manual de procedimientos de archivo y correspondencia

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1. Manual de Procedimientos de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia Elaborado por : Cindy patricia Barrera Galarcio Yoly Camila Martínez Rodríguez Jorge alexander Vergara Macana 09 de noviembre de 2021
2. Tabla de contenido
3. 1. INTRODUCCIÓN: La Gestión Documental en las organizaciones, requiere de una norma interna que oriente los procedimientos y establezca parámetros conforme a las políticas de la organización. En el Caso de Archivalia MTI Ltda., el Manual de correspondencia y archivo, permite ordenar la información, de forma que se garantice un adecuado manejo y se genere mayor dinámica en la conservación documental. Se evidencia en la normatividad vigente y los procedimientos establecidos por el Archivo General De la Nación para el manejo de la correspondencia y la organización de la documentación producida por ARCHIVALIA MTI LTDA. El presente Manual, se caracteriza por su claridad y fácil entendimiento, permitiendo adecuar en el tiempo y de acuerdo con el desarrollo organizacional, los procedimientos de la Gestión Documental, con el fin de garantizar su vigencia; Es de vital importancia aclarar que su aplicación es imperativa para todas las áreas de la organización debido a que el crecimiento documental conlleva mantener una excelente organización y conservación sin importar su función en el tiempo.
4. A través del Manual de Procedimientos de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos al interior de la entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos. Se muestra de forma detallada, las plantillas y características que deben llevar los documentos de correspondencia que se produzcan en el ejercicio de nuestras funciones como lo son la carta, el memorando, el certificado, la constancia, la circular y el informe; igualmente, veremos los formatos de control para entrada y salida de correspondencia, esto con el fin de tener claridad en la forma correcta de elaborarlos y se convierta en una fuente de consulta gráfica para cualquier miembro de nuestra entidad.
5. 2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
6. • Establecer los lineamientos en lo relacionado con la organización, administración, conservación y distribución de los documentos que se encuentran en custodia, al igual que la documentación producida y recibida por la empresa, permitiendo el uso adecuado de la información en el momento oportuno cuando se requiera de su consulta. 3. OBJETIVOS: 3.1 GENERAL
7. • Identificar las pautas necesarias para una adecuada gestión de la documentación producida y recibida por esta entidad en desarrollo de sus funciones. • Implementar las políticas que permitan normalizar y racionalizar la producción y el manejo de los documentos logrando regularizar el flujo de los mismos. • Diseñar los procedimientos adecuados para la elaboración, envío, recepción y distribución de la correspondencia interna y externa, con absoluta responsabilidad y confiabilidad basándonos en un control permanente. . 3.2 ESPECIFICOS
8. 4. NORMATIVIDAD VIGENTE:
11. 5. INSTRUCTIVO PARA LA PRODUCCIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES Forma de Comunicación: Se define como los medios escritos utilizados por nuestra empresa para comunicarnos de forma interna y externa, cumpliendo con las siguientes características: • margen: superior de 3.0 cm, izquierdo de 4.0cm, derecho de 2.0 cm e inferior de 2.0 c • Interlineado: sencillo • Tipo y tamaño de letra: Times new Román 12 • Papel: membretado • Estilo: Bloque Extremo
12. ZONA 1: encabezado Espacio destinado para el membrete que incluye: razón social, sigla o acrónimo, logotipo y Número de Identificación Tributaria (NIT). Se usaran las siguientes medidas: 4 cm. horizontales, desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde superior. El encabezado deberá ser preimpreso con los datos de la organización y el pie de página registrará los datos de ubicación ZONA 2: pie de pagina Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, correo electrónico, sitio web, fax, teléfono, lugar de origen y país. Se usaran las siguientes medidas: entre 1,5 cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y centrado.
13. DESCRIPCIÓN DEL MANUAL: • La capacitación del personal respecto a la producción recepción préstamo y demás manejo de los documentos • Ajustar el desarrollo de los procesos llevados a cabo en la compañía teniendo en cuenta cada fase del mismo para que haya un desarrollo eficiente y dinámico • Generar fácil entendimiento en los colaboradores frente a la aplicación en los procedimientos • Presentar la normatividad técnica y legal vigente para los procesos de Gestión Documental • Se muestran en detalle los documentos administrativos desde su creación hasta su objetivo • Identificación de necesidades de información de forma ágil teniendo en cuenta el uso y diseño de cada tipo documental • Diseño de plantillas de acuerdo con la Guía Técnica GTC-185, aplicada a las estructuras documentales • Brindar al trabajador mayor confianza en la ejecución de las actividades de producción, despacho, recibo, radicación clasificación y almacenamiento
14. COMUNICACIÓN INTERNA: Este tipo de comunicación Interna, debe ser utilizada para la correspondencia que se dirijan entre las dependencias de la empresa, para todos los niveles jerárquicos y no requiere la elaboración de sobres. PARTES DE LA COMUNICACIÓN INTERNA ENCABEZADO: Encabezado Institucional. CÓDIGO: Asignado por la Unidad de Correspondencia. COMUNICACIÓN INTERNA: A tres o cuatro interlineas del borde, se coloca con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla. PARA: Después de dos tabulaciones, se debe escribir en mayúsculas sostenidas el nombre del funcionario a quien va dirigida la comunicación y en la línea siguiente escribir el cargo. DE: Seguido de dos tabulaciones, consignar en mayúsculas el nombre de la dependencia productora. ASUNTO: A continuación de una tabulación, constituye la síntesis del tema de la comunicación debe expresarse en máximo 4 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar FECHA: Seguido de dos tabulaciones se coloca la fecha. TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos espacios entre párrafos. Se debe redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y amable; omitiendo temas personales y puede tratarse más de un asunto por comunicado.
15. DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,) (Atentamente,) DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. A cinco tabulaciones, no utilizar negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente a dos tabulaciones con mayúscula inicial. El remitente es el Jefe de Dependencia según lo autorizado en Manuales de Procedimientos de la respectiva dependencia. ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo. DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar el primer nombre y la primera letra del apellido si es mujer Ejemplo: Elaboro Clara U., en el caso de ser hombre de consignará el primer apellido y la letra del primer nombre Ejemplo: Elaboro Manrique O.; el tipo de letra será times new Román 9.
16. 5.1 CARTA
17. Este tipo de comunicado se utiliza para toda la correspondencia que la empresa ARCHIVALIA MTI LTDA, dirija a las demás Entidades del orden municipal, departamental y nacional, personas naturales y jurídicas, etc., de forma externa; así mismo, será utilizada por la Oficina de Recursos Humanos para las comunicaciones que dirija a los funcionarios de la empresa, en asuntos labores tales como como vacaciones, ascensos, salarios, etc. PARTE DE LA CARTA: ENCABEZADO: Encabezado Institucional. CÓDIGO: Asignado por la Unidad de Correspondencia. DESTINATARIO: Se ubicara a tres espacios, alineado al margen izquierdo, a espacio sencillo y sin negrilla, iniciando con una palabra agregada al nombre como: Señor, Señora, Doctor, etc., el nombre del destinatario en mayúscula sostenida y demás datos relevantes del mismo, la Inicial con mayúscula y el restante de la palabra en minúscula.
18. SALUDO: Frase breve de cortesía que puede ser usada o no según lo establezca quien proyecte el oficio y teniendo en cuenta el contenido del mismo, como Cordial Saludo, Respetado Señor(a), Doctor(a). TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Se debe redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y amable; omitiendo temas personales y tratando sólo un asunto por oficio. DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. A cinco tabulaciones. No utilizar negrilla, subrayar y centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial. DATOS DEL TRANSCRIPTOR, PROYECTO, REVISO: Consignar el primer nombre y la primera letra del apellido si es mujer, en el caso de ser hombre de consignará el primer apellido y la letra del primer nombre.
20. EJEMPLO:
21. 5.2 MEMORANDO
22. Es una comunicación escrita de carácter interno. El cual se emplea para transmitir información, dar orientaciones, dar pautas y hacer solicitudes y aclaraciones entre otras, relacionados con la gestión de la Entidad. Esta comunicación solo será utilizada y firmada por la Gerencia, las Subgerencias y los jefes de las dependencias de acuerdo al Organigrama vigente en la Institución.
23. MEMORANDO: Se coloca con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla a dos o tres interlineas. CÓDIGO: Asignado por la Unidad de Correspondencia. CIUDAD Y FECHA: Después de cinco tabulaciones, con mayúscula inicial. Día de mes de año. PARA: Después de dos tabulaciones, se debe escribir en mayúsculas sostenidas el nombre del funcionario a quien va dirigido el memorando y en la línea siguiente escribir el cargo. DE: Seguido de dos tabulaciones, consignar en mayúsculas el nombre de la dependencia productora ASUNTO: Constituye la síntesis del tema del memorando. A continuación de dos tabulaciones, debe expresarse en máximo 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar.
24. TEXTO CON SALUDO INCLUIDO : Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Se debe redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y amable; omitiendo temas personales y tratando sólo un asunto por memorando. DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,) Atentamente. DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. A cinco tabulaciones. No utilizar negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial. ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad
26. EJEMPLO:
27. 5.3 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
28. La Constancia y la Certificación tienen como objetivo fundamental dar a conocer la información de carácter personal. Para elaborar estos documentos de deben tener en cuenta las siguientes características de redacción y presentación se debe tener en cuenta los siguientes aspectos: Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa. Usar un tratamiento impersonal, respetuoso y cortés Empezar un estilo gramatical natural, sencillo y continuo Utilizar los formatos establecidos en cada organización Distribuir el texto de acuerdo con su extensión. Suministrar la información en forma personalizada y expandir siempre en original Se elaboran en tamaño carta y siguiendo las directrices institucionales.
29. 5.3.1 CONSTANCIA .Es un documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad, puede ser personal. Según el hecho o el acto se clasifican en Constancias para: Tiempo de servicio. Experiencia. Salarios u honorarios. Clases de trabajo. Cumplimiento de comisiones y comportamiento del trabajador, entre otros.
30. PARTES: FECHA: Puede ir al comienzo del documento, después del código o al final del texto. En cualquier caso, se escribe a dos interlíneas libres del texto que lo precede. CARGO: El cargo de la persona responsable lo escribes en mayúscula sostenida, centrado, precedido de los artículos EL o LA. IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO: La expresión HACE CONSTAR lo escribe con mayúsculas sostenida, seguidas de dos puntos. Se escriben de cuatro a cinco interlíneas libres y centradas. TEXTO: Contra el margen izquierdo inicias el texto a dos interlíneas libres, con la conjunción QUE, a la que siguen los datos del solicitante que pueden ser: Tratamiento, nombre completo del solicitante en mayúscula sostenida, y el número del documento de identidad. Razón social de una empresa, en mayúscula sostenida, y NIT. En el último párrafo especificas el motivo por el cual se expide la constancia, y de preferencia se incluye el destinatario. Los párrafos se separan entre si, por una o dos interlíneas, según la extensión del texto. REMITENTE Y FIRMAS RESPONSABLES: El nombre de la persona responsable se escribe en mayúscula sostenida. En el caso de dos firmantes sus datos los puedes distribuir uno bajo el otro o en pareja. En caso de dos o más firmantes, si el número es impar, el último lo centras.
32. EJEMPLO:
33. 5.3.2 CERTIFICADO Es un documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, juramentado, ceremonia, norma requiere registro notarial). Con base en el hecho o acto que se prueba, puede emitirse certificados de: Ingresos emitidos por la oficina de Personal, certificados de ingresos, entre otros.
34. PARTES: FECHA: Puede ir al comienzo del documento, después del código o al final del texto. En cualquier caso, se escribe a dos interlíneas libres del texto que lo precede. CARGO: El cargo de la persona responsable lo escribes en mayúscula sostenida, centrado, precedido de los artículos EL o LA. IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO: La expresión CERTIFICA lo escribe con mayúsculas sostenida, seguidas de dos puntos. Se escriben de cuatro a cinco interlíneas libres y centradas. TEXTO: Contra el margen izquierdo inicias el texto a dos interlíneas libres, con la conjunción QUE, a la que siguen los datos del solicitante que pueden ser: Tratamiento, nombre completo del solicitante en mayúscula sostenida, y el número del documento de identidad. Razón social de una empresa, en mayúscula sostenida, y NIT. En el último párrafo especificas el motivo por el cual se expide la certificación, y de preferencia se incluye el destinatario. Los párrafos se separan entre si, por una o dos interlíneas, según la extensión del texto. REMITENTE Y FIRMAS RESPONSABLES: El nombre de la persona responsable se escribe en mayúscula sostenida. En el caso de dos firmantes sus datos los puedes distribuir uno bajo el otro o en pareja. En caso de dos o más firmantes, si el número es impar, el último lo centras.
36. EJEMPLO:
37. 5.4 CIRCULARES
38. Este medio de comunicación se utiliza para comunicaciones internas y puede ser de carácter informativo o normativo y será utilizada solo por la Gerencia de la Institución. PARTES DE LA CIRCULAR ENCABEZADO: Encabezado Institucional. CIRCULAR: Se coloca con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla. CÓDIGO: Asignado por la Unidad de Correspondencia. PARA: Después de dos tabulaciones, se debe escribir en mayúsculas sostenidas el nombre del funcionario a quien va dirigido el memorando y en la línea siguiente escribir el cargo. DE: Seguido de dos tabulaciones, consignar en mayúsculas el nombre de la dependencia productora. CIUDAD Y FECHA: Seguido de dos tabulaciones, anotar el nombre de la ciudad y la fecha,, subrayar y centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial.
39. TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Se debe redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y amable; omitiendo temas personales y tratando sólo un asunto por circular. DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. A cinco tabulaciones. No utilizar negrilla DATOS DEL TRANSCRIPTOR, PROYECTO, REVISO: Consignar el primer nombre y la primera letra del apellido si es mujer, en el caso de ser hombre de consignará el primer apellido y la letra del primer nombre.
41. EJEMPLO:
42. 5.5 INFORMES
43. Es un documento que nos permite dar a conocer resultados específicos de un proceso realizado, Por norma general, el texto se redacta con un lenguaje formal e informativo y tiene que ser concreto. Partes del Informe Se escribe la palabra informe (tema) en mayúscula sostenida. Ciudad y fecha después de una tabulación con mayúscula inicial. Día de mes de año Elaborado por después de dos tabulaciones con mayúscula sostenida y en negrilla Objetivos: después de cuatro tabulaciones en mayúscula sostenida y negrilla se escribe el tema a tratar y que se quiere dar a conocer de manera clara y concreta. Resumen o Capítulos: después de dos tabulaciones en mayúscula sostenida y negrilla algo puntual acerca del tema que se va a tratar por fragmentos inicio, nudo y deslace del tema que se solicite. Conclusiones ( recomendaciones, sugerencias): después de dos tabulaciones en mayúscula y negrilla Firma persona responsables: en mayúscula sostenida.
45. EJEMPLO:
46. 5.6 ACTAS
47. Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación. PARTES DEL ACTA Encabezado Institucional Ciudad, lugar y fecha Nombre de reunión que se realiza y número de Acta Temas a tratar Desarrollo de la reunión Compromisos Hoja asistencia
49. EJEMPLO:
51. 5.7 FORMATO CONTROL DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA
53. 5.8 FORMATO CONTROL DE CORRESPONDENCIA ENVIADA
55. 5.9 FORMATO PRESTAMO DOCUMENTAL
57. CONCLUSIONES: • El manual de archivo y correspondencia es importante dentro de nuestra empresa ya que contiene las normas que se deben aplicar dentro de la misma para una adecuada gestión de la documentación producida y recibida en desarrollo de las funciones. • Después de realizar nuestro respectivo manual de archivo y correspondencia reconocemos la importancia de poner en práctica las políticas que permiten normalizar y racionalizar la producción y el manejo de los documentos logrando regularizar el flujo de los mismos. • Tener un control sobre todos los procedimientos para la elaboración, envío, recepción y distribución de la correspondencia interna y externa, permite obtener resultados óptimos en el manejo de información de nuestra entidad.
58. RECOMENDACIONES: • Priorizar por parte de todos los encargados de las dependencias cada uno de los puntos acordados en el manual de procedimientos siguiendo la norma establecida, por su carácter imperativo como lo establecen las políticas de la compañía • Diseñar y fortalecer las estrategias para la mejora y actualización del manual de manera que se cumplan las directrices de los procesos siempre de manera adecuada • Promover la inducción y capacitación cada seis meses sobre todo lo establecido en el manual, así el proceso estará fresco y claro para evitar futuros inconvenientes en el manejo de información.
59. BIBLIOGRAFIA: • Sas, R. (2018). Ley 57 de 1985 Congreso de la República - Colombia. www.redjurista.com. Recuperado de https://www.redjurista.com/Documents/ley_57_de_1985_congreso_de_la_republica.aspx #/ • Ley 80 de 1989. (2015, 1 diciembre). EVA - Función Pública. recuperado de https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=5998 • Sas, R. (2010). Ley 527 de 1999 Congreso de la República - Colombia. www.redjurista.com. Recuperado de https://www.redjurista.com/Documents/ley_527_de_1999_congreso_de_la_republica.asp x#/ • Leyes desde 1992 - LEY_0962_2005. (2018). Vigencia expresa y control de constitucionalidad. Recuperado de http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_0962_2005.html • Sas, R. (2019). Ley 594 de 2000 Congreso de la República - Colombia. www.redjurista.com. Recuperado de https://www.redjurista.com/Documents/ley_594_de_2000_congreso_de_la_republica.asp x#/ • Ley 734 de 2002 |. (2018). Secretaría General. recuperado de https://secretariageneral.gov.co/transparencia/marco-legal/normatividad/ley-734-2002 • Ley 1474 de 2011 -. (2021, 17 marzo). EVA - Función Pública. recuperado de https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=43292 • Decreto Ley 2150 de 1995 -. (2021, 10 febrero). EVA - Función Pública. recuperado de https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=1208 • Decreto 2609 de 2012 -. (2021, 27 abril). EVA - Función Pública. recuperado de https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=50958 • ACUERDO 07 DE 1994 |. (2019). Normatividad AGN. recuperado de https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-07-de-1994/ • Militar, D. S. (2019). Acuerdo 060 de 2001. recuperado de https://www.sanidadfuerzasmilitares.mil.co/transparencia-acceso-informacion-publica/4- normatividad/4-6-normograma-digsa/area-gestion-documental/normas-externas- aplicadas-al-regimen/acuerdo-060-2001-se-establecen-pautas