210426業務可視化のすすめかた元山さん

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1. 「業務可視化」のすすめかた 株式会社リビカル 代表取締役 元山文菜
2. 2 株式会社リビカルの由来は、Re-engineering Business Culture 私たちは「ビジネス」をデザインすることで誰もが「働く」を楽しめる社会を目指します。 ～「働く」を楽しむ仕組みづくりにこだわります～ ～「働く」を楽しむ意識づくりにこだわります～ ICTや業務・組織構造の設計により仕事そのものの仕組みを作ります。そして、働く方の意識を変革させます。両輪を回し続けることで、その組織文化を 変え、誰もが自分に合った「役割」を全うし「働く」を楽しめる社会を目指します。 社名 株式会社リビカル 所在地 東京都港区浜松町2丁目2番15号 代表者 元山文菜 資本金 3,000,000円 事業内容 業務コンサルタント・システム受託開発導入支援・RPA導 入支援 ―会社情報－ コンセプト
3. 事業概要 3 「働く」を楽しめる社会に “生産性”改 革 “意識”改革 BPR（ビジネスプロセスリエンジ ニアリング）コンサルティング 業務系システム導入支援 （パッケージ選定から機能追加） 基幹系システム開発から導入支援 RPA（Winactor）導入支援 WLB（ワークライフバランス）認定講師 ダイバーシティマネジメント研修・セミ ナー タイムマネジメント研修 TECHNOLOGY CONSULTING 講演・セミナー ソフトとハードの両面からビジネスを変革させることで、真の働き方改革 を実現させます！
4. プロフィール 株式会社リビカル 代表取締役 元山文菜（Ayana Motoyama） 卒業後（株）サクラクレパスに入社し、商品企画部プロダクトマネージャーとして活躍。2008年、富士通（株）に転職し、営業 管理業務のプロセスアウトソーシング（事務処理代行）やプロセス改善など歴任。2017年２月に独立起業（株）リビカル代 表取締役。バックオフィス業務全般に対するBPR（ビジネスプロセスリエンジニアリング）コンサルタントとして活動。BPO（ビ ジネスプロセスアウトソーシング）やRPA（ロボティクスプロセスオートメーション）の導入支援。各業務を属性別に分析し、適 切な業務設計および組織構造の構築により、経営効率の向上による利益体質の組織を設計する。 一方プライベートでは、2013年より障がいや難病女性向けフリーペーパー「Co-CoLife☆女子部」にボランティアで参加。 現在は編集長。発行元である特定非営利活動法人 施無畏（せむい）理事も兼任する。 BPIE認定番号00680231 ビジネス・プロセス革新エンジニア WLB（ワークライフバランス）上級認定講師 ーメディア実績ー 日本経済新聞 ～折れないキャリア～ 日経WOMAN ～HER LIFEHISTORY～ NHK ～おはよう朝日～ 朝日新聞～ひと～ 読売新聞 朝刊 北海道新聞 ～社会面～ など
5. 5 書籍の発売 沢渡あまね，元山文菜 著 四六判／208ページ 定価（本体1,580円＋税） ISBN 978-4-297-11639-2 2020年11月6日発売 業務改善の問題地図 ～「で、どこから変える？」進まない、続かない 、だれトク改善ごっこ～
6. なぜ可視化するの？ 1.オフィスワークの業務特性とテレワークの導入 2.人材の多様化 3.業務のデジタル化推進
7. １．オフィスワークの業務特性とテレワークの導入 オフィスワークは目に見えない ⚫ どのように管理していてどのように仕事を進めるのかは個人の判断 ⚫ 業務とは肥大化する特性を持っているので放っておくと増える一方 テレワークが進み さらに見えない ⚫ 「部下とコミュニケーションが取れない」「本当はサボっていると思われてしまうかも」 日々の業務が曖昧に進んでしまう 効率的にやった人よりも長時間働いた人が評価されてしまう！ 業務がどんどん増えていき長時間労働になってしまう！ 工場だと見 て分かるの だけど…
8. 2．人材の多様化 シニア社員 契約社員 パート社員 海外社員 短時間 勤務 在宅勤務 価値観や経験や働き方などが多様 なために、可視化して意識を合わせ ないと仕事がバラバラになってしまう！
9. 3．労働時間の削減・生産性向上 効率化するにもどこをどう変えて良いのか分からない 目に見えてない ものをどうするつ もり・・・？
10. ４．業務のデジタル化推進 デジタル化するにもどこに何をどのように導入するの か分からない 目に見えてない ものをどうするつ もり…No２
11. 可視化して業務をデザインしてみる！ 1.可視化ツールの紹介 2.問題デザインのフレームワークの紹介
12. 12 業務（仕事）を構成する３つの要素 I（Input) P(Process) O(Output) 情報・モノ 成果物 処理
13. 13 ビジネスプロセスとはIPOの集合体 IPO IPO IPO ビジネスプロセス
14. 14 IPO IPO IPO ステークホルダー ゴール（目的） ビジネスプロセスを構成する５つの要素 インプット プロセス アウトプット （成果物）
15. 可視化のツールを見てみよう 1 月次予算 1 当月実績検討 1 予実表のアウトプット 0.00 2 2 予実表の修正 0.00 3 3 商品別予算データ収集 0.00 4 4 商品別予算データ修正 0.00 5 0.00 6 0.00 7 0.00 8 0.00 9 0.00 業務 小分類ID 業務 小分類タイトル 担当者 作業 業務現状 トレーニング 期間 マニュア ル有無 頻度 件数 (件/月) 工数 (H/件) 工数 (H/月) 利用システム NO 大 業 務 ID 業務 大分類タイトル 中業務 ID 業務 中分類タイトル 業務棚卸表 業務フロー図 まずはこの2点で業務を可視化して問題点をさがしてみよう！
16. 「業務棚卸表のフォーマットください！」としてください！！！
17. 17 業務を整理整頓してデザインしてみる№１ 廃止（Eliminate） 「仕事自体をなくせない？ 結合（Combine） 作業を結合できない 入替・代替（Rearrange） 手順や担当を変えられない？ 単純化（Simplify） もっと簡単にできない？ 捨てる 配置する 整頓する RPAやICT ソリューションなど の機会かはここに 含まれる！
18. 業務を整理整頓してデザインしてみる№2 区分 改善の原則 説明 「業務個別」の視点 ①業務価値見直しの原則 （廃止の原則) (削減の原則) 業務の廃止を検討する 業務の成果とコストの関係を見直す ②方法改善の原則 (容易化の原則) 手続を細かく調べて方法を改善する (帳票のフォーマット改善、やリ方の改善な ど) ③機械化の原則 (機械化の原則) 情報システム化など業務を機械に置き換える ④例外改善の原則 (標準化の原則) 業務に発生する例外を改善する 「業務個別」の視点 ⑤分散・集中化の原則 (分担検討の原則) 分散化や集中化を検討し、効率の良い業務の分担をはかる ⑥平準化の原則 (計画化の原則) (同期化の原則) ピークをならす、業務量のピークに人を合わせない、タイミングを良くする 「人」側面の視点 ⑦単価対策の原則 高いスキルを必要としない業務は単の安い人(派遣など)が担当していく ⑧スキル向上の原則 業務遂行のスキルを向上させる 「組織」側面の視点 ⑨組織構造の原則 組織体制を検討する、レポートラインやエスカレーションルールの整備 「風土」側面の視点 ⑩風土の原則 組織開発
19. BPRプロジェクト （ビジネスプロセスリエンジニアリング） 業務改善活動 考え方 企業活動や組織構造を抜本的に見直し顧客（市場） 志向に首尾一貫した業務プロセスとして再設計を行う。場 合によっては他部署やクライアントの業務フローも変更する。 基本的には、今あるプロセスを踏襲してムリ・ムダ・ムラを省き効 率化する。基本的には自部門で解決できる課題に取り組む。 意思決定 トップダウン ボトムアップ 体制 プロジェクトメンバーを中心としたプロジェクト型（※1） 全員参加を基本とした最大10名程度のチーム スケジュール 6ヵ月～10ヵ月程度 日常業務として継続 進め方 ありたい姿を描きそこに向けて改革をする（※２） 業務可視化と分析、課題特定、最適な業務プロセスに再 設計。ソリューション（RPA、業務システム、BPOなど）や 人員数の選定。組織体制の再設定。 新プロセスの業務フロー、業務定義書、業務手順書作成。 それに沿ってスキルマップ、研修計画書を作成。 日々の業務から問題点を見つけ改善する 日々の気づきを全員で挙げる どのように解決できるのか施策を検討、即実行しふりかえる。 KPT。 職場風土 ・あるべき姿を基に問題を追及し解決に導く力の向上 ・仮説思考、課題の本質にせまる分析思考の向上 ・日々、問題意識をもつ思考を付け、問題解決能力を上げ当 事者意識を持てる ・職場コミュニケーション（気軽に相談できる風土）が育つ ・顕在化されていない問題を現場の段階で明確にできる ※１：体制図１１頁参照 ※２：スケジュール12頁参照 どのように進めるのか
20. 家のリフォームに例えると ✓業務改善 日々の生活の中で不便を感じる壁紙やお風呂の床などを直す ✓業務変革 自分たちにとってどんな暮らしが理想かを考え、「落ち付 ける暮らし」という目標を立てたとして、それを実現させる 為に、間取りや部屋数など全てを抜本的に見直し改修 する 2 0
21. 日常業務 施策 実行 気づき 問題抽出 やりづらい 分かりづらい ムダ・ムラ・ムリ ・・・ 対象の選定 課題 特定 業 務 改 善 活 動 なぜなぜ WHY どのように するのか HOW 株式会社リビカル 7つのステップ 業務改革 の詳細検討 目的目標 設定 現状調査と 分析 施策洗い 出し絞り 込み スケジュール 設定リスク分 析 システム 開発 実行 定着 業 務 変 革 業務改善活動で現場の基礎力を高め、業務変革プロジェクトで組織変革を起こす！ トップダウンとボトムアップの両輪を回す
22. ECRSチェック 22 Action １M 現状整理と分析 レポーティング業務の棚卸→データ抽出 （業務工数・作業内容ヒアリング） 業務棚卸と業務可視化 課題抽出と特定 弊社 貴社 課題特定と施策洗い出し 課題特定と業務プロセス変革の計画立案（KGI・KPI設 定）施策別の費用対効果分析の実施 業務ヒアリングと業務棚卸、業務分析と課題抽出と特定、施策検討、リスク分析と費用対効果分析 各事業部（管理職1名・中堅社員1～2名程度）へのヒアリング 週1から２回程度のPJT定例会への参加 詳細（組織図・業務定義）設計とテスト運用設計 業務・組織定着支援 ・リスク分析・費用対効果分析 ・RPA、システム導入や改修、BPOなど 業務切替、組織設計、 業務定義 本運用 テスト運用 詳細検討と業務切替 定着 ライフマネジメン トサイクル設計 ６ｍ -0.5 0.5 1.5 2.5 -500 0 500 1000 1500 業務分析 業務プロセス分析 リスク分析 Solution ２ｍ ３ｍ ４ｍ ５ｍ 定量的な優先順位付け KPTによる業務管理 週1から２回程度のPJT定例会への参加 週1から2回程度の定例会参加 業務手順書・業務定義書作成 ステークホルダーへの説明など 業務手順書・業務定義書作成 ステークホルダーへの説明な ど ご報告 toolgate ご報告 toolgate ご報告 toolgate 業務変革プロジェクトの進め方
23. 業務改善の進めかた「KPT」活用編 23 「ふりかえり」とは？ “チームの学び”が目的 ▪ふりかえり ☑ タイムリーに ☑ 全員がチーム全体の問題として ☑ 前向きで、自由な雰囲気で ☑ 個人を責めず 次をよくする為の 行動を考え 全員で合意し、行動につなげる “問題対処”が目的 ▪反省会 ☑ 後ろ向き ☑ 暗い雰囲気 ☑ 個人攻撃 ☑ 責められる ▪進捗会議 ☑ 決まったパターン ☑ 報告会議 ☑ 異常管理できない ☑ 発言者が限定
24. KPTによる業務改善の進め方 （０）テーマを決める 目的・目標・施策・方針を決める ファシリテーターを決める （１）思い返す（ふりかえる） （２）うまくいった行動を確認する（K） （３）問題を洗い出す（P） （４）問題の原因を議論する （５）改善策を考える （６）試したいことを考える（T） （７）試すことを選択する （８）試すことを合意する 目的・目標・施策（方針） ・問題が手遅れにならないように「毎日・行事の終了直後・一週間程度」 のサイクルで行います ・KPTの記入には付箋紙を使用。少し離れた所からも見えるようにマジッ ク等を使用し短文で書き、日付と書いた人の名前を記入します。 PDCAのC（Check)を漏れなく実行し、スムーズにA（Action）に繋げるフレームワーク
25. 「業務棚卸表のフォーマットください！」としてください！！！
26. 株式会社リビカル RE-engineering BUsiness CUIture