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1. 1 PARA CONSULTAR ALGUM ITEM, PRESSIONE AS TECLAS “Ctrl+F” E INFORME UMA PALAVRA SOBRE SUA DÚVIDA. POR EXEMPLO: CONTRATO, ESPÓLIO, PROCURAÇÃO, ETC... DOCUMENTO DE IDENTIFICAÇÃO - Registro Geral (RG) emitido por qualquer estado do Brasil; (Consulta deve ser realizada no IVS-RG no próprio SAR ou no Teledocumentos) - Carteira Nacional de Habilitação (CNH); (Consulta deve ser realizada no site do DENATRAN ou DETRAN referente ao estado do documento) - Registro Nacional de Estrangeiro (RNE); (Não é necessário consulta) - Protocolo do Registro Nacional de Estrangeiro (Protocolo RNE, desde que conste a filiação e foto); (Consulta deve ser realizada no site da Policia Federal. https://servicos.dpf.gov.br/sincreWeb/pesquisaAndamentoProcesso.jsp ) - Documentos de identidade Militar emitidos pelo Ministério da Defesa (Exército, Marinha e Aeronáutica); (Não é necessário consulta) - Documentos de identificação funcional emitidos pelas polícias federais e estaduais; (Não é necessário consulta) - Documentos de identidade emitidos por entidades, como conselhos ou ordens de classe, com previsão legal. Por exemplo: OAB, CRM, CRC, etc...; (Consulta deve ser realizada no site do órgão emissor da carteira de classe) - Carteiras de identidade funcional de servidores públicos estaduais, emitidas pelas secretarias de Estado, órgão ou unidade a que o servidor esteja vinculadas; (Não é necessário consulta) - Passaporte; (Não é necessário consulta) - Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS). (Não é necessário consulta)
2. 2 O RG não deve ser aceito de forma replastificada, ou plastificada pelo próprio interessado. Uma vez que o documento apresente a informação que não deve ser plastificado, e ainda assim esteja, o documento perde sua validade. Em regra, documentos que possuem validade poderão ser aceitos quando estes estiverem vigentes, com exceção, que por força de uma decisão do CONTRAN a CNH poderá ser aceita quando esta estiver ou não na vigência de sua validade. Se no momento da validação da CNH, for informado que já existe uma posterior a apresentada, então o requerente deverá apresentar o documento novo. Quaisquer dos documentos citados devem ser apresentados em bom estado de conservação. Documentos em mau estado, danificados ou faltando alguma informação devido a maus cuidados não serão aceitos. CONSULTA CPF A consulta terá validade de 7 (sete) dias corridos. Não será emitido o certificado digital para a pessoa física cuja situação cadastral, perante RFB, esteja enquadrada na condição de cancelada, nula ou com informação de óbito. Em casos do site da Receita Federal do Brasil estiver inoperante, utilizar o aplicativo “Pessoa Física”, que deve constar a data da pesquisa. DECLARAÇÃO DE RESIDÊNCIA / COMPROVANTE DE RESIDÊNCIA Entende-se como comprovante de residência ou de domicilio as contas de concessionárias de serviços públicos, extratos bancário, fatura de cartão de crédito ou contratos de aluguel onde conste o nome do titular, na falta desses, declaração emitida pelo titular. O fornecimento de acesso à internet não é enquadrado, no direito brasileiro, como um serviço público. Portanto, somente serão aceitos quando são oferecidos os serviços “combo” de telefonia e internet. O prazo máximo aceitável do comprovante de residência é de 90 (noventa) dias. Podendo ser conferido na data de vencimento, emissão ou postagem. Não devem ser aceitos boletos, quaisquer que os sejam, seja porque o titular de tais débitos não necessariamente reside no endereço mencionado. Por exemplo: boletos de cobranças de tributos, tais como IPTU e IPVA.
3. 3 O nome do cliente na declaração de residência deve estar completo como consta no CPF A apresentação do nome do cliente na conta apresentada poderá ser abreviado, desde que não seja o último nome. Omissões não serão aceitas. IMPOSSIBILIDADE DE ASSINAR O requerente que estiver impossibilitado de assinar por motivos de saúde, porém que se encontrar em pleno vigor de suas faculdades mentais, poderá apresentar um laudo médico com validade máxima de até 90 (noventa dias), constando a informação que se encontra lúcido. É importante frisar que o laudo esteja completo, constando: carimbo com CRM e assinatura do médico, a informação sobre a lucidez e o motivo da impossibilidade da assinatura e data. O AGR deverá então coletar a assinatura datiloscópica do requerente e anexar o laudo no sistema. CERTIFICADO DIGITAL PARA MENORES DE 18 ANOS Na ocasião da emissão de certificado digital para menor de idade (maiores de 16 e menores de 18) ambos (tutor e menor) devem comparecer na validação presencial do certificado digital e apresentar os documentos necessários para emissão. O tutor deverá assinar o termo e declaração pelo menor de idade, e apresentar também todos os documentos pertinentes à emissão do certificado digital. EMANCIPAÇÃO Emancipação é a aquisição de capacidade civil antes da idade legal. Ou seja, é a aptidão para exercer, por si só, os atos da vida civil. Sendo assim, o menor que for emancipado e apresentar a emancipação original, poderá emitir o certificado digital sem a presença de um tutor. CURATELA/INTERDIÇÃO Nestas situações, caberá a apresentação da documentação necessária para emissão do certificado digital tanto para o representante (curador) quanto para o representado (interditado).
4. 4 Será imprescindível a apresentação de decisão judicial (curatela) que tenha nomeado o respectivo curador. Não é necessária a coleta da biometria do interditado. SOBRENOME AUSENTE/DIVERGENTE Caso o nome do requerente esteja divergente entre documentos apresentados é necessário verificar se a requerente é casada/divorciada. Se a resposta for sim, é possível apresentar a certidão de casamento/averbação desde que o nome que esteja constando na certidão seja o mesmo que está no CPF. Em casos de o nome estar igual no documento de identificação, será necessária correção na Receita Federal do Brasil. Ressalvo que a certidão de casamento/averbação, deverá ser digitalizada diretamente da original, não sendo aceito cópias autenticadas. ERRO ORTOGRÁFICO/FONÉTICA O nome é o sinal que caracteriza e diferencia o indivíduo na sociedade e qualquer diferença, seja de letra, preposição ou acento, impossibilita e inviabiliza a correta identificação do indivíduo. Todos os documentos que compõem o dossiê devem ter a mesma grafia do nome do titular. RNE VENCIDO Estão dispensados da renovação, estrangeiros que completaram 60 anos até a data de vencimento da cédula ou pessoas com deficiência física. ANALFABETO Caso algum analfabeto requeira a aquisição de um certificado digital, entende-se que seja a substituição da sua assinatura pela impressão datiloscópica, aliada à declaração do agente de registro, aposta no Termo de Titularidade, de que se trata de pessoa não alfabetizada. Ademais, nesse caso, preferivelmente deve ser solicitada a apresentação da carteira de identidade do individuo, pois no referido documento já constará a declaração de que se trata de pessoa não alfabetizada. Em casos de o requerente ter o documento de identificação assinado, e alegar que não foi alfabetizado, deve-se solicitar que o mesmo assine de maneira correspondente ao documento apresentado.
5. 5 CARTÃO CNPJ A consulta deverá ser feita no site da Receita Federal do Brasil (https://www.receita.fazenda.gov.br/pessoajuridica/cnpj/cnpjreva/cnpjreva_solicitaca o2.asp) Também pode ser utilizado para meio de consulta o aplicativo “CNPJ”. A consulta deverá constar a data em que a pesquisa foi feita. O SINTEGRA é uma opção quando os recursos de consulta estiverem todos inoperantes. Em via de regra, devemos aceitar a consulta, com no prazo máximo, de 7 (sete) dias corridos. Em casos especiais, que nenhum meio esteja funcionando, segue redação da Lei: É recomendável que o comprovante a ser apresentado seja do mês em que será deflagrado o procedimento para a emissão do certificado digital, pois os dados constantes devem ser os mais atuais possíveis, registrados no banco de dados da Receita Federal do Brasil, até o último dia do mês subsequente ao de sua ocorrência. (Art. 22 da IN RFB n° 1.183/2011). NATUREZA JURÍDICA Para sabermos quais os documentos o cliente deverá apresentar da empresa, é necessário verificarmos o código que se encontra no cartão do CNPJ, no campo “natureza jurídica” e pesquisar o mesmo na tabela de natureza jurídica. (Consulta disponível no PDF “NATUREZA_JURÍDICA”) CONTRATO CONSOLIDADO O Ato Constitutivo cuja alteração está consolidada pode ou não ter o termo “Consolidado” em seu conteúdo ou título. Consideramos que a alteração está consolidada se apresentar as cláusulas obrigatórias redigidas abaixo: 1. Qualificação completa dos sócios, podendo ser pessoa física ou jurídica (necessário CNPJ). 2. Diz respeito ao nome empresarial. 3. O objeto social. 4. A sede da sociedade (local onde a pessoa jurídica exerce a atividade).
6. 6 5. O prazo de duração da sociedade (determinado ou indeterminado). 6. Capital Social e as quotas (valores, partes correspondestes aos sócios). 7. Nomeação dos administradores. Ao apresentar no final de seu contrato a seguinte clausula ‘’os casos omissos neste instrumento serão resolvidos com observância dos preceitos do Código Civil de 2002 e de outros dispositivos legais que lhes sejam aplicáveis’’. Não significa que o contrato não esteja consolidado, podendo ser aceito dessa maneira. Já no caso de apresentar no final de seu contrato a seguinte clausula: ‘’Ficam inalteradas e ratificadas, em todos os seus termos, as demais cláusulas contratuais não atingidas por este instrumento’’, significa que o mesmo não está consolidado, não podendo ser aceito apenas este aditivo, sendo necessário o envio dos demais contratos anteriores até o seu consolidado ou o envio de um contrato posterior onde o mesmo esteja consolidado. Ressalvo, que em casos em que apresente esta frase, e o mesmo for o Ato Constitutivo da empresa (contrato primitivo) não terá problema ser aceito desta maneira, pois o Órgão registrou equivocadamente, não tendo necessidade de correção. Obs.: O prazo de duração deverá constar no contrato social, porém se o mesmo estiver com prazo indeterminado, não há necessidade de barrarmos, visto que este prazo é para a utilização de fins que não impede a validade do documento para a emissão do certificado digital. CONTRATO ASSINADO DIGITALMENTE Se impresso, o documento assinado digitalmente perderá a validade jurídica oriunda da ICP-Brasil. O documento eletrônico continua válido, a sua representação impressa é que não possuirá validade. Sendo assim, se o cliente apresentar o contrato social impresso e o mesmo for um contrato assinado digitalmente, não é correto digitalizar o mesmo. O correto é acessar o site em qual o contrato social foi registrado (geralmente Junta Comercial do Estado) e validar o mesmo seguindo o passo a passo que se encontra no rodapé do contrato social, e anexar no sistema o arquivo que será extraído do site junto com a tela de validação. FILIAL Nos casos de emissão do Certificado Digital para filial, é necessário que o contrato social esteja registrado na Junta Comercial do estado em que a filial exerce atividade, segundo Lei nº 10.406 de 10 de Janeiro de 2002. Institui o Código Civil:
7. 7 Art. 969. O empresário que instituir sucursal, filial ou agência, em lugar sujeito à jurisdição de outro Registro Público de Empresas Mercantis, neste deverá também inscrevê-la, com a prova da inscrição originária. Parágrafo único. Em qualquer caso, a constituição do estabelecimento secundário deverá ser averbada no Registro Público de Empresas Mercantis da respectiva sede. TRANSFORMAÇÃO PARA EIRELI Quando uma empresa LTDA composta por 2 (dois) sócios sofre uma alteração de retirada de sócio, o prazo é de 180 dias para recompor o quadro societário ou transformar a sociedade para EIRELI. Faz-se necessário que o requerente faça alteração na RFB e contrato social (em caso de transformação), ou adicione um sócio e faça a alteração somente no contrato social. MEI A pessoa jurídica enquadrada como MEI, apresentará apenas a certidão extraída do site, a certidão deverá ser extraída no mesmo dia da validação. Tendo validade máxima para nós, de 24h. Em casos de revisão com retorno que exceda o prazo de 24h, deverá ser consultado novamente. DESENQUADRAMENTO No caso do cliente desenquadrar de MEI, e não for possível emitir a certidão, será aceito como ato constitutivo da empresa a certidão de desenquadramento registrada na Junta Comercial; certidão simplificada extraída do site da Junta Comercial, constando a informação do desenquadramento, ou, o desenquadramento extraído do SIMEI. PROCURAÇÃO Será admitida a procuração apenas se o ato constitutivo previr expressamente tal possibilidade, devendo-se, para tanto, revestir-se da forma pública, com poderes específicos para atuar perante ICP-Brasil e com prazo de validade de até 90 (noventa) dias. O responsável pela utilização do certificado digital de pessoa jurídica deve comparecer presencialmente, vedada qualquer espécie de procuração para tal fim.
8. 8 Atente-se que os poderes específicos para atuar perante a ICP-Brasil devem ter interpretação elástica, no sentido que devem ser aceitos termos que se refiram, de qualquer modo, à emissão do certificado digital. Por exemplo: representação perante o ITI; atuação perante a ICP-Brasil; aquisição de certificados digitais; etc. A procuração pode ser lavrada em consulado brasileiro no exterior, caso a sede da empresa esteja fixada no mesmo país. ESPÓLIO Em casos em que o contrato social, já esteja constando o espólio, somente é necessário conferir os dados normalmente certificando-se que o administrador que consta no contrato social seja o mesmo da RFB Na ausência do espólio, podemos aceitar o termo de inventariante. O inventariante assinará o termo na parte referente à representação legal da empresa, e como pessoa física (seu nome) na responsabilidade pelo uso da parte referente ao certificado. Para que tal seja possível, porém, o inventário deve estar inscrito no CNPJ, oportunidade na qual será permitido obter o certificado digital de pessoa jurídica, haja vista a instrução. Normativa/ITI n° 10, de 2010. Caso não esteja devidamente inscrito, o certificado digital para o inventário apenas poderá ser emitido em atendimento à ordem judicial. Em casos de EIRELI, o falecimento do empresário extingue da sua personalidade de pessoa física, e não jurídica. A questão do encerramento das atividades se insere no inventário do falecido, e depende do encaminhamento que o juiz der no caso concreto. RECUPERAÇÃO JUDICIAL A recuperação judicial, LEI No 11.101, DE 9 DE FEVEREIRO DE 2005, é uma medida para evitar a falência de uma empresa. Está informação constará no cartão CNPJ da empresa, podendo ser encaminhado um documento que comprove tal recuperação, porém não substituindo o Ato Constitutivo da empresa. A empresa continua exercendo suas atividades normalmente. É importante verificar a situação cadastral no CNPJ, que deverá sempre estar ativa.
9. 9 PARTIDO POLITICO Os documentos necessários para emissão de certificado digital para Partido Político são: Estatuto registrado no Cartório de Registro Civil de Pessoa Jurídica de Brasília-DF, acompanhado do ato de constituição do órgão partidário e de designação de seus dirigentes registrados na Justiça Eleitoral. O agente de validação tem a opção de fazer o download da certidão partidária através do site do Tribunal Superior Eleitoral. Este documento substitui os demais. (http://www.tse.jus.br/partidos/partidos-politicos/informacoes-partidarias/modulo- consulta-sgip3) SOCIEDADE CIVIL A Sociedade Civil (S/C) foi extinta em 2002, com a atualização do Código Civil O Código Civil art. 2031, determina que as associações, sociedade e fundações, constituídas na forma das leis anteriores, bem como os empresários deverão se adaptar às disposições deste Código até 11 de janeiro de 2007. Entretanto, para os fins de ICP-Brasil, apenas se exige o registro do ato constitutivo no órgão competente. Natureza jurídica enquadrada como prestador de serviços não precisam atualizar seus documentos, Empresas que não são prestadoras de serviços devem estar enquadradas da forma em que a lei prevê, e fazer alteração em contrato social e RFB. Na tabela abaixo, podemos verificar como a empresa deve estar enquadrada. Até 2002 Após 2002 Registro Sociedade Civil Sociedade Simples Pura Cartório de Registro de Pessoas Jurídicas Sociedade Civil Sociedade Simples - LTDA Cartório de Registro de Pessoas Jurídicas
10. 10 IGREJA/ORGANIZAÇÃO RELIGIOSA As igrejas podem estabelecer seus próprios métodos de organização interna e administração. E isso diz respeito, inclusive, ao prazo de mandato da diretoria, apesar de estar enquadrado em alguns casos como ‘’Associações’’. Portanto alguns estatutos estarão indicando que o prazo de mandato de um presidente é vitalício, não havendo ata de eleição recente. CONDOMÍNIO O que deverá constar para comprovação de existência assim como a administração de um Condomínio é a sua Convenção, registrada em Cartório de Registro de Imóveis, acompanhada da ata de assembleia de eleição do síndico, registrada no Cartório de Títulos e Documentos. Referente à convenção de condomínio e certidão individualizada, não necessariamente deverá conter o nome do condomínio, mas deve ter o endereço, ou a certidão de RGI extraída do cartório. (Art. 1332 e seguintes do Código Civil) Àqueles condomínios que não possuírem registro no Cartório de Registro de Imóveis, admite-se, para fins de comprovação de sua existência, certidão do instrumento de individualização do condomínio emitida pelo Cartório de Registro de Imóveis de sua localização, além da Ata da Assembleia Condominial que escolheu o Síndico, acompanhada da lista dos participantes da eleição, sendo obrigatória a participação de ao menos um proprietário de imóvel localizado no condomínio, com a comprovação de sua propriedade e firma reconhecida na referida Ata. Em casos do sindico ser um síndico profissional, ou seja, um síndico que não é condômino e sim que faz parte de uma empresa de administração de condomínios, tanto a empresa que possui o síndico profissional terceirizado pode constar na Ata de Eleição, como também o próprio síndico profissional pode estar sendo nomeado no mesmo ato. Caso seja este o caso, este deverá encaminhar o contrato da empresa para que possamos verificar se o mesmo é o representante legal da mesma.