PRO-SUP-007_Rev.02_Modal_Aéreo.pdf

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1. Sistema de Gestão Integrada Título: Modal Aéreo Código: PRO-SUP-007 Data de Emissão: 17/04/2023 Revisão: 02 Área de Aplicação: Suprimentos Data de Revisão: 19/09/2023 Folha: 1 de 7 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI Logística de Materiais – Modal Aéreo CONTROLE DE APROVAÇÃO ELABORAÇÃO ANÁLISE CRÍTICA / APROVAÇÃO CLIENTE | FISCALIZAÇÃO Marcio Brayner (Coordenador de Suprimentos – Suprimentos) Décio Vieira (Gerente de Suprimentos – Suprimentos) N/A (--------------) C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
2. Sistema de Gestão Integrada Título: Modal Aéreo Código: PRO-SUP-007 Data de Emissão: 17/04/2023 Revisão: 02 Área de Aplicação: Suprimentos Data de Revisão: 19/09/2023 Folha: 2 de 7 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI ESTRUTURA 1. Escopo; 2. Objetivo; 3. Aplicação; 4. Responsabilidade; 5. Termos e definições; 6. Detalhamento; 7. Documentos de Referência; 8. Formulários; 9. Controle de Alterações. 1 - ESCOPO Este procedimento tem por objetivo estabelecer metodologia para embarque de materiais via modal aéreo. 2 - OBJETIVO Este documento visa definir orientações básicas para a logística de materiais da Vertical Group. 3 - APLICAÇÃO Aplica-se à todas as áreas que constituem o Sistema de Gestão Integrado da Vertical Group. 4 - RESPONSABILIDADE 4.1 - SETOR DE SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA (SGI) O setor de SGI é responsável por: • Divulgar este procedimento aos responsáveis por cada processo; • Cumprir e fazer cumprir as ações estabelecidas para Controle da Informação Documentada; • Manter informação documentada das tarefas desenvolvidas, onde aplicável; • Dar suporte ao gestor responsável para revisar este procedimento sempre que necessário. C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
3. Sistema de Gestão Integrada Título: Modal Aéreo Código: PRO-SUP-007 Data de Emissão: 17/04/2023 Revisão: 02 Área de Aplicação: Suprimentos Data de Revisão: 19/09/2023 Folha: 3 de 7 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI 4.2 - SETOR DE SUPRIMENTOS O Setor de Suprimentos é responsável por: • Tratar as demandas de embarque Aéreo, bem como otimizar processos a fim de reduzir custos. • Tratar as demandas de desembarque Aéreo, bem como otimizar processos a fim de reduzir custos. 5 - TERMOS E DEFINIÇÕES NF-e: Nota Fiscal Eletrônica, RT: Requisição de Transporte FM: Formulário de Envio de Material CARGO MANIFESTO: Documento necessário para embarque de materiais. 6 - DETALHAMENTO 6.1 - Atendimento às demandas A demanda do material surge na abertura de projeto pela análise dos seus respectivos gestores ou através dos colaboradores a bordo em seus respectivos serviços. Após identificada a necessidade do material é criada a Requisição de Material no sistema e enviado por e-mail ao GERENTE DE OPERAÇÕES para aprovação. A requisição deve conter no mínimo as seguintes informações: • Data limite de envio/atendimento. • Local de destino. • Contato do solicitante. • Número do Projeto. • Unidade a ser atendida. • Cliente. Nota: O prazo total para atendimentos aos pedidos é de 07 dias. Quaisquer pedidos que saiam dessa normativa deve ser previamente aprovado via e-mail pela gerência de operações conforme descrito no FLX-VG-005 Processos Requisição de Materiais. C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
4. Sistema de Gestão Integrada Título: Modal Aéreo Código: PRO-SUP-007 Data de Emissão: 17/04/2023 Revisão: 02 Área de Aplicação: Suprimentos Data de Revisão: 19/09/2023 Folha: 4 de 7 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI 6.2 - Disponibilidade de Materiais Caso algum item não esteja disponível em estoque, deve ser gerado um processo de aquisição. Em caso de não atendimento completo à requisição, deve ser informado no mesmo loop de e- mail da requisição que o atendimento será parcial e alinhado com o requisitante referente ao complemento do envio. Nota: Todo processo deverá ficar registrado no loop de e-mail da requisição. 6.3 - Tratativa inicial dos pedidos a. Cria-se um pedido via Sistema e após aprovado, o pedido é visualizado pelo almoxarifado e colocado dentro da Plataforma de gerenciamento de trabalho, para as devidas tratativas (separação, embalagem, emissão de nota fiscal, agendamento etc.). Dentro da atividade serão criadas as subtarefas direcionando para cada profissional responsável por cada etapa do processo, como por exemplo: Pedido Consumíveis, Pedido Ativos, Pedido TI e demais segmentos, até que o mesmo esteja totalmente pronto e disponível e liberado para embarque. b. A embalagem do pedido seguirá com informações para que se possa direcionar da melhor forma. Informações como: Projeto xxx – Número do Pedido/Requisição xxx –Unidade xxx – RT xxx - Data do embarque xxx (conforme etiqueta de identificação), no campo observação deve ser inserido o nome do profissional que irá receber o material e contato do mesmo. C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
5. Sistema de Gestão Integrada Título: Modal Aéreo Código: PRO-SUP-007 Data de Emissão: 17/04/2023 Revisão: 02 Área de Aplicação: Suprimentos Data de Revisão: 19/09/2023 Folha: 5 de 7 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI c. Obrigatoriamente a RT deve ser colada na caixa. d. O setor de almoxarifado é responsável pela separação do material e devem inserir a atividade na Plataforma de gerenciamento de trabalho, e na pasta modal aéreo os seus respectivos romaneios para que seja direcionado ao setor fiscal para emissão da NF-e. Enquanto o fiscal emite a NF-e, é programado o envio do material analisando: • Solicitação de RT via e-mail e nos casos do cliente Modec a solicitação é feita através do portal em até 72 horas. • Solicitação de FM e CARGO MANIFESTO. • Alinhamento e programação do transporte. • Após emissão de RT enviar de imediato o e-mail solicitando liberação de RT para Petrobras. Feita a análise, alinha toda a documentação para o envio dos materiais e monta-se a expedição via e-mail no mesmo loop do pedido com todas as informações de envio e fotos dos materiais. 6.4 - Expedição de Materiais A logística de materiais é a responsável por toda tratativa logística dos materiais disponibilizados. A logística aérea, é responsável pelo envio até a chegada do material a bordo para as equipes da Vertical Group. 6.4.1 - Relatório de Expedição: Assim que o material é liberado para envio, responde-se no mesmo loop de e-mail da requisição, enviando o relatório de expedição e o romaneio, informando aos gestores do projeto sobre a saída/envio do material e local na rede onde se encontra toda a documentação de envio para consulta. 6.5 - Desembarque de materiais Todo e qualquer material necessário, a programação de coleta para desembarque, a solicitação deve ser enviada por e-mail contendo o formulário de Almoxarifado 243-FOR-SUP Solicitação de Desembarque de Materiais devidamente preenchido com todas as informações necessárias para coleta dos materiais. - Após recebimento das informações, documentos e disponibilidade da realização da coleta, é analisado a necessidade de se cotar frete ou se será utilizado nosso veículo próprio. C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
6. Sistema de Gestão Integrada Título: Modal Aéreo Código: PRO-SUP-007 Data de Emissão: 17/04/2023 Revisão: 02 Área de Aplicação: Suprimentos Data de Revisão: 19/09/2023 Folha: 6 de 7 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI - Alinhado o transporte e o material recebido na base, são necessárias a conferência e a segregação dos itens para que sejam direcionados aos setores responsáveis para recebimento, conferência e entrada/guarda dos materiais. O prazo máximo para desmobilização dos materiais recebidos na base é de 48 horas após o recebimento. Os materiais são fotografados e envia um e-mail informativo sobre tudo que foi recebido e direcionado. Deve ser gerado um romaneio de desembarque e os registros devem ser arquivados junto ao suprimentos. 6.6 -Alterações de pedidos: Em caso de alteração de material o pedido deverá passar por aprovação gerencial novamente e o processo voltará desde o início; Em caso de alteração de data de atendimento deverá ser sinalizado por e-mail com as justificativas para que a logística consiga alinhar a entrega; Em caso de o pedido não ter mais uma data definida, o gestor do contrato tem até 3 dias para alinhar uma nova data ou o pedido será cancelado e excluído, devendo seguir novamente para aprovação assim que definida a nova data. Em caso de alteração de contato ou local de entrega, deverá ser comunicado via e-mail com no mínimo 24hrs de antecedência para alinhamento logístico. 7 - DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Documentos Código/Item/Revisão Manual do Sistema de Gestão Integrada MSGI-VG-001 Sistemas de Gestão da Qualidade - Requisitos ISO 9001 Sistemas de Gestão Ambiental - Requisitos com Orientações para uso ISO 14001 Sistemas de Gestão de Segurança e Saúde do Trabalho - Requisitos para uso ISO 45001 C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P
7. Sistema de Gestão Integrada Título: Modal Aéreo Código: PRO-SUP-007 Data de Emissão: 17/04/2023 Revisão: 02 Área de Aplicação: Suprimentos Data de Revisão: 19/09/2023 Folha: 7 de 7 ESTE DOCUMENTO É DE PROPRIEDADE EXCLUSIVA DA EMPRESA VERTICAL GROUP, NENHUMA DISTRIBUIÇÃO OU REPRODUÇÃO PARCIAL OU TOTAL DESTE DOCUMENTO PODE SER REALIZADA SEM A AUTORIZAÇÃO DO SGI 8 - FORMULÁRIOS Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Retenção Disposição Local Forma 243-FOR-SUP Solicitação de Desembarque de Materiais Almoxarifado Digital Backup Data Tempo indeterminado Arquivo Morto 319-FOR-SUP Relatório de expedição Almoxarifado Digital Backup Data Tempo indeterminado Arquivo Morto 320-FOR-SUP Relatório de Desembarque Almoxarifado Digital Backup Data Tempo indeterminado Arquivo Morto 9 - CONTROLE DE ALTERAÇÕES Revisão Data da última revisão Descrição da Revisão Data da última análise crítica Responsável pela aprovação 00 17/04/2023 Emissão Inicial NA Décio Rodrigues 01 07/08/2023 Revisão da nota no item 6.1 NA Décio Rodrigues 02 19/09/2023 Revisão do item 6.3 letras b. e c. NA Décio Rodrigues C Ó PIA C O N TR O LAD A - VER TIC AL G R O U P