Boas Práticas de Trabalho Remoto

Esse material tem um conjunto de boas práticas de trabalho remoto que seguimos dentro da Ingresse. Dentro desse material você vai encontrar:

- Quais canais usar e quando cada canal é o mais recomendado
- Quais são as dicas de etiqueta de uso de cada canal
- Como enfrentar os desafios do isolamento
- Como se manter produtivo sem sofrer de estresse
- Como não trabalhar além da conta

Nesse período de pandemia, fica mais um material para usar como base para se adaptar nesse período de quarentena.

Transcript

1. Trabalho Remoto Práticas para ser produtivo e ajudar seu time a ser produtivo também
2. Acreditamos que as pessoas escolhidas para estar no time Ingresse podem gerar impacto de qualquer lugar. Desenhamos esse material para garantir que você conseguirá extrair o máximo de si e dos seus colegas independente de onde esteja. Este documento é vivo, e se adaptará de acordo com que as formas de trabalhar evoluam também. Por isso, sinta-se à vontade para ler e contribuir com a construção dele. Cultura de resultado
3. Canais
4. Comunicação síncrona Em geral requerem uma resposta rápida. Atualizações sobre a empresa e time. Comunicações sociais e descontraídas nos canais corretos. Inclua seu número de telefone, nome completo e foto de perfil no Slack. Comunicação assíncrona Não requer uma resposta imedia. + Vídeo chamadas Recomendadas para conversas que exigem respostas em tempo-real e tendem a ser longas. Comunicação externa Com clientes, fornecedores e integradores. Deve ser considerado como plano B de comunicação em caso de problemas na internet, ou falha no Slack. Meios de comunicação Comunique-se por excesso
5. 1. Sempre feche conversas e loops; 2. Responda seus e-mails em até 48 horas; 3. Seja claro: a. De quem você espera uma resposta, b. O quê você precisa, c. Para quando você precisa; 4. Reserve tempo na agenda para manter sua caixa de e-mails limpa; 5. Não responda para todos a não ser que seja necessário; 6. Resuma o objetivo no título do e-mail; 7. Escreva o mínimo, evite parágrafos, abuse de tabulações; 8. Troque as letras MAIÚSCULAS por negrito. E-mails Seja claro e conciso
6. Slack Seja responsivo 1. Leia todas as mensagens no canal #anuncios e do seu time direto de trabalho ao menos uma vez ao dia; 2. Se alguém marcar você em alguma mensagem, você deve indicar o recebimento em até 1 hora, assumindo que você recebeu a mensagem dentro do seu horário de trabalho e não mudou seu status para ausente; 3. Configure seu horário de trabalho nas configurações do Slack; 4. Configure suas notificações de grupos importantes para serem recebidas no computador e também no celular; 5. Use a integração com calendário para indicar automaticamente que está ausente ou ocupado quando estiver em reuniões; 6. Uma dúvida sobre algum documento, que não é bloqueante, ou avisar a equipe que estará fora do escritório, são bons exemplos de mensagem no Slack; 7. Para comentar documentos use a própria ferramenta de comentários do documento ou código fonte.
7. • Escreva da forma mais clara possível; • Inclua o máximo de informação possível. Evite que seus colegas fiquem impedidos por falta de informação; • Evite marcar @here e @channel toda hora. Só marque pessoas se for de fato urgente; • Mande a mensagem completa ao invés de ficar esperando por cumprimentos: ◦ Ruim: Pessoa 1: Olá / Pessoa 2: Olá / Pessoa 1: Você pode me ajudar? / Pessoa 3: Claro / … ◦ Bom: Pessoa 1: Boa tarde, eu preciso da informação X, você sabe como fazer Y? / Pessoa 2: Claro, é assim que você faz… • Opte por usar os canais. Use mensagens direta apenas para mensagens realmente diretas; • Depois de usar algum método síncrono de comunicação, documente as decisões em algum canal assíncrono como Slack, Docs ou E-mail; • Coloque uma foto no seu perfil. Isso ajuda as pessoas a lembrar que existe alguém do outro lado e a identificar rapidamente com quem estão falando; Slack Como Escrever
8. 1. Sempre que os demais estiverem compartilhando o próprio vídeo, compartilhe o seu também; 2. Se você não for falar, ative o mudo do seu microfone; 3. Não faça outras coisas durante a vídeo chamada, esteja presente; 4. Use o modo galeria, assim você conseguirá ver todas as pessoas participando; 5. Você é responsável por como será ouvido e visto, por isso, verifique se seus equipamentos estão funcionando e você está em local apropriado; 6. No caso de time dividido, em que metade do grupo está em vídeo chamada, o melhor é que cada pessoa participe da vídeo chamada do seu próprio computador; 7. Uma decisão urgente é uma boa candidata para uma vídeo chamada; 8. Deixa piadas e comentários menos importantes para os canais de comunicação assíncrono; 9. Teste o equipamento antes da reunião. Vídeo chamada Seja presente
9. Boas práticas 1. Antes de marcar uma reunião, ser pergunte se um e-mail não seria o suficiente; 2. Respeite as agendas dos demais e utilize apenas o tempo reservado; 3. Envolva apenas as pessoas importantes para a participação. Não convide pessoas como ouvintes; 4. Mande um e-mail após a reunião com os pontos decididos, de preferência com tópicos e datas. Reuniões Seja efetivo
10. Desafios
11. Cuidados Extras Desafio Burnout Isolamento Segurança Problema É fácil perder a hora e não perceber que o tempo passou. Isso acaba gerando longas horas de trabalho. Dependendo de onde estiver, você vai passar muitas horas só e sem interação nenhuma com outras pessoas. Fora do escritório, é mais difícil de controlar o ambiente ao seu redor, principalmente em ambientes público como cafés. Recomendação Deixe seu horário de trabalho claro para sua equipe e desconecte-se ao final do dia. Sempre esteja em comunicação com seu time e fácil vídeo chamadas sempre que possível. Participe das atividades presenciais da empresa e procure atividades sociais no tempo fora do trabalho. Ative a autenticação de 2-fatores para seu email e aplicações da empresa que permitirem. Esteja atento às redes que usa, e quais informações você acessa através delas.
12. Se sentindo perdido? Cuidados para ter na hora que perder o foco Comece o seu dia pelas tarefas difíceis. Ao se sentir empacado ou exausto, tire alguns minutos para um café ou pegue uma atividade mais fácil. Quando ficar muito tempo tentando fazer a mesma coisa, ou tiver algum impeditivo, avise seu time imediatamente. ☕
13. Dificuldade em se dar intervalos? Experimente a técnica do Pomodoro Existem várias ferramentas para te ajudar: https://pomofocus.io/
14. Não trave ninguém: Comece seu dia pelas atividades que estão com você que possa estar bloqueando qualquer de seus colegas de trabalho. Respeite a agenda dos demais: planeje suas tarefas com antecedência para antecipar que precisará falar com alguém ao longo da semana. Avise as pessoas o mais cedo possível: atrasos, mudanças de planos e principalmente seus bloqueios. Cuide dos colegas ⚠
15. Como me concentrar para render mais?
16. Organize o ambiente de trabalho • Mesa limpa e organizada • Tudo o que você precisa à mão • Espaço reservado, na medida do possível • Avisar o pessoal de casa que você está trabalhando • Algumas pessoas funcionam melhor quando se arrumam para trabalhar de casa: se vista como se fosse para o escritório! • Combine com o seu gestor como fica a gestão de ponto
17. Crie limites entre o trabalho e a sua casa - Não se distraia com atividades domésticas: planeje pausas e intervalos para isso, se necessário - Mantenha seus horários de refeição e procure manter uma rotina alimentar saudável
18. - Nada como a boa e velha lista de to do's - Tenha em mente quais são suas prioridades e como você se organiza - Se necessário, alinhe com seu líder para garantir que estão todos na mesma página - Planeje suas tarefas com antecedência para não ficar esperando alguém ficar disponível Planeje o seu dia, pontuando suas tarefas e metas de curto prazo
19. Dúvidas técnicas? Guilherme Lisboa Quer bater um papo? Joao Baroni Gabriella Rapolli Precisa de AJUDA? Usa o
20. Segurança
21. Cuidados Adicionais Sempre trave a tela do seu computador e evite deixar sua área de trabalho ou computador exposto a terceiros Não salve nada no computador configure o Google Drive para fazer backup de tudo. Mande o código para o Github. Faça upload de tudo sempre que for se locomover com seu equipamento.
22. Não use redes públicas ou de cafés. Tenha sua própria conexão em casa ou em lugares de confiança. Cuidados Adicionais Não empreste seu computador de trabalho para familiares e amigos. Se possível, só utilize o computador da empresa para trabalho.
23. Habilite o 2FA no e-mail e em qualquer outro acesso e aplicações da empresa que possuem a funcionalidade. Cuidados Adicionais Fale conosco caso precise de ajuda ao ver qualquer comportamento estranho no seu computador, ou celular.
24. Valeu!