GREE Tech Conference 2021 で発表された資料です。 https://techcon.gree.jp/2021/session/Session-4
「ドキュメント見つからない問題」をなんとかしたい- 横断検索エンジン導入の取り組みについて-グリー株式会社 藤咲 款
View Slide
• 名前• 藤咲 款(ふじさく まこと)• 所属• グリー株式会社• 開発本部 / 情報システム部 / 業務アプリケーショングループ• シニアマネージャー• 経歴• 2013年にグリー株式会社に入社。情報システム部、業務アプリケーションチームのマネージャーとして、社内システムの開発や導入を担当。人事部を兼務し、HR Techの推進や人事データの分析も行う。2021年からは、社内ドキュメントへのアクセス改善をテーマとし、Google Cloud SearchTMの導入も担当。自己紹介2
3グリーの情報システム部の紹介開発本部情報システム部IT基盤サービスオペレーション業務アプリケーションIT基盤サービスオペレーション業務アプリケーション情報システム部
4情シスが提供するさまざまなツールSlackZoomConfluenceクラウドストレージ電子署名業務システムAdobe SignワークフローServiceNowサービスデスクJIRASlackデータ共有Google DriveBoxファイルサーバCohesity問い合わせナレッジ共有WikiPortalSharepoint OnlineFAQServiceNowコミュニケーションビジネスチャットWeb会議Mail開発基盤アプリケーション開発Google Cloudデータ連携WorkatoGoogle Workspace設備-ネットワーク 設備-オフィスActive DirectoryClient VPNGlobal Protect電子ホワイトボードGoogle Jamboard無人受付システムRECEPTIONISTビジネスフォンINNOVERAレポートGoogle データポータルVDIAmazon WorkspacesSSOGoogle SitesQlik Sense
グリーの社内ITは自社と比べてⓘ Start presenting to display the poll results on this slide.
6情シスが提供するさまざまなツールSlackZoomConfluenceクラウドストレージ電子署名業務システムAdobe SignワークフローServiceNowサービスデスクJIRASlackデータ共有Google DriveBoxファイルサーバCohesity問い合わせナレッジ共有WikiPortalSharepoint OnlineFAQServiceNowコミュニケーションビジネスチャットWeb会議Mail開発基盤アプリケーション開発Google Cloudデータ連携WorkatoGoogle Workspace設備-ネットワーク 設備-オフィスActive DirectoryClient VPNGlobal Protect電子ホワイトボードGoogle Jamboard無人受付システムRECEPTIONISTビジネスフォンINNOVERAレポートGoogle データポータルVDIAmazon WorkspacesSSOGoogle SitesQlik Sense
71.Cloud Search で何ができるか2.導入の背景について3.開発についてAgenda
81.Cloud Search で何ができるか2.導入の背景について3.開発についてAgenda
9Google Cloud Search• 複数の社内システムを横断検索できるツール• Google Workspace TMに含まれる• Enterprise Plan以上なら追加費用なしで使える• Google Workspace内のドキュメントはデフォルトで検索対象• 追加開発をがんばれば、他社ツールのデータも対象に• ※契約ユーザ数×ドキュメント数で対象数に制限あり
10①Cloud Searchのページから使い方
11②Google Chromeのアドレスバーから使い方ショートカットワード(cs)で検索エンジンを切り替えできるように設定できる
12Google Cloud Searchでできること1• Google Likeなキーワード検索• AND検索• OR検索• マイナス検索• 完全一致検索など
13Google Cloud Searchでできること1
14Google Cloud Searchでできること2• 絞り込み• ツールごと• ドキュメント種類ごと• 自分がオーナーの文書のみ• 作成日など
• 絞り込み検索15Google Cloud Searchでできること2
161.Cloud Search で何ができるか2.導入の背景について3.開発についてAgenda
17導入の背景毎年実施している社内ITに関する満足度調査では、約20% のコメントで、ドキュメント/ナレッジに対するアクセスの悪さを指摘
18ドキュメント/ナレッジの分散Slack ConfluenceクラウドストレージサービスデスクJIRASlack (Public)データ共有Google DriveBoxファイルサーバCohesity問い合わせナレッジ共有WikiPortalSharepoint OnlineFAQServiceNowコミュニケーションビジネスチャットGoogle Sites情シスで提供しているオフィシャルツールだけでもこんなにあります><
19導入の背景利用者の視点• ドキュメントやナレッジが複数のツールに分散している• どこから探して良いか、見当がつかない• ツール内の検索機能はいまいち使いづらい• ツールのリプレイスやファイルの移動によりリンク切れが起きる
20導入の背景管理者(情シス)の視点• 歴史的な経緯から、ツールの集約は難しい• 利用状況が把握できないため、導線の改善が進まない• →マニュアルやFAQが、必要な人に必要なタイミングで届かず、問い合わせが減らない
21カテゴライズの限界• 状況や立場によって「最適な分類」は異なる• メンテナンスコストが高く放置されがち• ルールが増えて情報発信しづらくなる
22カテゴライズの限界良くない例→ServiceNow FAQ
23課題解決の方向性カテゴライズ 横断検索+ほどほどにがんばる 人手がかからないように自動化する
241.Cloud Search で何ができるか2.導入の背景について3.開発についてAgenda
25クロール&インデックス登録の仕組みIndexingAPIGoogle Workspace TM検索UIコネクタ外部データソース①定期的にデータをクロール②インデックス更新
26コネクタ1.Google Cloudのパートナーが提供する有償コネクタを使う2.Google Cloudが提供するサンプルコネクタを拡張する
27コネクタ実装方法の選択有償コネクタ サンプルコネクタの拡張機能 除外設定・差分検知・権限のマッピングなど、細かい制御ができるクロール・インデックス登録以外の機能は開発が必要運用 導入後は基本的に何もしなくて良いスケジューリング・エラー検知は開発が必要費用 データソースの種類に応じて利用料がかかるコネクタ自体は無料周辺機能の費用を含めても安価
28参考:データ連携 - Slackパブリックチャンネル(開発中)Cloud SQLCloudRunGoogle WorkspaceIndexingAPI検索UIDatabaseConnectorSchedularConversation APISlackPublic ChannelGoogle Cloud# help-情シス-問合せ
29参考:データ連携 - 申請書リンクCloud SQLCloudFunctionsGoogle WorkspaceIndexingAPI検索UIDatabaseConnectorSchedular申請書リンクSpread Sheet Google Cloudタイトル 説明 申請書URL メタデータSlack User Group申請 xxx xxx xxxメーリングリスト申請 xxx xxx xxx名刺手配申請 xxx xxx xxx
30まとめ
31今後の展望1• 検索可能なデータソースを増やす現時点で検索対象● Google Workspace● Share Point Online● Service Now FAQ● メーリングリスト● 従業員検索● 申請書リンク近いうちに追加予定● Confluence● Jira Cloud● Box● Slack (Public)● マニュアルリンク+
他部門が管理するドキュメントも含むエンタープライズサーチ• 情シスだけでなく、全社のドキュメントを対象に32今後の展望2情シスの情報発信ツール ● 受付フロー整備● クローリング・インデクシングの自動化
33さいごに• 横断検索は「ドキュメント見つからない問題」解消の助けになりそう• データの量と網羅性が重要• 人ががんばらなくても良い仕組み作り(クロール&インデックス更新の自動化)が必須Google Workspace、Google Cloud、Google Chrome、Google Cloud Search、Google Sites、Google Drive、Google Jamboard、および、Google データポータル はGoogle LLC の商標です
34