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凝聚團隊共識的溝通方法 (Effective Team Communication) (202...

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February 18, 2023

凝聚團隊共識的溝通方法 (Effective Team Communication) (20230215)

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February 18, 2023
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  1. 溝通原理:你說出來的 5 • 把想說的資訊,透過「媒介」呈現出來的技巧,稱為「表達」 • 表達的媒介: ◦ 單向:語言、文章、簡報、演講 ◦ 雙向:對話、吵架、通訊軟體

    ◦ 非同步:Email、Slack、Facebook、Line ◦ 抽象/意象:音樂、跳舞、繪畫、電影 • 類比: ◦ 最常用的表達技巧 ◦ 根據彼此的經驗、知識背景、共同經歷,快速理解彼此腦袋裡的資訊。
  2. 溝通原理:你說出來的 (續) 6 • 成語:草船借箭 • 軟體工程表達複雜概念的方法:Design Patterns、OOP 的 SOILD

    原則、軟體 設計的 KISS 原則 • 文字表達注意事項: ◦ 主、動、賓、時、地 ◦ 具象化、是否太多代名詞?
  3. 溝通的模式 7 • 注意主詞、受詞、代名詞 ◦ 你、我、他、這個、那個 ◦ 用圖溝通腦海裡的東西 ◦ 產品的名稱很重要

    • 用顏色代表溝通的共識 • 時間 + 數據呈現問題 ⇒ 指標 代名詞的笑話: 我只有兩個不會:這個也不 會,那個也不會。
  4. 溝通原理:多人溝通 (八卦模式) X-y? X-Y x-Y x? X+y-a X+y-z 11 Paper:

    Efficient reconciliation and flow control for anti-entropy protocols 1. 不重要的訊息傳遞,自然 散播 2. 最終一致性:在時間 t 範 圍之內,會出現資訊不一 致
  5. 溝通原理:多人溝通 (星狀溝通) X-y? X+y-z X+Y-z x+y-z X*y-Z X+y-z 12 1.

    使用場景: a. 主管佈達事項 b. 中央集權會議 c. 上課 2. 需要比較多引導技巧
  6. 溝通原理:多人溝通 (網狀溝通) X-y? X-Y x-Y x? X+y-a X+y-z 13 1.

    使用場景:討論,找共識 2. 需要有技巧的溝通
  7. 溝通目的 14 • 資訊傳遞 • 找共識 • 說服 • 激盪想法,找出取捨、融合

    ◦ 音樂創作 → JAM • 高 (ㄢˋ) 級 (ㄏㄟ) 目的:是讓對象依照自己的意圖,產生行動 → 洗腦 Ref: 表達與溝通的差異
  8. 溝通的衝突點 15 1. 缺乏聆聽:單向說法 → 球有去無回 2. 缺乏適當的表達 → 應該丟棒球,但卻是一顆榴蓮

    3. 缺乏正向回饋 → 應該丟棒球,但回來一顆雞蛋 4. 缺乏組織與紀錄 → 丟了一顆沙球 5. 我以為你看到了 → 以為丟對方向了 6. 我以為你看懂了 → 以為對方接住了 7. 已讀不回? → 接住了,然後散場了 8. 訊息量太大,沒有給予時間消化 → 一次丟十顆球
  9. 溝通的衝突點:缺乏聆聽 17 1. 聆聽過程的反饋:眼神、點頭 2. 筆記問題,聽完再問 3. 告訴聽者,講到一個段落 4. 給聽者時間消化與理解

    案例一:技術主管參與會議 • 聽完議程,再評論、建議 • 無論職務高低、不管報告的人講的多爛、歪樓 • 給予建議,針對項目具體建議 案例二:主管與同仁 1 on 1 • 讓同仁描述問題、抱怨,做筆記 • 針對內容提問並確認
  10. 溝通的載體 1. 空氣 → 對著空氣講 a. 熟人 b. 頻率對的人 c.

    家人 2. 通訊軟體 → 文字 3. 白板 / 紙本 → 圖像 a. 人對於圖形的理解 > 文字 > 聽力 22
  11. 24

  12. 溝通時要注意的 (口語、白板、IM) 26 • 主詞 ◦ 具象化 ◦ 不要用代名詞(它祂宅) ◦

    物件:機器、服務 • 時態 ◦ 過去式、現在式、進行式 ◦ 完成式、未來式 • 確認 (Ack) ◦ 收到 ◦ Roger that
  13. 溝通時要注意的 27 多用數字指標支撐形容詞的描述: • 流量很大,每分鐘有 50,000 Requests (RPM) • 網站反應很慢,時間從

    50ms 變成 5000ms • 機器負載很重,十台機器的 CPU 平均 90% • 突然多很多訂單,以前每小時 500 張,突然變成每小時 5000 張
  14. 會議常見的問題:會前 28 • 主席: ◦ 沒有思考溝通對象 ◦ 沒有主要的 Agenda /

    Topics ◦ 沒有準備相關文件 ◦ 沒有安排好會議室、確立與會者能否出席 ◦ 在 Slack 提醒,今天的 Agenda,以及要出席的人 • 與會者 ◦ 沒有閱讀主事者的文件 ◦ 缺乏判斷出席的必要 ◦ 沒有思考相關人員是否要參加
  15. 會議常見的問題:會議中 29 • 分心:遲到、滑手機、看電腦、講電話 • 歪樓:討論岔開沒關係的題目 • 節奏: ◦ 沒有控制會議節奏:時間沒有控制,會議沒有節奏

    • 效率: ◦ 過流水帳沒效率(我認為要過) ◦ 過流水帳太隨意,沒有重點 • 討論: ◦ 與會成員跟其他人沒互動 ◦ 沒有 或者不願意 Open Mind • 沒有決議,產生結論、行動、目標 • 沒有紀錄
  16. 31 • 提出想法的人: ◦ 把想法、概念、目標 ◦ 需要 溝通 / 表達

    技巧 ◦ 通常需要負責決策、拍板 • 主持人 (Host): ◦ 控制會議節奏、時間 ◦ 引導其他人發言 ◦ 把時間、場地搞定 • 紀錄者: ◦ 負責總結 ◦ 總結共識 ◦ 會議記錄 Source: 2020-10-11 » 一場有效的會議 反模式 → 三位一體 • 三個角色一個人幹 • 這個人會很忙 → 焦躁 • 如果表達技巧不好、準備不 夠充分,失敗 的會議 → 浪費大家時間 → 企業成本提 高 有效的會議:三個角色
  17. 題目二:定義關鍵業務指標 36 業務關鍵指標 • 訂單總數 (Order Quantity) • 完成支付 (Paid

    Quantity) • 未完成支付 (Unpaid Quantity) • 確立單 (Order Confirmed) • 完成單 (Order Completed) • 取消單 (Order Canceled) 系統關鍵指標 1. 資源使用率:CPU Usage、Memory、Disk Size 2. I/O 狀態:Network I/O Throughput、Disk 的 IOPS 3. 網路層:Load Balancer 的 HTTP 5XX、4XX、3XX、2XX 的數 量 4. 內部通訊:API 對 DB 的 QPS (Query Per Second)、對 Queue 的操作請求 5. 對外通訊:RPS (Request Per Second)、HTTP 5XX、4XX、 3XX、2XX 的數量
  18. 1. 表達與溝通的差異 2. 溝通的原理 3. 開會原則 4. 個人工作管理 5. 會議的普遍現象

    6. Cost in Context Switch 7. 導讀持續交付 2.0 - 談當代軟體交付之虛實融合, 新竹敏捷 8. 從緊急事件 談 SRE 應變能力的培養, DevOps Taiwan / iTHome 9. 淺談系統監控與 CloudWatch 的應用, AWS User Group Taiwan 10. 91APP 在 AWS 上的 SRE 實踐之路, iTHome / AWS 延伸閱讀 37