Onde você vê reunião, eu vejo estratégia

Sabe aquela reunião que poderia ter sido um e-mail? Aquele comitê que nem deveria existir?
Vamos falar sobre ferramentas práticas para fazer com que um fórum se torne executivo de verdade, com entradas e saídas claras, bem como um passo a passo para que a reunião flua e decisões sejam tomadas.

Transcript

1. ONDE VOCÊ VÊ REUNIÃO, EU VEJO ESTRATÉGIA Ana Paula Lima Henrique Gonçalves
2. Ana Paula Lima AGILISTA “OFICIALMENTE” DESDE 2019 ELÓI MENDES - MG QA SM AM BUSINESS AGILE CL PIRACICABA
3. Henrique Gonçalves AGILISTA DESDE 2016 PRESIDENTE PRUDENTE - SP
4. Profissionais gastam, em média, US$ 25 mil (31%) para participar de reuniões consideradas "desnecessárias" anualmente. (Fonte: Uma em cada três reuniões são desnecessárias e custam caro - Seja Relevante) Dados 1 2 3 Um estudo da Robert Half revela que 65% das pessoas sentem que não conseguem desempenhar bem suas atividades devido ao excesso de reuniões. (Fonte: Guia para reduzir o tempo gasto com reuniões desnecessárias - StartSe) 71% dos entrevistados acreditam que esses encontros não geram valor. (Fonte: Guia para reduzir o tempo gasto com reuniões desnecessárias - StartSe) Há profissionais que têm 85% de sua jornada comprometida com reuniões, afetando diretamente a produtividade. (Fonte: Guia para reduzir o tempo gasto com reuniões desnecessárias - StartSe) 4
5. O problema Reuniões que poderiam ser um e-mail Reuniões sem saídas definidas Reuniões com as pessoas erradas Falta de tomada de decisão Microdramas PERDA DE TEMPO FRUSTRAÇÃO CONFLITOS OCULTOS FALTA DE ACOMPANHAMENTO
6. O facilitador O facilitador deve estar mais preocupado com o como as pessoas chegarão ao resultado, do que com o resultado da reunião Segundo Roger Schwarz (2002) a pessoa facilitadora é aquela "cuja escolha é aceitável para todos os membros do grupo, suficientemente neutra e que não possui autoridade considerável no processo decisório do grupo" Quero saber + Se prepare para o cenário perfeito, espere o cenário imperfeito
7. Quero saber + https://targetteal.com /pt/blog/a-arvore- da-facilitacao/
8. Qual o papel da pessoa Agilista na oportunidade de transformar uma reunião em estratégica e/ou resultado?
10. Reduzir horas inúteis, colocar o bode na sala, através de cadência, coordenação e melhoria contínua para o bom funcionamento da organização
11. Mas todo mundo não deveria fazer isso? As pessoas fazem?
12. A solução: Preparação e Execução Impecáveis Pré-Reunião Definir objetivos claros e resultados esperados Durante a Reunião Manter o foco e facilitar decisões para que as pessoas cheguem em resultados concretos Pós-Reunião Documentar e acompanhar ações
13. IDOARRT: O FRAMEWORK PARA DECISÕES 1 2 3 4 5 6 7 Impacto O que queremos alcançar Decisão O que precisamos decidir Objetivo Metas claras da reunião Agenda Passos para atingir o objetivo Regras Acordos para o encontro Resultados Saídas esperadas Tempo Duração de cada item
14. PRÉ-WORK 6-page Framework da Amazon para explicar qualquer assunto NotebookLM Ferramenta que usa Gemini para organizar assuntos
15. Tensões Métricas Projetos e Ações Reuniões de círculo Organizações Orgânicas 1 2 3 “Métricas eficazes devem servir como um convite para a conversa” Rapha Albino Atualizações em um tweet (o de 140 caracteres) Oportunidades, insights, aprendizados, compartilhamentos, dúvidas, sugestões… Quero saber + https://targetteal. com/pt/o2/
16. COMO EU FAÇO PARA MUDAR MINHA REUNIÃO SEGUNDA-FEIRA?
17. Participação Não vá a uma reunião simplesmente para cumprir presença Próximos Passos 1 2 3 Revisar as pessoas da agenda Treinar sua equipe em métodos eficazes Não seja apenas o secretário da reunião Facilitação ou Manipulação (target teal) Colaboração Observou que a reunião poderia ser um e-mail, não tem as pessoas corretas e não vai gerar resultado, entre em contato com o remetente da reunião e o ajude a ter uma reunião mais estratégica 4 Cultura Promover uma cultura de responsabilidade 5
18. PENSARAM QUE A GENTE IA EMBORA SEM DAR UM EXEMPLO REAL
21. VAMOS CONVERSAR? @henriquegoncalves-agile/ @ana-paula-reis-lima/