Digit'All RH Newsletter #7_La digitalisation des Entretiens

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1. Digit’All RH #7 La digitalisation des entretiens
2. Définition La digitalisation des Entretiens consiste à préparer, formaliser et piloter les entretiens réalisés entre un collaborateur et un manager via une plateforme. En revanche, tous ces éléments ne viennent pas remplacer l’entretien qui reste le moment d’échange entre le collaborateur et son manager. Il doit donc toujours avoir lieu que ce soit en face à face, visio etc... Exemples de fonctionnalités Possibilité de signer en ligne Reporting de suivi en temps réel Exports permettant de consulter les données en masse Attribution d’objectifs communs à toute l’équipe en un click Evaluation d’objectifs mais aussi de compétences
3. Exemple d’étapes suivies lors d’un entretien digitalisé 1. Le collaborateur se connecte à la plateforme et prépare l’entretien via un questionnaire Ex : Comment s’auto évalue t-il sur les objectifs qui lui avaient été fixés ? Quelles sont les activités appréciées ? … 2. Suite à l’entretien, le manager se rend sur la plateforme et formalise le contenu des échanges (nouveaux objectifs etc…) Si le collaborateur est d’accord avec ce compte rendu d’entretiens, il le signe afin qu’il soit conservé sur la plateforme. 3. A la fin de la période d’entretiens le RH peut très rapidement exploiter les résultats des entretiens via des rapports pour déclencher des plans d’actions RH Exemple de rapport : Liste des collaborateurs n’ayant atteint aucun de leurs objectifs Exemple de plan d’action : Prendre contact avec le collaborateur et le manager pour identifier un éventuel problème de management, compétences… En amont de l’entretien, le RH définit sa politique en matière d’entretiens d’évaluations : - Quelle est la population concernée (exemple : Cadres avec un an d’ancienneté minimum) - Quelle est la période durant laquelle ils doivent être réalisés (exemple : de janvier à mars) - Quelles sont les questions à aborder impérativement ( évaluation des objectifs, la charge de travail, les missions ayant été source d’épanouissement vs frustrations…) 1 bis. Le Manager prépare également l’entretien sur la plateforme
4. Quelques exemples d’avantages apportés par la digitalisation du processus d’entretiens Exploitation du contenu des entretiens par le RH Sans digitalisation : Le RH devait aller lire le contenu de chaque entretien pour identifier les réponses à une question. Exemple : « Quels sont tous les collaborateurs qui ont indiqué être ouverts à une mutation interne » ? Avec Digitalisation : Le RH n’a plus besoin de consulter chacun des entretiens. Il peut réaliser un export excel qui contiendra les réponses apportées à cette question Optimisation du suivi Sans digitalisation : Le RH n’avait pas de moyen simple d’identifier les salariés n’ayant pas réalisé l’entretien et devait relancer individuellement les retardataires Avec digitalisation : Le RH dispose de rapports permettant de savoir qui n’a pas encore terminé son entretien et des alertes peuvent être paramétrées sur la plateforme pour relancer les retardataires Simplification du process de signature et stockage des compte rendus Sans digitalisation : L’entretien devait être signé au format papier puis scanné puis envoyé par mail et enfin enregistré sur un PC, un espace partagé etc… Avec digitalisation : Aucun document n’est à imprimer car tout peut être réalisé sur la plateforme : la signature et le stockage du document Accès facilité aux entretiens déjà réalisés Sans digitalisation : En cas de changement de manager ou de RH, les versions papier ou word pouvaient être perdues Avec Digitalisation : Les entretiens sont stockés sur la plateforme et sont accessibles