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対応時間9割削減!?入金消込業務の自動化をがんばりました / Automation of payment reconciliation work

対応時間9割削減!?入金消込業務の自動化をがんばりました / Automation of payment reconciliation work

弥生株式会社 もくテク
もう戻りたくない!業務効率化のあれこれ Vol.2(2022/08/18)
https://mokuteku.connpass.com/event/249454/

yayoi_dd

April 19, 2023
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Transcript

  1. 対応時間9割削減!?
    入金消込業務の自動化をがんばりました
    いっしー

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  2. 自己紹介
    • いっしー
    • エンジニア歴10年目
    • 情報システム部 新課金チーム
    • 課金システムの開発・運用・保守

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  3. 課金システムとは?
    • クラウドサービスの販売管理を行うシステム
    • 契約
    • 請求
    • 回収
    • 支払方法

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  4. 入金消込業務とは?
    • お客さまからの入金により回収できた請求書を消し込む業務
    • お客さまを特定する
    • 請求書(売掛金)の残高を0にする
    • 請求書のステータスを「入金済み」にする
    【お客さま】
    ●●さんですね
    請求書Aに対する入金
    を確認しました

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  5. 入金消込業務のツラさ
    • ユーザー数が増えるほどに煩雑になる
    • 請求データと入金データの紐づけに手間がかかる

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  6. 弥生での入金消込業務

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  7. これまで(1年半ほど前)
    ①弥生の銀振用口座に入金 【お客さま】
    【CS本部】
    ③対象のお客さま
    を特定し、
    入金明細リスト
    (Excel)を作成
    課金システム
    ④依頼をもとに、
    各システムを手動で
    データメンテナンス
    【開発本部】
    関連システム
    ②入金情報
    を手動取得
    ④チケットを起票し、
    開発本部へ消込依頼

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  8. 問題点
    • ユーザー数の増加に伴い、他の業務をひっ迫
    • そしてこれからもどんどん増える・・・
    • 手動での作業が多いため、ミスをするリスクが常にある
    • なにそれこわい・・・
    • データメンテナンス時に個人情報に触れざるを得ない
    • 自動化されてれば負わなくてもいいリスクを負っていてこわい・・・

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  9. いま
    ①弥生の仮想口座に入金 【お客さま】
    【CS本部】
    課金システム
    関連システム
    ②入金情報ファイル
    をダウンロード
    【課金システム】
    入金情報
    ③入金情報ファイル
    を手動配置
    ④入金情報
    を自動取得 ⑤入金情報をもとに自動消込
    ⑥エラーになったものだけ確認・対応

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  10. 1件あたりの対応時間が50分→5分に!
    CS本部
    30分
    開発本部
    20分
    5分
    Before After

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  11. 1件あたりの対応時間が50分→5分に!
    CS本部
    30分
    開発本部
    20分
    5分
    Before After

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  12. 自動化するとき
    意識した3つのポイント

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  13. 全体最適をめざす
    開発メンバーのデータメンテナンス負荷だけでなく
    CS本部メンバーの負荷も下げる
    大前提

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  14. これまで(1年半ほど前) ※再掲
    ①弥生の銀振用口座に入金 【お客さま】
    【CS本部】
    ③対象のお客さま
    を特定し、
    入金明細リスト
    (Excel)を作成
    新課金
    ④依頼をもとに、
    各システムを手動で
    データメンテナンス
    【開発本部】
    ⑤対応結果を連絡
    関連システム
    ②入金情報
    を手動取得
    ④チケットを起票し、
    開発本部へ消込依頼

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  15. これまで(1年半ほど前) ※再掲
    ①弥生の銀振用口座に入金 【お客さま】
    【CS本部】
    ③対象のお客さま
    を特定し、
    入金明細リスト
    (Excel)を作成
    新課金
    ④依頼をもとに、
    各システムを手動で
    データメンテナンス
    【開発本部】
    ⑤対応結果を連絡
    関連システム
    ②入金情報
    を手動取得
    ④チケットを起票し、
    開発本部へ消込依頼

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  16. 1. 丁寧なヒアリングでAS-ISを明確に
    • 開発に消込依頼がくるまで、CS本部の方は何をしているのか?
    • どんな作業があるのか?
    • どこに時間がかかっているのか?
    • すぐになくせる作業はないか?
    • 方法
    • 実際に作業を見せてもらう
    • 運用手順書を確認させてもらう
    • 対面でヒアリングをする

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  17. 1. 丁寧なヒアリングでAS-ISを明確に
    • 開発に消込依頼がくるまで、CS本部の方は何をしているのか?
    • どんな作業があるのか?
    • どこに時間がかかっているのか?
    • すぐになくせる作業はないか?
    • 方法
    • 実際に作業を見せてもらう
    • 運用手順書を確認させてもらう
    • 対面でヒアリングをする
    明確にするだけで
    システムに依らない改善点が見つかるかも

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  18. 2. できる範囲からすこしずつ
    • カスタマーセンターの繁忙期(1~3月)
    • この時期は業務フローの変更はできない
    • この時期までにはできるだけ負荷を減らしたい
    • 日々のデータメンテナンスに時間が奪われて開発が進まない
    今回は段階を分けてリリースしよう!

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  19. 2. できる範囲からすこしずつ
    • STEP1(2021年1月)
    • 入金消込ツールを作成し、消込を実行(一部消込できないデータ有り)
    • 【CS本部】チケット起票がなくなる
    • 【開発本部】手動でのデータメンテナンスが減る
    • STEP2(2021年4月)
    • STEP1で消込できなかったデータを消込できるようにする
    • 【CS本部】あらゆる入金情報を、入金消込ツールで消込できるようになる
    • 【開発本部】手動でのデータメンテナンスがなくなる
    • STEP3(2022年1月)
    • バーチャル口座を導入し、自動消込がエラーになった入金のみ確認・対応
    • 【CS本部】お客さま特定作業が減る

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  20. 3. システムに苦手なことはさせない
    • 入金消込エラーとなった場合の原因調査は人間の方が得意
    • 設計や実装が複雑になり、保守しにくくなる懸念もある
    どこまでをシステムで対応し、
    どこからを人間が対応するのかを明確にする

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  21. まとめ
    • 入金消込業務を自動化して、対応工数を9割削減!
    • 自動化するときに意識したポイント
    前提 全体最適をめざす
    1. 丁寧なヒアリングでAS-ISを明確に
    2. できる範囲からすこしずつ
    3. システムに苦手なことはさせない

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  22. おまけ:役に立った書籍
    • ITエンジニアのための【業務知識】がわかる本
    • https://www.shoeisha.co.jp/book/detail/9784798157382
    • 運用設計の教科書~現場で困らないITサービスマネジメントの
    実践ノウハウ~
    • https://gihyo.jp/book/2019/978-4-297-10793-2

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