Explosão Controlada

Um passeio pela auto-organização e pela otimização produtiva.

Transcript

1. Explosão Controlada 4.0 Um passeio pela auto-organização e pela otimização produtiva
2. “Multitasking is a lie” -- Gary Keller, em “The One Thing: The Surprisingly Simple Truth Behind Extraordinary Results”
3. Nenhum posicionamento acadêmico! Apenas minhas conclusões e dicas baseadas em minhas pesquisas e observações. ATENÇÃO!
4. Ciclos de 25 minutos Em breve vocês entenderão.
5. Agenda 1. Apresentação pessoal 2. Explosão Controlada? 3. Apresentação do tema/problema 4. Objetivos 5. Apresentação Teórica 5.1 Metodologias/Métodos 5.2 Técnicas 6. Ferramentas 7. Exemplificação Prática 8. Sugestões 9. Construção Pessoal 10. Conclusão 79 Slides 3h Duração Perguntas? Não as guarde, faça na hora. ;)
6. Eduardo Quagliato eduardo@quagliato.me Acadêmico de Sistemas de Informação @ UTFPR, organizador @ Curitiba Livre, developer @ CodeForCuritiba, developer @ SitePX e weekend-DJ. Apresentação Pessoal
8. Explosão Controlada? - Foguetes; - Explosão extremamente bem calculada e planejada; - Limite tênue entre o sucesso e a falha; - Nem tudo que é ruim te joga pra baixo. Explosão Controlada?
11. Por que temos problemas? - Menos tempo livre, mais coisas (de diferentes áreas) pra fazer; - Perda constante de foco; - Multi-tasking fajuto; - Perda da tradicionalidade do papel; - Confiança excessiva em nossa memória (motivada pela facilidade digital); - Falta de autoconhecimento. Apresentação do tema/problema
12. Ânsia por produção - Necessidade universal; - Diferenciação no mercado; - Controle melhor de prazos e metas (para vida); - Maior tempo livre para si (atividades sabáticas); - AUTOCONHECIMENTO. Apresentação do tema/problema
13. Mitos a serem quebrados - Antes de tudo: “auto-ajuda” não é ruim, percam o preconceito; - Todos precisamos dormir (qtde. varia de pessoa pra pessoa); - Deixar p/ o último dia e dar conta não é ser produtivo; - Descansar a cabeça é preciso, sempre; - Ninguém trabalha (focado) 100% do tempo; - “Não sou organizado mas sou produtivo”, raramente verdade; - “Ah, faz isso que vai funcionar pra ti” (cada um no seu quadrado); - Café não ajuda (sempre), apenas não deixa sentir o cansaço. Apresentação do tema/problema
14. Objetivos - Fomentar em todos a aceitação da necessidade de auto- organização; - Demonstrar métodos, técnicas e ferramentas para se organizar; - Incentivar o “auto-conhecimento produtivo”; - Consolidar uma estratégia pessoal de organização. Objetivos
15. E na prática? A teoria é outra? O que fazer?
16. Apresentação Teórica - Metodologias/métodos; - Técnicas; - Ferramentas. Apresentação Teórica
17. Metodologias/Métodos - GTD. - Metodologias Ágeis (eg: Scrum). Apresentação Teórica > Metodologias/Métodos
18. GTD - “Get Things Done”; - Gerenciamento de Ações; - David Allen, 2001; - “Fazer, sempre! Não guarde ideias, use-as.”; - Listas de tarefas por situação/contexto (ToDo lists); - Documentação, arquivamento e recuperação; - Menos de 2 minutos? Faça na hora! Apresentação Teórica > Metodologias/Métodos > GTD
19. “Get Things Done”, David Allen, 2001.
20. bit.ly/GTDAmazon
21. getthingsdone.com
22. Metodologias Ágeis (Scrum) - Gerência de projeto; - Divisão de tarefas em “baby steps”; - Pontuação a cada tarefa, complexidade/tempo; - Sprint: período temporal quando se faz X pontos; - Reuniões constantes, nada vira bola de neve; - Sua produtividade mede seus afazeres e não o contrário. Apresentação Teórica > Metodologias/Métodos > Metodologias Ágeis (Scrum)
23. Técnicas - Pomodoro Technique; - Kanban; - Mindmapping; - Taxonomia; Apresentação Teórica > Técnicas - Macro2Micro; - Nomenclatura de arquivos; - Código de Cor; - Códigos de Som.
24. Pomodoro Technique (1/2) - Ciclos de foco; - Criado por Francesco Cirillo, final de 1980; - 25 min para cada ciclo; - Pausa curta a cada ciclo (3 a 5 min); - Pausa longe a cada 4 ciclos (15 a 30 min); - Escolha a tarefa, ligue o cronômetro. Apresentação Teórica > Técnicas > Pomodoro Technique
26. Francesco Cirillo
27. francescocirillo.com
28. - Pausas frequentes aumentam sua agilidade mental; - Solução ao estado de ansiedade chamado de “becoming”, proposto por Henri Bergson e Eugene Minkowski; - Cirillo incentiva o low-tech (cronômetro, lápis e papel). Pomodoro Technique (2/2) Apresentação Teórica > Técnicas > Pomodoro Technique
29. bit.ly/PomodoroAmazon
30. Kanban - Do japonês “placa visível” ou “registro”; - Controle de fluxo de produção; - Criado por Taiichi Ohno, funcionário da Toyota; - Uma das bases do Toyotismo e do JIT. Apresentação Teórica > Técnicas > Kanban
31. Foto por RoxoCubes (Creative Commons, disponível em https://www.flickr.com/photos/roxocubes/5786672702)
32. Taichii Ohno
33. Mindmapping Apresentação Teórica > Técnicas > Mindmapping
34. Foto por Chris Gladis (disponível em https://www.flickr. com/photos/mshades/2985812434/)
35. Taxonomia - O que é? Tags, categorias, separação etc; - Utilize termos simples; - Não misture taxonomias aninhadas com não- aninhadas; - Gaste mais tempo definindo-as previamente do que durante o o uso. Apresentação Teórica > Técnicas > Taxonomia
36. Categorização - Taxonomia aninhada; - Utilize para macro-temas; - Temas que se repetem com frequência; - Pouco dependentes do conteúdo; - Extremamente dependentes da origem. Apresentação Teórica > Técnicas > Taxonomia > Categorização
37. Taggeamento - Simples e objetivo; - Pontos importantes do conteúdo; - Não mais que 10 termos por peça; - Termos que você utilizaria em uma busca; - Extremamente dependente do conteúdo. Apresentação Teórica > Técnicas > Taxonomia > Taggeamento
38. Exemplo
39. Taxonomia - Exemplo Categorias: - Economia; - Tecnologia; - Notícias. Tags: - Silicon Valley; - Estados Unidos; - Tecnologia; - Startups; - Expansão econômica; - Demografia Apresentação Teórica > Técnicas > Taxonomia
40. Macro2Micro - Organização sempre do mais externo para o mais interno, do maior para o menor etc; - Por quê? Ajuda na organização em categorias, tags e cronologia; - Exemplo: Data, 2015-04-27 organiza cronologicamente enquanto 27/04/2015 apenas informa Apresentação Teórica > Técnicas > Macro2Micro
41. Macro2Micro Apresentação Teórica > Técnicas > Macro2Micro
42. Nomenclatura de Arquivos - Macro2Micro; - Como você buscará o arquivo? Como acessará ele? - Não utilize espaços no nome dos arquivos; - Pastas/diretórios ajudam, mas e se você tirar o arquivo de contexto? - Ex: macrotema_microtema_datahora.txt Apresentação Teórica > Técnicas > Nomenclatura de Arquivos
43. Código de Cor - Extrema facilidade para pessoas “visuais”; - Sempre cores que contrastem; - Cores similares para temas similares; - Cores iguais para temas iguais, independente do serviço/local; - Mesmas cores no virtual e no real. Apresentação Teórica > Técnicas > Código de Cor
44. Código de Som - Sons diferentes para notificações diferentes; - Ignore sons de notificações menos importantes; - Utilize sons mais impactantes para notificações mais importantes; - Para não gerar conforto, altere frequentemente o som (eg: despertador). Apresentação Teórica > Técnicas > Código de Som
45. Ferramentas - Calendário; - Lembretes; - ToDo Lists; - Organização de Arquivos; - Notas; - Processador de E- mail; - Automatizador; - Information Manager. Apresentação Teórica > Ferramentas
46. Calendário - Google Calendar; - iCloud Calendar; - Sunrise. Apresentação Teórica > Ferramentas > Calendário
50. Lembretes - Google Calendar; - Google Keep; - Evernote; - iCloud Reminders; - Despertador do seu celular. Apresentação Teórica > Ferramentas > Lembretes
54. ToDo Lists - Todoist; - Wunderlist; - Any.do; - Remember the Milk; - (Do It) Tomorrow; - iCloud Reminders. Apresentação Teórica > Ferramentas > ToDo Lists
60. Notas - Evernote; - Simplenote; - Google Keep; - iCloud Notes. Apresentação Teórica > Ferramentas > Notas
64. Organização de Arquivos - Drobpox; - Google Drive; - Box; - Bitcasa; - Copy; - OneDrive (antigo SkyDrive); - iCloud (em breve). Apresentação Teórica > Ferramentas > Organização de Arquivos
65. Processador de E-mail - Unroll.me; - Inbox zero; - Boomerang for Gmail. Apresentação Teórica > Ferramentas > Procesador de E-mail
66. Automatizador - IFTTT (aka A melhor coisa que já criaram na internet). Apresentação Teórica > Ferramentas > Automatizador
67. Information Manager - Asana; - Trello; - Producteev; - Gantt; - Mindjet. Apresentação Teórica > Ferramentas > Information Manager
71. Exemplificação Prática (meu set-up) - Google Calendar + Sunrise; - Dropbox; - Evernote (notas definitivas); - Keep (notas voláteis); - Asana (tarefas profissionais); - Wunderlist (tarefas pessoais); - Pomodoro: ClearFocus (Android) e moosti.com. Exemplificação Prática
72. Sugestões Livros - “Getting Things Done”, David Allen; - “How To Thrive In The Digital Age”, Tom Chatfield; - “Vá Direto ao Assunto”, Stuart R. Levine. Sites - lifehacker.com; - blog.maistempo.com.br; - efetividade.net; - lifehack.org. Sugestões
73. “Get Things Done”, David Allen, 2001.
74. bit.ly/GTDAmazon
75. “How To Thrive In The Digital Age”, Tom Chatfield
76. bit.ly/ThriveDigitalAgeAmazon
77. bit.ly/ViverEraDigitalObjetiva
78. Construção Pessoal E você? Qual set-up deve usar? Qual é o seu cenário de ocupação? Como você identifica melhor as coisas? Cores? Sons? Nomes? Números? O que você já faz para se organizar que pode melhorar? Qual é o seu maior empecilho em produzir? Construção Pessoal
79. Muito obrigado! Dúvidas e demais comentários: eduardo@quagliato.me Apresentação disponível em bit.ly/ExplosaoControlada Conclusão