Innovation an der SLUB Dresden: Ein Praxisbericht

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1. Innovation an der SLUB Dresden Ein Praxisbericht Dr. Jens Mittelbach,

   @jmiba, SLUB Dresden

2. Praxisbericht Innovation ➀ Voraussetzung für Innovationsmanagement: Organisationsentwicklung ➁ Sozial- bzw.

   Technologie-Innovation: Social Intranet ➂ Prozess- bzw. Management-Innovation: Workflow- Modellierung und -Automatisierung ➃ Produkt- bzw. Service-Innovationen: Makerspace und Labs ➄ Diskussion Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | @jmiba | CC BY-SA 4.0 2/56

3. 1. Voraussetzung für Innovationsmanagement: Organisationsentwicklung Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden

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4. Voraussetzung Organisations- entwicklung ! Innovation = Idee + Umsetzung Oder:

   "Neues zum Markterfolg führen" Damit Innovation gelingt: ๏ Innovationskultur herbeiführen, nicht einfach nur Innovation organisieren oder verwalten ๏ zuallererst: die betriebliche Kultur verändern ๏ Mensch = zentrale Ressource Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | @jmiba | CC BY-SA 4.0 4/56

5. Innovationskultur ! Innovationsmanagement ist eine Führungsaufgabe ๏ Wie wird Führung

   grund- sätzlich verstanden? ๏ Wie wird die Selbstverant- wortung und Kreativität der Mitarbeiter gefördert? ๏ Welche Ressourcen werden in welche Projekte gesteckt? Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | @jmiba | CC BY-SA 4.0 5/56

6. Das neue Paradigma Openness ๏ Unterstützung einer Open- Science-Kultur ist

   ein strategisches Ziel der SLUB Dresden ๏ Organisationelle Offenheit ist die Wiege einer offenen Mentalität ๏ Digitalisierung ist das infrastrukturelle Fundament, auf dem eine offene Kultur entsteht Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | @jmiba | CC BY-SA 4.0 6/56

7. Innovationsdruck durch Digitalisierung ๏ Digitalsierung betrifft den privaten Raum, sollte

   aber auch den Raum des Arbeitens betreffen ๏ Kulturerbe-Institutionen sollten Treiber der Digitalsierung sein ๏ Digitalisierung geschieht — mit oder ohne uns Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | @jmiba | CC BY-SA 4.0 7/56

8. Kultur der Openness Strategisches Thema "Mit den Kunden arbeiten" ๏

   Einbeziehung der Bibliotheksbenutzer in die Innovationsprozesse ๏ Technology Push und Market Pull (was wird gewollt - was ist zu schaffen?) Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | @jmiba | CC BY-SA 4.0 8/56

9. Technology Push und Market Pull im Spannungsfeld Dr. Jens Mittelbach,

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10. 2. Sozial- bzw. Technologie- Innovation: Social Intranet Dr. Jens Mittelbach,

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11. Sozial- bzw. Techno- logie-Innovation: Social Intranet ! Schaffung eines digitalen

    sozialen Raumes ๏ Intranets entstehen aus der Notwendigkeit effektiver Kommunikationskanäle ๏ Disruptive Technologien schaffen neue Ausdrucksformen ๏ Disruption bringt Veränderung Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | @jmiba | CC BY-SA 4.0 11/56

12. Impuls für ein soziales Intranet ‘ Unbefriedigendes Wissensmanagement ๏ Unterlagen

    für Auskunftstätigkeit hauptsächlich gedruckt ๏ Prozessänderungen meist per E- Mail oder mündlich kommuniziert ๏ Spezialwissen für Auskunftsdienst nur implizit bei einzelnen Kollegen ๏ Altes „Intranet“ auf TYPO3-Basis ohne Akzeptanz bei Mitarbeitern Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | @jmiba | CC BY-SA 4.0 12/56

13. Umsetzung soziales Intranet Ziel: Verbesserung des Wissensmanagements ๏ Start 2012

    mit Google Sites in einer Abteilung ๏ Trial and Error zur Festlegung von Strukturen und Prozessen ๏ Große Skepsis bei Mitarbeitern und Führungskräften Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | @jmiba | CC BY-SA 4.0 13/56

14. Roll-Out Evaluation und Implementierung Intranetsoftware ๏ Entscheidung für die Einführung

    eines Intranets auf Hausleitungsebene ๏ Systematischer Vergleich von Lösungen (MS SharePoint und Confluence von Atlassian) ๏ Entscheidung für Confluence aufgrund der niedrigen Einstiegshürden Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | @jmiba | CC BY-SA 4.0 14/56

15. ‗ Ergebnis: Soziale Interaktion und die Neue Kultur des Arbeitens

    Implementierung der neuen Technologie hat die Art, wie wir Dinge tun, verändert: ๏ Multilaterale Kommunikation ermöglicht Partizipation ๏ Verantwortungsbewusstsein erhöht sich ๏ Neugier, die Möglichkeiten der Infrastrukturen auszuloten, entwickelt sich ๏ Neue Arbeitskultur beginnt sich zu etablieren Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | @jmiba | CC BY-SA 4.0 15/56

16. Grassroots und Top- down ๏ Grassroots-Bewegungen können neue Ideen einführen

    ๏ Damit Ideen sich etablieren, wird das Top- Management benötigt ๏ Werkzeuge verändern Communities nicht, Menschen tun es Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | @jmiba | CC BY-SA 4.0 16/56

17. Praxis Innovations- management ! Ideenmanagement SLUB ๏ geregelter Prozess der

    Einreichung, Bewertung und Umsetzung von Mitarbeiter-Ideen ๏ seit 2017 keine neuen Ideen mehr! Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | @jmiba | CC BY-SA 4.0 17/56

18. ! Aufgabe Wie könnte man das Ideenmanagement im Intranet der

    SLUB Dresden verbessern? Welche Bedingungen müssen erfüllt sein? Wie können die Prozesse geregelt gestaltet werden, ohne dass sie durch Bürokratie abgewürgt werden? Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | @jmiba | CC BY-SA 4.0 18/56

19. 3. Prozess- bzw. Management- Innovation: Workflow- Visualisierung und - Automatisierung

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20. Workflows und Prozess-Steuerung in der SLUB Dresden ‘ Altes Dokumentations-

    verfahren Bis 2015 wurden Workflows: ๏ wenn überhaupt, prinzipiell verbal beschrieben ๏ hauptsächlich mündlich übermittelt Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | @jmiba | CC BY-SA 4.0 20/56
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22. Workflows und Prozess-Steuerung in der SLUB Dresden Betriebsorganisation ๏ SLUB

    Dresden ist seit 2014 Staatsbetrieb ๏ Mehr Spielraum für unternehmerisches Handeln, aber auch größere Verpflichtung ๏ Grund 1 für Workflow-Visualierung: Steigerung des Erfolges ๏ Grund 2: Verbesserung der Transparenz Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | @jmiba | CC BY-SA 4.0 22/56

23. Evaluation der Modellierungs- methoden Ultimatives Ziel: Automatisation von Prozessen, maschinelle

    Verarbeitung ๏ legt Nutzung einer standardisierten Spezifikationssprache nahe ๏ z.B. Business Process Model and Notation, BPMN 2.0 Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | @jmiba | CC BY-SA 4.0 23/56

24. Evaluation der Modellierungs- methoden BPMN 2.0 Vorteile von BPMN: ๏

    weltweiter Standard ๏ Diagramme sind maschinen-lesbar Nachteile von BPMN: ๏ eher schwierig zu erlernen für Modellierer ๏ eher schwer zu interpretieren für Leser Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | @jmiba | CC BY-SA 4.0 24/56

25. Evaluation der Modellierungs- methoden Flussdiagramme Vorteile von Flussdiagrammen: ๏ geringe

    Komplexität ๏ leicht verständlich Nachteile von Flussdiagrammen: ๏ nicht geeignet, wenn Prozesse in ERP- System abgebildet werden sollen ๏ eher grobe Modellierung Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | @jmiba | CC BY-SA 4.0 25/56

26. Festlegung des Visualisierungs- konzeptes Grundsätze und Verfahren ๏ Erstes Anliegen:

    lückenlose und intuitiv verständliche Dokumentation sämtlicher Prozesse ๏ Zweites Anliegen: Evaluation und Optimierung von etablierten Workflows ๏ Sammlung aller Prozesse in Prozess- Übersicht ๏ Visualisierungen voneinander abhängiger Prozesse sind untereinander verlinkt Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | @jmiba | CC BY-SA 4.0 26/56

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29. Zum Vergleich: vorher 29/56

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31. Test und Roll-Out im laufenden Betrieb ๏ Idee und Pilot

    in einer Abteilung mit kleiner Projektgruppe ๏ Evaluation in der Abteilungsleiter-Runde und Direktion ๏ Roll-Out durch eine zentrale Abteilung in Zusammenarbeit mit geschulten Mitarbeitern Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | @jmiba | CC BY-SA 4.0 31/56

32. Test und Roll-Out im laufenden Betrieb ๏ Auswahl und Priorisierung

    der zu modellierenden Prozesse ๏ Modellierung und Optimierung zusammen mit Experten ๏ Visualisierung und Veröffentlichung im Intranet Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | @jmiba | CC BY-SA 4.0 32/56

33. ‗ Ergebnisse und Weiterentwicklung ๏ zentraler Produkt-Katalog ๏ Überblick über

    die wesentlichen Workflows ๏ klar strukturierte, verständliche Prozessabläufe ๏ Zuständigkeiten klar ersichtlich ๏ Interesse und zunehmende Akzeptanz bei den Mitarbeitern ๏ Integration der Workflows in JIRA ermöglicht Automatisierung vieler Prozesse Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | @jmiba | CC BY-SA 4.0 33/56

34. Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | @jmiba | CC BY-SA

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36. ! Aufgabe Welche Probleme sehen Sie bei Management-Innovationen im Hinblick

    auf die Grassroots-Methode? Sehen Sie auch Vorteile, die sich beim Top-down-Ansatz nicht bieten? Wie können ihre Nachteile ausgeglichen werden? Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | @jmiba | CC BY-SA 4.0 36/56

37. 4. Produkt- bzw. Service- Innovation: Makerspace und Labs Dr. Jens

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38. Labs in Bibliotheken? ‘ Wahrnehmung der Bibliothek als Bücherort Wie

    wollen wir wahrgenommen werden? ๏ Ort des bedarfsgerechten Service ๏ Ort der Ermächtigung und des Lernens ๏ Ort der Kooperation, Kollaboration, des Diskurses und der Netzwerkknoten Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | @jmiba | CC BY-SA 4.0 38/56

39. Forschungszyklus als Leitmotiv ๏ Erweiterten Informations- kompetenzbegriff bedienen ๏ Infrastrukturen

    schaffen ๏ Netzwerke organisieren ๏ Auf Augenhöhe mit den Wissenschaftlern arbeiten ➞ Anwälte für Open Science sein Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | @jmiba | CC BY-SA 4.0 39/56

40. Openness unterstützen Fokussierung auf einzelne Phasen des Forschungszyklus ๏ Modell

    Forschungszyklus impliziert komplexe Abläufe ๏ Vorhandenes Expertentum geschickt integrieren ๏ Externes Expertentum einbeziehen ๏ Infrastrukturknoten bilden Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | @jmiba | CC BY-SA 4.0 40/56

41. Openness unterstützen Fokussierung auf einzelne Phasen des Forschungszyklus ๏ Open-Access-

    und Publikationsberatung und Bibliometrie-Services ๏ Infrastruktur für und Betreuung beim Experimentieren und Datenerzeugen ๏ Forschungsdatenmanagement und Beratung zu und Erstellung von Open Educational Resources ๏ Community-Science-Services (nach Profil, z.B. Regionalforschung, Genealogie, regionale Karten und Kunst) Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | @jmiba | CC BY-SA 4.0 41/56

42. Openness operationalisieren Orientierung am Lab-Konzept ๏ Offene Räume mit Infrastrukturen

    für experimentelles, innovatives Arbeiten ๏ Interdisziplinärer Austausch und Lernen mit- und voneinander ๏ Institutionelle Verankerung in der Hochschule unter Wahrnehmung administrativer Verantwortung Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | @jmiba | CC BY-SA 4.0 42/56
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48. Openness operationalisieren Top-down zu neuartigen Services ๏ 2014 Makerspace als

    Pilotprojekt gestartet ๏ Zusammenarbeit mit verschiedenen Professuren und externen Partnern ๏ Verknüpfung mit regionaler Makerszene ๏ kleines, zunächst abteilungsübergreifendes, sehr engagiertes Team ๏ Entwicklung neuer Veranstaltungskonzepte – Smart3 Academy, Summer Schools, Hackathons und Geräteführerschein Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | @jmiba | CC BY-SA 4.0 48/56

49. Roll-out ๏ 2015 Zuordnung des Makerspace zur Abteilung Benutzung und

    Information ๏ Einstellung weiteren Personals, Fortführung im Regelbetrieb ๏ Übertragung des Lab-Prinzip in andere Bereiche ๏ Planung und Realisierung TextLab ๏ Planung Open Science Lab Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | @jmiba | CC BY-SA 4.0 49/56

50. Ergebnis und Entwicklungslinie ‗ Forschen in Labs ๏ Makerspace: Technologie-Know-

    How erwerben, Prototyping, 3D- Modellieren, Programmieren ๏ TextLab - Makerspace für die Geisteswissenschaften: Schreiben und Analysieren ๏ Open Science Lab: Offene Methoden der Wissenschafts- kommunikation kennenlernen, Forschungsdaten managen, Forschungs-Output analysieren und publizieren Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | @jmiba | CC BY-SA 4.0

51. Entwurf Open Science Lab SLUB Dresden

52. ! Aufgabe Denken Sie anhand eines Beispiels über die Innovationskraft

    Ihrer eigenen Einrichtung nach und diskutieren Sie! Wie wurde die Neuerung herbeigeführt und wie sind Ihre Kollegen damit umgegangen? Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | @jmiba | CC BY-SA 4.0 52/56

53. Stellen Sie sich bei Ihren Überlegungen folgende Fragen: ๏ Wird

    bei der Auswahl neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf Kreativität oder Innovationsfähigkeit geachtet? ๏ Wer ist bei Entscheidungen involviert? ๏ Sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter motiviert, innovativ zu sein? ๏ Dürfen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kreativ und innovativ sein? ๏ Wer darf was? Wer hat welche Freiräume? ๏ Können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter innovativ sein? ๏ Können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich einbringen und entfalten, gibt es Freiräume? ๏ Werden sie bei der Umsetzung von Innovationen unterstützt? ๏ Wird das Potenzial aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter optimal für Innovationen eingesetzt? ๏ Haben alle gute Arbeitsbedingungen, sind motiviert und haben Spaß an der Arbeit? ๏ Bietet die Bibliothek den Mitarbeitenden die Möglichkeit sich gezielt weiterzubilden, um den sich verändernden Anforderungen gerecht zu werden und um sich neues Know-how anzueignen? Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | @jmiba | CC BY-SA 4.0 53/56

54. Bildquellen ๏ Seite 3, 4: @mohamed hassan, Idee, CC0 auf

    pxhere. ๏ Seite 5: @rawpixel.com, Group of happy and diverse volunteers, CC0 auf pxhere. ๏ Seite 6: L. van der Vaart et al., The range of “Opens”, CC BY-SA 3.0. ๏ Seite 7: J. Mittelbach, 3D-Rekonstruktion des Hellhauses in Moritzburg, CC BY 4.0. ๏ Seite 8, 9: J. Mittelbach, Technology Push und Market Pull im Spannungsfeld, CC BY 4.0. ๏ Seite 10,11: geralt, Kontinente, Sterne, Netzwerke, CC0 auf pixabay. ๏ Seite 12: [Ohne Titel], CC0 auf pxhere. ๏ Seite 13: SLUB Dresden, Screenshot GoogleSites-Intranet, CC BY 4.0. ๏ Seite 14, 17: SLUB Dresden, Screenshots Intranet der SLUB, CC BY 4.0. ๏ Seite 15: Office Laptop Paper Achievement Computer Business, CC0 auf Max Pixel. Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | @jmiba | CC BY-SA 4.0 54/56

55. Bildquellen ๏ Seite 16: S. Buzzetta, Grass Roots #512500 auf

    6iee. ๏ Seite 19, 22, 32: P. Metzelthin, Workflow am Whiteboard , CC BY 4.0. ๏ Seiten 20, 21, 29: SLUB Desden, Screenshot Intranet SLUB Dresden, CC BY 4.0. ๏ Seite 23: SLUB Dresden, MakerSpace_009, CC BY-SA 2.0 via flickr. ๏ Seite 24: S. Bregenzer, Produktlebenszyklus nach V-Modell XT Bund – BPMN 2.0 modelliert, via blog.milsystems.de. ๏ Seite 25: K. Murray, Consensus Flowchart, CC BY-SA 4.0 via Wikimedia Commons. ๏ Seite 26: P. Metzelthin, Modellierung am Whiteboard, CC BY 4.0. ๏ Seiten 27, 28: SLUB Dresden, Workflow-Diagramm, CC BY 4.0. ๏ Seite 30: SLUB Dresden, Legende zu Workflow-Diagrammen, CC BY 4.0. Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | @jmiba | CC BY-SA 4.0 55/56

56. Bildquellen ๏ Seite 31: H. Ahlers, Arbeiten in der SLUB

    CC BY-SA 2.0, via flickr. ๏ Seite 33: A. Motta, Alistair und Jonathan Brownlee auf der Radstrecke, CC BY-SA 3.0 via Wikimedia Commons. ๏ Seite 34, 35: SLUB Dresden, Produktkatalog SLUB Dresden, CC BY 4.0. ๏ Seite 37, 42: SLUB Dresden, Makerspace, CC BY-SA 2.0 via flickr. ๏ Seite 38: E. Klinenberg, Buchcover: Palaces for the people via Amazon. ๏ Seite 39, 40, 43-47: C. Neylon, NESTA - Science in Society, einzelne Folien, CC BY-SA 4.0. ๏ Seite 41: C. Lange, Beschreibung: Stamm-Tafel des Hauses Sachsen. ๏ Seite 49: J. Mittelbach, 3D-Rekostruktion des Jagdpavillons Hellhaus bei Moritzburg, CC BY 4.0. ๏ Seite 50: J. Mittelbach, Entwurf Open Science Lab, CC BY 4.0. Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | @jmiba | CC BY-SA 4.0 56/56