タスク管理でお悩みの方へ 〜 おすすめのタスク管理方法・ツール紹介 〜

タスク管理でお悩みの方へ、効率的にタスクを消化するための方法・考え方やおすすめツールを紹介します。

Transcript

1. タスク管理でお悩みの方へ 〜 おすすめのタスク管理方法・ツール紹介 〜 SESSION 05 2023年12月5日 Gear8 inc. Tomoki Ishioka
2. タスク管理が 今より少しでも 楽になってもらいたい！ 今回の趣旨
3. そもそも タスク管理とは？
4. やるべきことの 「優先度」「作業時間」 を明確にして滞りなく進めること。 わかりやすく簡単にいうと、 つまり・・・
5. タスク管理が上手な人は、 仕事を円滑に進めることが できる！
6. ということで、 おすすめの タスク管理方法・ツールを ご紹介いたします。
7. プロフィール 株式会社Gear8のディレクター。 好きな食べ物ベスト3は寿司・そば・カニ。 今年は冬キャンプに挑戦します！ 得意なことは計画的な期日管理と、 約束を必ず守ること。 ISHIOKA TOMOKI 石岡 朋樹 @TomokiIshioka
8. 今となっては 期日や約束を絶対守ることを ポリシーに生きてますが、
9. だめだめリスト テストは一夜漬け 大学は単位ギリギリ取得 旅行準備は前日 待ち合わせ時間の概念が ない 宿題はいつもギリギリ 学生時代は唯我独尊。 自分さえ良ければOKタイプ。 計画的に行動とは無縁の生活。 そんな感じで青春を謳歌。 昔は約束は守らず、 期日管理が全くできない 人間でした。
10. 社会人になり 色々と痛い目を見まして、 しっかりとタスク管理できる 人間になろうと決意。
11. 本を読み漁ったり、 いろんなツール試した結果、 今ではタスク管理が むしろ得意になりました。
12. こんな僕でも変わることが できた方法や考え方なので、 是非参考にしていただけると 嬉しいです。
13. 01 とりあえずすぐやる！ 頼まれた期日は無視！ 02 03 自分を過信しない！ タ ス ク 管 理 が う ま く い く ポ イ ン ト
14. とりあえず すぐやる！ ポイント01
15. 作業は後回しにせずに とりあえずやってみると いいことたくさん。
16. すぐやるメリット 作業完了時間の 短縮に貢献 すぐ着手しすぐ終わりそう なタスクは完了させる ↓ 実は自分が抱える作業全体 の時短にもなる 01 実際に着手することで作業 時間の見積りの精度が向上 ↓ 思ったより時間がかり 間に合わなかった・・の回避 作業時間見積り の甘さを回避 02 人間は一度着手すると どんどん進める特性がある ↓ 期日ギリギリを 回避しやすくなる 腰が重くなるの を回避 03
17. すぐやるメリット 作業完了時間の 短縮に貢献 すぐ着手しすぐ終わりそう なタスクは完了させる ↓ 実は自分が抱える作業全体 の時短にもなる 01 実際に着手することで作業 時間の見積りの精度が向上 ↓ 思ったより時間がかり 間に合わなかった・・の回避 作業時間見積り の甘さを回避 02 人間は一度着手すると どんどん進める特性がある ↓ 期日ギリギリを 回避しやすくなる 腰が重くなるの を回避 03
18. 4h Aの仕事 3時間集中して完遂 Bの仕事 同僚が2時間で作業を完遂 同僚が1時間で作業を終えた 1時間チェックし 同僚へ再修正依頼 Aの作業時間は4時間。 全体の作業が完遂したのは6時間。 すぐに着手し処理をしない場合 6h
19. 4h Aの仕事 1時間作業して進めた Bの仕事 同僚が2時間で 作業を完遂 同僚が1時間で 作業を終えた 1時間チェックし 同僚へ再修正依頼 Aの作業時間は4時間。 全体の作業が完遂したのも4時間！ すぐに着手し処理をした場合 6h 2時間作業して完遂
20. 結果として こなせる仕事量が増える ことに繋がるのでおすすめです。
21. 頼まれた期日は 無視！ ポイント02
22. いい意味で。
23. 本来の期日より 3〜1日前に完了するような期日を 自分の中で設定することを おすすめします。
24. 期日を早めて対応するメリット 精神的に 余裕が生まれる 焦りはミスを生む。 余裕があるといい仕事がで きる。余裕って大事。 01 ・十分な見直し ・細部までこだわった調整 ・他の人のチェック ができるようになる。 クオリティの 向上 02 突然の「これ今日までにで きる？」に対応できる。 他の緊急依頼が 入っても安心 03
25. 期日を早めて対応するためには、 1の「とりあえずすぐやる！」を 実践することがとても重要。
26. 両方を 意識的に実践することを おすすめします。
27. 自分を 過信しない！ ポイント03
28. やるべきことを 全てを完璧に覚えるのは無理。 記憶や管理は ツールに任せましょう。
29. ツールは 「複数端末で同期できる」 「1画面にタスクをまとめて見れる」 ものが良いです。
30. おすすめ理由 何かを依頼された都度すぐに登録しないと忘れるので、 いつでも登録できるのはとっても大事。 また、タスクは毎朝と毎晩確認し頭のなかで認識と整理を すると良いタスク管理術があります。 そのためにもいつでも見やすい環境があることが大事。 いつでもどこでも サッとタスクを確認&登録が できるから。
31. 個人的には、 Trello、Todoist、Notion の定番ツールがおすすめです。 Trello Todoist Notion
32. ツールを活用しようとしても 結局、登録や確認は 自分でやる必要がある。
33. それ自体を忘れないように、 習慣化できるまで 継続を続ける意志を持つ必要も あります。
34. 変わりたいと思った その瞬間がチャンス！ 意識するだけですぐ始める ことができるので、 是非お試しください。
35. だれかと作業を進めるときの タスク管理ツールは、 backlogがおすすめ。 最後に
36. 詳細は別のプレゼンでも 説明があったので割愛しますが、 ご興味のある方は 導入サポートさせていただければと思いますので 是非お気軽にご連絡ください。 G e a r 8 は 北 海 道 唯 一 の 公 式 パ ー ト ナ ー 企 業 で す 。 f i n .