Bookingsで健康診断予約改善してみた

【第2回】KINTOテクノロジーズ MeetUp！の登壇資料です。
イベントURL：https://kinto-technologies.connpass.com/event/307584/

Microsoft Bookingsで健康診断予約システムを構築したお話になります。

Transcript

1. 1 Bookingsで健康診断予約改善してみた 技術と信頼の名島
2. 初めまして！ 技術と信頼の名島こと「技信」と申します。 趣味 ・登山、信⾧の野望、下呂温泉 経歴 Microsoftのインフラ領域にて システム導入や保守を行ってきました。 2 自己紹介 独立系SIer コールセンター情シス KTC
3. • 事例紹介：健康診断取りまとめ改善 • Microsoft Bookingsとの出会い • Microsoft Bookingsとは • 健康診断を取り巻く無慈悲な現実 • Bookingsで何をやった？ • 結果どうだった？ • Microsoft Bookings • 使ってみたメリット、デメリット • 今後の展開 • BookingsはFormsのような使い方はできるか • 活用しやすい方法 3 目次
4. 入社後3週間ほど経ったある日 4 Microsoft Bookingsとの出会い Microsoft詳しいんだって？ Bookingsってやってみない？ やります！（やばい初耳だ・・・💦） Bookings？なんだろう？ リーダー 名島
5. Microsoft公式情報から 「Microsoft Bookings は、顧客の予約受付や予約の変更、キャンセル手続き などの予約管理をオンライン上で簡単に行える業務効率化アプリケーショ ンです。」 引用：https://www.microsoft.com/ja-jp/biz/smb/column-microsoft-bookings 私の見解 「Power系で武装したExchange共有メールボックス」 用途 ①個人のOutlook予定表を基にした予約表 ②複数人向けの予約表 5 Microsoft Bookingsとは
6. 6 健康診断を取り巻く無慈悲な現実 ポイント 健康診断予約取りまとめ 一人ひとりの空き時間を見てExcelファイルにま とめる 予定作成 全社員に展開して確認、NGな人は別途調整 予定調整 クリニックへの共有 本人ー担当者ークリニックの伝言ゲーム 予約変更 一人ひとりにメールを送付していた。 受診リマインド 未受診者対応 組織の拡大に追いつけない！！
7. クリニックから提供される予約枠を基に スタッフが健康診断の日程を選べるようにした 7 Bookingsで何をやった？ Bookingsでどう実現したか？ 健康診断予約取りまとめ 予約枠を設定して自由に予約できるようにした 予定作成 ↑により不要 予定調整 予約期限を決めて登録された一覧を共有 クリニックへの共有 ×（改善できず） 予約変更 リマインドメール機能で予約日前にメールが届くようにした 受診リマインド ×（改善できず） 未受診者対応 4月 • 検討開始 4月 • 検討開始 7月 • プロトタイプ作成 • パイロットテスト 7月 • プロトタイプ作成 • パイロットテスト 9月 • Bookings予約実施 9月 • Bookings予約実施 10月 • 健康診断開始 • 経営会議報告① 10月 • 健康診断開始 • 経営会議報告① 11月 • 全体アンケート • 経営会議報告② 11月 • 全体アンケート • 経営会議報告② 12月 • トヨタグループの ポータルサイトに て事例紹介 12月 • トヨタグループの ポータルサイトに て事例紹介
8. 8 Bookingsで何をやった？ 構築ポイント • 間違い防止の為にクリニックごとに予約表を作成 • スタッフを特定する為に社員番号を回答欄に追加 • スタッフに確認メールやリマインドメールを送付 するためにメールアドレスを必須に設定 • 同一日時で時間が被っている予約は「スタッフ」 を時間枠分用意して担当スタッフを変えることで 回避 場所 サービス1 サービス2
9. 良かったこと • スタッフ側 • 予約時に大きな混乱なし • アンケート結果より全員から高評価 • 管理者側 • 工数削減 • 心理的ハードル低減 • 経営会議にてさらなる展開への後押し • 別案件での利用 • PCリプレイス、1on1、リテラシー研修予約 できなかったこと • 柔軟な予定変更 • クリニック側とのシステム連携 9 結果どうだった？
10. メリット • ノーコードで簡単に予約システムを構築できる • 直観的に分かりやすい予約ページ • PowerAutomateとの連携可能 • 基本的な予約システムに必要な項目が揃っている デメリット • クラウドシステム特有 • システムの不安定さ • 設定できる箇所が限定されている 10 Bookingsを使ってみたメリデメ
11. • 健康診断取りまとめをもっと使いやすいものにするために • クリニックを巻き込んだ来年度の健康診断での活用 • 全体アンケート結果の反映 • Bookings展開 • 社内向けBookingsハンズオンセミナーの実施 11 今後の展開 Bookingsでどう実現したか？ 健康診断予約取りまとめ 予約枠を設定して自由に予約できるようにした 予定作成 ↑により不要 予定調整 予約期限を決めて登録された一覧を共有 クリニックへの共有 ×（改善できず） 予約変更 リマインドメール機能で予約日前にメールが届くようにした 受診リマインド ×（改善できず） 未受診者対応
12. 管理者側でルール作りが必要 • ライセンスなしのM365アカウント＋メールボックスが作成される • UPNの決定アルゴリズムがすごい • 日本語のみ⇒bookings1.2.3.4… • アルファベットあり⇒アルファベット表記＋連番 例）「テストKTC」の予約表を作成したら？ 12 BookingsはFormsのような使い方はできるか
13. 1. 個人のOutlook予定表を基にした予約表 A. フリー1on1 B. 技術的な相談時間 2. 複数人向けの予約表 A. 研修等日程が決まっているもの B. 複数スタッフの内誰かひとりでも対応できる予約時間空き時間を探して予約してい るもの a. 会議室をスタッフに登録すれば人＋会議室の空き時間を選択肢に出すことができる 13 どういうところで活用できそうか