通信制大学の大学祭運営とは｜ZEN大学 展軸祭2026 運営グループの取り組み

ZEN大学 単独初の大学祭「展軸祭2026」の運営グループが、舞台裏で取り組んだ活動と成果をまとめました。
情報環境の整備、著作権処理、システム開発、問い合わせ対応、短期スタッフの受け入れ、リアル会場の運営など、幅広い活動を紹介しています。仕組みづくりによる効率化の試みだけでなく、情報管理や施策定着の課題、次回開催に向けた改善案まで、実践を通じて得た学びを記録した活動報告です。

展軸祭2026 公式サイト: https://zen.ac.jp/university_festival/2026

Transcript

1. 展軸祭実行委員会(2026) 運営グループの活動成果 総務ユニットリーダー：TEPPei｜ヘルプデスクユニットリーダー：Toshiki
2. 0 展軸祭実行委員会(2026) 運営グループの活動成果 はじめに 2
3. 本書について 本書が想定する主な読者 ✦ 運営グループのメンバー 自らの働きの全体像と意味を実感し、 達成感や学びを言語化してほしい。 バックオフィスは目に見える ｢成果物｣ が少なく、 企画や広報などと比べてその内容がわかりにくいのが特徴です。 ✦ 大学祭担当職員の皆さん しかし、展軸祭2026の運営グループでは、 バックオフィス領域における 学生と職員の連携の現在地を見てほしい。 ｢個人の実績として使用可能かつ一般公開可能な成果物｣ を 一人一つ以上作り出すことをKGIとして掲げ、活動してきました。 本書は、運営グループのメンバーの成果物として使えるよう、 各業務の活動報告・引継書（委員会内のみ公開）をもとに、 ✦ 実行委員以外のかた 展軸祭の運営の舞台裏と、意思決定の プロセスを知ってほしい。 運営グループの活動成果の全体像をまとめたものです。 ※展軸祭全体の取り組みについては公式サイトおよび委員会統合報告書をご覧ください ※本書内の｢次回への示唆｣は、今期の活動と反省を踏まえた提案であり、次期の意思決定を縛るものではありません 展軸祭マスコットキャラクター 紅瑠くるり © 2026 学校法人日本財団ドワンゴ学園 展軸祭実行委員会(2026) 運営グループの活動成果 3
4. 学 園 ゴ ン ワ ド 団 本 財 日 人 法 目次 26 © 01 運営グループの組織概要 07 著作権関連の処理 02 運営グループの数値実績 08 N高グループとの連携 03 活動基盤の構築 09 リアル会場の準備･運営 04 情報環境の整備 10 運営者の厚生 05 業務システムの開発 11 ヘルプデスクのはたらき 06 短期スタッフの募集 12 KPTの総括 展軸祭実行委員会(2026) 運営グループの活動成果 学 校 20 4
5. 1 展軸祭実行委員会(2026) 運営グループの活動成果 組織概要 5
6. 総務ユニット © 2026 学校法人日本財団ドワンゴ学園 Mission — 使命 展軸祭におけるすべての挑戦を支える、 最強のOS(オペレーティングシステム) になる ｡ 展軸祭実行委員会という巨大なサーバーを稼働させるためのOSとして、企画や広報といった華やかなアプリケーションが エラーを起こさず、最大限のパフォーマンスを発揮できるよう、安定性・拡張性・高機能性をもった存在になります。 Vision — 目指す展軸祭の未来 従来の大学祭の概念に囚われない、 新しい運営スタンダード を構築する。 独自開発システム、生成AI、そして最新のITツールを駆使し、徹底的にスマートな委員会運営を実現します。 事務作業をマンパワーで乗り切るのではなく、持続可能かつ再現性の高い、新しい大学祭運営のモデルケースを創り上げます。 Value 1 — 行動指針 其の一 Value 2 — 行動指針 其の二 Value 3 — 行動指針 其の三 信頼を得て主導する 仕組みで解決する 次回につなげる 権利処理や安全管理といった「Must（やるべきこと）」を、100%の精度で遂行します。 地道な信頼の積み重ねこそが、職員・幹部・他部署からの信用を築き、 最終的に私たちが「Will（やりたいこと）」に挑戦するためのパスポートとなります。 気合で頑張るのではなく、どうすれば楽に・正確にできるかを常に問いかけます。 反復作業は自動化し、情報の重複は正規化し、曖昧なプロセスは構造化する。 テクノロジーとデータへの感度を高く持ち、組織全体の生産性を底上げします。 活動のあらゆるプロセスを記録し、組織の進化と個人のキャリアを次に進めます。 活動を通して得られたナレッジは、次回開催へのバトン（組織の資産）となり、 成し遂げた成果は、委員自身のポートフォリオ（個人の実績）となります。 展軸祭実行委員会(2026) 運営グループの活動成果 6
7. ヘルプデスクユニット © 2026 学校法人日本財団ドワンゴ学園 Purpose — 目的 展軸祭における疑問・不明点・トラブル対応を支える、 最強のトラブルシューター になる｡ 展軸祭には、想像よりも多くの人が関わっています。そのため、トラブルはどうしても発生しうるものです。 そこで業務が止まるようなことがないように、また、トラブルの発生を未然に防止することで、 運営者が最大限のパフォーマンスを発揮できるようにすることが重要です。 また、展軸祭は運営だけではなく、来場者あってのものです。 来場いただける人たちの疑問点や不明点を解決することで、展軸祭をより楽しんでいただくことが、私たちの使命です。 展軸祭実行委員会(2026) 運営グループの活動成果 7
8. 担当業務 情報基盤・資源管理・制度運用・現場支援を横断 © 2026 学校法人日本財団ドワンゴ学園 -権利処理- -ITインフラ- -運営者厚生- • 利用権利精査 • 著作物利用申請/報告 • 原盤利用交渉 • 運営者同意書/誓約書等回収 • タスク管理ツール 企画/開発 • 関係者名簿構築 • Slackチャンネル整備 • ITツール運用方針作成 • 雑談チャンネル企画 • 打ち上げ主催 • 全体振り返り会主催 • リアル会場予告CM制作 -ナレッジ- -対外窓口- -N高連携- • 成果物実績利用方針整備 • KPI分析基盤提供 • アンケート分析 • 活動報告書様式配布 • 短期スタッフ募集 • 問合せフォーム運用 • FAQサイト制作 • インシデント一次対応 • 定例会/チャンネル設置 • リアル会場 決起会主催 • リアル会場 当日挨拶進行 • 合同実施施策 連携先橋渡し -発注品管理- -情報整理- -リアル会場- • 必要物ヒアリング • 備品/消耗品等調達 • レンタル業者やりとり • 当日貸出返却受付 • 会場案内掲示作成/印刷 • 組織体制図式化 • 問合せ先情報収集/取り次ぎ • 入場券情報取りまとめ • 当日マニュアル/説明会進行 • 重複ファイル統合 • 朝終礼段取り • 運営者パス/稼働管理 • 巡回清掃/来場者誘導 • ブース訪問者数目視計測 • 休憩室維持管理 展軸祭実行委員会(2026) 運営グループの活動成果 8
9. 活動タイムライン -12月- -1月- -2月- -3月- -4月- -5月- • グループメンバー決定 • グループキックオフ • タスク管理ツール β展開 • 当日業務洗い出し • 楽曲原盤処理完了 • 引継書様式展開 • ユニット分担決定 • 定例MTG開始 • FAQサイトリリース • 当日シフト検討開始 • 物品発注/買い出し • 振り返り会実施 • ユニットリーダー選出 • KGI/KPI/MVV策定 • 問合せフォーム運用開始 • N高連携経路開通 • 当日マニュアル作成 • 著作権申請完了 • 初回1on1開始 • ユニットスコープ確定 • ITツール運用方針展開 • 短期スタッフ募集 • 運営者説明会実施 • 経費精算完了 • タスク管理ツール 構想 • WBS構築 • 権利処理フロー作成 • 短期スタッフキックオフ • 高大合同決起会実施 • ナレッジ整理 • タスク担当者割り当て • 利用著作物収集開始 • 運営者パス発行対象確定 • 来場者アンケート作成 • 報告書作成 • タスク管理ツール α展開 • N高連携検討開始 • 物品管理フロー作成 • 当日オペレーション遂行 • 来場者アンケート分析 • 同意書/誓約書回収 • クロージング • インシデント対応開始 -月週次サイクル • 今週やることを共有 -火- -水- • ヘルプデスクU定例 -木• 委員会全体定例(不定期) -金• 総務U定例 • 運営G定例 © 2026 学校法人日本財団ドワンゴ学園 展軸祭実行委員会(2026) 運営グループの活動成果 • ピアボーナス投稿 9
10. 2 展軸祭実行委員会(2026) 運営グループの活動成果 数値実績 10
11. 運営グループ関連 主要数値実績サマリ © 2026 学校法人日本財団ドワンゴ学園 -重大インシデント- -担当業務- -情報のわかりやすさ- -引継書期限内回収率- 0件 39件 71.5% 46.4% 第三者の権利侵害・学外への情報漏洩・ 物的事故などは発生なし。 複数の領域にまたがる業務を、 学生と職員が協力しながら遂行。 運営者アンケートで肯定評価をした人。 他指標よりも低く、残課題として認識。 5月〜6月末までのステータスで集計。 97件中45件が完成。 -来場者問い合わせ対応- -インシデント一次対応- -タスク管理ツール 利用率- -運営Gタスク件数- 90件 10件 77% 275件 問い合わせフォームに返信した件数。 5月末までのカウント。 インシデント報告フォームの送信数。 一次対応と記録を確実に遂行。 利用対象者100人中77人がサインアップ｡ 一方で、利用の定着には課題も。 タスク管理ツールへの登録数｡ 全グループ中トップ。 -当日マニュアル- -物品管理品目- -原盤利用許諾取得完了率- -高校連携誓約書回収率- 50ページ 67件 70% 83.5% A4換算。紙ではなくオンラインで配布。 各組織に協力を求めながら1つに統合。 備品・消耗品・レンタル品等の合計。 選定や発注、貸出返却管理を遂行。 原盤の利用申請があった10曲のうち、 7曲の原盤利用許諾取得に成功。 対象の実行委員91人中、 76人から回収（4月13日時点） -Slack投稿数- -MTG合計時間- -短期スタッフ参加人数- -運営者打ち上げ申込率- 3625件 120時間 23人 35.3% 運営グループ関連チャンネルでの投稿数｡ 非同期中心にコミュニケーション。 運営G・総務U・ヘルプデスクUの合計。 進捗確認や相談は主に定例会議で実施。 募集･受入体制整備･キックオフを担当。 総務・本部ブース・懇親会に振り分け。 リアル会場運営者170人中60人が申込。 会場の選定から当日の運営まで担当。 展軸祭実行委員会(2026) 運営グループの活動成果 (n=294) 11
12. リアル会場訪問者数 カウント担当 ブース 柱 カウント担当 入場ゲート 柱 ブース © 2026 学校法人日本財団ドワンゴ学園 運営グループは、リアル会場にて展軸祭エリアの訪問者数の計測を担当しました。 至ホール5 至ホール7 担当者2人が、それぞれ展軸祭エリアの入場ゲート柱後方に立ち、柱と柱の間および柱と奥のブースの間を通過した人を目視でカウント。 同時間帯でカウント数が多かった担当者の数を、その時間帯の展軸祭エリアへの訪問者数として記録しました。 -展軸祭エリア訪問者数(2日間)- 25,979人(約2.6万人) -超会議来場者数(2日間)*- 138,228人 -展軸祭エリア訪問割合- 約 展軸祭実行委員会(2026) 運営グループの活動成果 18.8% * 株式会社ドワンゴ. “━━✨#ニコニコ超会議2026✨━━ リアル来場者数 138,228人と たくさ んの方にご来場いただきました。 ありがとうございました！ またニコニコでお待ちしています 😊 そして、「#ニコニコ超会議2027」でお会いしましょう！”. X. 2026-04-26. https://x.com/chokaigi_PR/status/2048357423065473270, (参照 2026-06-30). 12
13. コミュニケーション Slackでの非同期コミュニケーションを活動の中心としながら、定例会議などで必要な同期時間を確保しました。 -運営G合同- 30時間 G全体の進捗共有など 運営G関連Slack投稿数 -総務U- 3,625件 合計 © 2026 学校法人日本財団ドワンゴ学園 担当業務ごとの議論など 運営G関連会議時間 120時間 合計 展軸祭実行委員会(2026) 運営グループの活動成果 70時間 -ヘルプデスクU- 20時間 問合せ対応の方針検討など 13
14. 施策の 詳細はこちら © 20 26 学 校 法 人 日 本 財 団 ド ワ ン ゴ 学 園 タスク管理ツールの利用実績 Google Apps Script を利用して独自に開発。委員会全体の活動の可視化に貢献しました。 -データベース変更処理数- 利用対象者数 4,273件 100 利用開始 77 担当タスク有 52 操作有 42 展軸祭実行委員会(2026) 運営グループの活動成果 © 2026 学校法人日本財団ドワンゴ学園 -累計タスク数- -タスク作成AI利用数- -累計ボード数- 648件 89件 40件 2026で作成されたタスクの件数。 タスクを一括作成する機能の利用数。 タスクの管理単位であるボードの件数。 -説明ありタスク数- -累計コメント数- -操作・不具合等問合せ数- 431件 186件 14件 説明が書かれていたタスクの件数。 タスクに付与されたコメントの件数。 操作方法やエラー等の問い合わせ件数。 14
15. 3 展軸祭実行委員会(2026) 運営グループの活動成果 活動基盤の構築 15
16. 運営グループの活動基盤構築 非同期・分散型チームでも、同じ前提で動くために、 可能な限り属人化させない、可視化された運営基盤を構築しました。 会議体 個別フォロー 決定ログ 目標･タスク管理 • グループ定例･ユニット定例･担当別 など、目的に応じて会議を開催 • 希望者を対象に、ユニットリーダー による1on1を月1回程度実施。 • 議事録とは別に、決定事項と背景を 記録するドキュメントを運用。 • WBSとKPIをスプレッドシートで可 視化し、タスクはカンバンで管理。 • 限られた時間の中でも、報連相や 合意形成の場として機能した • 定例会だけでは拾えない進捗や 負担感、近況などの話題を扱えた • 情報の正本を明確にしたことで、 情報の信頼性を高めることができた • 誰が、何を、いつまでに行うのかを 明確に管理できた • アイデア出しやグループワークを 通じた関係構築の機会にもなった • 個別の状況把握と信頼構築に 寄与し、やりとりを改善できた • 他グループへ共有する際も、ドキュ メント単位で情報を渡せられた • スケジュールの見通しやタスクの洗 い出しを早期に行えた • 本来は議論に充てるべき時間が作業 時間になってしまう会議があった • 実施できなかったメンバーと十分な 関係構築に至らないケースがあった • Slackなどで後から決定事項が変更さ れた際、反映が漏れることがあった • 成否が0か100の業務には、中間指標 や活動目標を立てにくかった • 結論が出ないまま長期間保留された 議題がいくつかあった • 個々の活動目標の設定や改善提案に までつなげることは限定的だった • 正本管理の重要性を他グループにま で十分に波及させられなかった • タスク管理ツールの利用意欲が全体 的に低く、運用定着に至らなかった 次回は 今回の実績値を基準に より現実的なKPI設定を! © 2026 学校法人日本財団ドワンゴ学園 展軸祭実行委員会(2026) 運営グループの活動成果 16
17. 次回につなげる 来場者･運営者アンケート スライド 財団ドワンゴ学園 © 2026 学校法人日本 メール 69項目を「使えるデータ」へ。 運営グループは、来場者・運営者から収集する事後アンケートの作成と、 その回答データの集計・分析・展開を担当しました。 単にスプレッドシートで回答を一覧化するだけではなく、 出展者が自分の企画に関連する指標を確認できるサイトを用意したり、 運営者への感謝メール内に次回参加を促すポジティブな実績を紹介したり、 クロス分析を用いて所属や参加形態ごとの傾向を可視化したりしました。 詳細な分析結果は、次回開催に向けての運営改善施策の立案等に 既に活用されています。 シート 展軸祭実行委員会(2026) 運営グループの活動成果 17
18. 次回につなげる 活動報告･引継書 財団ドワンゴ学園 © 2026 学校法人日本 13の部署を、さらに97の業務に分解。 新しい組織体制になってもきちんと読んで生かしてもらえるよう、 情報を構造化して書けるテンプレートを作り、委員会全体に展開しました。 それぞれの業務ごとに 業務概要／活動目標／成果物／マイルストーン／KPT／ナレッジ／関係者 を取りまとめることで、検索性を高めることができました。 文書の作成にあたって振り返り会も実施。 オンラインホワイトボードを使用した付箋ワークなどを通して、 各判断の背景や、活動にかけた想いについても記録に残しました。 展軸祭実行委員会(2026) 運営グループの活動成果 18
19. 4 展軸祭実行委員会(2026) 運営グループの活動成果 情報環境の整備 19
20. Slack チャンネルの作成・管理 非同期でも回る 情報基盤づくり 所管組織や取扱内容、入室者などを一元管理 関係者名簿の構築 展軸祭の運営学生を全て把握できる名簿を作成 展軸祭実行委員会では、 非同期的なコミュニケーションが基本です。 ITツール運用方針の作成 日中は仕事があり夜しか連絡できない人、 ｢どれを・何のために使うか｣を文書で整理 反対に夜遅くまで起きるのは体調面で難しい人など、 活動に割ける時間は人によって大きく異なります。 そのため、会議やメッセージの即レス等に頼らず、 ✦ 生成AIの活用推進 情報収集・資料作成・タスク分解にAIを使用 © 2026 学校法人日本財団ドワンゴ学園 いつでも情報にアクセスできる環境が不可欠でした。 コンプライアンス 学生が個人情報等を取り扱えるよう働きかけ 展軸祭実行委員会(2026) 運営グループの活動成果 20
21. 情報環境の運用で生じた課題 ツールの乱立 Canva/ChatGPT/Claude/Discord/Hidane/LINE/Notion/TimeRex/tonton など、 各自が使い慣れているものを自由に使用したことで、ツールが乱立しました。 正本の不明確化 方針が各部署に微妙に異なる形で伝わり、認識の差が判明次第 丁寧に埋める必要があった。 申請フォームや案内・質問場所が複数あったことも、他部署に負担をかけてしまいました。 タスク管理の分散 タスク管理ツールの利用促進を図ったものの、実際は議事録・シート・Slackに分散。 本部定例は進捗確認だけで最大2時間も費やしたこともありました。 DMへの情報流出 やりとりがDMやグループDM、申請なく作成されたプライベートチャンネルに流れ、 議論や意思決定が追跡できなくなった事案がありました。 環境整備前の負債 ツールの利用ガイドラインや情報管理のフォーマットが確定するよりも前に 各部署で運用されていたファイル等について、どう整合性を取るかの検討が困難でした。 実際 企画管理方法の統一は、同一情報を扱っていたドキュメント・シート・フォーム 約30件からの移行方法の検討がつかず失敗しました © 2026 学校法人日本財団ドワンゴ学園 展軸祭実行委員会(2026) 運営グループの活動成果 21
22. 次回への示唆 ✓ ツールごとの役割を明文化する • ツールの役割が曖昧だと 情報が分散する • 何をどのツールで管理するかを 業務ごとに明文化する • 変更があった場合は 関係者へ必ず周知する ✓ 正本の所在と責任者を明確にする • 情報の所在が曖昧なほど 確認コストが増える • 全体に関わる情報は 正本と更新責任者を特に明確にする • 正本・権限管理・運用ルール・定着確認をセットで設計する © 2026 学校法人日本財団ドワンゴ学園 ✓ チャットや口頭で決まった内容は正本に戻す © 2026 学校法人日本財団ドワンゴ学園 • チャットや口頭で進んだやりとりは 全体の記録に残りにくい • 必ず指定のドキュメントなどにある正本を更新する • 個別のやりとりで意思決定が閉じないようにする ✓ 運用ルールは活動初期段階で決める • 特に情報の管理方法は 活動初期に速やかに定めて定着させる • 既に運用が始まっているものは 無理に統合するよりも その状態でどう乗り切るかを考える方が賢い 展軸祭実行委員会(2026) 運営グループの活動成果 22
23. 5 展軸祭実行委員会(2026) 運営グループの活動成果 業務システムの開発 23
24. 学 ゴ ン ワ ド 団 財 本 日 人 法 校 学 26 20 © タスク管理ツールを独自開発 園 利用実績 数値はこちら タスクをカンバン/テーブル形式で可視化し、委員会全体の工数管理・状態把握・スケジュール設計を支援しました。 展軸祭実行委員会(2026) 運営グループの活動成果 24
25. ツールでの解決を目指した課題 © 2026 学校法人日本財団ドワンゴ学園 可視化 • • ドキュメント/スプレッドシート や Google タスク • • • タスクを単なる箇条書きではなく、各項目に分けて 分散しがちな情報を、委員会共通のタスク管理基盤 記録することで、活動履歴を一定の形式で蓄積しよ タスクにひも付く情報を整理して表示することで、 に集約することを目指した うとしていた • 情報が分散すると「どれが最新か」「誰が担当か」 • 後から振り返ったときに「誰が何を担当し、いつ着 未着手/進行中/確認中/完了 という状態を前提に、 「今どこまで進んでいるか」を確認するだけで時間 手し、いつ完了し、どこで詰まったのか」を追える タスクをドラッグ＆ドロップで動かせる設計にする がかかり、委員会全体のリソースや進捗を把握しに ようにし、属人的な記憶ではなく、再利用可能な運 ことで、非同期に進捗を追える状態を目指した くくなるという課題意識があった 営データとして残すための設計だった 本ツールをよく使った部署では、タスクは本ツール • を見れば分かる、という状態を一定程度つくれた • 各部署が独自に決めたツールや、個人のメモなどに 様式化 /Slack リストでは、タスクが埋もれやすかった 誰が何を進めているのかを把握しやすくした • 一元化 利用がリーダー層に偏ったり、そもそもメンバーに 実際にタスク管理の中核機能は成立し、ボード単位 • でタスクを集約する仕組みは作れた • 部署ごとの利用度に差が出たため、本ツールだけを 項目設計そのものはあったが、タスクの作成/更新な どの運用ルールが十分に定義できていなかった • タスク名が「募集」のように曖昧だったり、粒度が 定着しなかった部署もあり、委員会全体の進捗を横 見れば委員会全体の状態が分かるという状態にはな 大きすぎる/小さすぎるタスクが混在していたりと、 断的に可視化するところまでは到達しなかった りきれなかった 記録の品質や分析可能性にはばらつきが残った 展軸祭実行委員会(2026) 運営グループの活動成果 25
26. 実装した機能 -基本情報- -担当者設定- -テキストエディタ- -チェックリスト- タスク名/完了期限/優先度 を個別の項目として用意 作成者/進行者/確認者/受 領者を分けて 責任を明確化 手順/前提/注意点を自由な 形式で記述可能 タスクを小さな作業に分解 して担当者を割り振り -コメント- -親子タスク- -操作ログ- -AIタスク作成支援- タスクに関連する確認事項 /相談/判断の履歴を記録 複数のタスクの依存関係も わかりやすく視覚化 データベースの処理を伴う 操作をログとして記録 最終ゴールをプロンプトに 渡してタスクを一括作成 -ボード- -フィルタ- -一覧ビュー- -インサイト- タスクの管理単位として部 署や企画ごとの箱を用意 タスク名/割当ボード/期間 /担当者で絞り込み表示 同一ボードでカンバンと テーブル表示をトグル切替 自分の担当タスクの状態割 合やランキングを可視化 Core Database Frontend Styling View Text Editor DevOps • Google Apps Script • Google Sheets • HTML • CSS • JavaScript • BeerCSS • Tabulator • Google Charts • Quill • GitHub • Antigravity © 2026 学校法人日本財団ドワンゴ学園 展軸祭実行委員会(2026) 運営グループの活動成果 26
27. 次回への示唆 ✓ どんなに小さな施策でも複数人で進める • 一人だけで進めているとニーズを見誤り暴走する • 継続的かつ安定的な開発には複線化が必要 • 複数人で開発サイクルを回せる体制を初期段階で整える ✓ ｢作る｣と同じくらい｢定着｣させる設計が重要 • 開発担当者と運用担当者はなるべく分離する • 作って終わりではなく 利用データをもとに運用を伴走する • 解決すべき課題を本当に解決できているか 随時評価していく © 2026 学校法人日本財団ドワンゴ学園 ✓ 活動初期段階で十分な利用浸透を図る © 2026 学校法人日本財団ドワンゴ学園 • 短い(1年未満)活動期間では 初期の利用浸透が成否を分ける • 利用に強制力がない分 使いたいと思える心理設計が必要 • 利用が習慣になるよう 機能実装と呼びかけの両面で対策する ✓ データの統合・一元管理は職員連携が前提 • 実行速度を優先して学生だけで進めても失敗する • 職員しか扱えない情報はあるが 学生しか扱えない情報はない • リソースに余裕があるうちに 十分に方針を擦り合わせる 展軸祭実行委員会(2026) 運営グループの活動成果 27
28. 6 展軸祭実行委員会(2026) 運営グループの活動成果 短期スタッフの募集 28
29. 園 学 ゴ ン ワ ド 団 財 本 日 人 法 校 作り手を一人でも増やすために･･･ 新入生をいち早く取り込むために･･･ © 2 20 6 学 運営グループは、現場を支える短期スタッフの施策立案と、募集設計、オンボーディングを行いました。 展軸祭の関係人口を増やすためには、準備期間の途中からでも、運営に関わりたい人を取り込むことが不可欠です。 この期間で／どう募集し／どの部署に／どう割り当て／どう動き出すかを、関係各所と協議しながら進めました。 展軸祭実行委員会(2026) 運営グループの活動成果 29
30. 丁寧なオンボーディング 時間に余裕がない中でも、委員会の基本方針や規則、各業務の内容について、しっかりと説明しました。 © 2026 学校法人日本財団ドワンゴ学園 © 2026 学校法人日本財団ドワンゴ学園 展軸祭実行委員会(2026) 運営グループの活動成果 30
31. 募集期間が短くなってしまった要因 © 2026 学校法人日本財団ドワンゴ学園 短期スタッフの募集は、元々3月いっぱい・1ヶ月かける予定でしたが、下旬の約1週間程度しか取れず、 十分な周知・応募・オンボーディングの時間を確保できませんでした。 短期スタッフ施策の意義を 十分に伝えられなかった 展軸祭の関係人口を増やすことや、新入生・ライトな関心層を運営に取り込むといった 短期スタッフ施策の目的を組織全体に十分伝えることができず、 単純に 人手が足りている/足りていない で一部の検討が進んでしまっていました。 短期スタッフ込みの活動計画が 初期段階でできていなかった 委員会組成後初期に活動計画を立てる段階で、短期スタッフについて検討できておらず、 その存在を踏まえた人員配置やスケジュール設計ができなかったことで、 どのように関わってもらうかを急いで決めて付け足す形になり混乱を招きました。 何をいつまでに決めるのか 関係者に通達できていなかった 短期スタッフの受け入れにあたって、関係部署に何をいつまでに決める必要があるのか、 十分な期間の余裕をもって依頼できていなかったため、 予定していた募集開始日の直前になっても未決事項が残り、延期になってしまいました。 3月の繁忙期に新メンバーを 迎えること自体が難しかった 本番に向けて慌ただしく最終調整を進めている中、各部署が新しいメンバーとして 短期スタッフを迎えられる体制を十分に整えられていませんでした。 運営グループ自体もリソースが逼迫しており、連絡や説明会の準備も不十分でした。 展軸祭実行委員会(2026) 運営グループの活動成果 31
32. 園 学 ゴ ン ワ ド 団 財 本 日 人 法 校 学 26 20 © 次回への示唆 背景目的意義を 全体に発信 やりたいことは 最初に計画 関わる人 たちに 早めに相談 展軸祭実行委員会(2026) 運営グループの活動成果 32
33. 7 展軸祭実行委員会(2026) 運営グループの活動成果 著作権関連の処理 33
34. 大量の著作物の権利を確実に処理 運営グループで一番地道かつ精緻で、展軸祭の信頼を支える領域でした。 主にリアル会場で実施する企画について、 © 2026 学校法人日本財団ドワンゴ学園 パフォーマンスに使用する楽曲、スライド内のイラストや写真、配信にも載る動画など、 あらゆる著作物の 権利確認 利用交渉 許諾取得 事後処理 を行いました。 また、度重なる企画内容の変更にも柔軟に対応。 権利保有者への連絡時期や支払い決定などのタイミングを見極め、 円滑で安全な準備進行に寄与しました。 展軸祭実行委員会(2026) 運営グループの活動成果 34
35. 展軸祭における権利処理の特徴 展軸祭2026のリアル会場は、大学のキャンパスを利用した一般的な大学祭とは異なり、 ｢ニコニコ超会議2026｣という学外の商業イベントに、企業枠で出展し実施したものです。 そのため、著作物の利用が商用目的として見られる ことを前提に、 © 2026 学校法人日本財団ドワンゴ学園 利用物や用途などを厳しく確認する必要がありました。 “フリー”素材 した画像 AIで生成 学 生 プ ラ ン の ツール →具体的にどの範囲で使える? →商 →類似物はネットにない? 用利用も可能? スライド 内のGIF M G B ー リ フ ストックサイトのCG の ト 素材 イ サ →どこか 有 共 画 動 ら取って きた? →他者の著作物は入っていない? →権利者本人がアップしている? 展軸祭実行委員会(2026) 運営グループの活動成果 35
36. 次回への示唆 情報があちこちに散らばり、古いバージョンが参照され続ける事例が発生しました。 著作物の利用受付状況や権利者・職員への確認結果、使用可否の回答などは、 一つのスプレッドシートに集約し、正本を一元管理します。 チャットやミーティングでの 合意を記録に残す チャットやミーティングで決まったことを元の記録に反映せず、 認識のズレが残ったまま作業が進んでしまった事例がありました。 決定事項はその場の議事録や録画だけではなく、必ず正本に残します。 対外的な確認にかかる時間を 確保して動く 職員や他部署への確認を挟む場合、想定以上に時間がかかることがあります。 関係者には事前に「このようなことを検討しています」と伝えておくことで、 所要時間を見積もった上で準備を進められるようになります。 各種申請に必要なものを あらかじめそろえておく JASRAC や NexTone など権利関係の申請では、ガイドラインやマニュアルを参照し、 必要なものを事前に準備しておきます。アカウントIDや組織・部署情報、 振込口座、電話番号など、利用用途とは別の情報も必要になる場合があります。 自身の権限範囲は 自信を持って決定する 事前に「誰がどこまで決めるか」をできる限り明確にし、 自身の権限範囲は自信を持って決定し、関係者に周知します。 他と決定が衝突した場合は話し合いで解消する運用にすることで、円滑に進められます。 © 20 26 学 校 法 人 日 本 財 団 ド ワ ン ゴ 学 園 情報の正本を 一カ所で管理する 展軸祭実行委員会(2026) 運営グループの活動成果 36
37. 8 展軸祭実行委員会(2026) 運営グループの活動成果 N高グループとの連携 37
38. の 側と 高 N 、 し 置 設 を ル ネ の ン め ャ た チ る 携 め 連 進 ・ を 会 務 例 実 定 。 。 立 築 確 構 を を 路 盤 基 ン 連絡経 ョ ーシ ケ ニ ュ コミ 、 演 出 ジ ー テ ス の 日 当 。 場 施 会 実 ル を 整 リア 調 、 の 策 ど 施 な 同 演 合 出 の 互 ズ ッ の相 グ へ や 。 組 報 出 番 広 創 連 を 関 祭 交流 化 の 文 向 の 方 双 双方 の で ル ベ レ 長 員 委 学 大 N E Z × プ ー N高グル ブランディング 同 共 祭 文化 と 校 高 の ト ッ 学 ネ 大 い ン し イ 新 ラ ン オ 的 格 本 の 日本発 園 ワンゴ学 、 な 要 必 って た あ 、 に し 動 出 活 い 携 連 の洗 の 員 と 委 生 。 係 当 関 高校 担 、 を 成 ド 作 ン 案 イ 草 マ の ・リ 理 誓約書 管 の 況 状 出 提 た し 携 連 員と 本財団ド 校法人日 学 © 2026 、 拶 挨 同 、合 会 起 、 決 日 の 当 で 番 士 本 同 、 員 前 委 直 の 。 番 計 本 高大 設 。 を 会 目 り 節 返 の り つ 振 3 て KPT け か に 本番後 展軸祭実行委員会(2026) 運営グループの活動成果 職 38
39. 高大連携の主な成果 © 2026 学校法人日本財団ドワンゴ学園 -決起会/合同挨拶学校法人角川ドワンゴ学園. “＼\#展軸祭 実行委員会のみなさんと決起集会を実施しました‼/／（後略）”. X. 2026-04-22. https://x.com/n_s_magfes/status/2046854013984080248, (参照 2026-06-30). ※画像はクロップしています -生放送番組 相互出演- -その他- 学校法人日本財団ドワンゴ学園. “展軸祭2026 -ZEN大学祭- 中間特番”. YouTube. 2026-03-06. https://www.youtube.com/live/YM7RMQ9hLdE, (参照 2026-06-30). • 意見交流 • 超学園祭ロゴ • 広報宣伝施策 学校法人角川ドワンゴ学園. “【超学園祭 合同挨拶🤝】みなさんこんにちは、文化祭製作委員会です！昨日、展軸祭の運営の皆様と合同挨拶を行いました✨ （後略）”. X. 2026-04-22. https://x.com/n_s_magfes/status/2047837146208428198, (参照 2026-06-30). ※画像はクロップしています 学校法人角川ドワンゴ学園. “磁石祭はまだ終わらない！ 磁石祭2026 振り返り後夜祭”. YouTube. 2026-04-29. https://www.youtube.com/live/jernmIWRRsI, (参照 2026-06-30). • 幕あいCM制作 • グッズ製作/頒布 • ステージ相互出演 展軸祭実行委員会(2026) 運営グループの活動成果 39
40. 連携で見えた構造的な課題 思った以上に難しい･･･ © 2026 学校法人日本財団ドワンゴ学園 約7週間におよぶ 連携開始の遅れ • • • 学園法務の可否判断に時間を要し、 意思決定者の 不明瞭さ • 同じ事柄であっても、高校と大学で 広報や制作物面の 連携不足 • 広報における連携や役割分担が 誓約書回収の 手作業依存 • 手作業中心の回収プロセスにより、 1月末の確認から初回顔合わせまで 意思決定者が学生/生徒にあるのか、 不十分な状態となっており、 全体の回収率が91人中76人、 約7週間を要した 職員にあるのかが異なる 十分な発信ができなかった 約83.5%に留まった 実施可否が不透明な状況下で、 • 決定権を持つ大学側職員が • 交流施策のみの実施では、 • 電子契約は回収を効率化するが、 開始時期に大きく影響する中での 同席しない場面があり、その場で 連携による成果や活動内容が 未対応者の追跡や催促などは 準備進行が求められた 判断できず持ち帰り事項が多発した 外部に伝わりにくい課題がある 別途手作業に依存していた 法務確認が必要な事項の明確化と、 • 事前に議事録を相互確認し、 • 広報や制作物の共同設計を • 送付〜未対応確認〜リマインド〜 顔合わせ前に判断が必要な範囲を 参加者・判断者・持ち帰り事項を 初期段階から計画に組み込み、 回収完了確認までを同じ管理表で 早期に整理する必要がある 明確化する運用が求められる 成果を見える形で残す 追えるように仕組みを統合する 展軸祭実行委員会(2026) 運営グループの活動成果 40
41. 9 展軸祭実行委員会(2026) 運営グループの活動成果 リアル会場の準備･運営 41
42. マニュアル作成の統括 リアル会場当日に使用する約50ページのマニュアル作成を統括しました。 全部署を巻き込んで作業を進める中で、さまざまな課題に直面しました。 まず、情報が｢仮｣から｢確定｣へ変わる時期が誰もわからなかったことや、 会場導線・車両搬入などが直前まで不明であったことから、 決定順序を慎重に考慮する必要がありました。 さらに、情報収集の締切をやむを得ず二度延長した上に、 その後も変更や追加が相次ぎました。 今後は、情報収集から反映・確認・確定に至るまでの工程と、 それぞれの責任者を初期段階で明確化することが不可欠です。 © 2026 学校法人日本財団ドワンゴ学園 展軸祭実行委員会(2026) 運営グループの活動成果 42
43. 案内掲示物の用意 こまごまとした掲示物を用意することも、運営グループの役目です。 来場者誘導、運営者案内、集合目印、注意喚起、ゲスト控え室の表札など、 その数は100枚以上にのぼり、会場の壁面やプラカードに配置しました。 © 2026 学校法人日本財団ドワンゴ学園 現場で発生しうる混乱や迷いを先回りして予測し、 「どこで何が起こるか」「参加者は何に困るか」を考慮した上で、 最適なタイミングと場所に案内を配置することで、 当日のオペレーション負荷を軽減することができました。 一つ一つは些細な掲示物に見えますが、円滑な運営を支える重要な要素です。 展軸祭実行委員会(2026) 運営グループの活動成果 43
44. 備品や消耗品の調達･管理 各部署と連携して必要な備品･消耗品を選定し、発注･買い出しをしたほか、 レンタル業者との連絡等も行いました。 これにより、当日運営に必要な物品を不足なく用意することができました。 当日は物品の仕分けや貸出・返却受付、レンタル品の受取・返送を 責任を持って遂行し、スムーズな配布と回収を実現しました。 ©2 026 学校 法人 日本 財団 ドワ ンゴ 学園 一方で、現場の繁忙によりスプレッドシートを用いた貸出管理が徹底できず、 会期後の正確な備品在庫の把握が困難となる課題も残りました。 今後は、より現場に即した紙ベースの運用手法を取り入れるなど、 状況に応じた柔軟かつ円滑な管理体制の構築が求められます。 展軸祭実行委員会(2026) 運営グループの活動成果 44
45. 入場券情報の集約･展開 入場券情報は、学外の関係者や多数の職員を経由して情報が降りてくるため、 最新情報がなかなか届かなかったり、複雑な制約が混在したりと、 特段取り扱いに注意が必要な情報でした。 価格、購入方法、購入条件、入場方法など、それぞれの項目について、 情報の公開範囲や順序、公開タイミングといった複雑な制約があり、 それらを一つのドキュメントに取りまとめて委員会内に展開しました。 また、一度展開した情報が後から変更されることも多く、 どこで古い情報が参照されているのか＆更新が必要かを追跡する必要があり、 運営グループが中心となって整合性を保ちました。 © 2026 学校法人日本財団ドワンゴ学園 展軸祭実行委員会(2026) 運営グループの活動成果 45
46. 運営グループのリアル会場運営 © 2026 学校法人日本財団ドワンゴ学園 朝終礼の仕切り 訪問者カウント 休憩室維持･管理 連絡事項の集約と 運営者全体への情報共有 展軸祭エリアへの訪問者を目視カウント 弁当･飲料の配布と 机上･床･荷物棚の整理整頓 巡回･清掃･来場者誘導 備品･レンタル品管理 展軸祭エリアでのゴミ拾いや混雑時の誘導 運営グループ管理の物品の貸出返却受付 展軸祭実行委員会(2026) 運営グループの活動成果 46
47. 10 展軸祭実行委員会(2026) 運営グループの活動成果 運営者の厚生 47
48. 走り切るためのコミュニティーづくり © 2026 学校法人日本財団ドワンゴ学園 Slack上に雑談用の チャンネルを設置 毎週金曜日夕方に ピアボーナスを投稿 リアル会場の 予告CMを制作 リアル会場運営者の 打ち上げ主催 委員会全体の雑談・交流の場を 総務ユニット内で運用。お互い 運 営 者の活 気 付けを目 的に、 リアル会場最終日の晩に、運営 用意。業務以外の会話を生み、 への感謝を言語化して送り合う 30秒CMを制作。運営グループ 者の打ち上げを実施。半年間の 相談や協力がしやすい雰囲気を ことで、バックオフィス領域の と本 部が中 心となり、AIを活 活動に区切りを打ち、活動を締 作る基盤として機能した。 隠れた貢献を可視化した。 用して約2日で仕上げた。 めくくる場として企画・運営。 展軸祭実行委員会(2026) 運営グループの活動成果 48
49. 次回への示唆 ✓ 内部施策も定量的な指標で評価する • モチベーション維持や関係性づくりへの効果を数値で残す • 目に見えにくい業務ほど 貢献度を定量化することが有効 ✓ 業務以外の交流の仕組みも“企画”する • 交流や感謝の仕組みは 自然発生に任せるだけでは継続しない • 非同期オンライン下では特に意図的に設計する © 2026 学校法人日本財団ドワンゴ学園 ✓ 内部施策に関する情報発信を検討する • 持続的な組織運営のためには 内部の取り組みを発信する • 今後は広報担当と連携した組織施策の実施なども検討する © 2026 学校法人日本財団ドワンゴ学園 ✓ 金銭の取り扱い方法は事前に書面で定める • 予算を使わない場合でも 金銭の取り扱いには慎重さを要する • 金銭管理やキャンセル時の徴収・返金方針を明文化しておく 展軸祭実行委員会(2026) 運営グループの活動成果 49
50. 11 展軸祭実行委員会(2026) 運営グループの活動成果 ヘルプデスクのはたらき 50
51. 委員会への問い合わせ窓口を一本化 © 2026 学校法人日本財団ドワンゴ学園 主にオンライン会場・リアル会場の来場者から委員会に寄せられるお問い合わせを、ヘルプデスクが対応しました。 問い合わせフォームへの回答 展軸祭実行委員会(2026) 運営グループの活動成果 FAQサイトの更新 51
52. ヘルプデスク担当者 問い合わせ内容確認 対応フロー概要 ヘルプデスク担当者 既知の情報で回答可? 不要 FAQサイト ヘルプデスク担当者 FAQ更新必要? ヘルプデスク担当者 FAQサイトを更新 不可 可 要 ヘルプデスク担当者 回答草案作成 定期的に参照 ヘルプデスク担当者 管轄部署･担当者に 問い合わせ 発信投稿 © 2026 学校法人日本財団ドワンゴ学園 問い合わせフォーム ポスター チラシ 問い合わせ・回答集約 スプレッドシート 自 動 投 稿 Slack 対応チャンネル 1問合＝1スレ NG 担当職員 回答内容 OK? OK ・・・ 展軸祭実行委員会(2026) 運営グループの活動成果 ヘルプデスク担当者 回答内容を記録 完 了 報 告 担当職員 問合元にメール返信 52
53. 次回への示唆 問い合わせ窓口の一本化で 相談先の迷いを減らせる 次回もヘルプデスクを、 委員会外からの問い合わせの入口として明確に位置づける。 FAQ化は同じ問い合わせを減らし 問い合わせの対応が完了したら、 運営知を蓄積する手段になる 必ずFAQや案内導線へ反映する運用を継続する。 回答内容のデータベースを整備し、 過去対応を参照しやすい状態にする。 繁忙期に少人数対応になると ヘルプデスクの運営が不安定に 定例会運営・回答担当分担・エスカレーション先を 事前に決め、少人数に依存しない体制をつくる。 人力で全て対応するのは 負荷が高い AIチャットボットなど、 省力化できる仕組みの導入を検討する。 © 20 26 学 校 法 人 日 本 財 団 ド ワ ン ゴ 学 園 回答履歴が残らないと Slack検索や個人の記憶に依存 展軸祭実行委員会(2026) 運営グループの活動成果 53
54. 12 展軸祭実行委員会(2026) 運営グループの活動成果 KPTの総括 54
55. KEEP‐継続すべきこと © 2026 学校法人日本財団ドワンゴ学園 「仕組みで回す」 発想の共有 記録を残し 経緯を追える状態作り 関係性を保った 安定運営 文書テンプレートや会議体を整え、 情報の管理方針の策定やITツールの 大きな衝突なく、ユニット内の関係 マンパワーに依存しすぎない運営組 活用により、「どこで誰が何を動か 性を保ったまま、各自が担当タスク 織へ一歩を踏み出した。 しているのか」を可視化した。 を責任を持って進めた。 次回も「誰かが無理に頑張って成り 引き続き、委員会の円滑な情報管理 定例会での雑談やピアボーナスの運 立たせる」ことを前提にせず、常に のために、運営グループが中心と 用など、お互いにリスペクトを持て 効率化の視点を取り入れる。 なって体制づくりを進める。 る環境を保つことが大切。 展軸祭実行委員会(2026) 運営グループの活動成果 55
56. PROBLEM‐課題だったこと © 2026 学校法人日本財団ドワンゴ学園 仕組み化と実務の 噛み合わせ不足 情報の分散による 不整合の発生 収束未確認の 常態化 システム開発の方向性が実務と噛み 同じ情報が複数の媒体に分散したこ トラブルや依頼の完了確認がチャン 合わず、結果として業務が煩雑なま とで、どれが正確な情報なのか誰も ネルに残らず、解決状況を追えない ま終わってしまった。 わからない状態が相次いだ。 事象が複数発生していた。 また、仕組みで回すことを重く捉え 過去の Slack での回答がずっとブッ 確認や承認に時間がかかるほど、結 すぎたため、人手対応への切替が遅 クマークされ、更新に気づかれな 果が出ないまま放置され、作業が進 れ、後工程まで遅延が生じた。 かったケースも散見された。 まないことが起こった。 展軸祭実行委員会(2026) 運営グループの活動成果 56
57. TRY‐次に試したいこと © 2026 学校法人日本財団ドワンゴ学園 仕組み化の優先順位と 人手対応への切替基準 正本管理の徹底と 委員会全体への浸透 役割分担と 収束確認の仕組み化 委員会全体への影響が大きい論点か 委員会内で扱われている情報を分解 業務ごとに学生と職員の役割を事前 ら着手し、仕組み化と人手対応の切 し、ドキュメントやシートなど、一 定義し、承認業務は期限から逆算し 替基準をあらかじめ決める。 カ所で管理できる体制を作る。 てリードタイムを確保する。 完璧な仕組みよりもまず進む運営を 週次でツールの状態を点検し、散ら 依頼事項などが多くなった場合は、 優先し、「今回は人で回す」と早期 ばった情報を正本に戻すことをタス チャットだけに頼らず、タスクとし に判断できるようにする。 クとして入れ込む。 て扱うことも検討する。 展軸祭実行委員会(2026) 運営グループの活動成果 57
58. ∞ 展軸祭実行委員会(2026) 運営グループの活動成果 さいごに 58
59. 運営グループメンバーの言葉 © 2026 学校法人日本財団ドワンゴ学園 展軸祭実行委員会(2026) 運営グループの活動成果 59
60. すべては起点｡ここから熱狂｡ ── 平面を超え､立体の熱へ繋ぐ最ZEN線の第一歩! © 2026 学校法人日本財団ドワンゴ学園 オンライン会場 リアル会場 4月13日(月) 〜 26日(日) ZEN大学 公式サイト 大学祭特設ページ 内 4月25日(土) 〜 26日(日) 幕張メッセ (千葉) ニコニコ超会議2026 内