PRO-SUP-001_Rev.05_Aquisição.pdf

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1. Sistema de Gestão Integrada Título: Aquisição Código: PRO-SUP-001 Data de Emissão: 23/10/2018 Revisão: 05 Área de Aplicação: Suprimentos Data de Revisão: 12/04/2023 Folha: 1 de 8 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI Aquisição CONTROLE DE APROVAÇÃO ELABORAÇÃO ANÁLISE CRÍTICA / APROVAÇÃO CLIENTE | FISCALIZAÇÃO Marcio Brayner (Coordenador de Suprimentos) Décio Rodrigues (Gerente de Suprimentos) N/A (--------------) C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
2. Sistema de Gestão Integrada Título: Aquisição Código: PRO-SUP-001 Data de Emissão: 23/10/2018 Revisão: 05 Área de Aplicação: Suprimentos Data de Revisão: 12/04/2023 Folha: 2 de 8 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI ESTRUTURA 1. Escopo; 2. Objetivo; 3. Aplicação; 4. Responsabilidade; 5. Termos e definições; 6. Detalhamento; 7. Documentos de Referência; 8. Formulários; 9. Controle de Alterações. 1 - ESCOPO Esse procedimento define a metodologia que deve ser utilizada pelo setor de Compras para aquisição de bens e serviços. 2 - OBJETIVO Tem como objetivo normatizar a compra de produtos e/ou serviços, assegurando que estejam em conformidade com os requisitos especificados. 3 - APLICAÇÃO Este procedimento é aplicável a todos os colaboradores envolvidos com as atividades direta ou indiretamente para Vertical Group ou em seu nome. 4 - RESPONSABILIDADE 4.1 - SETOR DE SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA (SGI) O setor de SGI é responsável por: • Garantir a padronização, atualização e a publicação da informação documentada implementada por cada processo; • Cumprir e fazer cumprir as ações estabelecidas nas atividades para controle da Informação Documentada; • Dar suporte ao gestor responsável para revisar este procedimento sempre que necessário; C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
3. Sistema de Gestão Integrada Título: Aquisição Código: PRO-SUP-001 Data de Emissão: 23/10/2018 Revisão: 05 Área de Aplicação: Suprimentos Data de Revisão: 12/04/2023 Folha: 3 de 8 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI • Manter informação documentada das ações estabelecidas, onde aplicável; • Revisar esta informação documentada sempre que necessário; • Garantir o padrão e a rastreabilidade das informações documentadas pertinentes ao Sistema de Gestão Integrada; • Estabelecer e fazer cumprir as regras para que sejam mantidas e disponíveis todas as informações documentadas em sua revisão atualizada e implementadas na empresa; • Manter atualizada a Lista Mestra de Informações documentadas e a rede de acesso público. 4.2 - LIDERANÇA IMEDIATA A Liderança é Responsáveis por: • Manter todas as informações documentadas aplicáveis à suas atividades, devidamente controladas; • Emitir os registros necessários para as atividades que necessitam ser evidenciadas; • Sempre conferir se a informação documentada utilizada está na sua revisão vigente; • Manter a comunicação com a Coordenação de Projetos caso verifique alguma oportunidade de melhoria; • Garantir a consulta e participação dos colaboradores para que possam contribuir para o processo de tomadas de decisão nas medidas de requisição de mudanças que possam melhorar as questões de qualidade, segurança, saúde e meio ambiente. Incentivar a sua equipe a identificar e apresentar medidas preventivas e ações corretivas. 4.3 - TERCEIRIZADOS E/OU PRESTADORES DE SERVIÇOS Os terceirizados e/ou prestadores de serviços são responsáveis por: • Estabelecer regras claras para cumprimento das obrigações sobre processo de aquisição, sob sua responsabilidade e/ou na falta deste, seguir Instruções estabelecidas pela Vertical Group para cotação, homologação e aquisição de produtos e serviços; • Manter suas obrigações em dia e bem alinhada, com base nas regras da Vertical Group. C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
4. Sistema de Gestão Integrada Título: Aquisição Código: PRO-SUP-001 Data de Emissão: 23/10/2018 Revisão: 05 Área de Aplicação: Suprimentos Data de Revisão: 12/04/2023 Folha: 4 de 8 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI 5 - TERMOS E DEFINIÇÕES • RM: Requisição de Material; • RC: Requisição de Compra - Levantamento de fornecedores, propostas e análises; • OC: Ordem de Compra; • NF: Nota Fiscal; • NFe: Nota Fiscal Eletrônica; • CTe: Nota: Podem ser considerados como nota de recebimento: NFe; CTe; Recibo ou Cupom Fiscal. 6 - DETALHAMENTO 6.1 - REQUISIÇÃO DE COMPRA PARA MATERIAIS DE CONSUMO, FERRAMENTAL OU EQUIPAMENTO O requisitante formaliza ao Almoxarifado a necessidade do material no Sistema, através da RM (requisição de material). A RM é utilizada para consumíveis, ferramental, equipamentos entre outros; Caso o Almoxarifado possua no estoque o material solicitado, este é reservado para atender a RM formalizada. Caso não haja em estoque, o Almoxarifado solicita a Compra do material pelo Sistema, através da Requisição de Compra, apontando a necessidade parcial ou total da RM; Para solicitação de serviços, são de acordo com o item 6.2.3 desse procedimento. 6.2 - COTAÇÃO DE PREÇOS 6.2.1 - ESPECIFICAÇÃO DO MATERIAL PARA A COTAÇÃO Todo material/serviço deve ter sua especificação bem detalhada, incluindo todas as informações pertinentes à solicitação, tais como: tamanho, marca, modelo, tipo, qualificação, certificação, quantidade e qualquer outra informação que possa identificar o material/serviço a ser adquirido. Desta forma, evitando atrasos nos processos, compras indevidas, retrabalhos e custos desnecessários. 6.2.2 - PROCEDIMENTO PARA A COTAÇÃO a. Compras com valores de até R$3.000,00 (três mil reais) não são exigidas 03 (três) cotações; b. Compras com valores acima de R$3.000,00 (três mil reais) seguir critério de no mínimo 03 (três) cotações; C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
5. Sistema de Gestão Integrada Título: Aquisição Código: PRO-SUP-001 Data de Emissão: 23/10/2018 Revisão: 05 Área de Aplicação: Suprimentos Data de Revisão: 12/04/2023 Folha: 5 de 8 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI 6.2.3 - CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS Solicitações de serviços, são realizadas através do formulário 321-FOR-SUP rev.00_Solicitação de Serviço preenchido com todas as informações. Após o recebimento do formulário totalmente preenchido, o setor de compras realiza as cotações e submete a proposta para aprovação gerencial (via e-mail). Nota 1: Após a aprovação gerencial o serviço é autorizado via e-mail junto ao fornecedor é emitida a Ordem de compra retroativa para emissão da Nota Fiscal. Nota 2: Para os processos de aquisição de materiais/serviços, são priorizados Provedores Homologados de acordo com os termos da Vertical Group. 6.3 - REQUISIÇÕES EMERGENCIAIS 6.3.1 - PRAZO PARA ATENDIMENTO ÀS REQUISIÇÕES O processo de compras deve ser emitido e aprovado com o prazo mínimo de 72h para atendimento, tais como: solicitações de cotação, negociação e aprovação para que o setor de compras tenha tempo hábil para tratativa. 6.3.2 - REQUISIÇÕES EMERGENCIAIS Requisição de Compra solicitada em caráter de urgência, dependendo da criticidade do processo, especificação do material, compras direto com o fabricante ou por questões de qualidade técnica dos materiais, podem ser fechadas com apenas uma cotação, independe do valor. Para isso, é necessário que a demanda seja aprovada pelo Gerente responsável pela solicitação (via e-mail ou Sistema). 6.4 - EFETIVAÇÃO DA COMPRA Inicialmente, o setor de Compras solicita cotação aos Provedores via-e-mail e após o recebimento das propostas, os valores são inseridos no sistema, sendo sinalizado de forma automática, através do Mapa de Cotação a melhor condição comercial, neste caso, preço e prazo de entrega são componentes cruciais para definição do fornecedor. A melhor condição comercial é evidenciada através da Ordem de Compra criada no Sistema. Requisições de Serviço, a aprovação do valor é feita pelo Gerente responsável previamente por e-mail, seguindo o processo como compras retroativas item 6.2.3. 6.4.1 - APROVAÇÃO DE COMPRA (OC) E ENVIO AO FORNECEDOR C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
6. Sistema de Gestão Integrada Título: Aquisição Código: PRO-SUP-001 Data de Emissão: 23/10/2018 Revisão: 05 Área de Aplicação: Suprimentos Data de Revisão: 12/04/2023 Folha: 6 de 8 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI Após a criação da Ordem de Compra, a mesma é submetida a aprovação Gerencial através do Sistema. Após analisada e aprovada via sistema (aprovação gerencial), a Ordem de Compra é enviada via e-mail ao provedor para faturamento e preparação/entrega do pedido. Nota: Preferencialmente a condição de pagamento junto aos provedores é a prazo, podendo este, variar de provedor para provedor. Porém, podem ser solicitados pagamentos à vista (adiantado) desde que sejam aprovados de forma prévia, via e-mail pela gerência responsável. 6.4.2 - APROVAÇÃO DE COMPRAS RETROATIVAS Em caso de Contratos e/ou Fornecimento de Serviços, a Ordem de Compra é emitida após o período acordado para faturamento, conferência do BM (boletim de medição) com devida evidência da prestação do serviço. Para provedores de serviços essenciais como Logística, RH, fornecimento de gases industriais e contratação de transportes (frete), onde conferência do Boletim de medição e aprovação do faturamento é feita pelo responsável dos respectivos setores solicitantes, são geradas ordens de compra retroativa, após a devida aprovação gerencial via e-mail ou sistema. Após análise, conferência e aprovação dos processos feitos pelo setor requisitante, os boletins de medição, aprovação das faturas e boletos são enviados para o setor de compras, a fim de realizar a inserção no sistema (criação de ordem de Compra). Após a inserção dos dados e criação da OC em sistema, o setor de compras protocola as notas fiscais e envia ao setor financeiro para pagamento e conclusão do processo. 6.5 - CADASTRAMENTO E HOMOLOGAÇÃO DE PROVEDORES Cabe ao setor de compras, desenvolver, analisar e homologar novos provedores de acordo com as prioridades e política da Vertical Group. O mesmo deve ser homologado conforme PRO-SUP-003- Provedores Externos. 6.6 - RECEBIMENTO DO MATERIAL O recebimento de Produtos deve ocorrer de acordo com o PRO-SUP-002-Recebimento Manuseio e Gestão de Estoque e o setor de compras deve ser notificado sobre a chegada do material e se há alguma divergência quanto ao recebimento. Nos casos de materiais que chegam em divergência com o pedido de compras, o setor de almoxarifado comunica ao compras que realiza a tratativa junto ao provedor, para definir, de forma C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
7. Sistema de Gestão Integrada Título: Aquisição Código: PRO-SUP-001 Data de Emissão: 23/10/2018 Revisão: 05 Área de Aplicação: Suprimentos Data de Revisão: 12/04/2023 Folha: 7 de 8 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI imediata se o material deve ser recebido (correção do problema por parte do fornecedor) ou se o material deve ser recusado. Nota: Em caso de não atendimento dos critérios acordados por parte do provedor, o material pode ser rejeitado até que sejam feitas as correções pertinentes. Contudo, a OC pode ser cancelada e consequentemente a compra cancelada junto ao provedor. 6.7 - ALTERAÇÃO OU EXCLUSÃO DE ORDEM DE COMPRA Podem ocorrer quando: a. Quando sinalizar a necessidade para lançamento da NF por motivos sistêmicos, sem a alteração do valor final; b. Quando apontado pela Gerência a necessidade de correção sem o retorno do processo; c. Ao realizar a alteração da Ordem de Compra, caso haja alteração do valor final da OC (aumento do valor), o compras somente realiza o ajuste após aprovação gerencial via e-mail, aprovação esta, que é arquivada juntamente com todo o processo de aquisição da respectiva Ordem de Compra; d. Havendo a necessidade de emissão de uma nova OC para substituir uma OC já aprovada via sistema, desde que não haja alteração do valor final, é necessário informar no campo observações da nova OC emitida, o número da ordem de compra a qual ela está substituindo. Sugestão de texto padrão para padrão: (Exemplo: OC XXXX em substituição a OC XXXX aprovada anteriormente via sistema). Nota: Ao realizar a alteração da Ordem de Compra, caso haja alteração do valor final da OC (aumento do valor), o compras somente realiza o ajuste após aprovação gerencial via e-mail, aprovação esta, que é arquivada juntamente com todo o processo de aquisição da respectiva Ordem de Compra. 6.8 - ENCERRAMENTO DA ORDEM DE COMPRA a. Com o recebimento da Nota (NFe; CTe; Recibo ou Cupom Fiscal) do Material em conformidade, a mesma é encaminhada pelo Almoxarifado para o setor financeiro através de protocolo padrão. b. Para ordens de compra recebidas de forma parcial e por algum motivo o saldo da mesma não é entregue pelo fornecedor, o setor de compras deve finalizar a OC com atendimento com corte, desta forma, o saldo da mesma se encerra. C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
8. Sistema de Gestão Integrada Título: Aquisição Código: PRO-SUP-001 Data de Emissão: 23/10/2018 Revisão: 05 Área de Aplicação: Suprimentos Data de Revisão: 12/04/2023 Folha: 8 de 8 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI 7 - DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Documentos Código/Item/Revisão Manual do Sistema de Gestão Integrada MSGI-VG-001 Sistemas de Gestão da Qualidade - Requisitos ISO 9001 Sistemas de Gestão Ambiental - Requisitos com Orientações para uso ISO 14001 Sistemas de Gestão de Segurança e Saúde do Trabalho - Requisitos para uso ISO 45001 Provedores Externos PRO-SUP-003 Recebimento Manuseio e Gestão de Estoque PRO-SUP-002 8 - FORMULÁRIOS Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Retenção Disposição Local Forma Ordem de Compra Compras Digital/Sistema Backup Por nome do arquivo 5 anos Deletar Requisição de Compra Compras Digital/Sistema Backup Por nome do arquivo 5 anos Deletar 321-FOR-SUP Solicitação de Serviço Compras Digital Backup Por nome do arquivo 5 anos Deletar 9 - CONTROLE DE ALTERAÇÕES Revisão Data da última revisão Descrição da Revisão Data da última análise crítica Responsável pela aprovação 00 25/10/2018 Emissão Inicial NA Matheus Ribeiro 01 20/01/2020 Revisão de conteúdo em sua generalidade, em conformidade com a sistemática vigente. Novo layout na apresentação NA Matheus Ribeiro 02 19/05/2021 Formulário Pedido de Compra, substituído pelo termo Cotação; termo Solicitação de Material, substituído por Requisição de Material, conforme nomenclatura do Sistema. Inclusão de nota no item 4.7 NA Matheus Ribeiro 03 28/12/2021 Revisão geral do documento NA Matheus Ribeiro 04 23/06/2022 Revisão geral do documento NA Matheus Ribeiro 05 12/04/2023 Reestruturação e readequação das atividades principais entre os processos. Definição clara das autoridades e responsabilidades nesta etapa do processo e Mudança de Layout. NA Décio Rodrigues C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P