PRO-SUP-003_rev.06_Provedores_Externos.pdf

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1. Sistema de Gestão Integrada Título: Provedores Externos Código: PRO-SUP-003 Data de Emissão: 25/10/2018 Revisão: 06 Área de Aplicação: Suprimentos Data de Revisão: 06/07/2023 Folha: 1 de 10 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI Provedores Externos Avaliação, Seleção, Monitoramento de Desempenho e Reavaliação CONTROLE DE APROVAÇÃO ELABORAÇÃO ANÁLISE CRÍTICA / APROVAÇÃO CLIENTE | FISCALIZAÇÃO Marcio Brayner (Coordenador de Suprimentos) Décio Rodrigues (Gerente Suprimentos) N/A (--------------) C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
2. Sistema de Gestão Integrada Título: Provedores Externos Código: PRO-SUP-003 Data de Emissão: 25/10/2018 Revisão: 06 Área de Aplicação: Suprimentos Data de Revisão: 06/07/2023 Folha: 2 de 10 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI ESTRUTURA 1. Escopo; 2. Objetivo; 3. Aplicação; 4. Responsabilidade; 5. Termos e definições; 6. Detalhamento; 7. Documentos de Referência; 8. Formulários; 9. Controle de Alterações. 1 - ESCOPO Esse procedimento define a metodologia utilizada pelo setor de suprimentos no processo de avaliação de fornecedores. Assegurar a suficiência de requisitos antes de sua comunicação para provedores externos. 2 - OBJETIVO Comunicar de forma clara e objetiva para os provedores externos os requisitos para produtos e serviços. Estabelecer critérios para aprovação, processos e equipamentos; competências incluindo qualificação de pessoas; controle e monitoramento do desempenho do provedor. Estabelecer requisitos para atividades de verificação ou validação que a Vertical Group ou clientes, pretendem desempenhar. 3 - APLICAÇÃO Este procedimento é aplicável a todos os colaboradores envolvidos com as atividades direta ou indiretamente para Vertical Group ou em seu nome. 4 - RESPONSABILIDADE 4.1 - SETOR DE SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA (SGI) O setor de SGI é responsável por: • Garantir a padronização, atualização e a publicação da informação documentada implementada por cada processo; C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
3. Sistema de Gestão Integrada Título: Provedores Externos Código: PRO-SUP-003 Data de Emissão: 25/10/2018 Revisão: 06 Área de Aplicação: Suprimentos Data de Revisão: 06/07/2023 Folha: 3 de 10 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI • Cumprir e fazer cumprir as ações estabelecidas nas atividades para controle da Informação Documentada; • Dar suporte ao gestor responsável para revisar este procedimento sempre que necessário; • Manter informação documentada das ações estabelecidas, onde aplicável; • Revisar esta informação documentada sempre que necessário; • Garantir o padrão e a rastreabilidade das informações documentadas pertinentes ao Sistema de Gestão Integrada; • Estabelecer e fazer cumprir as regras para que sejam mantidas e disponíveis todas as informações documentadas em sua revisão atualizada e implementadas na empresa; • Manter atualizada a Lista Mestra de Informações documentadas e a rede de acesso público. 4.2 - LIDERANÇA IMEDIATA A Liderança é Responsáveis por: • Manter todas as informações documentadas aplicáveis à suas atividades, devidamente controladas; • Emitir os registros necessários para as atividades que necessitam ser evidenciadas; • Sempre conferir se a informação documentada utilizada está na sua revisão vigente; • Manter a comunicação com todos os processos, caso verifique alguma oportunidade de melhoria; • Garantir a consulta e participação dos colaboradores para que possam contribuir para o processo de tomadas de decisão nas medidas de requisição de mudanças que possam melhorar as questões de qualidade, segurança, saúde e meio ambiente. Incentivar a sua equipe a identificar e apresentar medidas preventivas e ações corretivas. 4.3 - TERCEIRIZADOS E/OU PRESTADORES DE SERVIÇOS Os terceirizados e/ou prestadores de serviços são responsáveis por: • Estabelecer regras claras para cumprimento das obrigações sobre processo de qualificação de fornecedores, sob sua responsabilidade e/ou na falta deste, seguir instruções estabelecidas pela Vertical Group para avaliação, homologação e qualificação de fornecedores de produtos e serviços; • Manter suas obrigações em dia e bem alinhada, com base nas regras da Vertical Group. C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
4. Sistema de Gestão Integrada Título: Provedores Externos Código: PRO-SUP-003 Data de Emissão: 25/10/2018 Revisão: 06 Área de Aplicação: Suprimentos Data de Revisão: 06/07/2023 Folha: 4 de 10 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI 5 - TERMOS E DEFINIÇÕES • Provedor Externo: São provedores que a empresa necessita para realizar seus processos, com fornecimento de produtos e serviços em conformidade, de modo que possibilite atender os clientes com qualidade. • Provedor "Critico": É todo provedor de produto e/ou serviços, que influencie de modo direto na qualidade dos requisitos apresentados (Serviços Prestados) pela Vertical Group aos clientes, ou que, cause impacto direto ou indireto à segurança e a saúde das pessoas envolvidas ou ao meio ambiente, comprometendo ou colocando em risco o cumprimento das garantias contratuais e legislação vigente. 6 - DETALHAMENTO 6.1 - AVALIAÇÃO DE DOCUMENTAÇÃO PARA PROVEDORES NÃO CRÍTICOS Avaliação potencial do fornecedor baseada na análise dos documentos solicitados via e-mail: • Cartão CNPJ; • Comprovante de Inscrição Estadual / Municipal; • Ficha Cadastral; • Alvará de Funcionamento; • Certificado ISO (se houver). • Questionário ESG 6.2 - AVALIAÇÃO DE DOCUMENTAÇÃO PARA PROVEDORES CRÍTICOS • Cartão CNPJ; • Comprovante de Inscrição Estadual / Municipal; • Ficha Cadastral; • Alvará de Funcionamento; • Certificado ISO (se houver); • Três referências Comerciais; • Documentos descritos na MTZ-SUP-001_Matriz de homologação e habilitação de provedores; • Atestado de Capacidade Técnica. (quando aplicável). • Questionário ESG C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
5. Sistema de Gestão Integrada Título: Provedores Externos Código: PRO-SUP-003 Data de Emissão: 25/10/2018 Revisão: 06 Área de Aplicação: Suprimentos Data de Revisão: 06/07/2023 Folha: 5 de 10 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI 6.3 - MATRIZ DE HOMOLOGAÇÃO E HABILITAÇÃO DE PROVEDORES CRÍTICOS A MTZ-SUP-001_Matriz de homologação e habilitação de provedores está na rede de dados. A Matriz é utilizada para determinar as exigências documentais para os tipos de produto/serviço exigidas aos Provedores Críticos Nota: Não serão exigidos documentos para cadastro e homologação de: ONGs e instituições públicas nas esferas Municipais, Estaduais, federais bem como de fornecedores de vendas on-line (devendo em seu cadastro ser informado: E-comerce). 6.4 - CRITÉRIOS PARA ESTABELECER A CRITICIDADE Após coleta e análise dos documentos citados no item anterior e com base na Matriz de homologação, o provedor cadastrado passa por um critério para seu processo de qualificação. Onde é atribuído pelo setor de compras, a criticidade ou não seu produto e/ou serviço a ser oferecido, conforme abaixo: Provedor Crítico: são levados em consideração as possíveis falhas no fornecimento que possam afetar a capacidade de entrega de produtos e/ou serviços aos clientes, por parte da Vertical Group em conformidade com requisitos legais aplicáveis, requisitos do cliente e outros requisitos. Ações que possam causar impacto direto ou indireto à segurança e a saúde das pessoas envolvidas ou impactos negativos ao meio ambiente. Comprometendo ou colocando em risco o cumprimento dos contratuais e legislação vigente. 6.5 - VALIDAÇÃO DOCUMENTAL E HOMOLOGAÇÃO DO PROVEDOR O setor de Compras no processo de homologação/qualificação de Provedores Externos da Vertical Group, após receber os documentos solicitados aos provedores externos, segue com o processo da seguinte forma: a. Fornecedor não crítico: o setor de compras, confere e analisa os documentos enviados pelo fornecedor, estando tudo de acordo, o fornecedor é classificado como APTO e homologado para cadastro no sistema. b. Fornecedor Crítico: o setor de compras, recebe a documentação solicitada de acordo com a matriz MTZ-SUP-001, estando tudo de acordo, o provedor é sinalizado como APTO e homologado para cadastro no sistema. C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
6. Sistema de Gestão Integrada Título: Provedores Externos Código: PRO-SUP-003 Data de Emissão: 25/10/2018 Revisão: 06 Área de Aplicação: Suprimentos Data de Revisão: 06/07/2023 Folha: 6 de 10 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI Nota 1: Havendo dúvidas em relação a quaisquer documentos enviados pelo fornecedor, os setores de Qualidade, SMS e demais setores devem ser consultados para validação, suporte e esclarecimentos. Nota 2: Para medir a maturidade dos fornecedores quanto a questões de ESG (Ambiental, Social e Governança), Gestão da Qualidade, Gestão Ambiental, de Segurança e Saúde Ocupacional, será solicitado o preenchimento e envio do 295-FOR-SUP Qualificação de Provedor Externo. Nota 3: A documentação apurada deve ser arquivada na rede em pasta com a identificação clara do Provedor para facilitar a rastreabilidade. 6.6 - REQUISITOS PARA MONITORAMENTO DO PROVEDOR Os provedores são monitorados principalmente pelos requisitos abaixo: • Se os dados de emissão da Nota Fiscal estão corretos; • Se os produtos e/ou serviços estão de acordo com o solicitado; • Se os produtos e/ou serviços foram entregues no prazo; • Se o prazo de pagamento está de acordo com o pedido; • Se os certificados e relatórios necessários estão em conformidade com os requisitos. 6.6.1 - RECEBIMENTO E CONFERÊNCIA DE MATERIAIS No ato do recebimento da Nota Fiscal de produtos e/ou serviços, o responsável pelo recebimento, carimba o verso da Nota Fiscal, conforme padrão de informações abaixo: MONITORAMENTO DE PROVEDORES - PRO-SUP-003 NF OC DADOS DE EMISSÃO DA NF ESTÃO CORRETOS? ( ) SIM ( ) NÃO PODUTO/SERVIÇO ESTÁ DE ACORDO COM O SOLICITADO E EM PERFEITO ESTADO? ( ) SIM ( ) NÃO PRODUTO/SERVIÇO FOI ENTREGUE NO PRAZO? ( ) SIM ( ) NÃO PRAZO DE PAGAMENTO ESTÁ DE ACORDO? ( ) SIM ( ) NÃO CERTIFICADOS ESTÃO EM CONFORMIDADE? ( ) SIM ( ) NÃO ( ) N/A OBSERVAÇÕES: DATA: MAT: RUBRICA: C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
7. Sistema de Gestão Integrada Título: Provedores Externos Código: PRO-SUP-003 Data de Emissão: 25/10/2018 Revisão: 06 Área de Aplicação: Suprimentos Data de Revisão: 06/07/2023 Folha: 7 de 10 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI Após conferência, o Check List deve ser preenchido de acordo com as informações de recebimento, a fim de monitorar e evidenciar quaisquer divergências encontradas. 6.6.2 - INSERÇÃO DOS DADOS PARA MONITORAMENTO Os dados inseridos na 324-FOR-SUP Planilha de monitoramento de provedores são armazenados e monitorados pelo setor de compras. A qualquer momento, pode ser realizada a análise e solicitação de melhorias junto aos provedores para atendimento dos requisitos esperados pela Vertical Group. Nota: Podem ser utilizados outros critérios para análise dos provedores, como por exemplo, relacionamento comercial ou quaisquer outras informações relevantes que possam afetar a qualidade do serviço prestado ou entrega dos produtos. 6.7 - ANÁLISE DE DESEMPENHO E REAVALIAÇÃO DOS PROVEDORES EXTERNOS As análises são realizadas no recebimento de materiais e/ou serviços. Após a inserção dos dados na 324-FOR-SUP Planilha de monitoramento de provedores, são emitidos relatórios de desempenho dos provedores anualmente ou sempre que julgar necessário. Nota: A qualquer momento pode ser emitido um relatório de desempenho dos provedores para análise dos dados. 6.8 - ÍNDICES DE DESEMPENHO EXIGIDOS 6.8.1 - Fornecedores Críticos Devem ter média na pontuação igual ou maior que 80% de aproveitamento. 6.8.2 - Fornecedores Não Críticos Devem ter média na pontuação igual ou maior que 80% de aproveitamento. 6.9 - VISITA TÉCNICA/AUDITORIA EM PROVEDORES EXTERNOS O setor de compras pode solicitar uma visita técnica/comercial ou auditoria em provedores que julgar necessário, de acordo com o desempenho, criticidade ou até mesmo para tomada de ações corretivas ou ação de melhoria, com apoio do SGI da Vertical Group, empresa terceirizada e ou profissional habilitado e contratado para este serviço. Sendo julgado necessário, especialistas da área a ser avaliada podem compor a equipe de visita técnica/comercial ou auditoria, além dos já sinalizados. O 275- FOR-SUP relatório referente a visita técnica/comercial ou auditoria em provedores, serve como análise e critério para bloqueio/desbloqueio de fornecedor e deve ser arquivado na rede junto à pasta de documentos do provedor, para rastreabilidade e histórico do perfil do fornecedor. C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
8. Sistema de Gestão Integrada Título: Provedores Externos Código: PRO-SUP-003 Data de Emissão: 25/10/2018 Revisão: 06 Área de Aplicação: Suprimentos Data de Revisão: 06/07/2023 Folha: 8 de 10 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI 6.10 - CRITÉRIOS PARA DESQUALIFICAÇÃO A desqualificação pode acontecer com o não atendimento dos requisitos internos presentes nos indicadores de monitoramento, não se limitando a este parâmetro. Uma vez não alcançada a média aceitável para aprovação/manutenção, o fornecedor é comunicado através do documento (Comunicado ao fornecedor) informando a pontuação alcançada e solicitando a apresentação de um plano de ação para adequações e melhoria no atendimento. Este documento é enviado por e-mail e uma cópia é salva na pasta de documentos do provedor. MODELO DE COMUNICADO C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
9. Sistema de Gestão Integrada Título: Provedores Externos Código: PRO-SUP-003 Data de Emissão: 25/10/2018 Revisão: 06 Área de Aplicação: Suprimentos Data de Revisão: 06/07/2023 Folha: 9 de 10 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI Com o suporte do SGI o setor de Compras, deve avaliar as ações referente ao plano de ação apresentado pelo provedor e sendo aprovado, o fornecedor é considerado APTO para fornecimento, até que seja emitido o próximo relatório de acordo com os critérios deste procedimento. Em casos de reincidência consecutiva do provedor (pontuação abaixo da média), cabe ao setor de compras e SGI definir o bloqueio do provedor ou dependendo da criticidade, tomar medidas mais assertivas junto ao provedor para entender as barreiras e para viabilizar melhoria do processo. Uma vez bloqueado por mau atendimento, o provedor deve apresentar o plano de ação efetivo para sanar as pendências com evidências de melhoria nos processos. 7 - DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Documentos Código/Item/Revisão Manual do Sistema de Gestão Integrada MSGI-VG-001 Sistemas de Gestão da Qualidade – Requisitos ISO 9001 Sistemas de Gestão Ambiental - Requisitos com Orientações para uso ISO 14001 Sistemas de Gestão de Segurança e Saúde do Trabalho - Requisitos para uso ISO 45001 8 - FORMULÁRIOS Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Retenção Disposição Local Forma MTZ-SUP-001_Matriz de homologação e habilitação de provedores Compras Digital/ Sistema Backup Por nome do arquivo 5 anos Deletar 275- FOR-SUP Relatório de visita técnica/ comercial em provedores Compras Digital/ Sistema Backup Por nome do arquivo 5 anos Deletar 324-FOR-SUP Planilha de monitoramento de provedores Compras Digital Backup Por nome do arquivo 5 anos Deletar 295-FOR-SUP Qualificação de Provedor Externo Compras Digital Backup Por nome do arquivo 5 anos Deletar C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
10. Sistema de Gestão Integrada Título: Provedores Externos Código: PRO-SUP-003 Data de Emissão: 25/10/2018 Revisão: 06 Área de Aplicação: Suprimentos Data de Revisão: 06/07/2023 Folha: 10 de 10 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI 9 - HISTÓRICO DAS ALTERAÇÕES Revisão Data da última revisão Descrição da Revisão Data da última análise crítica Responsável pela aprovação 00 23/10/2018 Emissão Inicial NA Matheus Ribeiro 01 03/12/2019 Mudança/ Alteração do antigo procedimento de Aquisição; fragmentado em dois procedimentos, PRO-SUP-001- Aquisição e PRO-SUP-002-Provedores Externos. NA Matheus Ribeiro 02 04/11/2021 Exclusão do formulário 43-FO-SUP das referências NA Matheus Ribeiro 03 21/12/2021 Revisão geral do documento NA Matheus Ribeiro 04 20/07/2022 Revisão geral do documento NA Matheus Ribeiro 05 12/04/2023 Reestruturação e readequação das atividades principais entre os processos. Definição clara das autoridades e responsabilidades nesta etapa do processo e Mudança de Layout. NA Décio Rodrigues 06 06/07/2023 Revisão do documento para abordar questões sobre ESG junto aos fornecedores. NA Décio Rodrigues C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P