療、定期検診患者が該当します。 頻繁に予約をキャンセルする人、特に無断でキャンセ ルする人の中には予約の日時を忘れてしまっているこ とが一番多いです。 特に前回の来院日から日が空く患者や、普段スマホで スケジュール管理をしている若年層に多く見られます。 患者に治療の必要性・緊急性が伝わっていないと忘れ てしまったり、離脱してしまいます。 特に次回の来院日を受付で取ると歯科医師(衛生士) との約束という認識が薄れキャンセルされやすい傾向 があります。
  4. キャンセルを防ぐための4つの対策 7 ©MEDLEY, INC. 予約枠の空きが予約台帳から自動で表示される タイプのWeb予約を利用しましょう。患者自身で時 間を決め、日程がすぐ確定する WEB予約は患者 体験がよく、キャンセルされにくいです。 キャンセルされやすい患者や時間帯、診療メ

    ニューなど、傾向を把握することが重要です。 傾向を把握していれば、リマインドや予約の取 り方の変更などの対策を打つことができるよう になります。 予約の日時を忘れてしまっていることで、キャン セルが発生しているケースが多いので必ず、診 療予約前日にリマインド連絡をしましょう。若い患 者であれば、LINEやSMSなどスマホを利用した リマインドが効果的です。 次回担当の衛生士や医師が予約を取るとキャ ンセル率が下がりやすくなります。 実担当が直接対面で予約を取ることで、患者に 「約束」の認識をもたせることができることが影 響しています。
  5. リマインド連絡方法のメリット/デメリット 8 ©MEDLEY, INC. メリット ・確認が簡易的 ・双方の手間の削減 ・リアルタイムなやりとりが容易 デメリット ・通知アーカイブが簡易的なため、確認漏れリスクが高い

    ・アプリ登録の煩雑さによる業務効率の低下 ・維持費用の発生 メリット ・詳細な情報を伝えやすい ・正式感と信頼感を与える ・記録として残る ・双方の手間の削減 デメリット ・リマインド効果が低く確認漏れリスクが高い ・事前キャンセルを早期に把握しずらい メリット ・業務効率性が高い:自動化できる場合 ・患者側の予約確認の負担軽減 ・記録として残りやすい デメリット ・不適切なタイミングでの受信リスク ・テキストの限られた情報量不足 ・業務効率性が低い:自動化できない場合 メリット ・リマインド効果が高く失念防止に効果的 ・覚えていてくれたという安心感 ・事前キャンセルを早期に把握できる デメリット ・スタッフの負担増加・人件費の高騰リスク ・安心感ではなく嫌悪感につながる ┗ 煩わしいと感じる、多忙な患者が多い場合
  6. 無断キャンセルを削減した事例 10 ©MEDLEY, INC. ・ドクターがチェアサイドで次回予約を取る。 「先生」と「患者」が直接約束することで、心理的にキャ ンセル抑制につながっている。 ・患者から日程変更依頼がある場合、なるべく直近で 取れるよう、先生から提案している。 2週間後以降になると、強制力が下がるため、なるべく

    1週間以内に予約を取っている。 ・ミリングマシンを院内に配備しているので、補綴物作 成に時間がかからず、比較的直近で次回予約を取れ るようにしている。 技工所に外注すると数週間かかるので、次回予約も時 間が空いてしまいキャンセルに繋がりやすくなる。 東京/開業1年目 東京/開業37年目 ・次回担当衛生士がチェアサイドで予約を取る。 実担当と患者が直接対面で約束させることでキャンセ ル率低下を狙っている。 ・キャンセル傾向の把握と個別連絡 Dentisの分析機能でどの時間帯でどんな患者がキャ ンセルが多いか把握し、個別連絡を取っている。今後 は電話番号を患者から収集し、 SMS活用して一括送 信機能の活用に向けて動いている。
  7. Dentisの概要 12 患者とつながる クラウド診療⻭科業務⽀援システム Dentis (デンティス) は あたらしい患者体験の提供と 業務効率の向上を実現する “これからの歯科医院向けシステム”

    です。 「診療所経営をワンプラットフォーム」で実現することを目指し、 電子カルテ/レセコンおよび周辺機能を充実化させたサービス開発を行っています 。 ©MEDLEY, INC.
  8. Dentisで行うキャンセル対策 13 ©MEDLEY, INC. Web予約 分析 メッセージ チェアサイドで予約 医院独自のWeb予約ページを作 成、空きは予約台帳から自動で

    表 示されます。患 者は24時 間 いつでも好きな時間に予約がで きます。 キャンセル患 者を絞り込んで メールやSMSで連絡することが できるため、キャンセル率の改 善に役立てることができます。 Dentisはクラウド型システムな のでどこでも誰でもリアルタイ ムの方法を見ながら予約操作が 可能です。チェアサイドでipad を用いながら予約できます。 患者の通院動向やキャンセル傾 向をグラフ形式で可視化するこ とができます。
  9. 歯科診療所経営においてDentisが選ばれる4つの理由 14 Dentisは、歯科診療所経営におけるニーズにお応えすることが可能です。 一連の診療業務が画面一つで完結 流れるような操作感 個別ニーズに合わせた導入支援 安心立ち上げサポート 経営に優しい リーズナブルな価格設計 All

    in 1 連動 Reasonable 安価 Supportive 伴走 •予約・問診、レセコン、サブカルテを同 じインターフェース(システム)で操 作 可 能になることにより、流れるような業務 体験が実現できます。 •新規のご開業でも、他社製品の入れ替え でも対応が可能となります。 •クラウド型のシステムなので買い替えが 不要。導入も低価格、さらに長く使うほ どお得になります。 paperless 設計 従来の紙カルテ庫を作らない 新しい空間デザイン •電子カルテの導入により、日々のカルテ 出しの削減だけでなく院内にカルテ庫の 設置が不要となります。 ©MEDLEY, INC.
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