im Fachbereich Kommunikation an der FOM Hochschule in Frankfurt/Main. Darüberhinaus bin ich als Trainer, Redner und Coach tätig. Ich wünsche Ihnen viele Einsichten und Erkenntnisse! Ihr Martin-Niels Däfler
die Behauptung, dass E-Mails die Hauptursache für Stress und Überlastung seien. Doch, stimmt das wirklich? Nein! Denn: Ursache und Symptom werden ver- wechselt. Das wäre so, als wenn … https://www.flickr.com/photos/topgold/6273248505
Arbeit Janusköpfige E-Mail! Für viele Führungskräfte und Mitarbeiter hat die E-Mail-Kommunikation eine Metamorphose durchlebt: vom Segen zum Fluch. http://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/a/a9/Janus1.JPG
E-Mails 2. Die schlechte „Qualität“ der E-Mails (zu aus- schweifend oder zu knapp; unverständ- lich formuliert ...) https://www.flickr.com/photos/williamafranklin/2599862613
für den Sie den E-Mail- Eingang analysieren wollen (Mein Tipp: 4 bis 6 Wochen) 2. Es geht um die Frage: Wer schreibt Ihnen? 3. Erstellen Sie eine Liste und schreiben Sie auf, welche Personen bzw. Abteilungen Ihnen E-Mails geschickt haben 4. Für jede Mail, die Sie von einer bestimmten Person/Abteilung erhalten haben, machen Sie einen Strich hinter dessen/deren Namen 5. Wahrscheinlich werden Sie feststellen: Ca. 20 bis 30 % der Absender machen 70 bis 80 % des E-Mail-Aufkommens aus
ab – sind es nicht einzelne Absender, sondern bestimmte Themen, die einen überdurchschnittlichen E-Mail- Verkehr erzeugen. Hier können Sie mit der gleichen Methode die „Top-Themen“ einkreisen.
wurden nur unzureichend über ihre Aufgaben informiert. • Den Mitarbeitern wurden Prozesse oder Verantwortlichkeiten nicht klar genug beschrieben. • Die Mitarbeiter erhalten zu wenig Anerkennung. • Die Mitarbeiter sind dazu angehalten, permanent über ihre Aktivitäten Bericht zu erstatten. • Die Mitarbeiter bekommen kein Feedback, wann Sie mit einer Antwort rechnen können.
aussagekräftig? • Habe ich die Abläufe in meinem Bereich verständlich und detailliert beschrieben? • Gewähre ich meinen Mitarbeitern die Freiräume und Kompetenzen, die sie brauchen, um ihre Aufgaben selbstständig ausführen zu können? • Spreche ich gelegentlich ein konkretes Lob aus? • Bin ich selbst so gut organisiert, dass sich meine Mitarbeiter darauf verlassen können, dass ich ihre Anfragen zuverlässig beantworte – auch, wenn es einmal länger dauern sollte?
in einen Ordner „zu bearbeiten“ verschieben https://www.flickr.com/photos/didi8/2121588367 E-Mails, die Sie aus dem Posteingang heraus öffnen, sollten Sie entweder Der Posteingang ist wie eine Landebahn: Flugzeuge (E-Mails), die gelandet (eingetroffen) sind, sollten die Landebahn (den Posteingang) schnellst möglich verlassen
der Regel wird keine konkrete Aktion von Ihnen erwartet, sondern Sie werden lediglich über Fort- oder Rückschritte bei Projekten bzw. über neue Sachverhalte in Kenntnis gesetzt. https://www.flickr.com/photos/heathbrandon/3187207970
schreiben: Erklären Sie ihnen, dass Sie nur noch über solche Vorgänge informiert werden möchten, die wichtig sind. Sie müssen dazu definieren, was „wichtig“ für Sie bedeutet, Stellen Sie gemeinsam mit den Mitarbeitern Entscheidungsregeln auf – so haben alle Betroffenen Handlungssicherheit. Bitten Sie Ihre Mitarbeiter, Informationen zusammenzufassen, das heißt, nicht anlassgetrieben zu schreiben, sondern beispielsweise nur einmal die Woche eine kurze Übersicht der relevantesten Neuigkeiten zu verfassen. Wenn es sich um Informationen handelt, die sich an einen breiten Leserkreis richten – wie etwa an die ganze Abteilung oder sogar das komplette Unternehmen –, dann ist eine Radikalkur empfehlenswert: Nicht beachten und einfach löschen! Wenn Ihnen das zu riskant erscheint, dann schieben Sie die E-Mails ungelesen in einen entsprechenden Ordner; bei Bedarf können Sie so immer noch mal nachschauen.
oder besser: an einem Mangel daran –, dass wir so viele Mails bekommen. Um ein Programmierer-Bonmot leicht abzuwandeln: „Garbage out – garbage in!“ Schlecht formulierte, unvollständige oder unstrukturierte Mails, die wir aussenden, führen zu Nachfragen oder Missverständ- nissen. Oft ist dem Empfänger auch nicht bewusst, dass etwas von ihm erwartet wird, weil eine klare Handlungsaufforderung fehlt.
2. Erleichtert es dem Empfänger, sich auf einzelne Punkte zu beziehen 3. Die Wahrscheinlichkeit, dass der Empfänger vergisst, auf Punkte zu antworten, sinkt signifikant https://www.flickr.com/photos/andymag/9825503886
(Nach)Fragen kommt, weil wir nur ein unzureichendes Briefing (siehe „D“) gegeben oder unvollständig auf eine Anfrage/Bitte reagiert haben. Deshalb: Wenn Sie Anweisungen geben oder einen Sachverhalt schildern, dann tun Sie dies bitte so ausführlich und genau wie erforderlich, aber auch nicht länger – damit ersparen Sie sich Mails, die der Aufklärung und Konkretisierung dienen. https://www.flickr.com/photos/7643602@N06/8431052276
wenn Sie dem Empfänger zu mehreren Themen etwas mitteilen möchten. Sie vermeiden Probleme beim Weiterleiten Sie und der Empfänger können die Mail genau zuordnen bzw. ablegen Sie erleichtern sich selbst eine eventuelle Wiedervorlage
Antwort bekommen? Hat der andere meine Mail überhaupt bekommen? Hat er sie gelesen? Überlegt er noch? Ist er bereits damit beschäftigt, meine Frage zu beantworten oder meine Bitte auszuführen? Hat er mich nicht verstanden? Kann er meine Frage mangels Wissen überhaupt nicht beantworten – ist er also der falsche Ansprechpartner? Oder hat er gerade keine Zeit, sich darum zu kümmern? Hat er vielleicht auch einfach nur vergessen, mir zu antworten?
Sie zumindest den Empfang und lassen den Absender wissen, bis wann Sie antworten werden. Das sind nur wenige Worte, doch Sie ersparen sich und Ihrem Kommunikationspartner weitere (nach)fragende E-Mails.
Zeit gute Lösungen zu finden. In diesem Sinne ist der letzte Baustein der DEICH-Methode zu verstehen. Die folgenden Empfehlungen für Ihr E-Mail-Management sollen Ihnen als Anregung dienen, selbst Heuristiken zu entwickeln.
nur Sie im „An-Feld“ zeigen, in einem separaten Ordner landen. Diesen Ordner sollten Sie mit höchster Priorität bearbeiten. Mails, bei denen Sie nur einer von mehreren Empfängern sind oder bei denen Sie nur eine Kopie erhalten, sind in aller Regel weniger wichtig. https://www.flickr.com/photos/booleansplit/8335233141
oder einer Geschäfts-reise – sollten Sie Ihren Posteingang nicht – wie üblich – nach Datum sortieren, sondern nach Personen. Auf diese Weise sehen Sie gebündelt die Mails eines Absenders. Wenn Sie alle Mails einer Person nacheinander lesen, werden Sie vermutlich erkennen, dass sich manche schon „von allein“ erledigt haben. https://www.flickr.com/photos/jurvetson/11105309355
der Inhalt später noch von Bedeutung ist. Überhaupt: Machen Sie sich grundsätzlich Gedanken zum Thema Archivierung! Viele Menschen entwerfen und pflegen ein ausgeklügeltes Ablagesystem, was sehr viel Zeit kostet. Doch häufig ist es so, dass man nur selten auf archivierte Mails zurückgreifen muss. Also: Überlegen Sie, ob Sie tatsächlich ein differen- ziertes Ablagesystem benötigen (sofern dies mit den Firmenrichtlinien im Einklang steht). https://www.flickr.com/photos/list/3058903222
und Überlastung, sondern meistens ein Symptom schlechter oder unzureichender (Selbst-)Organisation. Im Fall von Führungskräften ist er zudem recht häufig ein Anzeichen für einen ungesunden Kontrollwahn oder die fehlende Bereitschaft, Verantwortung und Aufgaben abzugeben.
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