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Project Management tips by Cobe Associe

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July 22, 2020

Project Management tips by Cobe Associe

プロジェクトマネジメント、そこにはコツがあります。

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nozomi

July 22, 2020
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  1. 現在地を理解する プロジェクトを始める際、未来のことは考えるの に、意外と現在どういう状態なのかを 誰もよく分かっていないことが多い。 ビジネス的な背景や課題、現在の業務、機能、 前提条件や制約条件などを洗い出す。 例えば、特定の技術を使わなくてはならない、 期間や予算に制限がある、などのことである。 ここをまず明確にすることからはじめる。 プロジェクトマネジメントTips

  2. ゴールを決める ⽬指すべきゴール地点を決める。 この際、明確な座標を決めること。 ボンヤリとした未来ではなく、⽬的と時期と 内容をできる限り具体的に定義する。 特に成果物は明確にしておく必要がある。 誰が読んでも誤読がないように、 プロジェクトメンバー全員で 納得するまで話し合う。 プロジェクトマネジメントTips

  3. 現在地からゴールに ⾄る道順を決める 現在地とゴールが決まったら、 そこに⾄るまでの進め⽅を考える。 アプローチ⽅法はおそらく無数にあるので、 前提や制約条件などから、 最も妥当な⽅法を検討する。 決めるべきことの基本はヒト・モノ・カネ。 プロジェクトマネジメントTips

  4. 現在地からゴールまでを 取りまとめた計画書を書く 決めた道順(計画)を必ずドキュメントにする。 これは絶対である。 いくら正しい計画を⽴てたとしても 明⽂化されていない計画は無いも同然であり、 容易に変容して道を踏み外していくことになる。 プロジェクトは⼈間が⾏う仕事の集合体であり、 ⼈間は誤解する⽣き物である。 プロジェクトマネジメントTips

  5. メンバー全員で 読み合わせて合意する 取りまとめた計画書は、 プロジェクトメンバー全員で読み合わせを⾏い、 問題点を洗い出し、 修正の上で合意するところまで持って⾏く。 この「持って⾏く」作業がプロジェクト マネージャーの腕の⾒せどころである。 ここをサボる⼈はプロジェクトマネージャー失格 なので、⼿を抜かず丁寧に⾏う。

    プロジェクトマネジメントTips
  6. 実⾏する プロジェクトメンバー全員で 計画を合意できたら、 あとは計画に沿って進めて⾏く。 ここから先は進⾏管理の世界なので、 計画から逸脱していないかどうかを確認し、 逸脱している場合は原因が何かを調査する。 プロジェクトマネジメントTips

  7. 想定外のことが起きたら ⽴ち⽌まって話し合う 計画にはない想定外のことが起きたら、 計画を変更するか、変更せず続⾏するかを プロジェクトメンバー内で相談して決める。 計画とは基準であり、 プロジェクトが正しく進んでいるかどうかを 判断するための道しるべなので、 計画を変更したなら基準も必ず更新する。 プロジェクトマネジメントTips

  8. ⼈とのコミュニケーション を⼤切にする プロジェクトを推進するのは⼈であり、 コンピューターではない。 「⼈とのコミュニケーション」、 これがプロジェクトを構成するすべて と⾔っても過⾔ではないほど、 プロジェクトの成功に⽋かせない要素である。 だからこそ、常に“⼈”とそのコミュニケーション を⼤切にする必要がある。

    プロジェクトマネジメントTips
  9. 正しいプロジェクト 管理⼿法を採⽤する プロジェクト管理を実施するにあたり 様々な⼿法が⽤意されている。 担当者は新しいプロジェクト管理⼿法を 発案するのではなく、 既に⽤意されたフレームワークから正しいものを 採⽤することが効率的にプロジェクトを 成功させるためのポイント。 プロジェクトマネジメントTips

  10. チームとプロジェクトを 同時に成⻑させる プロジェクトはその都度 メンバーが変わることが⼀般的。 どんなに⾼いスキルを持ったメンバーが 集まっても、チームとしての成熟度は0 であることを考慮する必要がある。 従って、チームはプロジェクトと共に 成⻑していかなければならない。 メンバー1⼈1⼈が、チームを成⻑させる

    という意識が⼤切。 プロジェクトマネジメントTips
  11. 経営陣やステークホルダー の⽀援を得る プロジェクトを成功させるためには 周囲の⽀援が⽋かせない。 特に経営陣やステークホルダーから信頼され、 ⽀援を受けられる関係を築くことは、 プロジェクトを成功させる⼤きな要因になる。 彼らの⽀援を受けられれば、 優秀なメンバーを効率良く収集できるし、 プロジェクトに関する説得も⾏いやすくなる。

    プロジェクトマネジメントTips
  12. メンバーごとの責任範囲 をハッキリとさせる メンバー1⼈1⼈が責任感を持って プロジェクトにあたれるよう、 モチベーションを向上させるには 責任範囲をハッキリさせる必要がある。 何があっても⾔い逃れができないように 責任範囲を明確にすることで、 メンバーごとのモチベーションが向上し、 プロジェクトを円滑に推進できる。

    プロジェクトマネジメントTips
  13. 問題の兆候を⾒逃さない ⼀⾒上⼿く推進しているプロジェクトも、 少し掘り下げると 多くの問題が潜んでいることがある。 プロジェクトを失敗させないためには、 まずそれらの問題の兆候を⾒逃さず、 早期段階で排除することが⼤切。 プロジェクトマネジメントTips

  14. 適切なツールを選んで 活⽤する プロジェクトを推進するにあたり、 様々なツールを活⽤する。 担当者には無数にあるツールの中から、 適切なツールを選び有効活⽤するための⽅法を 模索することが求められる。 プロジェクトマネジメントTips

  15. プロジェクトの原価管理 を徹底する プロジェクトの利益を最⼤化するには、 原価を徹底管理し、 プロジェクトの予算を達成するための 管理が必要。 原価管理の⼿法は多数あるため、 適切な⼿法を選ぶのもポイント。 プロジェクトマネジメントTips

  16. ⼗分なリソースを 確保する プロジェクトを成功させるためには ⼗分な予算、⼗分な期間、⼗分な⼈員 という“⼗分なリソース”が⽋かせない。 このリソースを確保することは プロジェクトマネージャーとしての使命。 利益を確保しながら、 このリソースを効率的に最⼤限活⽤していくこと が成功には必要不可⽋と⾔える。

    プロジェクトマネジメントTips
  17. チーム内の1⼈1⼈が リーダーの意識を持つ チームを引っ張るのは プロジェクトマネージャーの役⽬だが、 プロジェクト⾃体は チーム全体で引っ張る必要がある。 このため、チーム内の1⼈1⼈が責任感をも持ち 担当分野のリーダーだという意識を持ち、 率先してタスクをこなしていくことが⼤切。 プロジェクトマネジメントTips

  18. その⽇の戦略を⽴てる プロジェクトマネジャーは、忙殺されないように ⾃分の時間を計画しておく必要がある。 様々なプロジェクトタスクを迅速・正確に 処理する必要があり、段取り⼒は不可⽋。 その⽇の業務計画を⽴てておくことにより、 段取りよく、集中し続け、 ⽣産性を向上させることができる。 プロジェクトマネジメントTips

  19. チームメンバーの ⻑所と短所を知る プロジェクトの成功は、 主にチームメンバーのスキルに掛かっている。 効率的なマネージャーは、各チームメンバーの 本来の強みを知るために絶えず努⼒している。 ⼈それぞれ⻑所、短所は異なるので、 仕事を異なる部分に分解し、 そのタスクを処理するスキルを持ち、 早く処理出来るメンバーに

    そのタスクを割り当てることが⼤事。 プロジェクトマネジメントTips
  20. プロジェクトの ニーズと要件を認識する リソースは成功に資する重要な要素なので、 プロジェクトの要件を認識することが重要。 プロジェクトの構想が出来たら、 スケジュールを効果的に実⾏するために チームを組成する必要がある。 まず、役割と責任を設定し、 各チームメンバーに正しいタスクを割り当てる。 特定分野の専⾨家を必要とする場合は、

    ⼈事部に依頼する。 プロジェクトマネジメントTips
  21. ステークホルダーへ 頻繁に情報を アップデートする 最初から、すべてのステークホルダーに 定期的に情報をアップデートし、 各ステークホルダーの期待を要約しておくこと が、プロジェクトの進捗には不可⽋。 問題や遅延が発⽣した場合は、 すぐにクライアントに詳細を伝える。 プロジェクトマネジメントTips

  22. プロジェクト成果物を テストする プロジェクトの成功を確実にするために、 成果物をテストして、 健全なマイルストーンのクロージングを保証し、 プロジェクトが順調に進捗しているかを 確認する必要がある。 成果物のテストでは、 プロジェクトがステークホルダーの期待に応えて いるかどうか、または是正措置を実施する

    必要があるかどうかを決定する。 プロジェクトマネジメントTips
  23. コミュニケーションを 合理的にする 会議の数と⻑さを出来る限り抑える。 会議は1⽇⼀回までにする。 プロジェクトマネジメントTips

  24. 無関係な情報や 些細な情報は排除する 顧客が求めているものを正確に識別し、 仕事を完了するのに無関係な情報や 些細な情報は取り除き、 本当に必要な情報だけを取り次ぐ。 プロジェクトマネジメントTips

  25. 情報の透明化 優秀なプロジェクトマネージャーは 情報の透明性を最⼤にする。 彼らは簡潔で明確なコミュニケーションを取り、 本当の情報だけを他者に提供する。 プロジェクトマネジメントTips

  26. 早期に問題を整理する 単純で定期的な プロジェクトマネジメントサイクルは、 ⼿に負えなくなる前に 早期に問題を解決することを可能にする。 また、チーム内のコミットメントを構築し、 維持し、コミュニケーションを向上させる。 プロジェクトマネジメントTips

  27. 標準化された テンプレートを作成する 標準化されたシステム・プロセス・⽅法を 作成しておかないと、 プロジェクトのミスや時間の浪費が発⽣する。 プロジェクトマネジメントTips

  28. 感謝の気持ちを⽰す おそらく⾒落とされがちな最も重要なもの。 多くの⼈が 感謝されていない仕事をしていると感じており、 感謝の⾔葉は⼈をいい気分に させることができる。 感謝のメッセージを送ったり、 上司にその⼈が素晴らしい仕事をしたと 伝えよう。 プロジェクトマネジメントTips

  29. ネットワークに ⼿を伸ばす 書籍、Podcast、Twitter、Linkedin、 カンファレンスやウェビナーなどを⽤いて、 世界中の素晴らしいプロジェクトマネージャーの ネットワークに触れてみる。 プロジェクトマネジメントTips

  30. 忍耐⼒を⾝につける プロジェクトを達成するまでの道のりは ⾮常に⻑く、多くの挫折に満ち溢れている。 時間が経ち失敗が多ければ多いほど、 プロジェクトの⽬的と範囲が 問われることになる。 プロジェクトマネジメントTips

  31. ギャップを⾒逃さない 毎週プロジェクトの計画書に⽬を通し、 計画と実際のギャップが⽣まれていないかを 確認する。 ギャップを特定したら、 そのギャップを埋めるために必要な⾏動を取る。 ギャップに対処しないまま 何週間も何ヶ⽉も経ってしまうと、 ギャップが⼤きくなりすぎて 対処できなくなる可能性がある。

    プロジェクトマネジメントTips
  32. プロジェクトを⾒直し そこから学ぶ プロジェクトマネジメントサイクルの どこかの時点で、 「もっと上⼿くやれたのではないか」という 疑問が出てくる。 この時に、「どうすればもっと上⼿くできたか」 を考えることが⼤事。 現在や過去のプロジェクトでの教訓をまとめ、 活⽤することが上⼿であればあるほど、将来の

    プロジェクトを達成できる可能性が⾼くなる。 プロジェクトマネジメントTips
  33. 細部に細⼼の注意を払う 納期を確実に守るために、 細部に細⼼の注意を払うことが重要。 また、プロジェクトの進捗状況について 必要なメンバーにフォローアップすることを 恐れてはいけない。 プロジェクトマネジメントTips

  34. みんなからアイデアを 引き出す プロジェクトマネージャーは全ての課題に対する 全ての答えを知っているわけではない。 むしろプロジェクトの課題に取り組む際に、 組織内に存在するあらゆるヒエラルキーを フラットにするファシリエイターであり、 ガイドである。 プロジェクトマネジメントTips

  35. プロジェクトマネジメント⼿法 ガントチャート 横軸に時間、 縦軸にメンバーや作業内容を配置し、 ⼯程やタスク毎に作業開始⽇、作業完了⽇の 情報を帯状グラフに表したもの。 ⼤規模プロジェクトを⼀連の⼩さなタスクに 組織的に分割して、 プロジェクトの計画と管理に役⽴つ。 プロジェクトマネジメントTips

  36. プロジェクトマネジメント⼿法 PERT プログラム評価レビューテクニック(Program EvaluationandReviewTechnique)の略で、 プロジェクトにおけるタスク、 作業の処理順序の関係を表現する プロジェクトマネジメント⼿法。 プロジェクト全体を把握しながら、 各⼯程の流れと、 その⼯程にかかる⽇数を図解する。

    プロジェクトマネジメントTips
  37. プロジェクトマネジメント⼿法 カレンダー 最も簡単に理解できるスケジュール管理の プロジェクトマネジメント⼿法。 プロジェクトのタイムスケジュールを わかりやすいカレンダーでリストして、 プロジェクトマネジメントにおける 時間管理に役に⽴つ。 プロジェクトマネジメントTips

  38. プロジェクトマネジメント⼿法 タイムライン 線に沿ってプロジェクトのタスクを 時間通りに表⽰することができ、 タスクをいつ実⾏する必要があるかを 明確に視覚化する。 ただし、タスクの依存関係や完了状態の表⽰には 制限があるので、 ガントチャートほど⼈気がない。 プロジェクトマネジメントTips

  39. プロジェクトマネジメント⼿法 WBS 作業分解構造 (WorkBreakdownStructure)の略。 プロジェクト全体を詳細な作業と タスクに分解して⽊の構造で説明する⼿法。 プロジェクト全体を把握した上で、 誰がいつで何のことをどのレベルまで 完了するかという形式で、 やるべき各作業とタスク及びその担当者を

    洗い出す。 プロジェクトマネジメントTips
  40. プロジェクトマネジメント⼿法 マインドマップ 普通のプロジェクトマネジメント⼿法とは 異なり、マインドマップはフォーマルではなく、 さらに柔軟性がある。 複雑なプロジェクトを⼩さなタスクに分割したり (WBSによく⽤いられる)、 リストを管理したり、 問題を分析したりすることができる。 プロジェクトマネジメントTips

  41. プロジェクトマネジメント⼿法 進捗管理 プロジェクトの進⾏状況を追跡するのに 使⽤される効果的なツール。 プロジェクトリーダーが各作業とタスクの 責任者を明らかにし、 問題が発⽣したら効果的に対応でき、 プロジェクトチームにおけるメンバーの業績を より明確に評価できる。 プロジェクトマネジメントTips

  42. プロジェクトマネジメント⼿法 品質機能展開 (QFD) 顧客の希望と製品の機能との関係を定義して、 顧客(市場)の要求を設計、 開発の担当者に伝達するため、 プロジェクト品質マネジメントにかかわる⼿法。 顧客(市場)と技術やサービス提供者開発者の 橋渡しとして、 効果的な提案を得ることを助ける。

    プロジェクトマネジメントTips
  43. PMBOK プロジェクトマネジメントに関する知識を 体系的にまとめた参考書のようなもの。 プロジェクトマネジメントの世界標準。 PMBOKの⽬標は、 「QCD(品質、費⽤、納期)」の管理。 プロジェクトマネジメントTips

  44. PMBOKにおける QCDの管理達成のための 5つのプロセス PMBOKでは、 プロジェクトの開始から終結までの流れを 「⽴ち上げ」→「計画」→「実⾏」→ 「監視・コントロール」→「終結」という 5つのプロセスに分割し、定義。 プロジェクトマネジメントTips

  45. PMBOKにおけるQCDの管理達成のためのプロセス ①⽴ち上げプロセス プロジェクトの開始前に、 その認可を得るプロセス。 プロジェクトに必要な情報であるプロジェクトの ⽬的、⽬標、予算、成果を定義し、 プロジェクト憲章の作成と ステークホルダー(利害関係者)の特定を⾏う。 プロジェクトマネジメントTips

  46. PMBOKにおけるQCDの管理達成のためのプロセス ②計画プロセス プロジェクトの⽬的、⽬標を達成するための 作業計画を⽴案し、作成するプロセスで、 同プロセスの中に さらに20もの詳細なプロセスが定義されている。 このとき、⽬標の定義と洗練や、 プロジェクト実⾏時の⼀連の⾏動の流れも 含めて規定する。 プロジェクトマネジメントTips

  47. PMBOKにおけるQCDの管理達成のためのプロセス ③実⾏プロセス ⽴案した計画に基づいて⼈員と資源を調整し、 プロジェクトを実⾏するプロセス。 最も資源を消費するプロセスであり、 実⾏の結果によっては計画を更新し、 ベースラインを再設定する必要がある。 プロジェクトマネジメントTips

  48. PMBOKにおけるQCDの管理達成のためのプロセス ④監視・コントロール プロセス プロジェクト実施中の作業について、 計画と差異が発⽣していないかを 継続的にチェックして、 差異が検出されたならば、 その是正を⾏うプロセス。 プロジェクトマネジメントTips

  49. PMBOKにおけるQCDの管理達成のためのプロセス ⑤終結プロセス 所定のプロセスが完了していることを検証し、 プロジェクトやフェーズを公式に 終結させるプロセス。 ただ終了をするだけでなく、 プロジェクト実⾏において獲得した 情報や経験を保管し、 次のプロジェクトに役⽴てることが重要。 プロジェクトマネジメントTips

  50. PMBOKの 10の知識エリア プロジェクトマネジメントを⾏う上で 必要な知識を10に分割し、定義したもの。 これらの知識エリアは、先に紹介した5つの すべてのプロセスにおいて必要なものもあれば、 ⼀部のプロセスにおいて必要なものもある。 プロジェクトマネジメントTips

  51. PMBOKの知識エリア ①統合マネジメント プロジェクト全体の⽅針を決め、調整する分野。 他の9つの知識エリアを統合し、 マネジメントする位置づけ。 プロジェクトマネジメントTips

  52. PMBOKの知識エリア ②スコープマネジメント プロジェクトの範囲(=スコープ)を 定めた上で、プロジェクトの⽬標を 達成するために必要な成果物とタスクを定義し、 ⽬標達成を確実に⾏うための分野。 プロジェクトの成否に影響する最重要項⽬ とも⾔われている。 プロジェクトマネジメントTips

  53. PMBOKの知識エリア ③スケジュール マネジメント 時間当たりの⽣産性を⾼めるために 時間の管理をする分野。 2017年PMBOK第6版のリリースに伴って、 「タイムマネジメント」から、 「スケジュールマネジメント」に名称が変更。 プロジェクトマネジメントTips

  54. PMBOKの知識エリア ④コストマネジメント プロジェクトを予算内で完了させるために 必要なコストの⾒積もりや予算設定、 コントロールをする分野。 現実的な予算を設定し、 予算を超過しないようにマネジメントを⾏う。 プロジェクトマネジメントTips

  55. PMBOKの知識エリア ⑤品質マネジメント プロジェクトのプロセスや、プロジェクトに よってできた成果物の品質の管理をする分野。 プロジェクトの品質とは、 成果物がクライアントの要求に⼀致しており、 使⽤に適していることを指す。 プロジェクトマネジメントTips

  56. PMBOKの知識エリア ⑥資源マネジメント プロジェクトの⽬的を達成するために ⼈材だけでなく物的資源を調達・管理し、 プロジェクトを遂⾏できるチームを 組織する分野。 2017年PMBOK第6版のリリースに伴って、 「⼈的資源マネジメント」から 「資源マネジメント」へ名称と内容が変更。 プロジェクトマネジメントTips

  57. PMBOKの知識エリア ⑦コミュニケーション マネジメント ステークホルダー(利害関係者)との 適切なコミュニケーションを⾏うために 必要であり、具体的にはプロジェクト情報の ⽣成、収集、配布、保管、検索、 最終的な廃棄を⾏う分野。 ただ伝達すればいいわけではなく、 相⼿の理解を得るところまでが求められる。

    プロジェクトマネジメントTips
  58. PMBOKの知識エリア ⑧リスクマネジメント プロジェクトにとって マイナスになるリスクを予防し、 コントロールしながら 継続的に管理、調整する分野。 リスクとは、安全かどうかが 不確実なものを指す。 リスクを避けてばかりいると チャンスが得られない可能性も⾼く、

    リスクは必ずしも悪いものではない。 プロジェクトマネジメントTips
  59. PMBOKの知識エリア ⑨調達マネジメント 作業の実⾏に必要なプロダクト、サービス、 所産をプロジェクト・チームの外部から 購⼊または取得する際に、 業者の管理をする分野。 調達には契約がつきものだが、 契約だけがこの領域の⽬的ではない。 選定から納品の進捗管理、検収まで、 調達に必要なすべての管理を⾏う。

    プロジェクトマネジメントTips
  60. PMBOKの知識エリア ⑩ステークホルダー マネジメント ステークホルダーにとって必要な情報を収集し、 その保管・伝達を管理する分野。 2012年公開のPMBOKガイド第5版で、 コミュニケージョンマネジメントから独⽴して 新設された知識エリア。 プロジェクトマネジメントTips