JBUG名古屋#4_脱・議事録と報告会！ Backlogで会議をチームの創造エンジンに変える方法

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1. 塩谷　俊介 サンクスラボ株式会社 JBUG 名古屋 #4 脱・議事録と報告会！ Backlog で会議を " チームの創造エンジン " に変える方法  
2. 自己紹介  塩谷 俊介 しおや しゅんすけ  所属 / 役割 サンクスラボ株式会社 開発チーム EM  住まい 愛知県豊田市 （ 2023/12 U ターン 東京 → 豊田）  趣味・特技  名古屋グランパスサポーター  Gallup 認定ストレングスコーチ  家庭菜園  家族構成  妻  長男 (9)  次男 (6)  長女 (4)  三男 (3)  次女 (1)  好きな機能  ⭐️機能！！ （連打します！！！）
3. こんな会議、ありませんか？ ～ AI 時代でも悩みは同じ？～ 会議の様子を録画 音声をテキスト化して処理  要約 議事録を自動生成 でも、その『要約』で 満足していませんか？ 便利になっても、本当に解決すべき課題は ...  録画  AI タスクが実行されない 会議で決まったことが行動に移されない ! ボールが宙に浮く 担当者・期限が不明確なままになる ! 会議の価値が見えない 記録するだけで終わり、成果に繋がらない !
4. なぜ会議は " 無駄な時間 " になってしまうのか？ 会議は本来、 最もクリエイティブな時間のはずだ 問題の本質： その時間の多くを『進捗報告・情報共有』 に 費やしていませんか？  「先週何をやったか？」  「今どこまで進んでる？」  「じゃあ、次どうする？」  "MTG が多いと作業が進まない ..." よく聞くチームの悩み 70% 進捗報告・情報共有 課題解決・創造
5. " " 私たちの答え  Backlog を に！ Single Source of Truth チームの情報がすべて Backlog で一元管理され、 誰でも同じ情報にアクセスできる状態 " 唯一の情報源 " 報告会議をゼロにする！
6. 会議の性質で使い方を分けるのがコツ！  会議の性 質 ① 非定型会議  仕様検討など議題が毎回変わる  アジェンダ課題方式 親課題：会議タイトル アジェンダ 検討事項 1 検討事項 2  子課題：議論から生まれた タスク ② 定型会議  スクラムイベントなど目的が固定  ルール化されたビュー方式 フィルター付きボードビュ ー 未対応 処理中 完了 タス ク 1 タス ク 3 今日はこちらをご紹介！
7. 【参考】非定型会議の基本：アジェンダ課題方式  シンプルだからこそ効果的！会議を「記録」から「行動」へ変える Backlog の使い方 アジェンダ課題の準備  議題は全て課題として登録し、アジェンダ課題には議題となる課題のリンクを記載  会議前 リアルタイム情報共有  アジェンダに従い、課題を画面共有し議論する  議論しながらリアルタイムで課題を更新する／コメントを入れる  新たな課題はその場で登録する  会議中  会議後 議事録不要！  会議が終わった瞬間にすぐに実行フェーズへ移行できる  議論された内容がタスクに反映されているので、会議に参加していないメンバーへの情報共有も不要
8. 事例：定型会議としてのスクラムイベント Backlog 運用ルール スクラム開発における Backlog 活用方法 スクラムイベントは目的が固定されている定 型会議です そのため、毎回アジェンダ課題は作りません  代わりにルール化されたビューを活用 Backlog の運用ルールを統一し、そのルールに沿ったビ ューをチーム全員で共有します。  情報の一元化 すべてのタスク情報を Backlog に集約することで、別途 議事録や報告が不要になります。  リアルタイム更新 会議中に直接 Backlog を操作することで、即時に情報を 更新・共有できます。  プロダクトバックログアイテム ユーザーストーリー・要件 親課題 = PBI  開発タスク PBI を実現するための具体的作業 子課題 = タスク  スプリント計画 スプリント単位でマイルストーン設定 優先順位 = マイルストーン + 期限日
9. デイリースクラム ＆ プランニング  デイリースクラム 担当者とマイルストーンで絞り込んだボード  フィルター : 現在のスプリント 担当 : 山田 Todo (2) BLG-123 API 仕様書の更 新 5 ポイン ト 10/28 ま で BLG-125 進行中 (1) BLG-121 検索機能の改 善 8 ポイン ト 10/27 ま で 完了 (2) BLG-118 バグ修正 2 ポイント 完了 BLG-119 環境構築 3 ポイント 完了  ポイント：デイリースクラムでは、フィルター設定したボード を見ながら「今日やること」を確認します。進捗の報告ではな く、計画の調整を目的としています。  プランニング PBI 一覧からスプリントバックログを作成 スプリントバックログ 次回スプリント（ 10/25-11/7 ） ユーザー認証の強化 二段階認証の実装 5 ポイント 認証画面の UI 改善 3 ポイント  ポイント：プランニングでは、 PBI （親課題）から優先順位の 高いものを選び、実行可能なタスク（子課題）に分解します。こ れにより、作業の見積もりと計画が明確になります。 プロダクトバックログ 優先順位でソート ユーザー認証の強化 見積： 13 ポイント 検索機能の改善 見積： 8 ポイント API ドキュメントの更 新
10. レビュー ＆ レトロスペクティブ ＆ リファインメント  レビュー スプリントマイルストーンで絞り込んだ PBI 一覧を表示し、上から順にデモを実施 フィルター : スプリントマイルストーン , 種別  レトロスペクティブ Miro での議論結果から改善アクションを Backlog 課題として起票   リファインメント ポイントが未設定の PBI を一覧表示し、優 先度順に見積もりを実施  フィルター : 状態（未対応） , 優先度順 PBI 一覧画面 Miro 画面 Backlog 改善課題 ポイント未設定 PBI
11. この方法でチームはどう変わったか 「会議が終わる頃には、次のアクションが Backlog に登録され、誰もが次に何をすべきかを理解している」  会議の " 質 " が劇的に向上！ 「進捗報告会」が撲滅され、創造的な議論や意思決定 に時間を使えるようになりました。情報共有は Backlog で完結。   タスク実行率 UP 会議で決まったことがその場で Backlog に登録され、 担当者・期限が明確になることで実行率が向上しまし た。   情報の一元化 プロジェクトの情報が Backlog に集約され、チーム全 員がいつでも同じ情報にアクセスできるようになりま した。   Backlog 浸透 全員が Backlog を日常的に使うようになり、ツールの 活用スキルと習慣が定着しました。 
12. 導入を成功させる 3 つのコツ 「小さな成功体験を積み重ねることで、チーム全体の会議文化が変わっていきます」  ① ファシリテーターを決め る 会議中に Backlog をスムー ズに操作し、その場で課題 を起票できる担当者を決め ておきましょう。   ② 小さな定例会議から試す まずは影響範囲の小さいチ ーム内の定例会議から始め てみましょう。成功体験を 積み重ねることが大切で す。   ③ " 完璧 " を目指さない 「議事録をファイルで作る のをやめる」だけでも大き な一歩です。少しずつ改善 していきましょう。 
13. まとめ：会議を『記録』から『実行』へ  具体的なアクション 次の会議のアジェンダを Backlog 課題で作ることから始め てみませんか？  最初は小さな一歩から  チーム全員の理解と協力を得る  継続的に改善していく 報告会議をやめることで、 チームの未来を議論する時間を手に入れましょう  議事録の作成・共有  Backlog での 実行管理 →
14. ご清聴ありがとうございました / Q&A  Q&A ご質問がございましたら、お気軽にどうぞ ご清聴ありがとうございました 本日は Backlog を活用した会議改革についてお話しさせていただきました。 皆さまのチーム運営にお役立ていただければ幸いです。