4000人以上が参加したコミュニティオンラインイベント JAWS DAYS 2021 のプロジェクト管理について / JAWS DAYS 2021 Project Management

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1. 4000人以上が参加したコミュニティ オンラインイベントJAWS DAYS 2021 の プロジェクト管理について JAWS DAYS 2021 実行委員長 山口 正徳 JBUG 高知 #2 仕事やイベントをうまく回すためのプロジェクトマネジメントを学ぼう
2. 山口 正徳(Masanori YAMAGUCHI) フォージビジョン株式会社 JAWS DAYS 2021 実行委員長 AWS Community Hero, AWS Samurai 2020, AWS Ambassador APAC Community Award 2022 kinunori
3. お話しすること JAWS DAYS 2021 の 特徴 プロジェクトの体制 プロジェクトリードのポイント トラブル対応
4. JAWS DAYS とは JAWS DAYS は主催JAWS-UG、後援AWSJで行われる イベント運営会社などに委託して作ってもらうのではなく、　　 自分たちで企画し、運営している　　　　　　　　　　　　　 (一部業者に委託する作業はある) まさにAWSユーザーによる、AWSユーザーのためのイベント ヌーラボさん、デジタルキューブさんにもサポートして　　　　 いただいています 　 JAWS-UG最大のイベント
5. JAWS DAYS 2021 の 特徴 初期からフルオンラインを前提に企画 実行委員は全国各地から募集、準備も全てオンラインで実行 配信基盤を全て自分たちで実装、配信オペレーションも全て ６トラック同時進行 準備期間は約４ヶ月 　 自分たちで運用
6. タスク管理 ごめんなさい、Backlog自体の使い方などの話はしません。。。
7. ６トラック同時進行タイムテーブル
8. プロジェクト体制 2名 2名 1名 4名 1名 1名 1名 1名 「オンラインのメリットを最大限」 北海道〜九州まで あえて全国のUGメンバーに声かけ
9. プロジェクト体制(つづき) 全国から１３名が参加 実行委員の間では実際に会ったことない人も多数 全員ボランティア 準備、進行はすべてオンラインで実施 JAWS DAYSの運営に関わった経験があるのは私のみ 　 (私も会ったことない方が半数程度)
10. プロジェクトリードのポイント サポーター = ステークホルダー、 ビジネスを理由としたプロジェクトではない オンラインのためコミュニケーション齟齬を前提に考える 　 実行委員長 = プロジェクトマネージャー、 　 実行委員 = プロジェクトメンバー or プロジェクトリーダー と捉える 　 モチベーション、そして使える時間も限界がある
11. どのようにポイントを抑えたか モチベーションへのアプローチ ネガティヴではなくポジティブに捉え、伝える チャレンジが重要であること、失敗を恐れないことを 対応して欲しいことのイメージをしっかり伝える 短い間隔で成果が見えるようにする 班(後述)の間で成果を共有できるようにする プロジェクトマネージャー(実行委員長)が率先して動く 　　　 共通事項とする(仕事ではない)
12. どのようにポイントを抑えたか（つづき） 時間へのアプローチ 対応する作業を大きく分類し班に分ける 複数人で並列実行できるようタスク粒度を調整する イメージが伝わりやすい人を見つける 全体のミーティングで細部のディスカッションを控える 細部は班内でディスカッションする 業者とのやりとりは少人数(2人程度)に集約する 見落とし、伝言ゲームを防ぐ
13. 結果 ・参加者、視聴者数 申し込み者数： 3,945人　（これまでの最大は 2019年の2,450人） 当日ユニーク視聴者数： 4,043人 （Google Analytics のユニーク数） 瞬間最大同時視聴者数： 1,153人（Track A Jeff Barrセッション） ・イベント申し込み傾向 JAWS DAYS 2021 初参加者数： 2,228人 関東以外からの参加者数： 1,087人 ・配信事故ゼロ ６トラック全て問題なく配信、登壇者入れ替わりの遅延などもなし
14. トラブル対応 クロージングでまさかの地震 2021/3/20 18:09 宮城県沖地震 震度５強 クロージングを切り上げ、懇親会も中止に オンラインイベントは全国に参加者がいる オフラインもオンラインも同じ、参加者の安全を第一に 別日で re:Cheers と タイトルをつけた懇親会＆振り返りイベントを 企画。専用のステッカーなども作成し配布 結果的に実行委員にスポットがあたるイベントとなった
15. おまけ 実行委員、スタッフには常に感謝の気持ちを明確に伝えよう クロージングで実行委員1人1人が何を対応してきたのか 引き継ぎを意識して準備する コミュニティイベントは毎年実行委員が入れ替わる可能性が高い メモや資料に残し、次の人たちが真似できるようにする 家族大事 仕事 + コミュニティで家族の時間を削ってしまうことに 　　　 説明し、感謝の気持ちを伝えました (途中で切り上げて、続きは振り返りイベントになった) 　　　 あらかじめ対策しておく必要がある
16. ご静聴ありがとうございました
17. JAWS DAYS 2022 2022/10/8 開催(終了)
18. JAWS-UG ドアキ JAWS DAYS 2022 振り返りイベント 2022/11/4 開催予定