Tutorial Prof. Däfler: "E-Mail-Flut eindämmen mit der DEICH-Methode"

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1. https://www.flickr.com/photos/photocapy/57654079 DAEFLER.DE E-MAIL-FLUT EINDÄMMEN MIT DER DEICH-METHODE
2. IMPRESSUM & COPYRIGHT Die private Nutzung dieses Tutorials ist kostenlos und nicht an Bedingungen geknüpft. 
 Die kommerzielle Nutzung der Inhalte ist jedoch untersagt. © Prof. Dr. Martin-Niels Däfler Landingstraße 18 63739 Aschaffenburg 0173 3000123
3. Mein Name ist Martin-Niels Däfler. Ich unterrichte als hauptamtlicher Professor im Fachbereich Kommunikation an der FOM Hochschule in Frankfurt/Main. Darüberhinaus bin ich als Trainer, Redner und Coach tätig. Ich wünsche Ihnen viele Einsichten und Erkenntnisse! Ihr Martin-Niels Däfler
4. Grundlage des Tutorials ist mein Artikel 
 „Sie haben keine neue Nachrichten“. Diesen finden Sie unter: www.daefler.de/downloads
5. Kaum eine andere Aussage findet unter Managern mehr Zustimmung als die Behauptung, dass E-Mails die Hauptursache für Stress und Überlastung seien. Doch, stimmt das wirklich? Nein! Denn: Ursache und Symptom werden ver- wechselt. Das wäre so, als wenn … https://www.flickr.com/photos/topgold/6273248505
6. https://www.flickr.com/photos/seattlemunicipalarchives/3786098177 … als wenn ein Arzt das Stethoskop oder …
7. https://www.flickr.com/photos/kenwalton/15726458855 … ein Bauarbeiter die Schaufel für seine Überlastung verantwortlich machen würde.
8. E-Mails sind nur ein Werkzeug. https://www.flickr.com/photos/zzpza/3269784239
9. Segen Erleichterung der Kommuni- kation Fluch Ablenkung von der eigentlichen Arbeit Janusköpfige E-Mail! Für viele Führungskräfte und Mitarbeiter hat die E-Mail-Kommunikation eine Metamorphose durchlebt: vom Segen zum Fluch. http://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/a/a9/Janus1.JPG
10. Manche Führungskräfte erhalten bis zu 
 300 Mails/Tag https://www.flickr.com/photos/ilamont/4329363938
11. Vor allem 2 Dinge nerven ... 1. Die Menge an 
 E-Mails 2. Die schlechte „Qualität“ der 
 E-Mails (zu aus- schweifend oder zu knapp; unverständ- lich formuliert ...) https://www.flickr.com/photos/williamafranklin/2599862613
12. Die DEICH-Methode kann helfen, Dämme gegen die 
 E-Mail-Flut zu errichten …
13. Die DEICH-Methode D auerthemen und -absender erkennen
14. Die häufigsten „Störenfriede“ entlarven 1. Legen Sie einen Zeitraum fest, für den Sie den E-Mail- Eingang analysieren wollen (Mein Tipp: 4 bis 6 Wochen) 2. Es geht um die Frage: Wer schreibt Ihnen? 3. Erstellen Sie eine Liste und schreiben Sie auf, welche Personen bzw. Abteilungen Ihnen E-Mails geschickt haben 4. Für jede Mail, die Sie von einer bestimmten Person/Abteilung erhalten haben, machen Sie einen Strich hinter dessen/deren Namen 5. Wahrscheinlich werden Sie feststellen: Ca. 20 bis 30 % der Absender machen 70 bis 80 % des E-Mail-Aufkommens aus
16. Manchmal – das hängt von der Position oder genauen Aufgabe ab – sind es nicht einzelne Absender, sondern bestimmte Themen, die einen überdurchschnittlichen E-Mail- Verkehr erzeugen. Hier können Sie mit der gleichen Methode die „Top-Themen“ einkreisen.
17. Analysieren Sie die Problemfälle genauer: Warum schreibt man Ihnen? Welcher Art sind die E-Mails? 1. Info-Mails 2. (Nach)fragende Mails 3. Erinnernde Mails
18. Hinter jedem Typen von E-Mails stehen oft Versäumnisse auf Ihrer Seite 
 ➔ Schauen Sie in den Spiegel! https://www.flickr.com/photos/dbrekke/387180836
19. • Die Mitarbeiter haben zu wenige Kompetenzen. • Die Mitarbeiter wurden nur unzureichend über ihre Aufgaben informiert. • Den Mitarbeitern wurden Prozesse oder Verantwortlichkeiten nicht klar genug beschrieben. • Die Mitarbeiter erhalten zu wenig Anerkennung. • Die Mitarbeiter sind dazu angehalten, permanent über ihre Aktivitäten Bericht zu erstatten. • Die Mitarbeiter bekommen kein Feedback, wann Sie mit einer Antwort rechnen können.
20. • Sind die Briefings, die ich gebe, ausführlich genug und aussagekräftig? • Habe ich die Abläufe in meinem Bereich verständlich und detailliert beschrieben? • Gewähre ich meinen Mitarbeitern die Freiräume und Kompetenzen, die sie brauchen, um ihre Aufgaben selbstständig ausführen zu können? • Spreche ich gelegentlich ein konkretes Lob aus? • Bin ich selbst so gut organisiert, dass sich meine Mitarbeiter darauf verlassen können, dass ich ihre Anfragen zuverlässig beantworte – auch, wenn es einmal länger dauern sollte?
21. inmal-Prinzip anwenden Die D EICH-Methode E
22. 22 Wie häufig passiert es Ihnen, dass Sie eine E-Mail lesen und dann nichts machen, sondern die Mail einfach wieder schließen? https://www.flickr.com/photos/ben_grey/4380871348
23. 23 Post, die Sie aus dem Briefkasten genommen und gelesen haben, stopfen Sie doch auch nicht wieder zurück in den Briefkasten, oder? https://www.flickr.com/photos/cicciodylan/7076893037
24. 1. direkt beantworten oder weiterleiten 2. löschen 3. ablegen 4. in einen Ordner „zu bearbeiten“ verschieben https://www.flickr.com/photos/didi8/2121588367 E-Mails, die Sie aus dem Posteingang heraus öffnen, sollten Sie entweder Der Posteingang ist wie eine Landebahn: Flugzeuge (E-Mails), die gelandet (eingetroffen) sind, sollten die Landebahn (den Posteingang) schnellst möglich verlassen
25. nformierende Mails begrenzen Die DE ICH-Methode I
26. Informierende E-Mails repräsentieren meistens die Mehrheit der eingehenden Mails. In der Regel wird keine konkrete Aktion von Ihnen erwartet, sondern Sie werden lediglich über Fort- oder Rückschritte bei Projekten bzw. über neue Sachverhalte in Kenntnis gesetzt. https://www.flickr.com/photos/heathbrandon/3187207970
27. Sprechen Sie mit den Absendern, die Ihnen häufig solche Mails schreiben: Erklären Sie ihnen, dass Sie nur noch über solche Vorgänge informiert werden möchten, die wichtig sind. Sie müssen dazu definieren, was „wichtig“ für Sie bedeutet, Stellen Sie gemeinsam mit den Mitarbeitern Entscheidungsregeln auf – so haben alle Betroffenen Handlungssicherheit. Bitten Sie Ihre Mitarbeiter, Informationen zusammenzufassen, das heißt, nicht anlassgetrieben zu schreiben, sondern beispielsweise nur einmal die Woche eine kurze Übersicht der relevantesten Neuigkeiten zu verfassen. Wenn es sich um Informationen handelt, die sich an einen breiten Leserkreis richten – wie etwa an die ganze Abteilung oder sogar das komplette Unternehmen –, dann ist eine Radikalkur empfehlenswert: Nicht beachten und einfach löschen! Wenn Ihnen das zu riskant erscheint, dann schieben Sie die E-Mails ungelesen in einen entsprechenden Ordner; bei Bedarf können Sie so immer noch mal nachschauen.
28. lever schreiben und antworten Die DEI CH-Methode C
29. https://www.flickr.com/photos/katsrcool/14332815685 Vielfach liegt es an unseren eigenen Fähig- keiten – oder besser: an einem Mangel daran –, dass wir so viele Mails bekommen. Um ein Programmierer-Bonmot leicht abzuwandeln: „Garbage out – garbage in!“ Schlecht formulierte, unvollständige oder unstrukturierte Mails, die wir aussenden, führen zu Nachfragen oder Missverständ- nissen. Oft ist dem Empfänger auch nicht bewusst, dass etwas von ihm erwartet wird, weil eine klare Handlungsaufforderung fehlt.
30. Nummerieren Sie Ihren Text! 1. Hilft beim Strukturieren der Gedanken 2. Erleichtert es dem Empfänger, sich auf einzelne Punkte zu beziehen 3. Die Wahrscheinlichkeit, dass der Empfänger vergisst, auf Punkte zu antworten, sinkt signifikant https://www.flickr.com/photos/andymag/9825503886
31. Wir sind oft genug selbst daran schuld, dass es zu (Nach)Fragen kommt, weil wir nur ein unzureichendes Briefing 
 (siehe „D“) gegeben oder unvollständig auf eine Anfrage/Bitte reagiert haben. Deshalb: Wenn Sie Anweisungen geben oder einen Sachverhalt schildern, dann tun Sie dies bitte so ausführlich und genau wie erforderlich, aber auch nicht länger – damit ersparen Sie sich Mails, die der Aufklärung und Konkretisierung dienen. https://www.flickr.com/photos/7643602@N06/8431052276
32. Sprechen Sie in einer Mail nur ein Thema an, auch wenn Sie dem Empfänger zu mehreren Themen etwas mitteilen möchten. Sie vermeiden Probleme beim Weiterleiten Sie und der Empfänger können die Mail genau zuordnen bzw. ablegen Sie erleichtern sich selbst eine eventuelle Wiedervorlage
33. Geben Sie Feedback! https://www.flickr.com/photos/4nitsirk/7952717768
34. Zusätzliches E-Mail-Aufkommen entsteht, wenn Sie nicht auf eine Nachricht reagieren. Kommunikation ist auf Feedback ausgerichtet! Unterbleibt dieses, kommt es zu nachfragenden E-Mails.
35. Wie geht es Ihnen, wenn Sie jemandem schreiben und keine Antwort bekommen? Hat der andere meine Mail überhaupt bekommen? Hat er sie gelesen? Überlegt er noch? Ist er bereits damit beschäftigt, meine Frage zu beantworten oder meine Bitte auszuführen? Hat er mich nicht verstanden? Kann er meine Frage mangels Wissen überhaupt nicht beantworten – ist er also der falsche Ansprechpartner? Oder hat er gerade keine Zeit, sich darum zu kümmern? Hat er vielleicht auch einfach nur vergessen, mir zu antworten?
36. Wenn Sie eine Mail nicht gleich beantworten können, dann bestätigen Sie zumindest den Empfang und lassen den Absender wissen, bis wann Sie antworten werden. Das sind nur wenige Worte, doch Sie ersparen sich und Ihrem Kommunikationspartner weitere (nach)fragende E-Mails.
37. euristiken benutzen Die DEIC H-Methode H
38. https://www.flickr.com/photos/dskley/15741576451 Heuristik = die „Kunst“, mit begrenztem Wissen und wenig Zeit gute Lösungen zu finden. In diesem Sinne ist der letzte Baustein der DEICH-Methode zu verstehen. Die folgenden Empfehlungen für Ihr 
 E-Mail-Management sollen Ihnen als Anregung dienen, selbst Heuristiken zu entwickeln.
39. Gewöhnen Sie sich an, nur noch zwei- bis dreimal täglich in Ihren Posteingang zu schauen und dann Ihre Mails gebündelt abzuarbeiten. https://www.flickr.com/photos/buzzfarmers/7317967922
40. Stellen Sie die Regel ein, dass ein-
 gehende Mails, die nur Sie im „An-Feld“ 
 zeigen, in einem separaten Ordner landen. 
 Diesen Ordner sollten Sie mit höchster Priorität 
 bearbeiten. Mails, bei denen Sie nur einer von mehreren Empfängern sind oder bei denen Sie 
 nur eine Kopie erhalten, sind in aller Regel 
 weniger wichtig. https://www.flickr.com/photos/booleansplit/8335233141
41. Nach einer längeren Abwesenheit – z. B. nach dem Urlaub oder einer Geschäfts-reise – sollten Sie Ihren Posteingang nicht – wie üblich – nach Datum sortieren, sondern nach Personen. Auf diese Weise sehen Sie gebündelt die Mails eines Absenders. Wenn Sie alle Mails einer Person nacheinander lesen, werden Sie vermutlich erkennen, dass sich manche schon „von allein“ erledigt haben. https://www.flickr.com/photos/jurvetson/11105309355
42. Legen Sie Mails nur dann in entsprechenden Verzeichnissen/Ordnern ab, wenn der Inhalt später noch von Bedeutung ist. Überhaupt: Machen Sie sich grundsätzlich Gedanken zum Thema Archivierung! Viele Menschen entwerfen und pflegen ein ausgeklügeltes Ablagesystem, was sehr viel Zeit kostet. Doch häufig ist es so, dass man nur selten auf archivierte Mails zurückgreifen muss. Also: Überlegen Sie, ob Sie tatsächlich ein differen- ziertes Ablagesystem benötigen (sofern dies mit den Firmenrichtlinien im Einklang steht). https://www.flickr.com/photos/list/3058903222
43. Die DEICH-Methode FAZIT
44. Ein überlaufender E-Mail-Posteingang ist selten die wahre Ursache von Stress und Überlastung, sondern meistens ein Symptom schlechter oder unzureichender (Selbst-)Organisation. Im Fall von Führungskräften ist er zudem recht häufig ein Anzeichen für einen ungesunden Kontrollwahn oder die fehlende Bereitschaft, Verantwortung und Aufgaben abzugeben.
45. E-Mails sind lediglich ein Werkzeug im modernen Büroalltag, nicht mehr und nicht weniger. Es gilt, sie richtig einzusetzen – die DEICH-Methode hilft dabei. https://www.flickr.com/photos/usefulguy/226373498
46. Viel Erfolg bei der Anwendung der Tipps! MNDAEFLER MNDAEFLER DAEFLER.DE