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Jiraでやったった!無人備品貸出なしくみ
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KTCコーポレートITグループ
February 19, 2024
Technology
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430
Jiraでやったった!無人備品貸出なしくみ
【第2回】KINTOテクノロジーズ MeetUp!の登壇資料です。
イベントURL:
https://kinto-technologies.connpass.com/event/307584/
KTCコーポレートITグループ
February 19, 2024
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Transcript
Jiraでやったった!無人備品貸出なしくみ 1
アジェンダ このLTは、Jira(Jira Software)を利用した備品無人貸出の仕組みの ご紹介になります。 多少なりとも業務改善のヒントとなれば幸いです。
自己紹介 名前:たかぎ あきら(TKG(時々呼ばれるようになった)) 入社:2022年9月 所属: • KINTOテクノロジーズ(KTC) 開発支援部 コーポレートITグループ Tech
Serviceチーム 略歴 : • 家電屋さん →求人広告屋さん • 営業からの異動で30代から情シス • その後広告会社情シスを経てKTC入社 趣味: • 中国武術:八極拳(バーチャ世代) • ただひたすら遠くに行く⾧距離ドライブ
Jira Software・・・? Atlassian社のプロジェクト管理ツール アジャイルプロジェクトの管理効率化に役立つツール 今回ご紹介するのは、トヨタグループらしく「カンバンボード」を用いて仕 組みを作成しました。 カンバンボード
面着とは? トヨタ用語。 直接会って話すこと。 「面着会議」という のがよく使われます こんな課題が・・ KTCは複数拠点で成立しており、かつトヨタグループの「面着文化」があります。 対面しての会話に価値をおいております。 そのため、拠点間での往来がとても多いのです。 その際に充電器やHDMIアダプタ等の貸与備品を忘れることが多く、
その都度、コーポレートITにて備品貸与の対応をしていました。 楽したいし、 忘れた人も気兼ね なく借りられるよ うにしたいな。。。 ?面着とは?
着想 社内の書籍貸出をJiraのカンバンボードで行っており、それを見かけて「お! ええやん!」となり、パクりオマージュして備品管理の仕組みとしました。 当初アナログに「ホワイトボード」+「マグネット」で管理しようとも思っ たのですが、なるべくお金をかけたくない。かつ、ITを使ってシュッとできな いか?ということもあり、Jiraを採用しました。 全従業員がJiraを利用可能だった。というところが大きいです。
基本の仕組み 在庫 貸出中 充電器 01 HDMI 01 Type-C 01 充電器
01 チケットをスワイプすることで 移動させステータス変更します Jiraのカンバンボードで「在庫」「貸出中」の2つのレーンを用意。 借りたい人がスマホで簡単に操作できるようにしました。 後ほどデモします ※画面はPC
工夫ポイント 1 アクセスをカンタンにしたい!
工夫ポイント 1 二次元バーコードでスマホから簡単アクセス! 備品置き場にレンタル用二次元 バーコードを用意して、スマホか らアクセスしてもらいました。 全従業員貸与しているスマホから アクセスしてもらいます。 貼り紙 ※二次元バーコードははダミー
工夫ポイント 2 誰が借りたのかわかるようにしたい! レンタルは当日中に返してもらいたい!
工夫ポイント 2 Jiraのワークフローを用いて・・・ 借りた人を「担当者」として記録 →誰が借りたのかわかる! 借りた日を締切日として設定 →当日が貸出期限とわかる! Jiraワークフローの トランジション
こんなかんじだよ レンタル備品 Jiraの画面 各機器にはIDが 振られてます
ハイパーデモタイム カンタンな動きの確認のデモをします ※PCでの操作となります
やった結果 コーポレートITがいなくても、無人でカンタン気楽に 備品を貸せる・借りられるようになり、 みんながハッピーに!!
運用してみて新たな課題 しかし、運用開始して新たな課題がががががが!!
運用してみて新たな課題 貸出した備品が 返ってこない 返ってこない備品 がカンバンボード から消えた
運用してみて新たな課題 貸出した備品が 返ってこない 返ってこない備品 がカンバンボード から消えた • 設置場所を工夫 • コーポレートITのそばに配置。
目に付きやすいところに置く ことで、借りたんだな。とい うことがわかるようにしまし た • 地道にアナウンス • 拠点ごとのSlackチャンネルで、 「返し忘れがありますよー」 と地道にアナウンスしてます。
運用してみて新たな課題 貸出した備品が 返ってこない 返ってこない備品 がカンバンボード から消えた 設定ミス。 「貸出中」をクローズ扱いのレー ンにしてしまいました。 クローズ扱いのレーンは一定期間
チケットがとどまるとそのチケッ トが消える仕様となっております。 レーンを一つ追加して、そちらを クローズ扱いにしました。 また、同時にワークフローでク ローズへの移動は管理者のみがで きるように設定しました。 ※クローズのレーンは必ず一つ必要
最後に チームで抱えていたちょっとした課題を、利用可能だった既存サービスを 用いて解決した事例になります。 ありがたいことに、従業員のモラルが高く紛失したものはありません。返却日 に返ってこないことはよくありますが。。。 今後のカイゼンとしては、当日返却率を上げるべくJiraの「自動化」を用いて Slackへの通知機能は試してみようと考えております。 こんなアイデアあるよ!というものがあれば、座談会で教えてくださいませ。
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