Zapierを使ったGoogle FormとNotion DBの連携 - NIFTY Tech Talk #10

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1. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved. Zapierを使った Google FormとNotion DBの連携 南川 大樹 NIFTY Tech Talk #10 「Notion活用術」 2023/04/27
2. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved. 2 2 南川大樹 新卒4年目 / サービスインフラチーム N1! オートメーションスペシャリスト [メイン業務] SSO, ユーザーサインアップ 等... [Notionの好きな機能] • データベースの関数プロパティ [Notionの欲しい機能] • 検索クエリURL (ex. https://www.notion.so/hogehoge/search?q=nifty) 自己紹介
3. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved. 3 背景 Notionのデータベース機能を使ってタスク管理している。
4. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved. 4 背景 システムに関する依頼はGoogle Formから申請してもらい、 申請内容について手動でNotionにDB追加している。 手動で追加するのが面倒！
5. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved. 背景 5 Google Formではなく、Notion DBに直接追加してもらえばいいのでは？ 依頼者が誤ってデータベースの項目を消してしまうかもしれない。 Google Formだと必須項目の指定や各項目の説明の記述などができる。
6. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved. 解決策 6 やりたいこと : Google Formに送信された申請内容をもとに、 Notionのデータベースに項目を自動追加する。 Zapierを使おう！
7. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved. Zapier とは 7 サービス・アプリ間を連携する自動ワークフローをノーコードで作れるサービス。 対応しているアプリは5000以上！ Gmail, Spread Sheet, Google Drive, Google Form, Notion, Slack, GitHub など... 作れるワークフローの例は以下の通り。 検索にマッチしたメールを受信したら、Slackにメッセージを送信する。 Notionのデータベースに新しい項目が追加されたら、Spread Sheetに行を追加する。 https://zapier.com/
8. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved. Zapier の用語 8 アプリやサービスを連携させる自動化されたワークフロー。 Zap Triggerと1つ以上のActionで構成される。 Zapをオンにすると、Triggerのイベントが発生するたびにActionが実行される。
9. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved. Zapier の用語 9 Zapを開始するためのイベント。 Trigger Triggerの例は以下の通り。 「検索にマッチするメールを受信したら」「NotionのDBに新しい項目が追加されたら」 Triggerが発動した後にZapが実行するイベント。 Action Actionの例は以下の通り。 「Slackにメッセージを送信する」「Spread Sheetに新しい行を追加する」 https://help.zapier.com/hc/en-us/articles/8496181725453
10. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved. やりたいことをZapierに落とし込む 10 やりたいこと : Google Formに送信された申請内容をもとに、 Notionのデータベースに項目を自動追加する。 このようなZapを作る。 Trigger : 「Google Formから回答が送信されたら」 Action : 「Notionのデータベースに項目を追加する」
11. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved. 実際に作ってみる 11
12. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved. 事前準備 12 Notionに依頼管理用のデータベースを作成 プロパティとして、「タイトル」「ステータス」「依頼者」がある。 簡単にするため、プロパティは3つのみ。
13. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved. 事前準備 13 依頼送信用のGoogle Formを作成 質問内容として、「依頼者の名前」「依頼の件名」 「依頼の内容」がある。
14. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved. 事前準備 14 Zapの動作確認用のダミーの回答を用意 作成したGoogle Formで適当な内容を送信。 右の回答から左の項目を作成することを目標とする。
15. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved. Zapの作成 15 Zapierにアクセス Zapierにログインし、左上の「Create Zap」ボタンを押す（Zapierのアカウント作成等は省略）。
16. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved. Zapの作成 16 Zapの名前を変更 必要に応じて、左上からZapの名前を変更する
17. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved. Zapの作成 17 Triggerの作成 Triggerの検索フィールドに「Google Forms」と入力し、「Google Forms」を選択する。
18. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved. Zapの作成 18 Triggerの作成 Eventに「New Form Response」を指定し、「Continue」ボタンを押す。
19. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved. Zapの作成 19 Triggerの作成 Google Forms accountに自分のアカウントを指定し、「Continue」ボタンを押す。
20. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved. Zapの作成 20 Triggerの作成 Formに先ほど作成したGoogleフォームを指定し、「Continue」ボタンを押す。 ↑ 先ほど作成したGoogleフォーム
21. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved. Zapの作成 21 Triggerの作成 作成したTriggerのテストをするため、「Test trigger」ボタンを押す。
22. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved. Zapの作成 22 Triggerの作成 先ほどの回答が表示されることが確認できる。確認したら、「Continue」ボタンを押す。
23. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved. Zapの作成 23 Actionの作成 Actionの検索フィールドに「Notion」と入力し、「Notion (Latest)」を選択する。
24. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved. Zapの作成 24 Actionの作成 Eventに「Create Database Item」を指定し、「Continue」ボタンを押す。
25. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved. Zapの作成 25 Actionの作成 Notion accountでは、まず「Connect a new account」ボタンを押す。
26. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved. Zapの作成 26 Actionの作成 「ページを選択する」ボタンを押す。
27. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved. Zapの作成 27 Actionの作成 先ほど作成したデータベース名を選択し、「アクセスを許可する」ボタンを押す。 ↑ 先ほど作成したNotion DB
28. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved. Zapの作成 28 Actionの作成 作成したアカウントを選択し、「Continue」ボタンを押す。
29. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved. Zapの作成 29 Actionの作成 Databaseに先ほど作成したデータベースを指定します。 ↑ 先ほど作成したNotion DB
30. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved. Zapの作成 30 Actionの作成 タイトルでは、「Show all options」ボタンを押し、「1. 依頼の件名」を選択する。
31. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved. Zapの作成 31 Actionの作成 同じ要領で、依頼者とContentを入力し、 Content Formatには「Plain Text」を指定して、 「Continue」ボタンを押す。 Contentはデータベースの項目の本文（赤枠）
32. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved. Zapの作成 32 Actionの作成 「Test action」ボタンを押すと、Actionの実行結果が表示される。
33. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved. Zapの作成 33 Actionの作成 先ほど作成したデータベースを確認すると、項目が作成されていることが確認できる。
34. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved. Zapの作成 34 Actionの作成 Zapの編集画面に戻り、右上の「Publish」ボタンを押すと、Zapが有効化される。
35. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved. Zapの動作確認 35 Zapを有効化した状態で、Google Formから回答を送信すると、 その内容がNotionのデータベースに項目として追加される。
36. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved. まとめ 36 Zapierを使うことで、Notionと様々なサービスの連携をする 自動ワークフローをノーコードで作れる。 Actionをさらに追加して、DBに項目が追加されたことを Slackのチャンネルに通知することもできる（有料プランのみ）。 Zapierを使ったNotionの自動化の例は公式サイトに載ってる。 https://zapier.com/apps/notion/integrations
37. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved. 参考資料 37 Zapier | Automation that moves you forward https://zapier.com/ Learn key concepts in Zapier – Zapier https://help.zapier.com/hc/en-us/articles/8496181725453 Notion Integrations | Connect Your Apps with Zapier https://zapier.com/apps/notion/integrations How to use Zapier to automate Notion—and turn it into the perfect information hub | Zapier https://zapier.com/blog/automate-notion/
38. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved.