有效率的開會

Transcript

1. 有效會議 by 宅小哇
2. 如何有效會議 • 為什麼要開會 • 起手式 • 主線打怪 • 解題破關 • 記得寫秘技(?
3. • 很多意見需要被整合的時候 • 需要不同立場的討論 • 跨部門討論，可能跨部門超過一個以上 • 在公開的場合中（得到、授與）授權、決議 • 宣佈（宣導）計畫事項 • 腦力激盪、創意發想 • 跨公司談合作、談專案、談判 • 想在短時間集中討論得到一個結果 • 解決某個問題 • <del>嘟嚕嘟嚕嚕嘟達達達</del> 為什麼要開會
4. 能夠電話、直接溝通解決的 就不需要開會
5. 起手式 • 確定會議主題，以及會議討論的重點和內容 • 辨識邀請應該會議人員，並確認一定要出席的人員 • 進行親自當面、電話、訊息、信件進行邀約 • 確認會議時間與地點 • 發送會議邀請 ◦ 說明會議主題，會議討論大綱(agenda)。 ◦ 需盡量具體並且以重點式條列 • 時間、地點有異動時，進行處理以及重新邀約跟再次安排開會時間 • 準備會議所需事項 • 進行會議 • 寄送會議記錄 (recape) 給參與會議人員以及無法參與但仍與會議相關之人員做 為參考
6. 如何寫會議邀請？
7. 如何寫會議邀請？ • 確認有哪些需要被邀請進會議的人員，以及需要邀請的層級 ◦ 確認是否有決定權（主管階層） ◦ 盡量在正式會議邀請前，盡量與目前想到有影響的人員先進行討論，以確認影響層級，提高會 議內能夠達到目標的機率 ◦ 確立會議主持人，並且主動做會議記錄 • 撰寫會議邀請，注意用詞 • 會議主題以及討論大綱盡量具體並且詳列清楚
8. 為什麼要寫會議大綱？
9. 為什麼要寫會議大綱 - 開啟會議的人 • 確認討論重點，重新思考問題 • 事先準備充足，會議上更能專注在焦點 • 確認有無遺漏需要一起討論的人員（部門） • 思考有哪些遺漏 • 再次確實是否有需要開會
10. 為什麼要寫會議大綱 - 參與者 • 是否有遺漏需要邀請參加的人 • 確實是否要參與會議 • 確認需要花多少時間開會
11. 開會好麻煩喔
12. 開始開會，重頭戲才開始 打怪的時候到了
13. 開會時會遇到的事 • 服裝 • 名片 • 開會常不小心主題被發散 • 會開到一半常有人討論到別的非主題內的事 • 有人一直說話沒有停過 • 聊天 • 想睡覺 • 不專心，一直沒在狀況內 • 族繁不及備載.....
14. 開會 • 主持人直接破題帶入重點 • 適時拉回在討論主題並且盡量得到結論，或是需要再follow up的事項 • 盡量將討論的內容專注在會議綱要上 • 盡量提出意見討論 • 會議時間不超過二小時 • 結束後一定要寫會議記錄
15. 不好的會議通常是什麼樣的狀況？ • 討論的會議重點範圍還是太大需要分次討論 • 岔題...岔題...再岔題 • 通常只有一個人在講 <del>一直在刷存在感代表有在做事</del> • 虛無飄渺的討論，討論什麼最後已經不重要了 • 會議中可以做決定的人不在或是不敢下決策或是不下決策 • 推責任、指責別人，但也沒提出問題解決的方式 • 討論為名，但從頭到尾都沒說清楚。（一個打高空的概念） • 為了開會而開會 <del>一直在刷存在感代表有在做事</del> • 只想sync up，突然為了細節就被追問下去（然後會就歪掉了 • 整場會議都在罵人 • 找錯人開會 • 我不要我不要...這不是肯德雞!!!
17. 為什麼要寫會議記錄？
18. 這樣大家才會專注在會議上 而且會議需要log
19. 如何寫會議記錄？
20. 如何寫會議記錄？ • 參與的日期時間、地點 • 參與人 • 討論重點與討論結論（盡量詳細且重點列出，但非逐字稿） • 需要追蹤的事項 • 有需要擇期再開，可先確認時間 • 存檔參存
21. 追蹤事項需常更新資訊
22. 結論 • 會議是一種溝通的方式，會議除了參與者外，主持人亦是重要的角色 • 會議結束前，需做總結讓會議參與人都能確認剛討論的結果 • 會議中一定要有能做決策的決策者，並且一定要發揮決策功能 • 人太多的會議很常拖延，盡可能不超過10個人 • 非必要，會議中不帶電腦，專注在會議中 • 非必要，不開會，要開會，就要有效率 • 不是所有的會都需要參加 • 開會要準時!!! 會議反應一個團隊（組織、個人）的公司（個人）文化、狀態、工作風格、效率
23. 達到雙贏