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「ドキュメント見つからない問題」をなんとかしたい - 横断検索エンジン導入の取り組みについて-

「ドキュメント見つからない問題」をなんとかしたい - 横断検索エンジン導入の取り組みについて-

GREE Tech Conference 2021 で発表された資料です。
https://techcon.gree.jp/2021/session/Session-4

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November 11, 2021
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  1. 「ドキュメント見つからない問題」 をなんとかしたい - 横断検索エンジン導入の取り組みについて- グリー株式会社 藤咲 款

  2. • 名前 • 藤咲 款(ふじさく まこと) • 所属 • グリー株式会社

    • 開発本部 / 情報システム部 / 業務アプリケーショングループ • シニアマネージャー • 経歴 • 2013年にグリー株式会社に入社。情報システム部、業務アプリケーション チームのマネージャーとして、社内システムの開発や導入を担当。人事部 を兼務し、HR Techの推進や人事データの分析も行う。2021年からは、社 内ドキュメントへのアクセス改善をテーマとし、Google Cloud SearchTMの 導入も担当。 自己紹介 2
  3. 3 グリーの情報システム部の紹介 開発本部 情報システム部 IT基盤 サービス オペレーション 業務アプリケーション IT基盤 サービス

    オペレーション 業務アプリケーション 情報システム部
  4. 4 情シスが提供するさまざまなツール Slack Zoom Confluence クラウドストレージ 電子署名 業務システム Adobe Sign

    ワークフロー ServiceNow サービスデスク JIRA Slack データ共有 Google Drive Box ファイルサーバ Cohesity 問い合わせ ナレッジ共有 Wiki Portal Sharepoint Online FAQ ServiceNow コミュニケーション ビジネスチャット Web会議 Mail 開発基盤 アプリケーション開発 Google Cloud データ連携 Workato Google Workspace 設備-ネットワーク 設備-オフィス Active Directory Client VPN Global Protect 電子ホワイトボード Google Jamboard 無人受付システム RECEPTIONIST ビジネスフォン INNOVERA レポート Google データポータル VDI Amazon Workspaces SSO Google Sites Qlik Sense
  5. グリーの社内ITは自社と比べて ⓘ Start presenting to display the poll results on

    this slide.
  6. 6 情シスが提供するさまざまなツール Slack Zoom Confluence クラウドストレージ 電子署名 業務システム Adobe Sign

    ワークフロー ServiceNow サービスデスク JIRA Slack データ共有 Google Drive Box ファイルサーバ Cohesity 問い合わせ ナレッジ共有 Wiki Portal Sharepoint Online FAQ ServiceNow コミュニケーション ビジネスチャット Web会議 Mail 開発基盤 アプリケーション開発 Google Cloud データ連携 Workato Google Workspace 設備-ネットワーク 設備-オフィス Active Directory Client VPN Global Protect 電子ホワイトボード Google Jamboard 無人受付システム RECEPTIONIST ビジネスフォン INNOVERA レポート Google データポータル VDI Amazon Workspaces SSO Google Sites Qlik Sense
  7. 7 1.Cloud Search で何ができるか 2.導入の背景について 3.開発について Agenda

  8. 8 1.Cloud Search で何ができるか 2.導入の背景について 3.開発について Agenda

  9. 9 Google Cloud Search • 複数の社内システムを横断検索できるツール • Google Workspace TMに含まれる

    • Enterprise Plan以上なら追加費用なしで使える • Google Workspace内のドキュメントはデフォルトで検索対象 • 追加開発をがんばれば、他社ツールのデータも対象に • ※契約ユーザ数×ドキュメント数で対象数に制限あり
  10. 10 ①Cloud Searchのページから 使い方

  11. 11 ②Google Chromeのアドレスバーから 使い方 ショートカットワード(cs) で検索エンジンを切り替えできるよ うに設定できる

  12. 12 Google Cloud Searchでできること1 • Google Likeなキーワード検索 • AND検索 •

    OR検索 • マイナス検索 • 完全一致検索 など
  13. 13 Google Cloud Searchでできること1

  14. 14 Google Cloud Searchでできること2 • 絞り込み • ツールごと • ドキュメント種類ごと

    • 自分がオーナーの文書のみ • 作成日 など
  15. • 絞り込み検索 15 Google Cloud Searchでできること2

  16. 16 1.Cloud Search で何ができるか 2.導入の背景について 3.開発について Agenda

  17. 17 導入の背景 毎年実施している社内ITに関する満足度調査では、 約20% のコメントで、ドキュメント/ナレッジに対するア クセスの悪さを指摘

  18. 18 ドキュメント/ナレッジの分散 Slack Confluence クラウドストレージ サービスデスク JIRA Slack (Public) データ共有

    Google Drive Box ファイルサーバ Cohesity 問い合わせ ナレッジ共有 Wiki Portal Sharepoint Online FAQ ServiceNow コミュニケーション ビジネスチャット Google Sites 情シスで提供しているオフィシャルツールだけでもこんなにあります><
  19. 19 導入の背景 利用者の視点 • ドキュメントやナレッジが複数のツールに分散している • どこから探して良いか、見当がつかない • ツール内の検索機能はいまいち使いづらい •

    ツールのリプレイスやファイルの移動によりリンク切れが起 きる
  20. 20 導入の背景 管理者(情シス)の視点 • 歴史的な経緯から、ツールの集約は難しい • 利用状況が把握できないため、導線の改善が進まない • →マニュアルやFAQが、必要な人に必要なタイミングで届か ず、問い合わせが減らない

  21. 21 カテゴライズの限界 • 状況や立場によって「最適な分類」は異なる • メンテナンスコストが高く放置されがち • ルールが増えて情報発信しづらくなる

  22. 22 カテゴライズの限界 良くない例→ ServiceNow FAQ

  23. 23 課題解決の方向性 カテゴライズ 横断検索 + ほどほどにがんばる 人手がかからないように 自動化する

  24. 24 1.Cloud Search で何ができるか 2.導入の背景について 3.開発について Agenda

  25. 25 クロール&インデックス登録の仕組み Indexing API Google Workspace TM 検索 UI コネクタ

    外部 データソース ① 定期的に データをクロール ② インデックス 更新
  26. 26 コネクタ 1.Google Cloudのパートナーが提供する有償コネクタを使う 2.Google Cloudが提供するサンプルコネクタを拡張する

  27. 27 コネクタ実装方法の選択 有償コネクタ サンプルコネクタの拡張 機能 除外設定・差分検知・権限のマッ ピングなど、細かい制御ができる クロール・インデックス登録以外の 機能は開発が必要 運用

    導入後は基本的に何もしなくて良 い スケジューリング・エラー検知は開 発が必要 費用 データソースの種類に応じて利用 料がかかる コネクタ自体は無料 周辺機能の費用を含めても安価
  28. 28 参考:データ連携 - Slackパブリックチャンネル(開発中) Cloud SQL Cloud Run Google Workspace

    Indexing API 検索 UI Databas e Connect or Schedular Conversati on API Slack Public Channel Google Cloud # help-情シ ス- 問合せ
  29. 29 参考:データ連携 - 申請書リンク Cloud SQL Cloud Functions Google Workspace

    Indexing API 検索 UI Databas e Connect or Schedular 申請書 リンク Spread Sheet Google Cloud タイトル 説明 申請書URL メタデータ Slack User Group申請 xxx xxx xxx メーリングリスト申請 xxx xxx xxx 名刺手配申請 xxx xxx xxx
  30. 30 まとめ

  31. 31 今後の展望1 • 検索可能なデータソースを増やす 現時点で検索対象 • Google Workspace • Share

    Point Online • Service Now FAQ • メーリングリスト • 従業員検索 • 申請書リンク 近いうちに追加予定 • Confluence • Jira Cloud • Box • Slack (Public) • マニュアルリンク +
  32. 他部門が管理するドキュメントも含む エンタープライズサーチ • 情シスだけでなく、全社のドキュメントを対象に 32 今後の展望2 情シスの情報発信ツール • 受付フロー整備 •

    クローリング・インデクシング の自動化
  33. 33 さいごに • 横断検索は「ドキュメント見つからない問題」解消の助けになり そう • データの量と網羅性が重要 • 人ががんばらなくても良い仕組み作り(クロール&インデックス 更新の自動化)が必須

    Google Workspace、Google Cloud、Google Chrome、Google Cloud Search、Google Sites、Google Drive、Google Jamboard、および、Google デー タポータル はGoogle LLC の商標です
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