[2019/03/30] チームの共有(第24回 Office 365 勉強会 登壇)

[2019/03/30] チームの共有(第24回 Office 365 勉強会 登壇)

2019/03/30 開催の「第24回 Office 365 勉強会」で登壇した資料です。
今回は事前にテーマが決まっていて、「チームの共有」について話しました。

社内コミュニケーション手段が未だメールが大半の日本企業の中で、
100%ビジネスチャットに置き換わっていた前職の経験を基に、
その向こう側の景色を共有いたします。
そう、ビジネスチャットは本当に便利でメールにはもどりたくないとまでおもいますが、
決してビジネスチャットは魔法のツールではないんです。

※本資料は登壇した際に使った資料から一部スライドを抜粋しております。

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Taichi Nakamura

March 30, 2019
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Transcript

  1. チームの共有 [ 2019/03/30 ] 第24回 Office 365 勉強会 中村 太一

    社内メールが100%ビジネスチャットに置き換わった向こう側の景色
  2. 【注】 本資料は登壇時にお見せした資料から 一部スライドを割愛しております。

  3. 登壇者 : 中村 太一 「 太一 」と呼んでやってください。 よろしく お願いします! マスコット

    キャラクター:熊五郎(仮)
  4. 自己紹介 ➢ 元 ミュージシャン(ギタリスト/アレンジャー) ➢ 元 Webデザイナー ➢ SharePoint 2007

    / 2010 / 2013 を約7年(運営/構築) ➢ 某SIer で Office 365 全般を2年半弱 ➢ 無職 好き 家族 / ギター / ヘヴィーメタル / クルマ / DIY / 写真 / ガンプラ / ラジコン / ミニ四駆 / Office 365 / などなど…
  5. 自己紹介 ブログ「 Art-Break : Tech ; 」 http://art-break.net/tech Twitter https://twitter.com/artbreak_taichi

    Facebook https://www.facebook.com/taichi.nakamura YouTube(音楽系) https://www.youtube.com/user/artbreaktaichi YouTube( Office 365 系) https://www.youtube.com/channel/UC68c3l10PR2ZBEXuaNaFrrw 巷では 「黒いブログ」 と呼ばれている… とか!?
  6. 宣伝: Home 365 User Group https://h365ug.connpass.com おそらく世界初! PowerApps 楽器アプリ演奏会

  7. 本題に入ります!

  8. ただいま 「無職」 です!

  9. なので、現状のチーム共有 についての話はできません ( ゴメンナサイ )

  10. Home 365 的には、 家庭(チーム)の共有の話を したくてウズウズしていますが、 今日はガマンします! 気になる方は是非 Home 365 User

    Group へ!
  11. 過去に所属していた会社での、 良かった事を話します。

  12. 日本企業、ビジネスチャット導入に遅れ… 【参照】 日本企業、導入に遅れ 社外で利用、情報漏洩危惧 :日本経済新聞 https://www.nikkei.com/article/DGKKZO41629500S9A220C1TJC001/

  13. 更に、 お客様から多くいただく相談事

  14. 社内で Microsoft Teams を 導入開始したけど… 全然使われないんです!

  15. 未だ多くの(日本)企業では ビジネスチャットを導入しておらず、 導入していても成功していない。

  16. 【ボクの前職】 働いて良かった点の一つ

  17. 入社した時(2年半前)にはすでに、 100% 社内メールから ビジネスチャットに 置き換わっていた! 残念ながら Microsoft Teams ではありません…

  18. これは日本企業では稀有な例!

  19. 一歩先に進んでいる環境における、 「その向こうに見える景色」 をお伝えしたく! 「良い景色」 とは言ってない!

  20. どんなビジネスチャット?

  21. どんなビジネスチャット? ✓シンプルな機能(チャット、ファイル)。 ✓LINEに近く、「いいね」もなく、スタンプのみ。 スレッド型ではない。 ✓モバイルアプリがあり、モバイルから利用可。

  22. ビジネスチャットとして定着させるなら、 シンプルなUXを提供できるツールの方が、 ユーザーは使いやすい。 利活用促進におい て重要な点はもち ろんそれだけじゃ ない! Microsoft Teams の場合は

    「ビジネスチャット」とい うアプローチで導入したら 失敗しやすいかも?
  23. 導入成功していると感じる点

  24. 導入成功していると感じる点 ✓本当に社内メール利用はゼロ! メールからチャットへの移行過渡期で失敗する ケースの一つは「メールとチャット、両方見るの が面倒」「どっちでどのやりとりをしたのか探す のが大変」。それがない! Office 365 なら Microsoft

    Search で横断 的検索ができるけど。
  25. 導入成功していると感じる点 ✓カジュアルな文面 「〇〇さん、お疲れ様です。」「以上です。よろ しくお願いいたします。」などの文言はなく、要 件のみ。返事もシンプルでスタンプのみで返事す るケースが多い。

  26. 導入成功していると感じる点 ✓上司に対してもスタンプで返答 社長など経営層に対してもスタンプで返答する事 も普通にあるし、全くそれで問題にはならない。 そういう文化にチェンジさせる事も重要?

  27. 導入成功していると感じる点 ✓利用範囲を業務に縛っていない 趣味の話や周囲の美味しいランチのお店の話など、 利用を業務のみに縛らない。 ネットでビジネスチャット導入指南サイトを見ると、「仕事以外のプライベートな コミュニケーションの場となる危険があるため、業務利用に限定すべき」なんて書 いてあるサイトを見かけるけど、ビジネスチャットがなくてもすでにメールでそう いうやりとりはしてるんだから、わざわざルールで縛る必要はないと思うんだ。

  28. 導入成功していると感じる点 ✓特にガイドラインやルールもない だってみんな大人だもん! とはいえ些細なトラブルは起きます。でもそれはわざわざ情シ スや推進部門が解決すべき問題ではなく、当事者やその周囲の メンバーやリーダーがそれぞれ解決すべき事。

  29. 導入成功していると感じる点 ✓会議は会議でちゃんとやっている ビジネスチャットを導入して減らすべき会議は減 らすべきだが、顔を合わせるのが必要な会議は ちゃんとやる。

  30. 導入成功していると感じる点 つまり、ビジネスチャットの利便性を全従業員が 実感し享受できているからこそ、自然と利活用が 促進され定着される。 プライベート利用で キャリアメールが自然とLINEに置き換わった理由や原因を思い出してみる。

  31. ビジネスチャット導入成功後のメリット

  32. ビジネスチャットのメリット ✓とにかく楽! ✓カジュアルにやりとりできる! ✓正直、もう社内メールに戻りたくない!

  33. ビジネスチャット導入成功後の課題

  34. ビジネスチャット導入成功後の課題 ✓ファイルの共同作業を強引にビジネスチャット上 でやるから、結局メールの時のトラブルと変わら ない。 ・先祖返り問題 ・どれが最新Verだかわからない問題 Microsoft Teams ならこれらの問題はクリアできる!

  35. ビジネスチャット導入成功後の課題 ✓カジュアルで短文のやりとりを気軽に行える事が 裏目に出ていると感じる事もある。 ・通知がウザい! ・スタンプのせいで大事な会話が流れる! 友人知人の LINE のグループでも似たような現象はある

  36. ビジネスチャット導入成功後の課題 ✓役職が高くなるほど追加されるグループが増え、 通知の数がハンパなくなる。(メンバーから「と りあえずあの人追加しておけ!」的な。) 結局、偉い人ほど会話を追えなくなる。だから読 まれてない可能性高い。 偉い人に見てもらいたい場合はメンションをしっかりつけると良い!

  37. ビジネスチャット導入成功後の課題 ✓性格を勘違いされる場合も。 中にはチャット上では文面がシンプルな人もいる。 そうすると「素っ気ない人」「なんか機嫌が悪 い?」と気持ちが伝わらない場合がある(本人は 会うと明るくて気さくで良い人)。メールは文化 的に全員丁寧に書くのでそういう心配がチャット よりは低い。 メントクサイけどスタンプとかで感情を乗せるのは大事なのかなぁ。

  38. ビジネスチャット導入成功後の課題 ✓カジュアルなので長文は向いていない傾向。 長文は読む気がなくなる。メールだとしっかり推 敲するが、チャットはカジュアルが仇となり推敲 せずに投稿する。そうするとしっかり意図が伝わ らない事もある。 せいぜい5行くらいが限度かなと個人的に思う。

  39. ビジネスチャット導入成功後の課題 ✓隣にいるのにチャットで会話をする事もある 別にいいけどさ…ちょっと寂しいよね。

  40. ビジネスチャット導入成功後の課題 ✓スレッド型じゃないチャットサービスの場合、ス トック情報を蓄積するには向いていない。 ストック情報は別の場所を用意すべきだけど、そ れはそれで面倒なので結局チャットに蓄積し、検 索に頼る事に(検索に時間がかかるので効率化と いう側面ではあまり…)。

  41. ビジネスチャット導入成功後の課題 ✓複数チャットサービスを導入しようとすると、ま た壁が高い。 Microsoft Teams や Yammer も普及させようと しても、やはりユーザーは慣れたツールからなか なか離れない(これはメールからチャットへ移行

    する過渡期と同じ現象)。移行するメリットを しっかり伝えないと。
  42. ビジネスチャットでやめた方が良い事?

  43. ビジネスチャットでやめた方が良い事? ✓何が何でもビジネスチャット… 別の業務システムがあるのに、チャット上でもや りとりをしなければいけない慣習…。

  44. ビジネスチャットでやめた方が良い事? ✓長文投稿はやめた方が良いかも? カジュアルな場だからこそ読まれないし文章練る のに時間がかかるならメールと同じ。

  45. ビジネスチャットでやめた方が良い? ✓顔を合わせるべき時は顔を合わせましょう 何が何でもチャットの中で進めようとする人がい るけど、顔を合わせる事が大事な時も当然ある。

  46. ビジネスチャットでやめた方が良い? ✓証拠を残したい場合は書いた前後で話しかけると 良いかも? 「言った言わない」になるから…という場合でも、 会話すべき時はするべき。

  47. ビジネスチャットでやめた方が良い? ✓モバイルアプリの通知設定では業務時間外や休日 は通知をオフにした方が良い? 僕はそうしました。じゃないとキリがない。

  48. ビジネスチャットでやめた方が良い? ✓長期休暇で旅行をする際にはモバイルアプリを一 旦削除するくらいな気持ちが良いかも? 休暇くらい仕事は一切忘れて楽しもう!どっちに しても休暇が終われば現実に戻るんだから。

  49. ビジネスチャットでやめた方が良い? ✓つまり… メールで悩んでいたことが引き続きチャットでも 同じ悩みをかかえる事になるので、変な夢は見な い方が良い。

  50. まとめ

  51. まとめ ✓ビジネスチャットは導入から利活用が定着する フェーズも大変だけど、定着以降も当然課題はた くさんある。 ✓利用定着されれば、メールより断然快適! ✓ただし、決して魔法のコミュニケーション手段だ と思ってはいけない。

  52. おしまい