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プロジェクトマネジメント研修(入門編)~イケてる宴会幹事に学ぶ12の勘所~

 プロジェクトマネジメント研修(入門編)~イケてる宴会幹事に学ぶ12の勘所~

「すべての人にプロジェクトマネジメントを届けるために」
ARIで全社員向けに開催している社内研修用資料を公開します。
専門的かつ頭でっかちになりがちなプロジェクトマネジメントの敷居を下げるべく、イケてる宴会幹事の振る舞いからプロジェクトマネジメントのコツを学べるように構成しています。是非ご覧ください。

■ターゲット
(メイン)若手や営業職や管理部門の方(メイン)
(サブ)正直プロマネに興味がないエンジニアやデザイナーの方
(サブ)現実に浸かりすぎて新鮮な視点を得たいPMの方

■得てもらいたい効果
・プロジェクトマネージャーの仕事を「何となく」理解する
・プロジェクトマネジメントのコツを「何となく」理解する
+自身のプロジェクト内における活動姿勢が変わる
++自身の生活や仕事に何か活かせる行動が見つかる

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中野康雄(ARI)

July 13, 2021
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Transcript

  1. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. 1 プロジェクトマネジメント研修(入門編) ~イケてる宴会幹事に学ぶ12の勘所~ 2021年7月13日 ARアドバンストテクノロジ株式会社

    中野康雄(@yasuoyasuo)
  2. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. 2 なぜ全員に プロジェクトマネジメントを 届けたいのか?

  3. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. どちらの宴会の幹事が大変そうか? 3 普段幹事をやらない人たちの宴会 幹事経験者が多い宴会 幹事の大変さを理解してくれている人が一人でも多い方がうまくいく

  4. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. プロジェクトも宴会と同じ 4 プロマネの苦労や大変さを 理解している人が 一人でも多くいるプロジェクトの方が

    うまくいく!!
  5. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. ただわかっていると思いますが・・・ 5 正直1時間でわかるほど プロジェクトマネジメントは甘くない!

  6. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. とはいうものの 6 何事にもコツと勘所がある! それを知ってから学ぶと効率が良い 今日はそのコツと勘所(の取掛かり)をお伝えしたい!

  7. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. プロジェクトマネジメントを抑える上で大切な2点 7 ①全体感を大事にすること (やりたいことではなく、やるべきことをやる) ②力の入れどころを知ること

    (神は細部に宿るが、持続可能性が大切)
  8. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. 今日の概要 8 ターゲット • (メイン)若手や営業職や管理部門の方(メイン)

    • (サブ)正直プロマネに興味がないエンジニアやデザイナーの方 • (サブ)現実に浸かりすぎて新鮮な視点を得たいPMの方 得てもらいたい成果 • プロジェクトマネージャーの仕事を何となく理解する • プロジェクトマネジメントのコツを何となく理解する +自身のプロジェクト内における活動姿勢が変わる ++自身の生活や仕事に何か活かせる行動が見つかる ターゲット 得てもらいたい成果
  9. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. プロジェクトマネジメントとは? 9

  10. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. プロジェクトへの需要が更に高まる 10 プロジェクトをうまく取り仕切る存在がより重要に!

  11. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. プロジェクトマネジメントとは何か? 11 “プロジェクトの要求事項を満足させるために、知識、スキル、ツール と技法をプロジェクト活動へ適用すること“ PMBOKガイド第6版より

    “プロジェクトをマネジメント(管理)すること“ “具体的な目標や完了が定義された計画(プロジェクト)を遂行する ため、人材・資金・設備・物資・スケジュールなどを調整し、各工程の 進捗状況の把握や管理を行うこと“ プロジェクトマネジメントとは - IT用語辞典 e-Wordsより 権利保護のため割愛 何となく言いたいことは分かるが、要するにどういうことなのか?
  12. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. (参考)PMBOKとは? 12 • プロジェクトマネジメントに関する知識を体系的 にまとめたもの

    • 通称は「ピンボック」 • アメリカの「PMI」というプロジェクトマネジメントの 普及拡大を目的とした非営利団体によって作ら れた • 現在では、PMBOKはプロジェクトマネジメントの 世界標準となっており、最新版は第6版(2017 年9月) • このPMBOKを試験範囲とした資格が「PMP」
  13. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. 宴会幹事の仕事の流れ(当社比) 13 企画 事前準備 段取り手配

    宴会当日 (本番) アフターフォロー その他  企画趣旨の確認  人選  開催日調整  予算決め  お店の選定・予約  参加者への案内  事前集金  企画やプレゼントの 手配(あれば)  リマインド  受付・集金  配席  全体進行  席替えなど取り回し  ドタキャン対応  トラブル対応  写真撮影  クロージング  お店への支払い  二次会アレンジ  追い出し  メッセージ  撮影写真配布  事後精算
  14. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. つまりそれって・・・ 14 まさにプロジェクトそのもの! (PMBOKで定義された5つのプロセス)

  15. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. ちなみにプロジェクトの2つの特徴 15 これもまさに宴会と同じ! プロジェクト型業務 ▪特徴

    ・有期性:活動期限が定められ、 始まりと終わりがある ・独自性:一回限り、 手順化されていない ▪例 ・システム開発 ・建設 定常型業務 ▪特徴 ・無期性:活動の期限が 決められていない ・反復性:手順化され、繰返し実施 ▪例 ・コールセンター業務 ・システム保守
  16. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. 私が思うプロジェクトマネジメントとは? 16 わかりやすく言えば 「宴会の幹事役」 主催者の意図を汲み取り

    みんなの予定を調整して お店など諸々手配をすませ 当日みんなが楽しめるように 裏方として場をしきる
  17. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. まさに 17 プロマネはイケてる幹事に学べ!

  18. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. イケてる宴会幹事に学ぶプロマネ12の勘所 18

  19. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. イケてる宴会幹事に学ぶプロマネ12の勘所 19 企画 事前準備 段取り手配

    宴会当日 (本番) アフターフォロー その他 関係者と期待を 十分にすり合わせる マネジメントと現場の 兼任に注意する 重要成功要因を 見極める 事務ルールを整える 現場に関心を寄せ 状況を逐次把握する 準備と段取りを 可視化する 進行状況を的確に 記録する ノウハウを言語化して 再利用する ステークホルダーに 細心の注意を払う リスクと変更に備える 社外パートナーも 同じ仲間として扱う 一人で抱え込まない/ 抱え込ませない
  20. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. イケてる宴会幹事に学ぶプロマネ12の勘所 20 企画 事前準備 段取り手配

    宴会当日 (本番) アフターフォロー その他 関係者と期待を 十分にすり合わせる マネジメントと現場の 兼任に注意する 重要成功要因を 見極める 事務ルールを整える 現場に関心を寄せ 状況を逐次把握する 準備と段取りを 可視化する 進行状況を的確に 記録する ノウハウを言語化して 再利用する ステークホルダーに 細心の注意を払う リスクと変更に備える 社外パートナーも 同じ仲間として扱う 一人で抱え込まない/ 抱え込ませない
  21. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. ①関係者と期待を十分にすり合わせる 21 企画 事前準備 段取り手配

    宴会当日 (本番) アフターフォロー その他 イケてる幹事のツボ プロマネの勘所  主催者の意向を踏まえず、幹事が勝 手に企画を考えて突っ走ると、 「え、そんなつもりなかったけど?」 「うそ、それ準備してないの?」 と直前でひっくり返されることも・・・  段取りに入る前に、会への期待を 主催者としっかり握るのが鉄則  この会の趣旨、ゴール  予算感、前提/制約条件 ・・etc  目的を明確にするのは当たり前。 それだけでは不十分。  プロジェクトには必ずオーナーがいる。 そのオーナーおよび必要な関係者と 目的を含むプロジェクトへの期待をす り合わせることがプロマネの最初の仕 事である。  プロジェクトの背景や目的などは、 プロジェクト計画書に文書化する。  顧客やチームメンバーらも含め Kickoff会で関係者全員で合意する。
  22. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. 【参考】プロジェクト計画書とは? 22 1. はじめに 1.1

    本書の目的 1.2 本書の範囲 1.3 本書で使用する用語 1.4 本書に関連するツール・ドキュメント 2. プロジェクト概要 2.1 プロジェクトの概要 2.2 プロジェクト発足の背景 2.3 プロジェクトの目標 2.4 プロジェクトの範囲 2.5 制約条件 2.6 前提条件 2.7 開発方針 3. プロジェクト計画 3.1 プロジェクトライフサイクル 3.2 マイルストーン 3.3 マスタースケジュール 3.4 成果物 3.5 WBS 3.6 要員計画 4. 体制と役割 4.1 体制と役割 4.2 会議体 5. マネジメントプロセス 5.1 プロジェクト管理計画  進捗管理  品質管理  リスク管理  課題管理  変更管理  コミュニケーション管理  レビュー計画  インシデント管理計画 5.2 プロジェクト収束計画  プロジェクトの評価方法  プロジェクトの振り返り  リリース判定基準  プロジェクトの終了基準  成果物の納品 6. エンジニアリングプロセス 6.1 移行計画 6.2 テスト計画 本書の位置づけ ・記載範囲 プロジェクトの 目的・対象範囲 PJの基本計画 体制・役割 (重要なため、 項目を分けて ている) プロジェクト 管理の方法 達成度合いの チェック方法 開発上重要な タスクの個別計画 <ARI標準のプロジェクト計画書・目次構成> なんのために? 何をどうするの? どう管理するの? 目的や背景などの概要情報、体制・役割、進め方、管理方法などをまとめたもの。  作成時は標準を 参考にすること。 抜け漏れを減ら すことができる。  但し案件特性を 踏まえて適切に テーラリング※ すること。 ※各標準を適用する際に各個別条件 に最適化するようにカスタマイズする こと。PMBOKで頻出する用語なので プロマネを学ぶ場合は覚えておきたい。
  23. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. ②重要成功要因を見極める 23 企画 事前準備 段取り手配

    宴会当日 (本番) アフターフォロー その他 イケてる幹事のツボ プロマネの勘所  宴会を成功させる上で大切なポイン トは何かを考える。多くの場合では、 お店選びや人選などが考えられる。  特にお店選びは、立地や雰囲気、料 理やサービスは当日の宴会の盛り上 がりや参加者の満足度に大きく影響 するので、慎重に選びたい。  使ったことがないお店は特に要注意 であり、できるだけ下見を行いたい。  例えばシステム開発では技術選定や 体制スタッフィング、要件や仕様の決 定プロセスが重要成功要因の1つ。  例えば技術選定については、外部情 報だけを鵜呑みにするのは非常に危 険。実績のない技術を採用する場合 は、事前評価やプロトタイピングを計 画に織り込む。  メンバー選定にも細心の注意を払う こと。特にスキルに不安がある場合 どうフォローをするかも検討しておく。
  24. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. 【参考】プロジェクトの重要成功要因とは? 24 重要成功要因の裏返しは、頻出失敗要因である。 先回りして失敗要因を潰すように動けるのが良いプロマネだといえる。 プロジェクト失敗の原因(米IT

    StrategicGroup調べ) 1.不十分な要件定義 13.1% 抜け漏れ防ぐ『レビュー計画』で防げたのでは? 2.ユーザーの協力不足 12.4% 協力を得るよう『WBS』を合意しておけば防げたのでは? 3.資金や人材、時間の不足 10.6% 4.非現実的期待 9.9% 5.経営層の協力が足りない 9.3% 6.要件や仕様の変更 8.7% 変更発生時の『変更管理』を合意しておけば防げたのでは? 7.計画の欠如 8.1% 実現性のある『プロジェクト計画』で防げたのでは? 8.プロジェクトのキャンセル 7.5% 9.ITマネジメントの欠如 6.2% 10.技術リテラシーの欠如 4.3% 高スキル者の協力を得る『リソース計画』で防げたのでは? 11.その他 9.9%
  25. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. ③ステークホルダーに細心の注意を払う 25 企画 事前準備 段取り手配

    宴会当日 (本番) アフターフォロー その他 イケてる幹事のツボ プロマネの勘所  誰を呼ぶかで宴会の盛り上がりや 参加者の満足度は大きく変わる。  重要メンバーの招待忘れなどはクリ ティカルな問題に発展しかねない。  主役や主催者の意向を確認したり、 その集団のキーパーソンに注意を払 う必要がある。  プロジェクトに影響を与える関係者を ステークホルダーと言う。  プロジェクトに対する各ステークホル ダーからの関心や参画度合いを適切 に引き出す必要がある。  そのためには効果的なコミュニケー ションの計画と実行が求められる。 (ステークホルダーマネジメント)  基本的に巻き込みが後になればなる ほど当事者意識は働きにくいので、 早めの巻き込みが重要。
  26. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. 【参考】ステークホルダーマネジメントとは? 26 引用元:https://curious-sdmlab.com/seam-qz09-yw1/ 必ずしも全員に積極的に厚く関わって もらえれば良いというわけではない。

    誰にどんな態度をとって欲しいのか? 期待を明確にして、好ましい方向に動く ように働きかける。
  27. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. イケてる宴会幹事に学ぶプロマネ12の勘所 27 企画 事前準備 段取り手配

    宴会当日 (本番) アフターフォロー その他 関係者と期待を 十分にすり合わせる マネジメントと現場の 兼任に注意する 重要成功要因を 見極める 事務ルールを整える 現場に関心を寄せ 状況を逐次把握する 準備と段取りを 可視化する 進行状況を的確に 記録する ノウハウを言語化して 再利用する ステークホルダーに 細心の注意を払う リスクと変更に備える 社外パートナーも 同じ仲間として扱う 一人で抱え込まない/ 抱え込ませない
  28. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. ④準備と段取りを可視化する 28 イケてる幹事のツボ プロマネの勘所 

    当日の宴会の完成度は事前の準備 で決まると言っても過言ではない。当 日力技で何とかするのは幹事道とし ては下の下である。  宴会が盛り上がり成功した状態を想 像し、それに必要な準備を逆算して 考える。  準備事項は周りが手伝えるように、 幹事の頭の中にだけしまわない。 具体的に洗い出して共有しておく。  タスクの漏れを防ぐには、PJの目的 達成から逆算し、作業範囲と完了の 定義を明確にする。これをスコープ管 理という。  スコープ管理ではPJスコープとシステ ムスコープの2つを意識する。どちら もクライアントやメンバーと明確に合 意することが重要。  PJスコープの明確化はWBSが効果的。  途中途中にマイルストン(チェックポイ ント)を設定し、緊張と緩和を作る。 企画 事前準備 段取り手配 宴会当日 (本番) アフターフォロー その他
  29. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. 【参考】立ち上げ・計画の重要性 29 PMBOKで定義されている PMタスクの約半数が 「立ち上げ」「計画」

    プロセス 立ち上げ 計画 実行 監視・管理 終結 知 識 エ リ ア 統合管理 PJスコープ記述書 PJ管理計画書 PJ実行・指揮・管理 PJ知識管理 PJ作業監視・コントロール 変更管理 PJ・フェーズ終結 スコープ管理 スコープ計画 スコープ定義 WBS スコープ管理 スコープ変更管理 スケジュール管理 計画、作業定義 作業順序設定 リソース見積 スケジュール作成 スケジュール管理 コスト管理 コスト計画、見積 予算設定 コスト管理 品質管理 品質計画 品質管理 品質管理 資源管理 資源計画、見積 資源獲得、育成、管理 資源管理 コミュニケーション管理 コミュニケーション 計画 管理 コミュニケーション監視 リスク管理 リスク管理計画 リスク定義、分析 リスク対策の計画 リスク監視 調達管理 計画 調達実行 調達管理 ステークホルダ管理 ステークホルダー 特定 ステークホルダーエンゲージメ ント計画 ステークホルダーエンゲージメ ント管理 ステークホルダーエンゲージメ ント監視 終結 監視・管理 実行 計画 立ち上げ 出典 PMBOK 6.0 知識管理体系 リスクを踏まえた 事前の計画と準備 適切な状況把握と 意思決定&コントロール
  30. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. • スコープとは「範囲」のこと。このPJの完了の定義、やるべき範囲はどこまでな のかを明確にして関係者で合意することは、プロマネで最も大切なコトの1つ。 • プロジェクトスコープとシステムスコープの違いを理解する。

    – プロジェクトスコープとは?  プロジェクトで行う作業範囲(工程や成果物) • プロジェクト全体で用意する(顧客や他の会社が作るものも含めたもの) • 特に移行、マニュアル作成、各種テスト(エビデンス有無)等は曖昧になりがちなので注意 – システムスコープとは?  作るべきシステム機能範囲 • 例:会員登録、ログイン認証、一覧検索等 • システム化対象とする業務範囲を指すことも 【参考】プロジェクトスコープとシステムスコープ 30 顧客と合意できる言葉を使う
  31. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. 【参考】WBSとは? 31 大項目 中項目 項番

    タスク タスク詳細 予定 実績 工程 成果物 開始日 日数 終了日 開始 日数 終了 遅れ 進捗 工数 先行 担当 基本設計 画面設計書 (画面A) SD-2 作成 4/08 5 日 4/12 4/08 5日 4/15 100% 3.0 山本 SD-3 内部レビュー レビュー実施 4/15 2 日 4/16 4/16 1日 50% 0.4 井上・佐藤 SD-4 指摘事項取込み 4/16 1 日 4/16 1日 0% 0.2 山本 SD-5 顧客レビュー レビュー実施 4/22 1 日 4/22 0% 0.4 山本 SD-6 指摘事項取込み 4/23 2 日 4/24 0% 0.2 山本 SD-7 顧客承認 4/25 1 日 4/25 0% 0.1 井上 ❶ ❷ ❸ ❹ ❺ ❻ タスクの期限と担当者 を明確にする WBS設定内容 ❶ 大項目 工程 ❷ 中項目 成果物 ❸ タスク 作業内容 ❹ タスク詳細 タスクに紐づく子タスク ❺ 予定 開始予定日、終了予定日 ❻ 実績 開始実績日、終了実績日、進捗率 ❼ 工数 作業工数(人日) ❽ 担当 作業の担当者 ❽ ❼ <記載例:WBS(ARI標準フォーマット)> Work Breakdown Structure 「目的を達成するために必 要な作業」を洗い出して 担当者に割り当てられる単 位まで「漏れなく分解」し 「構造化・見える化」する 進捗確認日:4/17
  32. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. 【参考】WBSのメリット 32  「この工程で何をすべきか?」「この成果物を作るためにどうしたら良いか?」というトップダウンの発想でタ スクを洗い出すため、抜け漏れを防げる

     作業の全体像が見えるので、重複や間違いに気付きやすい プロジェクト成功の 鍵はWBSにあり!! タスクの漏れを防止できる  スケジュールが想定内に収まるか、チーム体制で対応できる工数かシミュレーションできるため、実現可能性 を判断できる(問題があれば、タスクの組み直しや要員追加も検討) 実現可能性を判断できる  やるべき作業が明確になるため、顧客やチームメンバとの間での認識ズレを防ぐことができる  PMが気づかない作業の抜け漏れに担当者が気付いたり、進捗が順調な担当者が遅れている担当者を支援す るなど、チーム全体の生産性向上に役立つ 計画の共有ができる  タスクの期限と担当者が明確になるため、チームの進捗管理に活用できる  計画に対してどれだけ遅れがあるのか、定量的に判断できる 進捗管理に活用できる
  33. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. 【参考】マイルストン管理のイメージ 33 役員 ・ U長

    から 依頼 PJ 開始前 準備 説明 PJ計画 レビュー 実行中レビュー【案件により週1~月1回】 (定量的な予定と実績に基づく定点観測) 振返会 プリ セールス 要件 定義 基本 設計 詳細 設計 製造 テスト 移行 運用保守 (別契約) キックオフ ベースライン 確定1 工程開始/終了基準レビュー 見積 書 作成 全 社 P M O PM リリース判定 リリース PJ 計画 (立ち上げ) PJ管理 (進捗・課題・リスク・品質・ステークホルダー・コミュニケーション管理等) 成果物レビュー (PMの社内レビュー承認後に、顧客レビュー依頼) プロジェクトの工程に応じて適切にマイルストンを設定し、ゲート管理(条件を通過しないと次に進めない)に よって低品質な成果物を次の工程に流さない仕掛けを作る。 プロジェクトマネジメント標準利用 振返会 報告書 作成 PMへの確認 タイミング モニタリング/PM育成(OJT) 見積 レビュー会 モニタリング 対象選定 イベント 納品 ・ 検収 準委任 請負 ベースライン 確定2 品質評価2 品質評価1
  34. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. ⑤事務ルールを整える 34 イケてる幹事のツボ プロマネの勘所 

    宴会には出欠確認からお店の手配、 アレルギーの確認と連絡、集金など 事務作業がつきもの。こうした事務 的作業を軽視すると、当日の宴会の 雰囲気に影響するミスも起こりうる。  幹事は参加者の立場に立ち、参加 者が本来の目的(宴会を盛り上げる) に集中できるように、事務連絡や依 頼事項を明確にして、参加者が迷わ なくて済む状態にしておきたい。  プロジェクトマネジメント計画書(プロ ジェクトを運営するための各種ルール や手順をまとめたもの)を必ず整備す る。当初は簡易なものでも良い。  最低限以下は用意したい  会議イベント定義  メンバー一覧/体制・役割定義  コミュニケーションルール(メール/チャット等)  タスク課題管理/チケット管理ルール  成果物管理(場所/フォーマット/レビュー等)  議事録運用ルール  各種アカウント管理ルール 等々 企画 事前準備 段取り手配 宴会当日 (本番) アフターフォロー その他
  35. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. ⑥リスクと変更に備える 35 企画 事前準備 段取り手配

    宴会当日 (本番) アフターフォロー その他 イケてる幹事のツボ プロマネの勘所  当日起こってはならないトラブルや不 慮の事故を想定し、どれだけ備えら れるかが幹事の腕の見せ所と言える  例えば、参加者が多い宴会の場合は、 ドタキャンをある程度想定したり、会 場の設備に依存する企画を行う場合 は事前に下見やリハを行ったり、お店 と打ち合わせをしておくなどは当たり 前。共演NGメンバーの同席なども考 慮が必要になる。  PJ開始前に関係者でリスクを洗い出 し、事前に対策する。  プロジェクト開始後も継続的にリスク を洗い出しながら、主体的能動的に 対応する。  スコープや要件の変更は必ず発生す ると考え、変更された場合の対処方 法を事前にステークホルダー間で合 意しておく。(変更管理という)
  36. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. 【参考】リスク管理とは? 36 リスク洗い出し <リスク管理プロセス> リスク分析・評価

    対応計画策定 リスク対策実施 棚卸し • プロジェクト完了までを見据え、プロジェクトに影響を与えるリスクを洗い出す • PM一人が実施するのでなく、有識者と一緒に行う • リスク分類表などのサンプル事例を用いると出しやすい • 洗い出した全てのリスクの内容を分析し、発生確率と影響度でリスクの大き さを評価する • リスクの評価後、優先順位の高いリスクから対策を検討する • リスク顕在前に講じる予防策と、顕在化したときに実施する発生時対策を策 定する • リスク対策を実施する (リスク対策コストは、見積時に予算に含めておく) • 工程完了時など、次工程以降に向けて最新のリスク状況を分析・評価する リスクとは、「今後起こるかもしれない不確実な事象」のこと。(課題とは「もう起こってしまった対処すべき事業」) リスク管理とは既に発生した事象に対応する課題管理と違い、事象発生前に備えておく能動的な活動である。
  37. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. 【参考】変更管理とは? 37 必ず読んで欲しい https://note.com/yasuoyasuo/n/nef61641cfd57

  38. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. イケてる宴会幹事に学ぶプロマネ12の勘所 38 企画 事前準備 段取り手配

    宴会当日 (本番) アフターフォロー その他 関係者と期待を 十分にすり合わせる マネジメントと現場の 兼任に注意する 重要成功要因を 見極める 事務ルールを整える 現場に関心を寄せ 状況を逐次把握する 準備と段取りを 可視化する 進行状況を的確に 記録する ノウハウを言語化して 再利用する ステークホルダーに 細心の注意を払う リスクと変更に備える 社外パートナーも 同じ仲間として扱う 一人で抱え込まない/ 抱え込ませない
  39. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. ⑦現場に関心を寄せ、状況を逐次把握する 39 イケてる幹事のツボ プロマネの勘所 

    各テーブルで何が起こっているか? 話題に入りそびれている人はいない か?飲み物は回っているか?・・・  目配せをしながらリアルタイムに把握 したい。  現場の状況を的確に把握するために、 定量管理を心掛けること。(リモートで は特に)  定量的に進捗や品質を把握できる仕 組みを整備することで、計画や完了 の定義等足りないことが見えてくる。  ただ数字に見えないこともある。メン バーの所作や言葉に敏感でありたい。 企画 事前準備 段取り手配 宴会当日 (本番) アフターフォロー その他
  40. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. 【参考】進捗状況の可視化 40 進捗状況を定量的に測定し、問題が発生していないか点検を行う。 表やグラフ等で集計して見える化し、定量的に管理をすると状況がわかり易い <タスクの進捗状況>

    チーム 成果物総数 作成 社内レビュー ユーザーレビュー 予定 実績 予定 実績 予定 実績 Aチーム 30 15 15 10 9 5 1 Bチーム 20 20 20 8 3 0 0 <成果物作成数の進捗状況> チーム タスク総数 今週の進捗 全数 完了 残数 完了率 予定 実績 達成率 Aチーム 250 90 160 36% 18 17 94% Bチーム 150 70 80 47% 15 10 67% Aチームはユーザーレビュー、Bチームは社内レビ ューで予定に対して乖離があり、何か問題が発生 しているのではないかという気付きに繋がる。 タスク総数の完了率だけ 見るとBチームの方が進 捗が良さそうだが、 週の進捗状況で見ると芳 しくない。
  41. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. 【参考】品質状況の可視化 41 『設計書レビュー記録シート』を『集計ツール』に取り込み、レビュー結果を分析することができる。 集計・グラフで「可視化」することで状況を把握し易くなる。 <品質報告書で分析できる主な内容>

     指摘内容の分類  レビュー密度・バグ密度 0.12 2.2 件/ページ 時間/ページ バグ密度 レビュー密度  バグ発生理由
  42. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. ⑧進行状況を的確に記録する 42 企画 事前準備 段取り手配

    宴会当日 (本番) アフターフォロー その他 イケてる幹事のツボ プロマネの勘所  盛り上がった場面は常に写真に残し ておくこと。後から気付いても遅い。  会議では議事録/メモを必ず取り、関 係者間で共有すること。  議事録は単なる記録ではなく、戦略 的なツールだと理解すること。  議事録作成は若手の仕事だと思わ れがちだが、その重要性や生産性を 踏まえ、実はプロマネ(意思決定者) や上位職者が取ることが効果的なこ ともある。
  43. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. 【参考】議事録・議事メモの書き方のおすすめ教材 43 https://note.com/choconejito/n/n74d5da74fba7 (無料で読めます)

  44. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. ⑨マネジメントと現場の兼任に注意する 44 イケてる幹事のツボ プロマネの勘所 

    盛り上げ役が得意な人が幹事役に仕立てら れることが多いが、盛り上げ業務と幹事業 務とは、明確に別のタスクであり別スキルが 求められる。幹事自身が盛り上げ役を兼任 するのはよほどの経験値が必要になるので 注意されたい。幹事を引き受けた以上、ク ロージングまでその銘を全うする必要がある。 1宴会参加者として宴に興じて酒に飲まれる などは相当残念である。  幹事の仕事をおろそかにしたら、結局会全 体の品質が達成できず、後で楽しくなくなる のは本人だ。幹事はきちんと盛り上げ役をア サインしておくのが望ましい。  盛り上げ役は、システム開発プロジェ クトで例えるとプロジェクト内のテック リードだ。プロマネ自身がテックリード 的素養を持ち得る場合も時にはある かもしれない。ただ自身がやったほう が効果的だと思えるタスクも、どうす ればメンバーに任せられるか考える。  幹事役が宴会の盛上げに没頭してし まった宴会の顛末を思い描いて欲し い。マネジメントにはマネジメントとし てやるべき仕事が残されている。 企画 事前準備 段取り手配 宴会当日 (本番) アフターフォロー その他
  45. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. イケてる宴会幹事に学ぶプロマネ12の勘所 45 企画 事前準備 段取り手配

    宴会当日 (本番) アフターフォロー その他 関係者と期待を 十分にすり合わせる マネジメントと現場の 兼任に注意する 重要成功要因を 見極める 事務ルールを整える 現場に関心を寄せ 状況を逐次把握する 準備と段取りを 可視化する 進行状況を的確に 記録する ノウハウを言語化して 再利用する ステークホルダーに 細心の注意を払う リスクと変更に備える 社外パートナーも 同じ仲間として扱う 一人で抱え込まない/ 抱え込ませない
  46. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. ⑩ノウハウを言語化して共有する 46 イケてる幹事のツボ プロマネの勘所 

    用途ごとのお店リストや各種便利ツールや幹 事作業チェックリストを用意しよう。  部門やチームで共有しておくことで、生産性 を上げつつ、考慮事項の抜け漏れなどの品 質リスクを下げられる。  PMの役割は、そのプロジェクトの目標 達成だけに留まらない。  関わるメンバーの成長や、その過程 を通じて得たプロジェクト成果の各種 再利用含めた社内資産化までがミッ ションだと心得る。 企画 事前準備 段取り手配 宴会当日 (本番) アフターフォロー その他
  47. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. 【参考】ARI標準テンプレート 47

  48. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. 【参考】技術フォーラムwiki 48 プロジェクトで得た知見を 蓄積し出しているチームも

  49. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. ⑪社外パートナーも同じ仲間として扱う 49 イケてる幹事のツボ プロマネの勘所 

    幹事にとって宴会の会場となるお店は、宴会 というプロジェクトの成功に向けた最大のビ ジネスパートナーである。彼らとどういう関係 性を構築できるは宴会の成否に大きく影響 を与える。  大事なのは、ビジネスは一見会社対会社の ように見えるが、常にその実行者は一人の 人間であるということだ。勿論宴会という性 質上、突発的な変更も起こりうるし、ビジネ スなので交渉はつきものである。ただこちら が顧客(発注者)だからという態度をとった 瞬間に、その関係性は崩壊していくだろう。  調達マネジメントとして定義されてい るその内容は、各種内容に応じた契 約形態の適用やその実行管理を主 にリスク管理の観点で定義している。 ただプロセス以前の問題として、その 在り方が問われるケースはごくまれに 発生することもある。  我々が顧客や他の誰からもされたく ない行為を、パートナーにしてはなら ない。 企画 事前準備 段取り手配 宴会当日 (本番) アフターフォロー その他
  50. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. ⑫一人で抱え込まない/抱え込ませない 50 企画 事前準備 段取り手配

    宴会当日 (本番) アフターフォロー その他 イケてる幹事のツボ プロマネの勘所  幹事が万が一当日行けなくなったらどうする か?宴会中に何かトラブルが起こったら・・・ 幹事は常に最悪のケースを想定しておくべき である。幹事チームを組成してタスクを分担 したり、自分の業務を常に記録可視化してお くことが必要だろう。  また準備を幹事に丸投げするのも大問題で ある。主催者や関係者は、幹事に対して定 期的に準備状況を確認するなど、適切に関 心を払いコミュニケーションを起こす必要があ る。もちろん何か問題があれば積極的に支 援することは言うまでもない。  組織内に複数のプロジェクトを継続 的に持続可能な状態とするには、プ ロマネを組織的に支援するマネジメン ト機構の整備は不可欠である。 PMBOKではこれをOPM (Organizational Project Management)と定義している。  プロジェクトはチームでマネジメントを する方がうまくいくという考え方を忘 れないこと。
  51. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. 我々が大事にしたい考え方 51 プロジェクト マネジメント 部門内

    マネジメント 経営  現場を孤立させない  PMを組織として支える  プロジェクトを絶対炎上させない  9勝1敗では組織として負け  最低でも引き分けに持ち込み 社員と顧客と会社を守る  可能な限り人や案件に依存しない 「しくみ」を会社として支援  標準化やテンプレート化  マニュアル化  教育プログラム化 つまり 現場 支援 支援 相談 相談
  52. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. 我々の考える組織的プロジェクト管理とは? 52 プロジェクト マネジメント 部門内

    マネジメント 経営  全プロジェクトの網羅的俯瞰と 個別PJ内では対応しきれない リソース調整や問題解決  PMを孤独にしない  レビュー(見積/PJ計画/工程完了)  経営レベルでの効果的な 投資判断やリスク管理  先行投資(教育/環境整備)  部門を超えたリソース投入  財務影響の考慮 ここが 肝
  53. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. ARIにおける組織的プロジェクトマネジメント 53 全社ホームの「全社PMOサイト」をご覧ください。

  54. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. (再掲)プロジェクトマネジメントを抑える上で大切な2点 54 ①全体感を大事にすること (やりたいことではなく、やるべきことをやる) ②力の入れどころを知ること

    (神は細部に宿るが、持続可能性が大切)
  55. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. プロマネは芸術ではなく不断の努力の結晶 55 企画 事前準備 段取り手配

    宴会当日 (本番) アフターフォロー その他 関係者と期待を 十分にすり合わせる マネジメントと現場の 兼任に注意する 重要成功要因を 見極める 事務ルールを整える 現場に関心を寄せ 状況を逐次把握する 準備と段取りを 可視化する 進行状況を的確に 記録する ノウハウを言語化して 再利用する ステークホルダーに 細心の注意を払う リスクと変更に備える 社外パートナーも 同じ仲間として扱う 一人で抱え込まない/ 抱え込ませない →キックオフ会開催 →変更管理ルールの合意と運用 →定常的なリスク管理の運用 →議事録の徹底
  56. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. 次のステップ 56

  57. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. プロマネに興味がわいたら、この本読んでみて 57 おすすめポイント • 特に企画から終結までを

    PMBOKに沿って進めた事例が とてもわかりやすい • 節々にあるエッセイも 現場感がありジワジワくる
  58. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. 実践編にも挑戦を 58 入門編 実践編 PJ管理資料を

    作成できる。 PJ管理の必要性/ 内容を理解できる。 Step1 Step2 近日リリース予定
  59. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. 更に興味湧いたらこちらも 59 スライド版や動画もあるのでそちらも見てみてください。 (Qiita記事の最後にリンクがあります) https://qiita.com/yasuoyasuo/items/37cc24440b278363339e

  60. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. すべてのマネジメント入門者に読んで欲しい 60 周りが自分の言うことを聴いてくれない と悩むすべての人々へ PART1の「人を動かす三原則」(約60P)

    だけでも読んでおきたい(約30分) 1. 盗人にも五分の理を認める 2. 重要感をもたせる 3. 人の立場に身を置く 人を知ることがマネジメントの入り口
  61. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. 最後に 61

  62. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. 一度身に付ければ、一生食いっぱぐれないはず 62 画像引用: https://www.missiondrivenbrand.jp/entry/thinking__Structured

  63. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. プロジェクトマネジメントは「道」である 63 マネジメントのような抽象度の高いスキルは 「わかった」と「できる」には 大きなギャップがある

    謙虚な姿勢で経験や他者から多くを学び続けよう いつしか多少のトラブルにも揺るがない 本物の幹事力に裏付けられた自信が身に付くはず 迷わず行けよ、行けばわかるさ、バカヤロー!
  64. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. (参考)ARIのご紹介 64 創業12年目の独立系SIer 社員数427名、国内3拠点 (渋谷、大阪、名古屋)

    仮想化、音声、クラウド基盤、 アプリケーションへと領域拡大 近年はAI(自然言語)、 デザインやコンサルティングも拡充 Biz Tech Creative 三位一体提供型の 次世代ファームを目指し奮闘中 ARI で検索! ※2021年7月現在
  65. Copyright ©A.R.I. All Rights reserved. 65 プロジェクトマネジメント研修(入門編) ~イケてる宴会幹事に学ぶ12の勘所~ 2021年7月13日 ARアドバンストテクノロジ株式会社

    中野康雄(@yasuoyasuo)