TDC Future 2021 - Gestão de Portfolio em times de dados: Como escalamos a informação sem o uso de frameworks parrudos

Será que só conseguimos escalar a agilidade com frameworks robustos? Tornar as coisas mais simples, deveria ser a nossa essência enquanto pessoas facilitadoras e promotoras de melhoria contínua. Nestes slides queremos compartilhar o que temos aprendido aplicando agilidade de negócios em uma Unidade de Negócios dentro do Nubank. Bora falar sobre lições aprendidas e perrengues!

Transcript

1. Gestão de Portfólio Como escalamos a informação sem o uso de frameworks parrudos Bianca Pereira Bruno Watanabe
2. Antes de mais nada...
3. não viemos trazer uma fórmula mágica do sucesso para gestão de portfólio... Ou um jeito padronizado de fazer as coisas
4. Escalar a estratégia, garantindo a colaboração e máxima efetividade dos times Hoje viemos contar uma história sobre...
5. Escalar a estratégia, garantindo a colaboração e máxima efetividade dos times Aprendemos juntos, gerenciando dependências, construindo e nos comprometendo de forma colaborativa. Os times estão colocando seus esforços exatamente onde deveriam colocar e também no momento correto. Reduzir a quantidade de silos de informação e garantir uma tomada de decisão mais assertiva frente à estratégia da organização
6. Como tudo começou...
7. roadmap A nível BU NÃO REPRESENTAVA O QUE DE FATO ESTAVA SENDO FEITO NOS TIMES -- comunicação com stakeholders onerosa okrs ERA DIFÍCIL VER A REPRESENTATIVIDADE DOS OKRS NOS TRABALHOS DO TIME times SOBRECARREGADOS, COM POUCA NOÇÃO DE PRIORIDADES E SENSAÇÃO DE NÃO FINALIZAÇÃO DAS COISAS
8. O que não queríamos causar • Melhorar a gestão cross entre times, iniciativa e projetos dentro da BU • Aumentar a consciência de nossas dependências • Aumentar o nosso ritmo de colaboração e comunicação entre os times da estrutura O que queríamos resolver • Burocracias desnecessárias • Implementação de um processo longo que no final não resolve o problema • Empurrar uma mudança para as pessoas
9. Saindo da inércia
10. Definindo o nirvana Por meio de hipóteses Se nós tivermos uma visão clara e centralizada sobre os projetos dentro da BU (unidade de negócios) e a relação de impacto com os OKRs, então nós vamos visualizar e coordenar melhor nossas dependências e tomar melhores decisões estratégicas, porque teremos informações mais consistentes sobre nossa realidade para embasar nossas discussões.
11. COMEÇANDO COM AQUILO QUE TÍNHAMOS EM MÃOS FLUXO MAIS OU MENOS SEMELHANTE TIMES JÁ ESTAVAM USANDO O JIRA TODOS USANDO ÉPICOS
12. Criamos uma visão centralizada do caos Experimento 1 43 épicos em progresso
13. Mais difícil ainda conectar os épicos aos okrs Wip(quantidade de trabalho em progresso) explodindo observações do experimento 1👀 ✔ Era difícil tangibilizar o roadmap da bu com aquelas informações (inconsistência) Coordenar dependências envolveria muita energia ✔ ✔ ✔
14. Um passo Por vez Granularidade que conversa com a estratégia Queríamos garantir que teríamos uma granularidade de trabalho que conversasse com a estratégia e os resultados que queríamos atingir dentro da estrutura.
15. Granularidades que conversam com estratégia Épico A US A1 Iniciativa Direcionada aos resultados esperados. Fatias de trabalho focadas em feedback, iteração e aprendizados. Pequenos pedaços de trabalho. Uma iniciativa é focada em um resultado, impacto desejado que vai direcionar a criação de fatias de trabalho (épicos) e histórias. Podem envolver um ou mais times. Épico B US A2 US B2 US B1
16. Granularidade que conversa com a estratégia Níveis de visão e conexão do trabalho Tendo uma visão estratégica mais ampla e visões micro dentro dos times, precisávamos garantir que existia conexão do trabalho macro com o micro. Um passo Por vez Queríamos garantir que teríamos uma granularidade de trabalho que conversasse com a estratégia e os resultados que queríamos atingir dentro da estrutura.
17. Níveis de visão e conexão do trabalho Team Level BU Level Data Portfolio .... Plataforma de Dados Eficiencia de custo ... Aliança de consumo de dados Iniciativas Visão centralizada OKRs Visão centralizada Granularidade do item de trabalho Alliance Level
18. Níveis de visão e conexão do trabalho Fight Level 1: Operacional Fight Level 2: Coordenação Fight Level 3: Estratégico Team Level BU Level Data Portfolio T4 T1 T2 T3 Alliance Level Aliança 1 T5 T6 T7 T8 T9 T10 Aliança 2
19. Níveis de visão e conexão do trabalho Objetivos
20. Níveis de visão e conexão do trabalho
21. Níveis de visão e conexão do trabalho
22. Granularidade que conversa com a estratégia Tomada de decisão e Mecanismos de comunicação Visibilidade não é nada, se não existe alinhamento e colaboração. Agora era o momento de engajar às pessoas nisso e ver quais decisões poderiam ser tomadas com as informações que tínhamos. Por vez Um passo Níveis de visão e conexão do trabalho Queríamos garantir que teríamos uma granularidade de trabalho que conversasse com a estratégia e os resultados que queríamos atingir dentro da estrutura. Tendo uma visão estratégica mais ampla e visões micro dentro dos times, precisávamos garantir que existia conexão do trabalho macro com o micro.
23. Mecanismos de comunicação e tomada de decisão Mecanismos de comunicação e governança (síncronos e assíncronos) Feedback sobre o processo Engajamento da liderança
24. Assíncronos • Fóruns quinzenais específicos para: ◦ Alinhamento estratégico; ◦ Updates referentes ao OKRs; ◦ Updates sobre as iniciativas; • Comunidade de práticas Síncronos • RFCs e documentações para apoio a mudanças/Tomada de decisão • Updates bi-semanais • Métricas de fluxo • Indicadores de criticidade Mecanismos de comunicação e tomada de decisão
25. O quanto de esforço estamos colocando nos okrs ou não? Perguntas que nós fizemos 🎯 ✔ A quantidade de iniciativas que temos em progresso é sustentável? E como isso tem impactado os times? ✔ ✔ ✔ Se tivermos que despriorizar algo, o que vai ser? Estamos quebrando nossas iniciativas em um tamanho que faz sentido?
26. Perguntas que nos fizemos 🎯
27. Perguntas que nos fizemos 🎯
28. Perguntas que nos fizemos 🎯 RAG STATUS Verde -> Tudo sob controle Amarelo -> Requer atenção Vermelho -> Requer Ação Imediata
29. E agora?
30. Não presuma entendimentos Visualizações por si só não geram alinhamento O que aprendemos (até agora) 🤓 ✔ É tudo sobre comunicação Prefira o feito ao perfeito Não centralize a mudança, envolva pessoas o tempo todo Criar é a parte fácil da coisa Às vezes as coisas são lentas, e está tudo bem :) ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ Feedback constante como base E vale tomar cuidado
31. • Leopold, Klaus - The Missing link to Business Agility • Agile Portfolio Management • Initiatives x Epics - When to use each? Algumas referÊncias e inspirações
32. Perguntas? Bora conversar mais sobre o assunto? Bianca Pereira in/biancapesi @biancapesi @explicaagil in/brwatanabe1990 @brwatanabe90 Bruno Watanabe