「ドキュメント見つからない問題」をなんとかしたい - 横断検索エンジン導入の取り組みについて-

GREE Tech Conference 2021 で発表された資料です。
https://techcon.gree.jp/2021/session/Session-4

Transcript

1. 「ドキュメント見つからない問題」
   をなんとかしたい
   - 横断検索エンジン導入の取り組みについて-
   グリー株式会社 藤咲 款
   

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2. • 名前
   • 藤咲 款（ふじさく まこと）
   • 所属
   • グリー株式会社
   • 開発本部 / 情報システム部 / 業務アプリケーショングループ
   • シニアマネージャー
   • 経歴
   • 2013年にグリー株式会社に入社。情報システム部、業務アプリケーション
   チームのマネージャーとして、社内システムの開発や導入を担当。人事部
   を兼務し、HR Techの推進や人事データの分析も行う。2021年からは、社
   内ドキュメントへのアクセス改善をテーマとし、Google Cloud SearchTMの
   導入も担当。
   自己紹介
   2
   

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3. 3
   グリーの情報システム部の紹介
   開発本部
   情報システム部
   IT基盤
   サービス
   オペレーション
   業務アプリケーション
   IT基盤
   サービス
   オペレーション
   業務アプリケーション
   情報システム部
   

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4. 4
   情シスが提供するさまざまなツール
   Slack
   Zoom
   Confluence
   クラウドストレージ
   電子署名
   業務システム
   Adobe Sign
   ワークフロー
   ServiceNow
   サービスデスク
   JIRA
   Slack
   データ共有
   Google Drive
   Box
   ファイルサーバ
   Cohesity
   問い合わせ
   ナレッジ共有
   Wiki
   Portal
   Sharepoint Online
   FAQ
   ServiceNow
   コミュニケーション
   ビジネスチャット
   Web会議
   Mail
   開発基盤
   アプリケーション開発
   Google Cloud
   データ連携
   Workato
   Google Workspace
   設備-ネットワーク 設備-オフィス
   Active Directory
   Client VPN
   Global Protect
   電子ホワイトボード
   Google Jamboard
   無人受付システム
   RECEPTIONIST
   ビジネスフォン
   INNOVERA
   レポート
   Google データポータル
   VDI
   Amazon Workspaces
   SSO
   Google Sites
   Qlik Sense
   

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5. グリーの社内ITは自社と比べて
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6. 6
   情シスが提供するさまざまなツール
   Slack
   Zoom
   Confluence
   クラウドストレージ
   電子署名
   業務システム
   Adobe Sign
   ワークフロー
   ServiceNow
   サービスデスク
   JIRA
   Slack
   データ共有
   Google Drive
   Box
   ファイルサーバ
   Cohesity
   問い合わせ
   ナレッジ共有
   Wiki
   Portal
   Sharepoint Online
   FAQ
   ServiceNow
   コミュニケーション
   ビジネスチャット
   Web会議
   Mail
   開発基盤
   アプリケーション開発
   Google Cloud
   データ連携
   Workato
   Google Workspace
   設備-ネットワーク 設備-オフィス
   Active Directory
   Client VPN
   Global Protect
   電子ホワイトボード
   Google Jamboard
   無人受付システム
   RECEPTIONIST
   ビジネスフォン
   INNOVERA
   レポート
   Google データポータル
   VDI
   Amazon Workspaces
   SSO
   Google Sites
   Qlik Sense
   

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7. 7
   1.Cloud Search で何ができるか
   2.導入の背景について
   3.開発について
   Agenda
   

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8. 8
   1.Cloud Search で何ができるか
   2.導入の背景について
   3.開発について
   Agenda
   

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9. 9
   Google Cloud Search
   • 複数の社内システムを横断検索できるツール
   • Google Workspace TMに含まれる
   • Enterprise Plan以上なら追加費用なしで使える
   • Google Workspace内のドキュメントはデフォルトで検索対象
   • 追加開発をがんばれば、他社ツールのデータも対象に
   • ※契約ユーザ数×ドキュメント数で対象数に制限あり
   

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10. 10
    ①Cloud Searchのページから
    使い方
    

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11. 11
    ②Google Chromeのアドレスバーから
    使い方
    ショートカットワード(cs)
    で検索エンジンを切り替えできるよ
    うに設定できる
    

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12. 12
    Google Cloud Searchでできること1
    • Google Likeなキーワード検索
    • AND検索
    • OR検索
    • マイナス検索
    • 完全一致検索
    など
    

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13. 13
    Google Cloud Searchでできること1
    

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14. 14
    Google Cloud Searchでできること2
    • 絞り込み
    • ツールごと
    • ドキュメント種類ごと
    • 自分がオーナーの文書のみ
    • 作成日
    など
    

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15. • 絞り込み検索
    15
    Google Cloud Searchでできること2
    

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16. 16
    1.Cloud Search で何ができるか
    2.導入の背景について
    3.開発について
    Agenda
    

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17. 17
    導入の背景
    毎年実施している社内ITに関する満足度調査では、
    約20% のコメントで、ドキュメント/ナレッジに対するア
    クセスの悪さを指摘
    

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18. 18
    ドキュメント/ナレッジの分散
    Slack Confluence
    クラウドストレージ
    サービスデスク
    JIRA
    Slack (Public)
    データ共有
    Google Drive
    Box
    ファイルサーバ
    Cohesity
    問い合わせ
    ナレッジ共有
    Wiki
    Portal
    Sharepoint Online
    FAQ
    ServiceNow
    コミュニケーション
    ビジネスチャット
    Google Sites
    情シスで提供しているオフィシャルツールだけでもこんなにあります><
    

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19. 19
    導入の背景
    利用者の視点
    • ドキュメントやナレッジが複数のツールに分散している
    • どこから探して良いか、見当がつかない
    • ツール内の検索機能はいまいち使いづらい
    • ツールのリプレイスやファイルの移動によりリンク切れが起
    きる
    

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20. 20
    導入の背景
    管理者(情シス)の視点
    • 歴史的な経緯から、ツールの集約は難しい
    • 利用状況が把握できないため、導線の改善が進まない
    • →マニュアルやFAQが、必要な人に必要なタイミングで届か
    ず、問い合わせが減らない
    

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21. 21
    カテゴライズの限界
    • 状況や立場によって「最適な分類」は異なる
    • メンテナンスコストが高く放置されがち
    • ルールが増えて情報発信しづらくなる
    

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22. 22
    カテゴライズの限界
    良くない例→
    ServiceNow FAQ
    

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23. 23
    課題解決の方向性
    カテゴライズ 横断検索
    ＋
    ほどほどにがんばる 人手がかからないように
    自動化する
    

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24. 24
    1.Cloud Search で何ができるか
    2.導入の背景について
    3.開発について
    Agenda
    

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25. 25
    クロール＆インデックス登録の仕組み
    Indexing
    API
    Google Workspace TM
    検索
    UI
    コネクタ
    外部
    データソース
    ①
    定期的に
    データをクロール
    ②
    インデックス
    更新
    

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26. 26
    コネクタ
    1.Google Cloudのパートナーが提供する有償コネクタを使う
    2.Google Cloudが提供するサンプルコネクタを拡張する
    

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    コネクタ実装方法の選択
    有償コネクタ サンプルコネクタの拡張
    機能 除外設定・差分検知・権限のマッ
    ピングなど、細かい制御ができる
    クロール・インデックス登録以外の
    機能は開発が必要
    運用 導入後は基本的に何もしなくて良
    い
    スケジューリング・エラー検知は開
    発が必要
    費用 データソースの種類に応じて利用
    料がかかる
    コネクタ自体は無料
    周辺機能の費用を含めても安価
    

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28. 28
    参考:データ連携 - Slackパブリックチャンネル（開発中）
    Cloud SQL
    Cloud
    Run
    Google Workspace
    Indexing
    API
    検索
    UI
    Databas
    e
    Connect
    or
    Schedular
    Conversati
    on API
    Slack
    Public Channel
    Google Cloud
    # help-情シ
    ス-
    問合せ
    

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29. 29
    参考:データ連携 - 申請書リンク
    Cloud SQL
    Cloud
    Functions
    Google Workspace
    Indexing
    API
    検索
    UI
    Databas
    e
    Connect
    or
    Schedular
    申請書
    リンク
    Spread Sheet Google Cloud
    タイトル 説明 申請書URL メタデータ
    Slack User Group申請 xxx xxx xxx
    メーリングリスト申請 xxx xxx xxx
    名刺手配申請 xxx xxx xxx
    

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30. 30
    まとめ
    

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31. 31
    今後の展望1
    • 検索可能なデータソースを増やす
    現時点で検索対象
    ● Google Workspace
    ● Share Point Online
    ● Service Now FAQ
    ● メーリングリスト
    ● 従業員検索
    ● 申請書リンク
    近いうちに追加予定
    ● Confluence
    ● Jira Cloud
    ● Box
    ● Slack (Public)
    ● マニュアルリンク
    ＋
    

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32. 他部門が管理するドキュメントも含む
    エンタープライズサーチ
    • 情シスだけでなく、全社のドキュメントを対象に
    32
    今後の展望2
    情シスの情報発信ツール ● 受付フロー整備
    ● クローリング・インデクシング
    の自動化
    

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33. 33
    さいごに
    • 横断検索は「ドキュメント見つからない問題」解消の助けになり
    そう
    • データの量と網羅性が重要
    • 人ががんばらなくても良い仕組み作り（クロール＆インデックス
    更新の自動化）が必須
    Google Workspace、Google Cloud、Google Chrome、Google Cloud Search、Google Sites、Google Drive、Google Jamboard、および、Google デー
    タポータル はGoogle LLC の商標です
    

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