Zapierを使ったGoogle FormとNotion DBの連携 - NIFTY Tech Talk #10

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1. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved.
   Zapierを使った
   Google FormとNotion DBの連携
   南川 大樹
   NIFTY Tech Talk #10 「Notion活用術」
   2023/04/27
   

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   南川大樹
   新卒4年目 / サービスインフラチーム
   N1! オートメーションスペシャリスト
   [メイン業務]
   SSO, ユーザーサインアップ 等...
   [Notionの好きな機能]
   • データベースの関数プロパティ
   [Notionの欲しい機能]
   • 検索クエリURL (ex. https://www.notion.so/hogehoge/search?q=nifty)
   自己紹介
   

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3. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved. 3
   背景
   Notionのデータベース機能を使ってタスク管理している。
   

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4. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved. 4
   背景
   システムに関する依頼はGoogle Formから申請してもらい、
   申請内容について手動でNotionにDB追加している。
   手動で追加するのが面倒！
   

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5. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved.
   背景
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   Google Formではなく、Notion DBに直接追加してもらえばいいのでは？
   依頼者が誤ってデータベースの項目を消してしまうかもしれない。
   Google Formだと必須項目の指定や各項目の説明の記述などができる。
   

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6. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved.
   解決策
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   やりたいこと :
   Google Formに送信された申請内容をもとに、
   Notionのデータベースに項目を自動追加する。
   Zapierを使おう！
   

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7. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved.
   Zapier とは
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   サービス・アプリ間を連携する自動ワークフローをノーコードで作れるサービス。
   対応しているアプリは5000以上！
   Gmail, Spread Sheet, Google Drive, Google Form, Notion, Slack, GitHub など...
   作れるワークフローの例は以下の通り。
   検索にマッチしたメールを受信したら、Slackにメッセージを送信する。
   Notionのデータベースに新しい項目が追加されたら、Spread Sheetに行を追加する。
   https://zapier.com/
   

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8. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved.
   Zapier の用語
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   アプリやサービスを連携させる自動化されたワークフロー。
   Zap
   Triggerと1つ以上のActionで構成される。
   Zapをオンにすると、Triggerのイベントが発生するたびにActionが実行される。
   

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9. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved.
   Zapier の用語
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   Zapを開始するためのイベント。
   Trigger
   Triggerの例は以下の通り。
   「検索にマッチするメールを受信したら」「NotionのDBに新しい項目が追加されたら」
   Triggerが発動した後にZapが実行するイベント。
   Action
   Actionの例は以下の通り。
   「Slackにメッセージを送信する」「Spread Sheetに新しい行を追加する」
   https://help.zapier.com/hc/en-us/articles/8496181725453
   

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10. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved.
    やりたいことをZapierに落とし込む
    10
    やりたいこと :
    Google Formに送信された申請内容をもとに、
    Notionのデータベースに項目を自動追加する。
    このようなZapを作る。
    Trigger : 「Google Formから回答が送信されたら」
    Action : 「Notionのデータベースに項目を追加する」
    

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11. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved.
    実際に作ってみる
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12. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved.
    事前準備
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    Notionに依頼管理用のデータベースを作成
    プロパティとして、「タイトル」「ステータス」「依頼者」がある。
    簡単にするため、プロパティは3つのみ。
    

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13. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved.
    事前準備
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    依頼送信用のGoogle Formを作成
    質問内容として、「依頼者の名前」「依頼の件名」
    「依頼の内容」がある。
    

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14. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved.
    事前準備
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    Zapの動作確認用のダミーの回答を用意
    作成したGoogle Formで適当な内容を送信。
    右の回答から左の項目を作成することを目標とする。
    

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15. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved.
    Zapの作成
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    Zapierにアクセス
    Zapierにログインし、左上の「Create Zap」ボタンを押す（Zapierのアカウント作成等は省略）。
    

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16. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved.
    Zapの作成
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    Zapの名前を変更
    必要に応じて、左上からZapの名前を変更する
    

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17. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved.
    Zapの作成
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    Triggerの作成
    Triggerの検索フィールドに「Google Forms」と入力し、「Google Forms」を選択する。
    

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18. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved.
    Zapの作成
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    Triggerの作成
    Eventに「New Form Response」を指定し、「Continue」ボタンを押す。
    

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19. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved.
    Zapの作成
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    Triggerの作成
    Google Forms accountに自分のアカウントを指定し、「Continue」ボタンを押す。
    

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20. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved.
    Zapの作成
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    Triggerの作成
    Formに先ほど作成したGoogleフォームを指定し、「Continue」ボタンを押す。
    ↑ 先ほど作成したGoogleフォーム
    

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21. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved.
    Zapの作成
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    Triggerの作成
    作成したTriggerのテストをするため、「Test trigger」ボタンを押す。
    

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22. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved.
    Zapの作成
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    Triggerの作成
    先ほどの回答が表示されることが確認できる。確認したら、「Continue」ボタンを押す。
    

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23. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved.
    Zapの作成
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    Actionの作成
    Actionの検索フィールドに「Notion」と入力し、「Notion (Latest)」を選択する。
    

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24. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved.
    Zapの作成
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    Actionの作成
    Eventに「Create Database Item」を指定し、「Continue」ボタンを押す。
    

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25. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved.
    Zapの作成
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    Actionの作成
    Notion accountでは、まず「Connect a new account」ボタンを押す。
    

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26. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved.
    Zapの作成
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    Actionの作成
    「ページを選択する」ボタンを押す。
    

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27. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved.
    Zapの作成
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    Actionの作成
    先ほど作成したデータベース名を選択し、「アクセスを許可する」ボタンを押す。
    ↑ 先ほど作成したNotion DB
    

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28. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved.
    Zapの作成
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    Actionの作成
    作成したアカウントを選択し、「Continue」ボタンを押す。
    

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29. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved.
    Zapの作成
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    Actionの作成
    Databaseに先ほど作成したデータベースを指定します。
    ↑ 先ほど作成したNotion DB
    

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30. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved.
    Zapの作成
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    Actionの作成
    タイトルでは、「Show all options」ボタンを押し、「1. 依頼の件名」を選択する。
    

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31. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved.
    Zapの作成
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    Actionの作成
    同じ要領で、依頼者とContentを入力し、
    Content Formatには「Plain Text」を指定して、
    「Continue」ボタンを押す。
    Contentはデータベースの項目の本文（赤枠）
    

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32. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved.
    Zapの作成
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    Actionの作成
    「Test action」ボタンを押すと、Actionの実行結果が表示される。
    

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33. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved.
    Zapの作成
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    Actionの作成
    先ほど作成したデータベースを確認すると、項目が作成されていることが確認できる。
    

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34. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved.
    Zapの作成
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    Actionの作成
    Zapの編集画面に戻り、右上の「Publish」ボタンを押すと、Zapが有効化される。
    

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35. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved.
    Zapの動作確認
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    Zapを有効化した状態で、Google Formから回答を送信すると、
    その内容がNotionのデータベースに項目として追加される。
    

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    まとめ
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    Zapierを使うことで、Notionと様々なサービスの連携をする
    自動ワークフローをノーコードで作れる。
    Actionをさらに追加して、DBに項目が追加されたことを
    Slackのチャンネルに通知することもできる（有料プランのみ）。
    Zapierを使ったNotionの自動化の例は公式サイトに載ってる。
    https://zapier.com/apps/notion/integrations
    

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    参考資料
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    Zapier | Automation that moves you forward
    https://zapier.com/
    Learn key concepts in Zapier – Zapier
    https://help.zapier.com/hc/en-us/articles/8496181725453
    Notion Integrations | Connect Your Apps with Zapier
    https://zapier.com/apps/notion/integrations
    How to use Zapier to automate Notion—and turn it into the perfect information hub | Zapier
    https://zapier.com/blog/automate-notion/
    

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38. Copyright © NIFTY Corporation All Rights Reserved.
    

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